처분일정표를 바탕으로 한 연구기록 평가제도 연구 호주, 미국 사례를 중심으로 A study on the research records appraisal system based on records schedule : Focusing on the cases in Australia and the United States원문보기
호주와 미국의 사례를 통해 연구기록 평가제도의 설계, 운영에 관한 시사점을 얻고자 하였다. 처분일정표는 주요 기록의 목록과 적절한 처분행위를 담은 핵심적인 기록관리 도구라는 점에서 이를 바탕으로 한 평가제도의 방향을 모색하였으며 본 연구의 결론은 다음과 같다. 첫째, 기록관리는 업무행위 및 운영시스템의 기본 구조와 통합될 때 효과적임으로 연구과제 단위로 생산되는 연구기록은 연구과제에 따라 등록, 편철되고 평가되어야 한다. 이를 위해 조직 기능에 기반을 둔 지금의 등록 분류체계와 시스템 구조는 수정이 필요하다. 둘째, 연구기관에선 기관 공통 처분일정표와 연구분야별 복수의 처분일정표로 운영되어야 한다. 그리고 처분일정표는 단위업무와 기록물철이 일렬로 정리된 하나의 표라는 지금의 개념적, 물리적 구조를 벗어나 제대로 '처분지침'의 역할을 수행할 수 있는 매뉴얼 기능을 가져야 한다. 마지막으로 각 연구기관의 연구방식과 생산기록의 특성은 인정하되, 공적 연구기관의 연구기록은 공공재임으로 국가기록관리체계와 연구기록의 평가 처분은 연결고리가 있어야 한다. 충분한 사례를 분석하진 못했지만 연구기록 처분일정표의 의미와 역할을 재정리하고 연구기록의 특성을 반영한 차별적인 구성과 운영방안을 제시하였다는데 본 연구의 의의가 있다.
호주와 미국의 사례를 통해 연구기록 평가제도의 설계, 운영에 관한 시사점을 얻고자 하였다. 처분일정표는 주요 기록의 목록과 적절한 처분행위를 담은 핵심적인 기록관리 도구라는 점에서 이를 바탕으로 한 평가제도의 방향을 모색하였으며 본 연구의 결론은 다음과 같다. 첫째, 기록관리는 업무행위 및 운영시스템의 기본 구조와 통합될 때 효과적임으로 연구과제 단위로 생산되는 연구기록은 연구과제에 따라 등록, 편철되고 평가되어야 한다. 이를 위해 조직 기능에 기반을 둔 지금의 등록 분류체계와 시스템 구조는 수정이 필요하다. 둘째, 연구기관에선 기관 공통 처분일정표와 연구분야별 복수의 처분일정표로 운영되어야 한다. 그리고 처분일정표는 단위업무와 기록물철이 일렬로 정리된 하나의 표라는 지금의 개념적, 물리적 구조를 벗어나 제대로 '처분지침'의 역할을 수행할 수 있는 매뉴얼 기능을 가져야 한다. 마지막으로 각 연구기관의 연구방식과 생산기록의 특성은 인정하되, 공적 연구기관의 연구기록은 공공재임으로 국가기록관리체계와 연구기록의 평가 처분은 연결고리가 있어야 한다. 충분한 사례를 분석하진 못했지만 연구기록 처분일정표의 의미와 역할을 재정리하고 연구기록의 특성을 반영한 차별적인 구성과 운영방안을 제시하였다는데 본 연구의 의의가 있다.
This study reviewed how the appraisal process of the research records of the cases of Australia and the United States can be planed and managed. As the records schedule includes the list of core records and the appropriate disposal instructions, as well as the fact that it is a critical records mana...
This study reviewed how the appraisal process of the research records of the cases of Australia and the United States can be planed and managed. As the records schedule includes the list of core records and the appropriate disposal instructions, as well as the fact that it is a critical records management tool, the records schedule was considered for the basis of the research records appraisal system. The results of this study are as follows. First, the research records have to be appraised by research project because research is carried out into project units, and records management is effective when combined with the business practice and basic structure of the operating system. Second, the research institutions have to plan and manage one general disposal schedule and plural disposal schedules in the different research divisions. Finally, the characteristics of research style and the research record of each research institution should be recognized. Moreover, there is a need to link the research appraisal process of each research institution and the national records management system because the research records of public research institutions are public goods. Although various cases were not analyzed, this study is significant that the meaning and role of the research records schedule was reorganized. Also, a discriminatory records schedule according to the characteristics of research records was suggested.
This study reviewed how the appraisal process of the research records of the cases of Australia and the United States can be planed and managed. As the records schedule includes the list of core records and the appropriate disposal instructions, as well as the fact that it is a critical records management tool, the records schedule was considered for the basis of the research records appraisal system. The results of this study are as follows. First, the research records have to be appraised by research project because research is carried out into project units, and records management is effective when combined with the business practice and basic structure of the operating system. Second, the research institutions have to plan and manage one general disposal schedule and plural disposal schedules in the different research divisions. Finally, the characteristics of research style and the research record of each research institution should be recognized. Moreover, there is a need to link the research appraisal process of each research institution and the national records management system because the research records of public research institutions are public goods. Although various cases were not analyzed, this study is significant that the meaning and role of the research records schedule was reorganized. Also, a discriminatory records schedule according to the characteristics of research records was suggested.
미국의 처분일정표는 <그림 2>에서 보는 바와 같이 기록유형에 따라 구성되는 구조이다(설문원 2006, 209). 업무 및 기능과의 연계가 미약하다는 단점이 있으나 기록유형별 기록시리즈에 대한 설명이 상세하며 이 시리즈 단위로 보존기간이나 영구보존 여부가 결정된다.
연구기록이 통제하기 힘든 이유는?
연구기록은 전자결재시스템에서 생산되는 행정기록처럼 조직의 공통 생산시스템에서 생산되지 않기에 생산단계부터의 통제가 매우 힘들다. 또한 연구분야별 연구방법과 시스템, 소프트웨어의 다양성, 이로 인한 생산·수집 기록의 특수성은 행정기관보다 두드러진다.
처분일정표는 어떤 내용이 있어야 하는가?
처분일정표를 바탕으로 평가방법을 모색하는 것은 ISO154892)에서 강조된 바와 같이 이 방법이 생산되는 기록을 식별하고 이를 관리할 수 있는 선제적인 도구가 될 수 있기 때문이다. 처분일정표는 중요 생산기록의 목록과 기록의 보존기간, 처분방식 등이 담긴 기록관리 도구로 기록의 특성과 가치를 고려한 적절한 처분행위를 담고 있어야 한다. 그렇기에 우리나라뿐만 아니라 많은 국가에서 처분일정표는 기록관리의 기본 도구이자 보존·폐기의 중요한 근거로서 기능을 한다.
참고문헌 (13)
설문원. 2006. 공공업무의 체계적 기록화를 위한 보유일정표 설계 방안. 한국문헌정보학회지, 40(4), 199-219.
Hass, Joan K., Samuels, Helen W., and Simmons, Barbara T. 1985. Appraising the records of modern science and technology. [Cambridge]: Massachusetts Institute of Technology.
NAA. 2016. General Records Authority No.37: Research & Development. Retrieved 2016.6.20. http://www.naa.gov.au/Images/2014-00675051_tcm16-89907.PDF
NAA. 2002. Records Disposal Authority: Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation(CSIRO). Retrieved 2016.6.25. http://www.naa.gov.au/naaresources/ra/2002-04926193.pdf
USGS. 2007c. Special geologic studies group records disposition schedule. Retrieved 2016.7.29. https://www2.usgs.gov/usgs-manual/schedule/432-1-s4/sgsg.html
USGS. 2013. Geological Survey Records Disposition Schedules. Retrieved 2016.6.20. https://www2.usgs.gov/usgs-manual/schedule/
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