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연구관리 전문기관 기록물관리 현황 및 개선 방안: 핵심 연구기록물을 중심으로
Current Status and Improvement Plan for Records Management at Research and Management Institutions: Focused on Core Research Records 원문보기

한국기록관리학회지 = Journal of Korean Society of Archives and Records Management, v.19 no.2, 2019년, pp.173 - 191  

김혜미 (한국외국어대학교 대학원 정보.기록학과) ,  이영학 (한국외국어대학교 대학원 정보.기록학과)

초록

연구관리 전문기관은 정부부처와 연구수행기관간의 중간자적 역할을 담당하는 기관으로 연구수행기관으로부터 수집되는 연구기록물은 연구과제의 증거적 능력뿐 아니라 연구과제의 지식 정보 공유 차원에서도 매우 중요하다. 본 연구에서는 연구관리 전문기관에서 수집하는 핵심 연구기록물의 현황을 알아보고 문제점을 분석하여 효율적인 핵심 연구기록물의 관리 개선 방안을 제시하였다.

Abstract AI-Helper 아이콘AI-Helper

A research and management institution plays a middleman role between government departments and research institutes. Research records collected from research institutes are important not only as evidence for research tasks but also for knowledge and information sharing. In this study, the key resear...

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문제 정의

  • 지난 3월 과학 기술정보통신부는 R&D분야 규제혁파 방안’을 내놓았다. 1년 단위 잦은 연차평가의 비효율과 행정 부담을 대폭 완화하기 위해 연차평가를 폐지하고 최종평가 방식도 간소화한다는 것이다. 매년 단기적인 성과를 요구하던 연차평가가 폐지되면 진도점검의 중요성이 커질 것이며 진도 보고서의 활용도 현재보다 높아질 것으로 예상된다.
  • 둘째 현재 부처별로 상이한 R&D 관리 규정 및 지침을 표준화하는 것이다.
  • 따라서 본 연구는 정부가 추진하는 혁신방안에 앞서 19개의 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물의 관리 현황을 파악하여 문제점을 도출하고 이를 토대로 핵심 연구기록물의 체계적인 관리를 위해 수행해야 할 과제를 제시하고자 한다.
  • 따라서 본 연구에서는 기존에 연구기록물의 관리 기관으로 주목받지 못했던 연구관리 전문 기관의 연구기록물 즉, 국가연구개발사업 프로세스에서 핵심 기록물로 볼 수 있는 연구기록물의 관리 현황을 정보공개청구를 통해 파악하고 이를 토대로 연구관리 전문기관의 연구기록물 관리에 있어 우리가 시행해야할 과제는 무엇인지 제안하고자 한다.
  • 이와 같은 문제점의 개선방안으로 대학교 및 실험실 차원의 규정 및 프로세스의 보완과 기록관리의 체계화를 제안하였다. 또한 대학 차원의 기록관리 전문요원의 배치와 연구자들의 기록관리 인식 전환을 촉구하였다. 본 연구는 대학교 연구실의 연구기록물 관리 현황을 토대로 문제점을 분석한 연구로 그 의의가 있다.
  • 또한 연구기록물의 특성을 유형별, 연구개발사업과 연구기록물의 결합관계, 연구기록물의 생산과 활용 연속성 관점에서 파악하였다. 무엇보다 연구기록물을 연구개발사업과 연계하여 그 특성을 살펴본 것이 본 연구의 특징이다. 연구기록물이 연구개발사업 간에 태생적으로 긴밀하고 견고한 결합관계를 형성하고 있으며 이 결합관계는 연구기록물의 맥락을 이해하기 위하여 반드시 반영되어야 할 부분이라고 주장하였다.
  • 본 연구는 연구관리 전문기관의 연구기록물 중 국가R&D 사업에서 핵심 연구기록물의 관리 현황을 통해 연구관리 전문기관이 갖고 있는 문제점을 도출, 이를 보완할 수 있는 방안을 제안하는데 목적을 둔다.
  • 본 연구는 우리나라 연구관리 전문기관의 기록물 관리 현황을 알아보고 이를 분석하여 여기서 도출된 문제점을 해결하는 방안을 모색하는데 목적을 두었다. 이를 위해 19개 연구관리 전문기관의 일반기록물 관리 현황과 연구기록물 수집 현황을 분석하였고 연구기록물 관리에 있어 주요한 몇 가지 문제점을 도출하였다.
  • 이를 바탕으로 『과학기술분야 정부출연연구기관 연구관리기록물 관리 매뉴얼(안)』을 제시하였다. 본 연구에서는 조직과 인력의 부족, 기록물관리규정 미비, 명시된 수집범위, 생산현황의 부재 등을 문제점으로 지적하였다. 이를 위한 해결책으로 기록물관리요원 배치 및 기록물 관리부서 설치 의무화, 처리과 단위 연구관리기록물 관리 방법 기술, 지속적인 기록관리 교육, 생산현황 통보 의무화를 제안하였다.
  • 본 장에서는 연구관리 전문기관의 기록물 관리 일반현황과 핵심 연구기록물의 관리 현황을 분석하고 개선방안을 제시하였다. 이를 위해 2018년 10월 21일 정보공개포털 사이트를 통해 19개 연구관리 전문기관에 기록물 관리 일반 현황과 핵심 연구기록물 관리 현황을 파악할 수 있는 정보공개청구를 청구하였다.
  • 본 절에서는 연구기록물, 핵심 연구기록물의 개념을 정의하고 연구관리 절차와 매뉴얼을 기반으로 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 유형을 파악하고자 한다. 『공공기록물 관리에 관한 법률』 (제14613호) 제3조(정의)에 의하면 “기록물이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서․도서․대장․카드․도면․시청각물․전자문서 등 모든 형태의 기록 정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
  • 분석 각 기관마다 기록물 관리에 관한 별도의 규정 이 존재하는지 알아보았다. 응답한 17개 기관 중 13개 기관(76%)은 준용하는 기록물관리 규정이 존재하였고 4개 기관(24%)은 별도의 규정이 존재하지 않다고 응답하였다.
  • 셋째 『국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙』 별지 서식을 추가하는 것이다. 활용 빈도수는 낮으나 그 중요도가 높은 협약해약서나 연구과제 핵심 정보를 담고 있는 진도보고서, 모든 기관에서 수집하고 있지만 각 부처별 규정이 달라 다른 서식으로 사용되어지는 기술료 징수 관련 기록물 등은 기록물 서식을 표준화해야 할 것이다.
  • 셋째 핵심 연구기록물 표준 서식을 추가하는 것이다. 12개 연구관리 전문기관의 연구기록물 유형을 살펴본 결과 『국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규칙』 별지 서식으로 지정된 14개의 기록물 이외에 수십개의 연구기록물을 연구관리 전문기관은 수집하고 있었다.
  • 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 관리 현황을 분석하기 위해 실제 기관에서 연구수행 기관으로부터 제출받는 핵심 연구기록물을 중심으로 현황을 분석하고자 하였다. 19개 연구 관리 전문기관 중 정보를 공개한 기관은 18개 기관이었으나 6개 기관은 구체적인 기록물의 서식을 공개하지 않아 유의미한 데이터를 도출하기 어려웠다.
  • 김로사(2016)는 특정 산업분야(과학기술)의 정부출연연구기관의 연구기록물 관리의 필요성을 제기하면서 정부출연연구기관의 설문조사와 인터뷰를 통해 현장 조사를 시행하였다. 이를 바탕으로 『과학기술분야 정부출연연구기관 연구관리기록물 관리 매뉴얼(안)』을 제시하였다. 본 연구에서는 조직과 인력의 부족, 기록물관리규정 미비, 명시된 수집범위, 생산현황의 부재 등을 문제점으로 지적하였다.
  • 이를 바탕으로 본 연구에서는 국가연구 개발사업 추진체계를 기본으로 국가R&D 수행 전 과정에서 생산하거나 접수한 문서․ 도서․ 대장․ 카드․ 도면․ 시청각물․ 전자문서 등 모든 형태의 기록정보로 연구수행과 관련된 모든 정보가 포함되어 있는 기록물을 연구기록물이라 하겠다.
  • 기록관리 관련 규정과 연구기록물 관리 과정 전반에 걸친 프로세스의 부재로 인해 필수 관리 기록물의 누락과 주관적이고 일관성 없는 보존 기간 책정 등으로 체계적이지 못한 연구기록물 전반적인 관리 현황을 문제점으로 지적하였다. 이와 같은 문제점의 개선방안으로 대학교 및 실험실 차원의 규정 및 프로세스의 보완과 기록관리의 체계화를 제안하였다. 또한 대학 차원의 기록관리 전문요원의 배치와 연구자들의 기록관리 인식 전환을 촉구하였다.
  • 협약해약서를 수집하고 있는 기관을 대상으로 표준 서식이 존재하는지 살펴보았다. 대부분 R&D 관리규정에 협약의 해약의 정의와 경우를 규정하고 있지만 별도의 서식을 확인할 수 있는 기관은 1개 기관이었다.

가설 설정

  • 이때 연구관리 전문기관은 사업계획에 따라 과제의 우선순위를 정하고 수행기관 선정을 위한 평가를 적법한 절차에 의해 운영하여 공정하게 수행기관을 선정해야 한다. 셋째, 연구과제 관리이다. 연구과제 수행기관이 선정되면 연구수행기관은 중앙행정기관이 아닌 연구관리 전문 기관과 협약을 맺게 된다.
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질의응답

핵심어 질문 논문에서 추출한 답변
연구관리 전문기관이란? “연구관리 전문기관”이란 『과학기술기본법』 제11조 제4항에 따라 중앙행정기관의 장이 소 관 국가연구개발사업에 대한 기획․관리․평 가 및 활용 등의 업무를 대행하도록 하기 위하여 설립하거나 지정한 기관을 말한다( 『국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정』의 정의). 우리나라는 국가연구개발사업(이하 국가R&D)이 1990년대 이후 다양한 수행주체의 등장으로 정부 부처에서 업무의 전문성 확보를 위해 국가 R&D 사업의 기획․관리․평가를 연구관리 전문기관에 위탁하여 추진하고 있다.
본 연구에서 핵심 연구기록물 관리 현황을 분석을 하기위해 사용한 방법은 무엇인가요? 연구관리 전문기관의 핵심 연구기록물 관리 현황을 분석하기 위해 실제 기관에서 연구수행 기관으로부터 제출받는 핵심 연구기록물을 중심으로 현황을 분석하고자 하였다. 19개 연구 관리 전문기관 중 정보를 공개한 기관은 18개 기관이었으나 6개 기관은 구체적인 기록물의 서식을 공개하지 않아 유의미한 데이터를 도출하기 어려웠다.
본 연구에서 기관마다 기록물 관리에 관한 별도의 규정이 존재하는지 조사한 결과는 무엇인가요? 분석 각 기관마다 기록물 관리에 관한 별도의 규정 이 존재하는지 알아보았다. 응답한 17개 기관 중 13개 기관(76%)은 준용하는 기록물관리 규정이 존재하였고 4개 기관(24%)은 별도의 규정이 존재하지 않다고 응답하였다. 기록물관리 규정이 있다고 응답한 13개 기관 중 3개 기관은 『공공기록물 관리에 관한 법률』을 근거로 기록물을 관리하고 있었고 10개 기관은 『공공기록물 관리에 관한 법률』 이외의 기관 내부의 별도의 규칙을 두고 기록물을 관리하고 있었다. 『공공기록물 관리에 관한 법률』은 기록물 관리에 관한 최상위 법률로 이를 근거로 기록물을 관리 하는 것은 무엇보다 중요하다.
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참고문헌 (17)

  1. Ministry of Science and ICT (2002). Regulations on the Management of National R&D Projects 

  2. Ministry of Science and ICT (2002). Rules on the management of national R&D projects 

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  4. Ministry of Science and ICT (2017). Standard Manual for Research and Management of National R&D Projects. 

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  8. The Office for Government Policy Coordination (2018). R&D regulations that prevent innovation are outdated and drastically reorganized around researchers. 

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  13. Lim, Gil-Hwan (2015). National R&D Policy Evaluation: Focused on the Support System and Financial Management. National Assembly Budget Office. 

  14. Jung, Yong-Nam (2009). A Study on the Factors Affecting the Organizational Change of the R&D Management Institute: Focused on the Case of the Institute for Information Technology Advancement (IITA). Korean Public Administration Journal, 18(4), 91-115. 

  15. Choi, Hyun-Ok & Rieh, Hae-Young (2010). A Study on the Methods for Systematic Management of Research Records in Engineering School Laboratories in Korea. Journal of Korean Society of Archives and Records Management, 10(1), 119-139. 

  16. Korea Expressway Corporation (2018). KEC, The Ministry of Land, Infrastructure and Transport will hold a ceremony to launch a consultative meeting on record management. 

  17. National Research Foundation of Korea (2018). 2018 R&D Statistical Handbook. 

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