기록관에서 이 지도·점검이라는 형태는 2006년 법령 전부개정 후에 나타난다. 물론 법령 개정 전에는 교육, 데이터를 위한 생산현황통보제도 등이 있었다. 즉, 법령이나 국가기록원 표준 등에 지도·점검이 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대한 정의나 제도화는 되어 있지 않았으나, 교육 등 여러 기록관의 기능들이 분산되어 지도·점검의 역할을 해오고 있었다. 이런 기능들을 유기적으로 연결하여 처리과에서의 생산관리를 완성도 있게 달성하기 위한 제도정립이 필요하다. 이를 위해 제2장에서는 지도·점검이 기록관의 역할로 법제화되는 과정을 검토해 보았고, 기록관리 현장에서 지도·점검과는 성격이 다르지만 유사하게 인식되거나 또는 참고할 점이 있는 제도들을 검토하였다. 평가와 감사는 공공기관의 사업 추진에서 중요한 단계에서 결정과 판단 그리고 이를 위한 정보수집으로 활용되고 있다. 공공기관에서 업무처리를 위한 기획단계부터 결과처리에 이르는 제도화, 외부전문가를 참여한 운영, 공동감사 등의 감사기법을 지도·점검에서 활용할 수 있도록 검토해 볼 수 있다. 다만 평가와 감사에서 공통적으로 보이는 문제점인 지표만을 만족시키기 위해, 또는 처분에 대한 부정적 이미지 등으로 근본적인 문제 해결과 효과를 기대할 수 없고, 사후관리가 부족한 점 등은 지도·점검에서도 시사점이 된다. 또한 기록관리의 국제표준인 ISO 15489: 2016과 ISO 30301은 지도·점검의 ‘모니터링’을 완성도 있게 마무리 할 수 있게 하는 기준이다. 제3장과 제4장에서는 실제 기관에서 어떻게 지도·점검이 실시되고 있는지를 검토해 보고자 했다. 중앙행정기관에 ...
기록관에서 이 지도·점검이라는 형태는 2006년 법령 전부개정 후에 나타난다. 물론 법령 개정 전에는 교육, 데이터를 위한 생산현황통보제도 등이 있었다. 즉, 법령이나 국가기록원 표준 등에 지도·점검이 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대한 정의나 제도화는 되어 있지 않았으나, 교육 등 여러 기록관의 기능들이 분산되어 지도·점검의 역할을 해오고 있었다. 이런 기능들을 유기적으로 연결하여 처리과에서의 생산관리를 완성도 있게 달성하기 위한 제도정립이 필요하다. 이를 위해 제2장에서는 지도·점검이 기록관의 역할로 법제화되는 과정을 검토해 보았고, 기록관리 현장에서 지도·점검과는 성격이 다르지만 유사하게 인식되거나 또는 참고할 점이 있는 제도들을 검토하였다. 평가와 감사는 공공기관의 사업 추진에서 중요한 단계에서 결정과 판단 그리고 이를 위한 정보수집으로 활용되고 있다. 공공기관에서 업무처리를 위한 기획단계부터 결과처리에 이르는 제도화, 외부전문가를 참여한 운영, 공동감사 등의 감사기법을 지도·점검에서 활용할 수 있도록 검토해 볼 수 있다. 다만 평가와 감사에서 공통적으로 보이는 문제점인 지표만을 만족시키기 위해, 또는 처분에 대한 부정적 이미지 등으로 근본적인 문제 해결과 효과를 기대할 수 없고, 사후관리가 부족한 점 등은 지도·점검에서도 시사점이 된다. 또한 기록관리의 국제표준인 ISO 15489: 2016과 ISO 30301은 지도·점검의 ‘모니터링’을 완성도 있게 마무리 할 수 있게 하는 기준이다. 제3장과 제4장에서는 실제 기관에서 어떻게 지도·점검이 실시되고 있는지를 검토해 보고자 했다. 중앙행정기관에 정보공개를 통해 받은 자료와 연구자가 근무하는 기관의 지도·점검을 검토해 처리과의 기록관리를 지원하기 미흡했던 점이 무엇인지 살펴보았다. 더불어 기록관에서 근무하는 기록물관리 전문요원들의 지도·점검에 대한 의견도 수집하였다. 이와 함께 처리과의 기록물관리책임자들의 지도·점검에 대한 생각도 살펴보았다. 기록관에서 지도·점검은 연례행사와 같이 진행되고 있으나, 이에 대한 필요성은 기록물관리 전문요원과 처리과 기록물관리책임자 모두 공감하고 있었다. 다만 지도·점검을 위한 시기, 방법, 지표 등이 기관별로 다르고, 각각의 영역에서 점검자와 피점점자도 의견이 조금씩 차이가 났다. 지도·점검이 앞선 사례에서 확인하였던 형태와 같이 시행해야 했던 단계도 있었으나 이제는 실질적으로 처리과에서 업무담당자가 해결하기 힘든 것을 기록관에서 완성도를 측정할 수 있는 제도로 개선해 가야 한다. 이에 일년에 한 번 정기적이든 부정기적이든 실태점검을 처리과를 방문하여 진행하는 오프라인 형식이 아니라 이른바 모니터링이라는 형태로 일상화하여 기록관리를 잘 할 수 있도록 도와주어야 함을 제안하였다. 모니터링은 기본적으로 온라인에서 일상적으로 이루어지며, 매일 처리과의 동태를 전체적으로 확인하는 과정이라고 할 수 있을 것이다. 새로운 과제가 만들어진다면 과제를 구성하는 기본요소들이 타당한지, 실제 과제를 통해 수행되는 업무의 프로세스에 따라 어떤 기록이 생산되고, 어떻게 분류가 되는지를 기록관에서 직접 처리과를 안 가더라도 확인할 수 있어야 한다. 다음은 교육이나 모니터링 같이 처리과가 생산관리를 잘하기 위해서 기록관에서 필요한 변화가 무엇인지이다. 기록관의 업무체계의 변화, 인력과 조직의 변화 등이 필요하다. 또한 상시적인 모니터링과 함께 현행과 같은 오프라인 방문은 필요하므로 이를 지원하기 위한 지표도 제안했다.
기록관에서 이 지도·점검이라는 형태는 2006년 법령 전부개정 후에 나타난다. 물론 법령 개정 전에는 교육, 데이터를 위한 생산현황통보제도 등이 있었다. 즉, 법령이나 국가기록원 표준 등에 지도·점검이 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대한 정의나 제도화는 되어 있지 않았으나, 교육 등 여러 기록관의 기능들이 분산되어 지도·점검의 역할을 해오고 있었다. 이런 기능들을 유기적으로 연결하여 처리과에서의 생산관리를 완성도 있게 달성하기 위한 제도정립이 필요하다. 이를 위해 제2장에서는 지도·점검이 기록관의 역할로 법제화되는 과정을 검토해 보았고, 기록관리 현장에서 지도·점검과는 성격이 다르지만 유사하게 인식되거나 또는 참고할 점이 있는 제도들을 검토하였다. 평가와 감사는 공공기관의 사업 추진에서 중요한 단계에서 결정과 판단 그리고 이를 위한 정보수집으로 활용되고 있다. 공공기관에서 업무처리를 위한 기획단계부터 결과처리에 이르는 제도화, 외부전문가를 참여한 운영, 공동감사 등의 감사기법을 지도·점검에서 활용할 수 있도록 검토해 볼 수 있다. 다만 평가와 감사에서 공통적으로 보이는 문제점인 지표만을 만족시키기 위해, 또는 처분에 대한 부정적 이미지 등으로 근본적인 문제 해결과 효과를 기대할 수 없고, 사후관리가 부족한 점 등은 지도·점검에서도 시사점이 된다. 또한 기록관리의 국제표준인 ISO 15489: 2016과 ISO 30301은 지도·점검의 ‘모니터링’을 완성도 있게 마무리 할 수 있게 하는 기준이다. 제3장과 제4장에서는 실제 기관에서 어떻게 지도·점검이 실시되고 있는지를 검토해 보고자 했다. 중앙행정기관에 정보공개를 통해 받은 자료와 연구자가 근무하는 기관의 지도·점검을 검토해 처리과의 기록관리를 지원하기 미흡했던 점이 무엇인지 살펴보았다. 더불어 기록관에서 근무하는 기록물관리 전문요원들의 지도·점검에 대한 의견도 수집하였다. 이와 함께 처리과의 기록물관리책임자들의 지도·점검에 대한 생각도 살펴보았다. 기록관에서 지도·점검은 연례행사와 같이 진행되고 있으나, 이에 대한 필요성은 기록물관리 전문요원과 처리과 기록물관리책임자 모두 공감하고 있었다. 다만 지도·점검을 위한 시기, 방법, 지표 등이 기관별로 다르고, 각각의 영역에서 점검자와 피점점자도 의견이 조금씩 차이가 났다. 지도·점검이 앞선 사례에서 확인하였던 형태와 같이 시행해야 했던 단계도 있었으나 이제는 실질적으로 처리과에서 업무담당자가 해결하기 힘든 것을 기록관에서 완성도를 측정할 수 있는 제도로 개선해 가야 한다. 이에 일년에 한 번 정기적이든 부정기적이든 실태점검을 처리과를 방문하여 진행하는 오프라인 형식이 아니라 이른바 모니터링이라는 형태로 일상화하여 기록관리를 잘 할 수 있도록 도와주어야 함을 제안하였다. 모니터링은 기본적으로 온라인에서 일상적으로 이루어지며, 매일 처리과의 동태를 전체적으로 확인하는 과정이라고 할 수 있을 것이다. 새로운 과제가 만들어진다면 과제를 구성하는 기본요소들이 타당한지, 실제 과제를 통해 수행되는 업무의 프로세스에 따라 어떤 기록이 생산되고, 어떻게 분류가 되는지를 기록관에서 직접 처리과를 안 가더라도 확인할 수 있어야 한다. 다음은 교육이나 모니터링 같이 처리과가 생산관리를 잘하기 위해서 기록관에서 필요한 변화가 무엇인지이다. 기록관의 업무체계의 변화, 인력과 조직의 변화 등이 필요하다. 또한 상시적인 모니터링과 함께 현행과 같은 오프라인 방문은 필요하므로 이를 지원하기 위한 지표도 제안했다.
The tasks that are implemented in archives are based on the law but many aspects of the functions in archives are not made into a manual so duties are handled based on experiences. This study examined the institutionalization of 'guidance·inspection,' which is one of the functions assigned to archiv...
The tasks that are implemented in archives are based on the law but many aspects of the functions in archives are not made into a manual so duties are handled based on experiences. This study examined the institutionalization of 'guidance·inspection,' which is one of the functions assigned to archives and also implemented in institutions. Along with this, this study investigated the measures to proficiently handle the records management duty of the treatment division. The form of guidance·inspection in the archives appeared after the general revision of the law in 2006. Before the general revision of the law, there was a reporting system of public record production for education and data. In other words, the law or standards of National Archives of Korea did not define or systemize what and how guidance·inspection must be implemented, but the functions of different archives like education was dispersed and performed the roles of guidance·inspection. It is considered that a system must be institutionalized so that these functions can be connected organically and for the treatment division to handle public record production with perfection. For this, section 2 examined the process of legalizing guidance·inspection as a role of the archives, and systems that are different but recognized as similar to guidance·inspection in the records management field were examined along with conditions that should be considered. Evaluation and audit are applied to make decisions and discernment during the important stage of business propulsion of public organizations as well as collecting information with this intention. In public organizations, institutionalization that includes the planning stage up until the result treatment to handle the duties, execution of operation by inviting outside experts, and audit techniques like joint audit can be considered for application in guidance·inspection. However, finding a solution to fundamental problems and ensuring effectiveness cannot be expected due to factors like aiming to only satisfy the indicator, which is a common problem of evaluation and audit, and a negative image imposed by the disposition. The lack of follow-up management is also an implication in guidance·inspection. Additionally, ISO 15489: 2016 and ISO 30301, which are the international standards of records management, are the standards that finish off the 'monitoring' of guidance·inspection with perfection. In section 3 and 4, it was intended to examine how institutions implement guidance·inspection. The data that was provided through public information disclosure of the Central Administrative Agency and the guidance·inspection of the institution where the researcher works were investigated to explore the weakness of the records management support by the treatment division. Furthermore, this study collected the feedback of records management professionals working in the archives about guidance·inspection. Moreover, the opinions of records management professionals about guidance·inspection were examined. In the archives, guidance·inspection is implemented as an annual event, but the records management professionals and records management administrator in the treatment division all agree about the needs of guidance·inspection. However, the period, method, and indicator of guidance·inspection vary for each institution, and there are slight differences in the opinions of the inspector and inspected subject for each field. There was a stage where guidance·inspection had to be implemented like the form that was confirmed in the former case, but it must be improved into a system so that the archives can measure the degree of completeness of the matter that is difficult for the person in charge of the treatment division to solve practically. Therefore, it was proposed for monitoring to be institutionalized in order to ensure successful records management instead of offline visits to the treatment division, either regularly once a year or irregularly, to implement the inspection. Monitoring basically consists of a daily online system and can be understood as a procedure to generally identify the daily state of the treatment division. If new projects are made, then it should be possible to confirm whether the basic elements that make up the project are valid, which records are produced followed by the process of the tasks implemented through the actual project, and how it is classified even without visiting the treatment division from the archives. Next, it is about what kind of changes are required in the archives in order for the treatment division to competently implement production management like education or monitoring. This requires changes in the task system, personnel, and institution. In addition, the offline visit that is in operation is required along with sustained monitoring, so an indicator was proposed to support this system. Treatment division is the foundation of records management in public institutions, so guidance·inspection must be objective and plans should be explored to heighten reliability and validity. This study is significant because there is not enough research about it. This study was aimed at exploring field concerns through actual field cases about guidance·inspection targeted on the treatment division in archives, which lacked public opinion. However, the limitation of this study is that the proposed case was limited to the institution where the researcher works, so a follow-up study is proposed to introduce cases from each institution.
The tasks that are implemented in archives are based on the law but many aspects of the functions in archives are not made into a manual so duties are handled based on experiences. This study examined the institutionalization of 'guidance·inspection,' which is one of the functions assigned to archives and also implemented in institutions. Along with this, this study investigated the measures to proficiently handle the records management duty of the treatment division. The form of guidance·inspection in the archives appeared after the general revision of the law in 2006. Before the general revision of the law, there was a reporting system of public record production for education and data. In other words, the law or standards of National Archives of Korea did not define or systemize what and how guidance·inspection must be implemented, but the functions of different archives like education was dispersed and performed the roles of guidance·inspection. It is considered that a system must be institutionalized so that these functions can be connected organically and for the treatment division to handle public record production with perfection. For this, section 2 examined the process of legalizing guidance·inspection as a role of the archives, and systems that are different but recognized as similar to guidance·inspection in the records management field were examined along with conditions that should be considered. Evaluation and audit are applied to make decisions and discernment during the important stage of business propulsion of public organizations as well as collecting information with this intention. In public organizations, institutionalization that includes the planning stage up until the result treatment to handle the duties, execution of operation by inviting outside experts, and audit techniques like joint audit can be considered for application in guidance·inspection. However, finding a solution to fundamental problems and ensuring effectiveness cannot be expected due to factors like aiming to only satisfy the indicator, which is a common problem of evaluation and audit, and a negative image imposed by the disposition. The lack of follow-up management is also an implication in guidance·inspection. Additionally, ISO 15489: 2016 and ISO 30301, which are the international standards of records management, are the standards that finish off the 'monitoring' of guidance·inspection with perfection. In section 3 and 4, it was intended to examine how institutions implement guidance·inspection. The data that was provided through public information disclosure of the Central Administrative Agency and the guidance·inspection of the institution where the researcher works were investigated to explore the weakness of the records management support by the treatment division. Furthermore, this study collected the feedback of records management professionals working in the archives about guidance·inspection. Moreover, the opinions of records management professionals about guidance·inspection were examined. In the archives, guidance·inspection is implemented as an annual event, but the records management professionals and records management administrator in the treatment division all agree about the needs of guidance·inspection. However, the period, method, and indicator of guidance·inspection vary for each institution, and there are slight differences in the opinions of the inspector and inspected subject for each field. There was a stage where guidance·inspection had to be implemented like the form that was confirmed in the former case, but it must be improved into a system so that the archives can measure the degree of completeness of the matter that is difficult for the person in charge of the treatment division to solve practically. Therefore, it was proposed for monitoring to be institutionalized in order to ensure successful records management instead of offline visits to the treatment division, either regularly once a year or irregularly, to implement the inspection. Monitoring basically consists of a daily online system and can be understood as a procedure to generally identify the daily state of the treatment division. If new projects are made, then it should be possible to confirm whether the basic elements that make up the project are valid, which records are produced followed by the process of the tasks implemented through the actual project, and how it is classified even without visiting the treatment division from the archives. Next, it is about what kind of changes are required in the archives in order for the treatment division to competently implement production management like education or monitoring. This requires changes in the task system, personnel, and institution. In addition, the offline visit that is in operation is required along with sustained monitoring, so an indicator was proposed to support this system. Treatment division is the foundation of records management in public institutions, so guidance·inspection must be objective and plans should be explored to heighten reliability and validity. This study is significant because there is not enough research about it. This study was aimed at exploring field concerns through actual field cases about guidance·inspection targeted on the treatment division in archives, which lacked public opinion. However, the limitation of this study is that the proposed case was limited to the institution where the researcher works, so a follow-up study is proposed to introduce cases from each institution.
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