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문제 정의
- 이러한 문제의식 속에서 본 연구는 시민단체 기록을 제대로 관리하고 보전하기 위해서는 기록 생산시점부터 기록을 분류하고 처리일정을 제공하는 것이 우선적으로 필요하다고 보고 환경운동연합(이하 ‘환경연합’)을 사례로 하여 환경연합 기록의 기능분류표 및 처리일정표(Disposal Schedule) 개발 과정을 제공하고 있다.4) 환경연합 기록의 분류원칙으로 기능분류와 주제분류의 결합 방식을 제안하였으며, 기능분류 방법론으로 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였다.
- 환경연합에서 많이 이루어지고 있는 프로젝트활동기록을 체계적으로 기록화하기 위해서는 프로젝트활동을 분석할 필요가 있다. 이에 환경연합의 프로젝트활동 중 ‘생태보전’ 기능에서 이루어지고 있는 ‘저어새살리기’ 활동을 기능으로 분석하고 여기에 기록을 연결하여 ‘저어새보전활동분류표’를 개발해 보았다. ‘저어새보전활동분류표’ 개발에는 예비조사와 기록조사를 활용하였고 담당자와의 인터뷰를 통한 확인 작업을 거쳐 완성하였다.
- 기록조사는 업무분석의 결과로 규정된 업무 계층과 생산된 기록을 연결해 보고 궁극적으로는 업무분석을 통해 제시된 업무분류표와 연계하여 기록을 통제, 평가, 처리할 수 있는 기록 처리일정표를 작성하기 위해 실시하였다. 또한 기록조사를 통해 환경연합 기록의 유형과 제목 주기 형태, 기록 생산 주기, 문서의 용도, 기록작성과 연계된 업무 등에 대한 정보를 개괄적으로 획득하는데 있다.
- 본 연구에서는 시민단체 기록관리체계 구현의 선행 작업으로 기능을 기반으로 한 기록분류체계 및 기록 처리일정표 개발 방법론을 제시하고자 하였으며 환경연합을 사례로 하여 전개하였다. 환경연합 기록의 분류원칙으로 기본적으로 기능분류를 적용하되, 주제분류를 혼합한 형태의 분류방식을 적용하였다.
- 본 연구는 시민단체 기록에 대한 국내외 연구가 충분히 없는 가운데에 국내 시민단체 기록에 대하여 기록학적 방법론을 적용하여 시민단체 기록의 특성을 반영한 기록 분류원칙을 제시하고자 하였다는 데에 의의가 있으며, 공공기록과 다른 시민단체 기록의 구조적 특성을 감안한 분류체계를 제안한 것은 다른 민간 영역의 분류체계 개발에도 일정한 시사점을 줄 수 있으리라 생각한다.
제안 방법
- 4) 환경연합 기록의 분류원칙으로 기능분류와 주제분류의 결합 방식을 제안하였으며, 기능분류 방법론으로 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였다. 그리고 두 방법론을 토대로 기능 분류체계 구현 과정을 수립하고 여기에 환경연합 기록을 적용하여 예비조사, 업무분석, 기록조사를 실시하였으며, 최종적으로 환경연합의 기능분류표 및 처리일정표를 작성 제시하였다.
- AS 5090의 기능 분석은 DIRKS에서의 B단계인 ‘업무활동분석’에서 이루어지는 기능분석과 같다. AS 5090의 순차분석은 DIRKS의 프로세스분석과 같으나 프로세스매핑, 이형분석, 연계분석, 기반규칙분석이라는 더 상세한 분석을 수행한다. AS 5090의 맥락분석은 기록관리 과업의 대상인 특정 기능이나 활동과 관련된 규제 요소를 파악하는 것으로, DIRKS의 A단계인 ‘예비조사’ 단계와 C단계인 ‘기록요구사항분석’ 단계에서 이루어지는 내용과 유사하다.
- 우선 DIRKS의 A단계인 예비조사단계를 적용하여 ‘예비조사’를 실시하고, 이후 AS 5090의 지침에 따라 기능분석을 위주로 한 ‘업무분석’을 실시하며, 기록조사를 통해 처리일정을 개발하도록 하여 업무분류표와 처리일정표가 작성되도록 설계하였다.
- 기능분석을 통해 기능-활동-처리업무로 기능을 분해하고 규정한 다음 기능을 정의하는 업무기능프로파일을 작성하는 과정을 거쳐 업무 분류체계를 산출한다. 그리고 기록조사를 실시하여 업무분류표와 생산된 기록을 연결해 보고, 분류체계를 보완 수정한다. 기록조사는 기록 처리를 위한 기록 평가로 확장하여 실시하여 처리일정표를 개발하도록 한다.
- 그리고 기록조사를 실시하여 업무분류표와 생산된 기록을 연결해 보고, 분류체계를 보완 수정한다. 기록조사는 기록 처리를 위한 기록 평가로 확장하여 실시하여 처리일정표를 개발하도록 한다. 기록조사 시에 기록 평가가 같이 이루어지면 작업이 보다 수월해 진다.
- 기능분석과 병행해서 기록조사를 실시한다. 업무담당자를 중심으로 생산하고 있는 기록에 대한 조사는 업무분류체계와 생산된 기록을 연결하여 분류체계가 제대로 맞는지 확인하고 수정될 부분은 없는지 검토하기 위해 필요하며, 처리일정표 개발에 필요한 기록 처리를 알아보기 위해서도 필요하다.
- 기록 조사서의 ⑧, ⑨, ⑩번 문항은 기록 처리와 관련된 문항이다. ⑨의 보유연한은 공기록과 같이 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 영구로 잡아 표시하도록 하였다. ⑩의 위험평가는 해당 기록이 생산되지 않거나 관리되지 않을 경우 생길 수 있는 위험을 알아보기 위한 항목으로 별도로 <표 5>와 같은 체크포인트를 두고 표시하도록 하였다.
- 환경연합의 기록 분류에도 이러한 경향을 수용하는 것이 적절하다고 보고 환경연합 기록 분류 원칙으로 기능분류를 토대로 하되, 제한적인 범위 내에서 주제분류를 결합한 방식을 적용하였다.
- 내․외부 문서자료를 통해 획득된 정보를 기초로 인터뷰를 실시하였다. 인터뷰는 환경연합의 고위관리자인 사무총장과 중간관리자 위치에 있는 운영처장 및 기록생산자에 해당하는 활동가를 대상으로 이루어졌다.
- 인터뷰는 환경연합의 고위관리자인 사무총장과 중간관리자 위치에 있는 운영처장 및 기록생산자에 해당하는 활동가를 대상으로 이루어졌다. 사무총장과의 인터뷰에서는 환경연합 조직의 성격, 목적, 기관에 대한 전체적인 내용, 기록관리에 대한 고위관리자의 인식수준과 의지를 파악하는데 초점을 두었으며, 운영처장과의 인터뷰에서는 환경연합 기록의 관리적 측면에서의 문제점과 실태를 파악해 볼 수 있는 내용들로, 그리고 기록생산자인 활동가들과의 인터뷰에서는 실제 기록생산과 관련된 항목으로 인터뷰 문항을 구성하였다. 다음 <표 6>은 환경연합 예비조사 단계에서 환경연합의 사무총장, 운영처장, 활동가를 대상으로 작성한 인터뷰 문항이다.
- 자료조사를 바탕으로 인터뷰 문항을 작성한다. 인터뷰는 대면하여 이루어지는 과정이므로 자료조사에서 파악된 정보를 확인하고 세부적이고 구체적인 정보뿐 아니라 자료조사에서 미처 파악하지 못한 정보까지 얻을 수 있도록 철저한 준비가 필요하다.
- 환경연합의 기능분석은 예비조사 자료를 바탕으로 수행하였으며 활동가 및 활동팀장과의 인터뷰를 통해 조정 및 확인하는 과정을 거쳐 완성하였다. 환경연합 조직의 특성상 기능과 업무활동을 명확하게 규정하지 않은 부분들이 너무 많아 환경연합의 기능분석은 환경연합의사명으로부터 하향식으로 분해하는 방식과 활동가들의 담당 업무로부터 소기능을 도출하여 기능을 그룹화하는 방식 모두를 활용하였다.
- 환경연합 사명을 구현하기 위한 핵심 활동으로는 올바른 환경정책을 제시 하는 정책활동, 생태환경을 보전하기 위한 대책 및 대안 제시 활동, 지구환경사안에 대한 국제연대활동, 환경 문제에 대한 시민과 회원을 대상으로 하는 환경 교육, 회원 확대 및 회원 관리를 위한 활동과 재정 사업, 단체 활동에 대한 홍보, 조직의 운영과 유지활동으로 파악하였다. 이를 기능으로 분석하여 환경연합의 사명인 생태환경보전운동으로부터 BCS의 제1계층에 해당하는 기능영역에는 ‘정책제시’, ‘생태 보전’, ‘교육’, ‘국제연대’, ‘시민사업’, ‘재정사업’, ‘홍보’, ‘운영’으로 규정하였다. ‘정책제시’ 기능은 환경연합의 전략과 방향을 설정하고 올바른 환경정책을 제시하기 위한 기능이다.
- 환경연합 업무분류표에서 기능분류번호 2의 ‘생태보전 기능’은 대부분 프로젝트활동으로 이루어지고 있어 생태영역별로 분류한 다음 하위에 사안별 프로젝트활동기록을 두었다. 이렇게 사안별로 분류된 프로젝트활동기록은 주제분류의 형태라는 점에서 환경연합 분류체계는 앞의 분류원칙에서 밝힌 바와 같이 기능분류에 주제분류를 결합한 방식을 적용하였다.
- 환경연합의 기록조사는 앞에서 기록조사서로 설계한 를 활용한 설문조사를 실시하였다.
- 게다가 단체를 떠난 활동가가 담당한 활동 기록에 대해서는 조사조차 이루어질 수 없었다. 이렇게 기록 생산 및 관리 상태가 부실하다 보니 설문 방식의 기록조사는 한계가 많아 현장조사와 활동가와의 인터뷰를 통해 보완하는 방식으로 기록조사가 이루어졌다. 다음<표 11>은 기록조사 결과를 문서화한 것이다.
- 그러나 기록 처리에는 기록의 폐기를 결정하는 문제가 있기 때문에 기록이 처음에 올바르게 만들어졌는가와 마찬가지로 매우 중요한 문제이다. 환경연합 처리일정표 개발에는 업무분석을 통해 생성된 업무분류표, 기록조사 결과를 정보원으로 활용하였다.
- 26) 이렇게 분류도구를 통해 기록의 생산 시점에서 처분을 할당하는 기록관리 프로세스를 지원할 수 있게 함으로서 기록관리가 매우 용이해 진다. 환경연합의 처리일정표 개발은 호주에서 제시하고 있는 방식을 따라 업무분류체계에서 환경연합의 ‘공통기능’과 ‘고유기능’으로 구분하여 ‘공통기능처리일정표’와 ‘고유기능처리일정표’로 설계해 보았다. 이러한 과정을 통해 설계된 처리일정표는 각각 <표 12>의 ‘환경연합의 공통기능처리일정표의 예시’와 <표 13>의 ‘환경연합의 고유기능처리일정표의 예시’로 나타낼 수 있다.
- 다섯째, 예비조사 분석 내용을 바탕으로 업무분석을 실시하여 업무분류체계를 개발한다. 업무분석은 시민단체의 사명을 이루기 위해 수행되는 각각의 기능, 활동, 처리행위라는 기능 계층을 규정하는 과정으로 이를 통해 업무분류표가 개발된다.
- 일곱째, 기록조사는 처리일정표 개발로 확장하여 실시한다. 시민단체 기록관리의 효율성은 기록의 처리 일정을 세움으로서 완결된다.
- 본 연구에서는 시민단체 기록관리체계 구현의 선행 작업으로 기능을 기반으로 한 기록분류체계 및 기록 처리일정표 개발 방법론을 제시하고자 하였으며 환경연합을 사례로 하여 전개하였다. 환경연합 기록의 분류원칙으로 기본적으로 기능분류를 적용하되, 주제분류를 혼합한 형태의 분류방식을 적용하였다. 기능분류방법론은 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였으며, 이를 바탕으로 환경연합 기록을 대상으로 예비조사와 기능분석, 기록조사를 실시하여 최종적으로 환경연합의 업무분류표 및 처리일정표를 제시하였다.
- 환경연합 기록의 분류원칙으로 기본적으로 기능분류를 적용하되, 주제분류를 혼합한 형태의 분류방식을 적용하였다. 기능분류방법론은 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였으며, 이를 바탕으로 환경연합 기록을 대상으로 예비조사와 기능분석, 기록조사를 실시하여 최종적으로 환경연합의 업무분류표 및 처리일정표를 제시하였다. 환경연합의 기록처리 기준은 기록조사를 통해 마련해 보았으며, 환경연합의 처리일정표는 호주에서 제시하고 있는 방식을 따라 업무분류체계에서 업무기능을 ‘공통기능’과 ‘고유기능’으로 구분하여 각각 ‘공통기능처리일정표(General Disposal Schedule)’와 ‘고유기능처리일정표(Agency Disposal Schedule)’로 설계하였다.
- 기능분류방법론은 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였으며, 이를 바탕으로 환경연합 기록을 대상으로 예비조사와 기능분석, 기록조사를 실시하여 최종적으로 환경연합의 업무분류표 및 처리일정표를 제시하였다. 환경연합의 기록처리 기준은 기록조사를 통해 마련해 보았으며, 환경연합의 처리일정표는 호주에서 제시하고 있는 방식을 따라 업무분류체계에서 업무기능을 ‘공통기능’과 ‘고유기능’으로 구분하여 각각 ‘공통기능처리일정표(General Disposal Schedule)’와 ‘고유기능처리일정표(Agency Disposal Schedule)’로 설계하였다. 그러나 기록처리일정을 개발하기 위해서는 위험분석 등 고도화된 방법이 도입되어야 하지만 본 연구의 제약상 기록조사를 토대로 마련했다는 한계를 갖는다.
- 앞에서 기능분류체계 개발을 위한 방법론으로 소개한 AS 5090과 DIRKS를 바탕으로 다음 과 같이 기능분류 구현 과정을 설정하였다.
대상 데이터
- 내․외부 문서자료를 통해 획득된 정보를 기초로 인터뷰를 실시하였다. 인터뷰는 환경연합의 고위관리자인 사무총장과 중간관리자 위치에 있는 운영처장 및 기록생산자에 해당하는 활동가를 대상으로 이루어졌다. 사무총장과의 인터뷰에서는 환경연합 조직의 성격, 목적, 기관에 대한 전체적인 내용, 기록관리에 대한 고위관리자의 인식수준과 의지를 파악하는데 초점을 두었으며, 운영처장과의 인터뷰에서는 환경연합 기록의 관리적 측면에서의 문제점과 실태를 파악해 볼 수 있는 내용들로, 그리고 기록생산자인 활동가들과의 인터뷰에서는 실제 기록생산과 관련된 항목으로 인터뷰 문항을 구성하였다.
이론/모형
- 4) 환경연합 기록의 분류원칙으로 기능분류와 주제분류의 결합 방식을 제안하였으며, 기능분류 방법론으로 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용하였다. 그리고 두 방법론을 토대로 기능 분류체계 구현 과정을 수립하고 여기에 환경연합 기록을 적용하여 예비조사, 업무분석, 기록조사를 실시하였으며, 최종적으로 환경연합의 기능분류표 및 처리일정표를 작성 제시하였다.
- 기록조사 시에 기록 평가가 같이 이루어지면 작업이 보다 수월해 진다. 처리일정표 작성을 위한 기록평가와 관련해서 AS 5090는 별도의 방법론을 제공하지 않기 때문에 DIRKS의 C단계인 ‘기록 요구사항 분석단계’의 방법론을 활용한다. 이렇게 설정된 기능분류 구현과정의 각 단계는 다음과 같이 진행된다.
성능/효과
- 특히 과거에 정부가 일방적이고 주도적으로 담당하던 공적인 업무를 정부와 민간의 협력으로 해결하는 방식을 지향하고 있는 오늘날의 거버넌스1)에서는 시민단체들의 역할을 절대적으로 필요로 하고 있어 시민단체의 성장은 세계 각국의 보편적 현상이 되고 있다.2) 시민단체들은 시민들의 자발적 ‘참여’와 ‘연대’를 바탕으로 국가부문이나 영리부분을 제외한 제3의 영역, 즉 비영리 민간부문에서 사회적 약자와 시민의 권익을 위해 국가권력과 경제권력을 감시 및 견제하여 공익을 실현하는 역할을 하면서 정부 정책 결정 과정에 적극적으로 참여하고 있다.3)
- 이러한 의미를 갖는 시민단체 기록의 특징을 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 공공기록이나 정부기록에 비해 프로젝트 성격의 기록이 많다. 이것은 시민단체 활동이 사안별로, 프로젝트 형태로 이루어지는 데에 기인한다.
- 셋째, E-mail 및 웹사이트 기록이 많이 생산된다. 시민단체에 있어서 E-mail과 웹사이트는 회원들 간의 의사소통을 돕고 정보 제공 도구로서 강력한 효과를 발휘하고 있어 시민단체 활동에 있어서 필수적인 수단임과 동시에 중요한 기록으로 자리 잡아가고 있다.
- 넷째, 시민의 참여 기록이 증가하고 있다. 이는 인터넷을 통한 시민참여 프로그램을 활성화 하면서 시민들이 자발적으로 자신들의 참여 행위를 기록으로 남기는 데서 오는 특징이다.
- 또한 시민단체의 활동은 사안과 상황에 따라 다양한 형태의 조직 구조를 통해 이루어지고 있다. 따라서 시민단체 기록의 분류는 유동적인 조직보다는 안정적인 기능에 근거한 분류방식이 적합하며, 이는 환경연합 기록의 경우도 업무와 기능에 기반한 분류방식이 적용될 필요가 있다는 점을 확인하게 하는 대목이다.
- 첫째, 시민단체 기록의 분류원칙으로는 변화하는 조직보다는 업무 및 기능에 기반한 기능분류가 적합하다. 시민단체 활동은 활동 인력의 부족으로 사안과 상황에 따라 조직적 통합과 분화를 통한 다양한 형태의 조직 구조를 통해 활동을 전개하는 특성을 보인다.
- 여섯째, 업무분석 수행과 더불어 기록조사를 병행 실시하여 업무분류체계를 완성한다. 기록조사를 실시하여 업무분석의 결과로 산출된 업무분류체계에 기록을 연결해 보고 분류체계에 수정될 부분은 없는지, 업무분류체계가 기록분류체계로 활용될 수 있는지를 검토하여 업무분류체계를 확정하여야 한다.
- 아홉째, 기능분류체계 개발 과정에서 이루어지는 모든 분석 내용과 결과는 시민단체 관계자에게 피드백을 통한 확인 및 보완 수정 과정을 거쳐 완성되어야 한다. 그러기 위해서는 시민단체 차원의 지원과 협조를 구해야 할 필요가 있다.
후속연구
- 최근에는 활동별로 웹사이트를 만들어 활동이 이루어지는 과정에서 생산된 정보들을 즉각적으로 제공하고 있다.5) 따라서 E-mail과 웹사이트도 활동과정에서 생산되고 있는 만큼 업무나 활동별로 체계화된 기록분류체계 속에 포함할 수 있어야할 것이다.
- 둘째, 시민단체 기록 분류의 원칙으로 기능 분류가 토대가 되어야 하나, 부분적으로 주제 분류를 결합할 필요가 있다. 이는 프로젝트활동이 많은 시민단체 활동의 특성을 고려한 점이다.
- 셋째, 기능분류 방법론은 기록관리 업무분석 표준인 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)를 활용할 필요가 있다. AS 5090은 기록관리 업무분석에 대한 지침을 제공하고 있으며, DIRKS는 기록관리 업무분석의 구체적인 방법론을 제공하고 있다는 점에서 이 둘을 적용할 필요가 있다.
- 넷째, 업무분석이 제대로 이루어지기 위해서는 조직 환경에 대한 이해와 정확한 정보 수집을 위한 철저한 예비조사가 필요하다. 이는 자료조사와 인터뷰에 대한 충분한 준비가 필요하다는 것으로, 시민단체 활동가들은 주로 현장에서 활동을 벌이고 있으며 긴박한 현안에 대응할 때는 시간조차 내기가 어렵다.
- 여덟째, 업무분류체계에서 업무기능은 기관의 고유기능과 행정기능과 같은 공통기능으로 구분하여 개발하고 고유기능과 공통기능별로 각각 다른 처분지침을 마련하도록 한다. 이렇게 하면 업무분류체계는 기록의 생산 시점에서 처분을 할당하는 기록관리 프로세스를 지원할 수 있게 된다.
- 환경연합의 기록처리 기준은 기록조사를 통해 마련해 보았으며, 환경연합의 처리일정표는 호주에서 제시하고 있는 방식을 따라 업무분류체계에서 업무기능을 ‘공통기능’과 ‘고유기능’으로 구분하여 각각 ‘공통기능처리일정표(General Disposal Schedule)’와 ‘고유기능처리일정표(Agency Disposal Schedule)’로 설계하였다. 그러나 기록처리일정을 개발하기 위해서는 위험분석 등 고도화된 방법이 도입되어야 하지만 본 연구의 제약상 기록조사를 토대로 마련했다는 한계를 갖는다. 따라서 기록 처리에 대한 면밀한 기준을 마련하여 보완할 필요가 있다.
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