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문제 정의
- 이것은 이 단계에서 진행될 기록관리의 목적을 분명히 하고 이때 요구되는 메타데이터의 역할을 확인함으로써 메타데이터 설계시 이에 부합하는 개념 모델과 요소를 도출하기 위해서였다. 그리고 업무맥락을 중시하는 관점에서 설계된 메타데이터 모델을 채택한 ISO 23081의 개념 모델을 통하여 현용·준현용 단계의 메타데이터를 설계하고자 하였다. 우선 기록 생산과 유지․관리에 관여하는 엔티티를 식별하고 엔티티간의 관계를 규명하였으며, 엔티티를 설명하기 위한 데이터 모델을 수립하여 메타데이터 요소를 도출하였다.
- 기록이 업무맥락 가운데서 생산되고 관리의 영역으로 획득되는 시기가 현용과 준현용 단계이며, 이때 기록의 진본성을 획득하고 유지시키는데 기록관리 메타데이터는 중요한 역할을 한다. 기록관리 메타데이터 설계 방법론에 있어서는 기존과 같이 요소의 단선적 비교방식이 아니라 기록의 생산에 관여하는 엔티티간의 관계를 규명하고 이를 설명하기 위한 데이터 모델의 수립을 통하여 도출하고자 하였다.
- 메타데이터의 적용 계층을 파악하기 위하여 기록 엔티티의 하위 분류에 대하여 살펴보자. 우리나라 행정기관의 경우 기록 엔티티의 구분은 법으로 규정되어 있다.
- 본 연구의 목적은 기록관리 라이프사이클 중 현용․준현용 단계에서 요구되는 기록관리 메타데이터의 정립에 있다. 현용․준현용 단계에 주목하는 이유는 ‘업무활동의 증거로서 기록’을 이해하고자 하는 것과 관련이 있다.
- 앞서 살펴보았듯이 현용·준현용 단계의 기록관리는 업무활동으로서의 증거력을 확보하고 다시 업무활용에 사용하기 위하여 진본기록을 적합한 절차와 방법으로 유지하는데 목적이 있다. 이러한 점에서 기록생산에 관여한 엔티티가 무엇인지, 개별 엔티티 내부가 어떻게 구성되는지, 그리고 엔티티 간에 어떠한 관계가 형성되는지를 파악하는 것은 기록관리 메타데이터 설계시 중요하고 필수적이라고 할 수 있다.
- 이러한 개념모델은 기록생산과 관계된 구성요소를 식별하고, 구성요소간의 관계를 명확하게 함으로써 메타데이터 요소의 추출을 도와준다. 이 장에서는 업무맥락의 관점에서 기록관리 메타데이터를 설계하기 위하여 그간의 논의를 살펴보고, 이러한 논의의 결과로서 정립된 ISO 23081의 기록관리 메타데이터 개념모델을 통하여 현용․준현용 단계의 기록관리 메타데이터를 설계해 보고자 한다.
- 먼저 현용·준현용 단계의 정의와 이 단계와 관련된 메타데이터의 필요성에 대하여 살펴보았다. 이것은 이 단계에서 진행될 기록관리의 목적을 분명히 하고 이때 요구되는 메타데이터의 역할을 확인함으로써 메타데이터 설계시 이에 부합하는 개념 모델과 요소를 도출하기 위해서였다. 그리고 업무맥락을 중시하는 관점에서 설계된 메타데이터 모델을 채택한 ISO 23081의 개념 모델을 통하여 현용·준현용 단계의 메타데이터를 설계하고자 하였다.
- 이러한 방법론은 그 간 국제표준이나 외국의 메타데이터 요소표준과 우리나라의 현행 관리항목들을 단선적으로 비교하여 개선안을 제시하는 방식을 극복하고자 함이다. 기록관리 메타데이터는 기록을 이해하는 원리로부터 도출되어야 한다.
- 이상과 같이 본 연구에서는 기록관리 엔티티간의 관계 모델과 데이터 모델을 수립함으로써 현용·준현용 단계의 기록관리를 위한 메타데이터를 도출하였다. 먼저 현용·준현용 단계의 정의와 이 단계와 관련된 메타데이터의 필요성에 대하여 살펴보았다.
- 현용‧준현용 단계에서 기록관리 메타데이터는 업무활동을 지원하거나 의사결정을 위하여, 또는 설명책임성을 위하여 활용된다. 이용자는 기록을 더 잘 이해하기 위하여 기록의 내용뿐만 아니라 어떤 업무에서 생산되었는지, 어떠한 구조인지, 어떠한 맥락상의 일부분인지, 관련 기록은 무엇인지, 어떠한 연관성이 있는지를 알고자 할 것이다. 그리고 원하는 기록을 발견했을 때내가 찾고자한 바로 그 기록인지, 생산이후 정보의 훼손이나 변질이 발생하지 않은 진본기록인지 확인하고 싶어 할 것이다.
- 폐기평가의 경우 절차규정에 따라29) 처리과 의견, 기록관의 심사결과, 심의회의결정, 페기집행관련 정보를 메타데이터로 관리하게 된다. 특히 폐기, 보류, 보존기간 재평가 등 결정내역과 폐기처분일은 필수적으로 관리되어야 할 메타데이터로서, 기록이 폐기되었다는 사실을 장기적으로 보존하기 위해서이다.
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