비전자기록물 이관업무 개선방안 연구 - 부산지역 기초자치단체를 중심으로 - A Study on Improvement of Transfer of Non-Electronic Records: Focused on Local Governments in Busan Region원문보기
공공기록물 관리에 관한 법률에 따른 기록물관리전문요원의 배치가 이루어지면서 기록물관리는 어느 정도 자리를 잡아가고 있으며, 법률에 따른 기록물관리를 이루기 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 기록물관리는 기록물의 생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 이중에서도 기록물 이관은 해당 기록물이 처리과에서 기록관으로 관리주체가 변경되는 최초 단계를 수행하는 중요한 업무라고 할 수 있다. 이에 따라 본 연구에서는 부산지역 16개 기초자치단체의 이관현황을 살펴보고, 기관의 기록물관리전문요원들의 인터뷰를 통해 이관진행과정에서 발생하는 문제점을 살펴보고 비전자기록물 이관업무 개선방안을 제시하였다.
공공기록물 관리에 관한 법률에 따른 기록물관리전문요원의 배치가 이루어지면서 기록물관리는 어느 정도 자리를 잡아가고 있으며, 법률에 따른 기록물관리를 이루기 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 기록물관리는 기록물의 생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 이중에서도 기록물 이관은 해당 기록물이 처리과에서 기록관으로 관리주체가 변경되는 최초 단계를 수행하는 중요한 업무라고 할 수 있다. 이에 따라 본 연구에서는 부산지역 16개 기초자치단체의 이관현황을 살펴보고, 기관의 기록물관리전문요원들의 인터뷰를 통해 이관진행과정에서 발생하는 문제점을 살펴보고 비전자기록물 이관업무 개선방안을 제시하였다.
As records managers are assigned in accordance with act on public records management, the record management has settled down a bit, and also much effort is put to perform the record management in accordance with law. The record management includes all the works like production, classification, organ...
As records managers are assigned in accordance with act on public records management, the record management has settled down a bit, and also much effort is put to perform the record management in accordance with law. The record management includes all the works like production, classification, organization, transfer, collection, evaluation, disuse, preservation, opening to the public and application. Among them, the record transfer is an important work that performs the initial stage in which the main agent of management is changed from administration department to record center. Thus this study suggested the improvement measures for non-electronic record transfer after examining the current transfer state of 16 local governments in Busan region and also problems occurring in the process of transfer through interviews with institutional records managers.
As records managers are assigned in accordance with act on public records management, the record management has settled down a bit, and also much effort is put to perform the record management in accordance with law. The record management includes all the works like production, classification, organization, transfer, collection, evaluation, disuse, preservation, opening to the public and application. Among them, the record transfer is an important work that performs the initial stage in which the main agent of management is changed from administration department to record center. Thus this study suggested the improvement measures for non-electronic record transfer after examining the current transfer state of 16 local governments in Busan region and also problems occurring in the process of transfer through interviews with institutional records managers.
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문제 정의
그러나 제도의 개선이나 처리과 보유목록 확보, 교육 및 인력지원 등 업무추진과 관련한 구체적인 개선방안을 제시한다는 점에서 본 연구에 의미가 있다. 따라서 본 연구에서는 부산지역의 기초자치단체의 2011년도 이관현황을 분석하여 실제 기관에서 이관업무를 추진할 때 적용 가능한 절차와 서식 등 구체적이고 실질적인 이관업무 개선방안을 제안하고자 한다.
이 장에서는 부산지역 16개 기초자치단체의 2011년도 이관계획 및 추진 결과보고, 기록물관리전문요원들과의 인터뷰를 기준으로 이관현황과 절차 및 서식 등을 분석하고, 이관업무 추진 시 발생하는 문제점에 대해 살펴보고자 한다.
이 장에서는 앞의 과 현재 부산지역 기초자치단체의 기록물관리전문요원을 대상으로 인터뷰를 실시한 결과 및 이관완료 후 작성된 이관결과 총평을 중심으로 이관업무 추진시 발생하는 문제점이나 고려해야 할 점에 대해 살펴보겠다.
기록관은 현재 법령이나 지침에서 제시되는 업무절차나 서식 등을 개별 기록관의 운영 현실에 맞춰 수정 · 보완하여 관리기관(부서)에 통보하는 역할을 수행해야 한다. 이에 따라 이번 장에서는 앞에서 제기된 문제점을 중심으로 이관 업무절차, 기록관의 업무 지원 및 제도 개선 방안에 대해 살펴보고자 한다.
이에 본 연구는 기록관이 처리과 보유기록물 목록을 관리하면서 당해연도 이관대상목록을 선별하고 이를 처리과에 시달하는 ‘기록관이 주체가 되는 이관’ 절차를 제안하여 체계적인 기록관리 기반을 마련하고자 하는 것이 목적이다.
이러한 현용￫ 준현용, 처리과에서 기록관으로의 이관업무 추진과 관련하여 김계수(2011)는 『공공기록물관리 실무가이드』에서 문화재청 기록연구사로 실제 이관업무를 수행했던 절차 및 노하우를 설명하고 있다. 책에서는 실제 이관업무 추진 전에 처리과 보유기록물 전수조사를 통해 이관대상목록을 확보한 후 기록물의 유형, 수량, 상태 등을 파악하여 이관대상 목록을 선정하도록 하는 등 실질적인 이관절차를 제시한다는 점에서 본 연구와 지향점이 같다. 그러나 제도의 개선이나 처리과 보유목록 확보, 교육 및 인력지원 등 업무추진과 관련한 구체적인 개선방안을 제시한다는 점에서 본 연구에 의미가 있다.
제안 방법
‘서식 ㉯’는 2개 기관에서 이관 진행시 사용되었고, 기록물관리법 [별지 제2호서식]을 수정 · 보완하여 보존기간과 해당 기록물철 담당자를 확인할 수 있도록 하였다.
이관 전 사전조사 단계인 1단계는 처리과에서 보유기록물 중 이관대상기록물을 정하도록 하고 있다. 2단계는 처리과 업무담당자의 준비 단계로 해당 기록물을 기록관으로 인계 전 기록물관리법 제18조와 시행령 제32조 5항에 의거하여 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 정리,4) 이관대상 기록물의 공개여부를 재검토 하는 등 미비사항을 보완한다. 3단계에서 처리과기록물 관리책임자는 이관일 전까지 업무담당자로부터 통보받은 기록물의 공개 여부 구분 정보 수정이나, 이관연기신청 등 필요한 조치를 완료한 후 기록관이 제시한 일정에 따라 이관한다.
이에 따라 연구의 범위를 기록물관리법 시행령 제32조에서 규정된 ‘이관’2)과 동법 시행령 제35조에 규정된 ‘인수’3)까지 완료하는 것으로 처리과에서 기록관으로의 이관으로 한정하였다. 그리고 종이로 생산된 일반문서류로 이관대상을 제한하고, 부산지역 16개 기초자치단체를 중심으로 이관현황을 분석하였다. 부산지역 16개 기초자치단체는 2011년까지 기록물관리전문요원이 전원 배치되어 2010년과 2011년 두 차례에 걸쳐 이관을 진행한 경험이 있어 기준으로 정하였으며, 기관의 기록물관리전문요원을 대상으로 인터뷰를 실시하여 현황분석을 더하였다.
부산지역 16개 기초자치단체는 2011년까지 기록물관리전문요원이 전원 배치되어 2010년과 2011년 두 차례에 걸쳐 이관을 진행한 경험이 있어 기준으로 정하였으며, 기관의 기록물관리전문요원을 대상으로 인터뷰를 실시하여 현황분석을 더하였다. 기록물 관리전문요원에 대한 인터뷰는 2차례에 걸쳐 이루어졌으며, 메일을 통한 서면 인터뷰(1차, 2012.5.4)와 전화 인터뷰(2차, 2012.5.4~17)로 진행하였다. 16개 대상 기관 중 10개 기관의 전문요원에게서 답변을 받았으며, 서면 인터뷰에서 부족한 정보는 전화 인터뷰를 통해 보완하였으며, 부산시 업무용 메신저를 통한 답변이 1개 기관 포함되었다.
윤여현(2004)의 『우리나라 자료관체제의 특성과 과제』는 자료관체제의 성격과 법령에 규정되어있는 역할을 분석하여 현재 운영실태와 비교하고 개선할 점들을 제시하였다. 또한 자료관 현황이 기록물에 대한 물리적 보호와 지적통제가 미흡하기 때문에 열람서비스가 원활히 제공되지 않아 이관 받는 근거가 부족함을 문제로 꼽고, 조직 및 인력의 전문성 확보를 해결방안으로 제시하였다.
그리고 종이로 생산된 일반문서류로 이관대상을 제한하고, 부산지역 16개 기초자치단체를 중심으로 이관현황을 분석하였다. 부산지역 16개 기초자치단체는 2011년까지 기록물관리전문요원이 전원 배치되어 2010년과 2011년 두 차례에 걸쳐 이관을 진행한 경험이 있어 기준으로 정하였으며, 기관의 기록물관리전문요원을 대상으로 인터뷰를 실시하여 현황분석을 더하였다. 기록물 관리전문요원에 대한 인터뷰는 2차례에 걸쳐 이루어졌으며, 메일을 통한 서면 인터뷰(1차, 2012.
의 이관목록 서식은 부산지역 기초자치단체에서 2011년도 이관진행 시 사용되었던 서식을 종합하여 작성한 것으로, 기록물관리법 시행규칙 제19조의 [이관목록 서식]에 8개 항목을 추가하여 작성하였으며, 추가된 항목은 ‘✔’로 구분하였다.
대상 데이터
4~17)로 진행하였다. 16개 대상 기관 중 10개 기관의 전문요원에게서 답변을 받았으며, 서면 인터뷰에서 부족한 정보는 전화 인터뷰를 통해 보완하였으며, 부산시 업무용 메신저를 통한 답변이 1개 기관 포함되었다.
이에 따라 연구의 범위를 기록물관리법 시행령 제32조에서 규정된 ‘이관’2)과 동법 시행령 제35조에 규정된 ‘인수’3)까지 완료하는 것으로 처리과에서 기록관으로의 이관으로 한정하였다.
성능/효과
5)을 살펴보면 이관 일정은 작게는 1개월 많게는 4~5개월까지 소요되며, 16개 기관 기록관의 관리 대상 처리과는 평균 33개, 이관대상 평균 수량은 6,382철, 이관완료 평균 수량은 2,269철6)로 35.5%의 비율로 이관됨을 알 수 있다. 그중 B기관과 P기관은 10% 미만의 이관율을 보이고 있으며, B기관은 전체 이관대상 7,194철 중 568철을 이관 받아 7.
실제로 부산지역의 모 기관은 2012년 처리과 보유기록물 전수조사를 실시하면서 부서 자체 보유문서고 중 규모가 가장 큰 2개 부서를 정하여 기록관 상시 활용 인력 3명을 업무지원토록 하였다. 그 결과 2년 전 실시한 전수조사에 비해 좀 더 정확한 처리과 보유기록물 목록을 확보할 수 있었고, 이를 기준으로 그동안 이관되지 않고 방치되고 있던 기록물의 이관까지 진행할 수 있었다.
둘째, 사전검수 단계는 부서에서 제출된 이관목록과 전자문서시스템에 등록된 철 정보를 대조 확인하는 단계로 1차 검수단계라고 할 수 있다. 각 처리과에서 제출한 이관목록을 취합하여 이관 시행 전 전자문서시스템 또는 자료관시스템에 등록된 정보와 일치하는지 여부를 확인하고, 미일치시 해당부서에 검토 · 확인을 요청하여 실물 이관 전 목록확인을 점검하는 단계이다.
셋째, 실물이관 단계에서는 사전검수를 마친 이관목록을 대상으로 각 부서별로 지정된 일정에 따라 기록물의 인계인수를 진행하고, 제출된 이관목록과 실제 이관된 기록물철 목록 및 정리 상태 등을 대조 · 검수한 후 문제가 없는 기록물 인수 완료 후 서가 배치하면 이관업무는 종료된다.
이는 “처음에 조금 힘들게 작성되어도 한번 작성 후 다음해에는 업체로부터 받은 비전자 생산목록을 추가하여 모든 기록물이 이관대상에 포함될 수 있다는 장점”이 있으며, 무엇보다도 “기록관에서 처리과 보유목록이 관리되어 이관 뿐 아니라 기록관업무 수행이 순조롭게 진행될 수 있는 장점”(G기관, 1차)과 “생산된 모든 기록물이 이관대상에 포함될 수 있다”(P기관, 1차)는 점에서 처리과 보유기록물 전수조사를 통한 보유기록물 목록 확보에 대해 긍정적인 반응이었다.
이와 관련하여 부산지역 모기관은 지역 내 기록학 전공 대학원생 3명을 활용하여 구기록물 정리를 실시함으로써, 기록학을 공부하는 학생에게는 실무를 경험할 수 있는 기회를 제공하였고, 기록관에서는 기록관리에 대한 기본적인 지식이 있는 보조 인력을 사용하면서 업무부담을 어느 정도 줄이는 결과를 얻을 수 있었다.
첫째, ‘맞춤형 기록관리 교육’은 ‘신규직원을 대상으로 한 교육’, ‘기록관 기록물담당자의 처리과 방문 교육’ 등과 같이 기록관리를 처음 접하는 사람이나 처리과 담당자 3~4명을 대상으로 한 교육으로, 강당과 같은 큰 공간에서 2, 3백명을 대상으로 하는 교육보다 좀 더 실질적이고 구체적인 내용을 전달할 수 있다.
후속연구
이와 함께 기록관에서는 이관과정에 드러나는 ‘비전자 기록물 등록누락’, ‘첨부문서의 분리 등록 누락’, 기록물관리법에 따른 ‘정리 미시행’ 등과 같은 문제점 해결을 위해서 다양한 방법과 내용을 통한 교육을 진행하여 기록관리 인식개선을 위해 지속적인 노력을 해야 한다. 그리고 현실적으로 기록물관리에 어려움을 겪고 있는 처리과에게 실질적인 도움을 주기 위해 보존 인력 지원 등과 같은 방안을 강구하여, 기관 내 기록관의 역할 확대와 위상 제고도 기대할 수 있을 것이다.
또한 보존기간이 만료된 기록물의 평가 · 심의나 내년도 이관대상 목록을 추출하는 등 이관 이후의 원활한 기록관 업무 진행에 도움을 줄 것으로 기대할 수 있다.
기록물관리법에서는 ‘2년을 주기로 정수점검을 실시(종이기록물)’하도록 정하고 있는데, 기록관의 정수점검과 처리과의 보유기록물 전수조사를 함께 실시하여, 미등록 등으로 시스템에 누락된 문서의 목록을 보완하면서 기관 전체 보유기록물 목록을 관리할 수 있다. 또한 처리과 전수조사 진행에 기록관 상시 활용 인력을 파견하여 업무지원을 함으로써 보다 정확한 결과를 기대해 볼 수 있다. 실제로 부산지역의 모 기관은 2012년 처리과 보유기록물 전수조사를 실시하면서 부서 자체 보유문서고 중 규모가 가장 큰 2개 부서를 정하여 기록관 상시 활용 인력 3명을 업무지원토록 하였다.
살펴본 바대로 처리과 개별업무담당자를 대상으로 한 ‘맞춤형 기록관리 교육’은 장기적인 관점으로 인식개선과 자발적 협조를 통한 기록관리 발전을 기대할 수 있으며, 기록관의 처리과에 대한 ‘보조인력 지원’은 단기적인 관점에서 업무의 효율성을 증대하는데 기여할 수 있을 것이다.
이렇게 관리되는 보유기록물 목록을 기준으로 당해연도 이관대상 기록물을 선정하여 시달하고, 다음해 이관대상 비전자 기록물목록은 전자문서시스템이나 자료관시스템을 통해 추출하여 목록에 추가한 후 시달하는 ‘보유목록 확보 ￫ 이관’의 처리 구조로 업무를 수행할 수 있을 것이다.
기관의 기록물관리전문요원을 대상으로 한 인터뷰에서도 나타나듯이 처리과를 대상으로 한 보유기록물 전수조사는 기록관리 업무 중에서도 가장 힘든 일 중 하나이며, 시행에서부터 그 결과까지 많은 어려움이 있는 것을 알 수 있다. 하지만 기관 전체 보유기록물 전수조사는 체계적인 기록물관리를 위해 꼭 필요한 과정이며, 이를 기준으로 대상 기록물을 선정하여 이관하는 절차를 통해 보다 효율적인 기록물관리가 가능할 것이다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
기록물관리는 무엇인가?
공공기록물 관리에 관한 법률에 따른 기록물관리전문요원의 배치가 이루어지면서 기록물관리는 어느 정도 자리를 잡아가고 있으며, 법률에 따른 기록물관리를 이루기 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 기록물관리는 기록물의 생산 분류 정리 이관 수집 평가 폐기 보존 공개 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 이중에서도 기록물 이관은 해당 기록물이 처리과에서 기록관으로 관리주체가 변경되는 최초 단계를 수행하는 중요한 업무라고 할 수 있다.
공공기록물 관리에 관한 법률의 제 3조에서의 기록물의 의미는 무엇인가?
『공공기록물 관리에 관한 법률』 (이하 기록물 관리법) 제3조(정의)에서 기록물은 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서로서 도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물로 정하고 있다. 또한 같은 법에서 ‘기록물관리’는 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수 되는 모든 업무로 정하고 있다.
기록물관리의 업무 중 이관에 대한 정의는 무엇인가?
또한 같은 법에서 ‘기록물관리’는 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수 되는 모든 업무로 정하고 있다. 그중 ‘이관’은 기록물의 관리 주체가 ‘처리과에서 기록관’으로 변화되는 최초의 시점으로, 이관 시 수집된 정보는 이후 처리 과정에 기초가 되기 때문에 구체적인 계획과 함께 신중한 업무추진이 요구되는 단계라고 할 수 있다.
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