지식정보화사회를 넘어 스마트사회로 변화한 지금 국가적 지식자원 확보와 활용을 위하여 지식정보화자원의 중요성이 증대되고 있다. 우리나라는 이미 십수 년 전부터 행정능률 향상 및 대국민 민원서비스 향상 기반을 마련하기 위해 행정정보의 디지털화를 추진하였다. 공공기록물법은 국가기록물 관리체계를 체계적이고 종합적으로 관리하기 위한 중심적인 역할을 하고 있다. 한편 기록관리 패러다임이 보존 중심에서 서비스 중심으로 변화가 되어가고 있기 때문에, 이제는 또 다른 도약을 위한 변화를 요구 받고 있다. 이런 상황에서 기록물 디지털화는 기록관리적 관점과 기록의 활용관점에서 공공표준을 바라볼 필요성이 제기되고 있다. 본 연구는 기록물관리 현장에서 직접 체험하고 있는 디지털화의 문제점을 도출하고 개선 방안을 제시하고자 한다. 공공기관 중요기록물의 디지털화는 ‘중요기록물 DB 구축 사업’이라 명명되고, 이는 실업문제 타개책으로 추진된 정보화근로사업이었기에 일관되고 표준화된 디지털화 표준프로세스가 요구되었다. 하지만 많은 인력과 시간, 그리고 적지 않은 국가예산을 투입함에도 불구하고, 디지털화된 DB를 활용하지 못하고 있는 이유가 어디에 있는지 심도 있게 들여다보았다. 이에 디지털화 프로세스를 심층적으로 분석하고 그 기준이 되는 공공표준을 면밀히 검토한 후, 시사점을 바탕으로 실증적인 개선 방안을 도출하였다. 우선 기록관리 측면의 공신력 있는 디지털화 기록물이 되기 위해서는 실증적이고 현실성 있는 공공표준의 제･개정이 필요하다. 이에 기록의 특성을 반영한 다음과 같은 다섯 가지 조건을 도출하였다. 첫째, 전문성을 근간으로 하는 기록관리 전문직으로 구성된 공공표준의 제·개정이 필요하다. 둘째, 디지털화 작업 시 기록의 품질요건인 기록의 4대 속성 보장을 제시해야 한다. 셋째, 제3의 기관에서 기록물의 특성을 반영한 공신력 있는 품질검사를 해야 한다. 넷째, 품질수준 99.9%를 확보하기 위한 세부적 절차와 방법의 기술이 요구된다. 다섯째, 기록물을 검색·활용하기 위한 도구인 기록관리시스템 전문가의 참여가 필요하다. 다음으로 활용목적의 디지털화는 정보적 가치에 중점을 두고 있다. 이차적 가치인 정보적 가치를 검색하기에는 키워드 검색은 한계가 있다. 따라서 그 한계를 극복하기 위해 두 가지의 개선사항 방향을 도출하였다. 첫째, 서로 상호 참조할 수 있도록 전거레코드(Authority ...
지식정보화사회를 넘어 스마트사회로 변화한 지금 국가적 지식자원 확보와 활용을 위하여 지식정보화자원의 중요성이 증대되고 있다. 우리나라는 이미 십수 년 전부터 행정능률 향상 및 대국민 민원서비스 향상 기반을 마련하기 위해 행정정보의 디지털화를 추진하였다. 공공기록물법은 국가기록물 관리체계를 체계적이고 종합적으로 관리하기 위한 중심적인 역할을 하고 있다. 한편 기록관리 패러다임이 보존 중심에서 서비스 중심으로 변화가 되어가고 있기 때문에, 이제는 또 다른 도약을 위한 변화를 요구 받고 있다. 이런 상황에서 기록물 디지털화는 기록관리적 관점과 기록의 활용관점에서 공공표준을 바라볼 필요성이 제기되고 있다. 본 연구는 기록물관리 현장에서 직접 체험하고 있는 디지털화의 문제점을 도출하고 개선 방안을 제시하고자 한다. 공공기관 중요기록물의 디지털화는 ‘중요기록물 DB 구축 사업’이라 명명되고, 이는 실업문제 타개책으로 추진된 정보화근로사업이었기에 일관되고 표준화된 디지털화 표준프로세스가 요구되었다. 하지만 많은 인력과 시간, 그리고 적지 않은 국가예산을 투입함에도 불구하고, 디지털화된 DB를 활용하지 못하고 있는 이유가 어디에 있는지 심도 있게 들여다보았다. 이에 디지털화 프로세스를 심층적으로 분석하고 그 기준이 되는 공공표준을 면밀히 검토한 후, 시사점을 바탕으로 실증적인 개선 방안을 도출하였다. 우선 기록관리 측면의 공신력 있는 디지털화 기록물이 되기 위해서는 실증적이고 현실성 있는 공공표준의 제･개정이 필요하다. 이에 기록의 특성을 반영한 다음과 같은 다섯 가지 조건을 도출하였다. 첫째, 전문성을 근간으로 하는 기록관리 전문직으로 구성된 공공표준의 제·개정이 필요하다. 둘째, 디지털화 작업 시 기록의 품질요건인 기록의 4대 속성 보장을 제시해야 한다. 셋째, 제3의 기관에서 기록물의 특성을 반영한 공신력 있는 품질검사를 해야 한다. 넷째, 품질수준 99.9%를 확보하기 위한 세부적 절차와 방법의 기술이 요구된다. 다섯째, 기록물을 검색·활용하기 위한 도구인 기록관리시스템 전문가의 참여가 필요하다. 다음으로 활용목적의 디지털화는 정보적 가치에 중점을 두고 있다. 이차적 가치인 정보적 가치를 검색하기에는 키워드 검색은 한계가 있다. 따라서 그 한계를 극복하기 위해 두 가지의 개선사항 방향을 도출하였다. 첫째, 서로 상호 참조할 수 있도록 전거레코드(Authority record)화식 관리가 필요하다. 이를 위해 다양한 키워드와 접근점, 그리고 하드웨어 및 소프트웨어적인 지원이 요구된다. 둘째, 검색어의 정확성을 위해 시소러스(Thesaurus)를 이용한 키워드화가 필요하다. 그리고 다차원적인 활용을 위해 특정 키워드에는 특정한 키워드가 종속되어야 하고, 기록물 종류별 키워드 확보가 요구된다. 본 연구가 주는 시사점은 중요기록물 디지털화의 기록관리 측면에 대한 새로운 관점이다. ‘중요기록물 DB 구축 사업’은 기록물관리 전문직의 업무적·시간적 한계와 사업예산을 적절하게 확보하지 못해 공공근로성 사업의 한계를 알고 있으면서도 그 틀에서 벗어나지 못했다. 우리는 지금 또 다른 도약을 위한 변화를 요구받고 있다. 또한 한 차원 더 발전하기 위해 시급한 개선이 요구되고 있다. 이러한 관리를 위해서는 많은 시간과 비용이 소요될 것이다. 그럼에도 불구하고 전문성을 근간으로 하는 다양한 기록관리적 관점에서의 연구와 국가표준 및 공공표준의 체계화, 어려운 일이지만 이제는 시작해야 할 일이다. 우리의 이러한 노력들이 우리 생활 속에 들어와 있는 도서관, 박물관, 미술관 등과 더불어 기록관리 패러다임의 변화 속에 기록관의 문화적, 사회적 역할과 다각적인 활용이 가능해질 것이다. 또한 다양한 공공데이터 연계 협력을 통한 디지털 문화자원의 통합 서비스 제공과 기관 간 연계를 통해 문화데이터를 구축하고, 누구나 활용할 수 있도록 공공데이터 융·복합 체계 구축이 이루어질 것이다. 본 연구가 공공기관 중요기록물의 디지털화 프로세스 개선과 나아가 미래지향적 기록물관리시스템 발전을 위한 논의에 작은 계기가 되었으면 하는 바람이다.
지식정보화사회를 넘어 스마트사회로 변화한 지금 국가적 지식자원 확보와 활용을 위하여 지식정보화자원의 중요성이 증대되고 있다. 우리나라는 이미 십수 년 전부터 행정능률 향상 및 대국민 민원서비스 향상 기반을 마련하기 위해 행정정보의 디지털화를 추진하였다. 공공기록물법은 국가기록물 관리체계를 체계적이고 종합적으로 관리하기 위한 중심적인 역할을 하고 있다. 한편 기록관리 패러다임이 보존 중심에서 서비스 중심으로 변화가 되어가고 있기 때문에, 이제는 또 다른 도약을 위한 변화를 요구 받고 있다. 이런 상황에서 기록물 디지털화는 기록관리적 관점과 기록의 활용관점에서 공공표준을 바라볼 필요성이 제기되고 있다. 본 연구는 기록물관리 현장에서 직접 체험하고 있는 디지털화의 문제점을 도출하고 개선 방안을 제시하고자 한다. 공공기관 중요기록물의 디지털화는 ‘중요기록물 DB 구축 사업’이라 명명되고, 이는 실업문제 타개책으로 추진된 정보화근로사업이었기에 일관되고 표준화된 디지털화 표준프로세스가 요구되었다. 하지만 많은 인력과 시간, 그리고 적지 않은 국가예산을 투입함에도 불구하고, 디지털화된 DB를 활용하지 못하고 있는 이유가 어디에 있는지 심도 있게 들여다보았다. 이에 디지털화 프로세스를 심층적으로 분석하고 그 기준이 되는 공공표준을 면밀히 검토한 후, 시사점을 바탕으로 실증적인 개선 방안을 도출하였다. 우선 기록관리 측면의 공신력 있는 디지털화 기록물이 되기 위해서는 실증적이고 현실성 있는 공공표준의 제･개정이 필요하다. 이에 기록의 특성을 반영한 다음과 같은 다섯 가지 조건을 도출하였다. 첫째, 전문성을 근간으로 하는 기록관리 전문직으로 구성된 공공표준의 제·개정이 필요하다. 둘째, 디지털화 작업 시 기록의 품질요건인 기록의 4대 속성 보장을 제시해야 한다. 셋째, 제3의 기관에서 기록물의 특성을 반영한 공신력 있는 품질검사를 해야 한다. 넷째, 품질수준 99.9%를 확보하기 위한 세부적 절차와 방법의 기술이 요구된다. 다섯째, 기록물을 검색·활용하기 위한 도구인 기록관리시스템 전문가의 참여가 필요하다. 다음으로 활용목적의 디지털화는 정보적 가치에 중점을 두고 있다. 이차적 가치인 정보적 가치를 검색하기에는 키워드 검색은 한계가 있다. 따라서 그 한계를 극복하기 위해 두 가지의 개선사항 방향을 도출하였다. 첫째, 서로 상호 참조할 수 있도록 전거레코드(Authority record)화식 관리가 필요하다. 이를 위해 다양한 키워드와 접근점, 그리고 하드웨어 및 소프트웨어적인 지원이 요구된다. 둘째, 검색어의 정확성을 위해 시소러스(Thesaurus)를 이용한 키워드화가 필요하다. 그리고 다차원적인 활용을 위해 특정 키워드에는 특정한 키워드가 종속되어야 하고, 기록물 종류별 키워드 확보가 요구된다. 본 연구가 주는 시사점은 중요기록물 디지털화의 기록관리 측면에 대한 새로운 관점이다. ‘중요기록물 DB 구축 사업’은 기록물관리 전문직의 업무적·시간적 한계와 사업예산을 적절하게 확보하지 못해 공공근로성 사업의 한계를 알고 있으면서도 그 틀에서 벗어나지 못했다. 우리는 지금 또 다른 도약을 위한 변화를 요구받고 있다. 또한 한 차원 더 발전하기 위해 시급한 개선이 요구되고 있다. 이러한 관리를 위해서는 많은 시간과 비용이 소요될 것이다. 그럼에도 불구하고 전문성을 근간으로 하는 다양한 기록관리적 관점에서의 연구와 국가표준 및 공공표준의 체계화, 어려운 일이지만 이제는 시작해야 할 일이다. 우리의 이러한 노력들이 우리 생활 속에 들어와 있는 도서관, 박물관, 미술관 등과 더불어 기록관리 패러다임의 변화 속에 기록관의 문화적, 사회적 역할과 다각적인 활용이 가능해질 것이다. 또한 다양한 공공데이터 연계 협력을 통한 디지털 문화자원의 통합 서비스 제공과 기관 간 연계를 통해 문화데이터를 구축하고, 누구나 활용할 수 있도록 공공데이터 융·복합 체계 구축이 이루어질 것이다. 본 연구가 공공기관 중요기록물의 디지털화 프로세스 개선과 나아가 미래지향적 기록물관리시스템 발전을 위한 논의에 작은 계기가 되었으면 하는 바람이다.
In the present smart society, which passed beyond the knowledge information-oriented society, the importance of knowledge information- oriented resources for securing and utilizing national information resources is being expanded. Korea has already promoted the digitalization of administrative infor...
In the present smart society, which passed beyond the knowledge information-oriented society, the importance of knowledge information- oriented resources for securing and utilizing national information resources is being expanded. Korea has already promoted the digitalization of administrative information since over 10 years ago to prepare a basis to develop administrative efficiency and public civil appeal services. The public records management act is accomplishing its central role in systematically managing the aggregative management structure of national records. However, a change to another advancement is demanded as the records management paradigm is shifting from preservation-centered to service-centered systems. In such situations, a need to view the public standard in the viewpoint of records management and the viewpoint of records utilizing is being raised. This research was devised to derive the problems of digitalization experienced in the field of records management and propose a plan for improvement. The digitalization of crucial records in public institutions are titled ‘project of crucial record DB development’, and for the project was a internationalization project promoted as a countermeasure for unemployment issues, a steady, standardized criteria process was demanded. However, despite the investment of much work forces, time and a considerable portion of the national budget, the digitalized DB is not is usage, and this research studies the reason why. After analyzing the digitalization process and reviewing the public criteria which is its standards, this study draws a improvement plan based on the implication. For the development of a digitalized records that has public confidence in the viewpoint of records management, the empirical, realistic revision of the public criteria is preferentially demanded. Hence five conditions are derived reflecting the properties of records as below. The first is the revision of the public criteria constructed with record management professions. The second is proposing the guarantee of the four properties of records, which is the qualify requirements in the digitalization task. The third is to execute a publically confident quality test which reflects the properties of records in a third organization. The fourth is the demand for a specific process and method technology to secure the 99.9% quality standards. Lastly, the participation of a professional in records management systems as the tool to retrieve and utilize records is needed. The digitalization of practical purpose puts the informational values as its core. To search the informational values, which is the secondary values, through keyword searching has much limits. Therefore, two improvement directions are derived to overcome such limits. First, the management of Authority records are needed for mutual reference. For such to be executed, support in hardware and software as well as various keywords and access points are demanded. The second is to make keywords through the usage of thesauruses for the accuracy of the search word. Also, in a specific keyword, particular keywords must be subordinated, and the secure of keywords according to the types of records is needed. The implication that this research gives is a new viewpoint on the records management side of crucial records digitalization. ‘project of crucial record DB development’ does notice the limit of public works for it did not accordingly ensure the budget and had difficulties with records management professionals’ limits in work and time, however, it could not escape its boundaries. We are currently demanded a change for another advancement. An urgent improvement for further development is needed. For such management, much time and cost will be required. Despite such difficulties, the systemization of public criteria and various professional researches in the viewpoint of records management must be started immediately. Such efforts will ensure the cultural, social role and diverse application of many libraries, museums as well as archives in the changing records management paradigm. Also, the establishment of cultural data through the catenation of organizations, the building of integrated public data systems to let any individual use it, and the providing of a digital cultural resource united service through the public data cooperation will be achieved. The writer hopes that the research could become a trigger in the debate for the advancement of the digitalization process and the future records management system.
In the present smart society, which passed beyond the knowledge information-oriented society, the importance of knowledge information- oriented resources for securing and utilizing national information resources is being expanded. Korea has already promoted the digitalization of administrative information since over 10 years ago to prepare a basis to develop administrative efficiency and public civil appeal services. The public records management act is accomplishing its central role in systematically managing the aggregative management structure of national records. However, a change to another advancement is demanded as the records management paradigm is shifting from preservation-centered to service-centered systems. In such situations, a need to view the public standard in the viewpoint of records management and the viewpoint of records utilizing is being raised. This research was devised to derive the problems of digitalization experienced in the field of records management and propose a plan for improvement. The digitalization of crucial records in public institutions are titled ‘project of crucial record DB development’, and for the project was a internationalization project promoted as a countermeasure for unemployment issues, a steady, standardized criteria process was demanded. However, despite the investment of much work forces, time and a considerable portion of the national budget, the digitalized DB is not is usage, and this research studies the reason why. After analyzing the digitalization process and reviewing the public criteria which is its standards, this study draws a improvement plan based on the implication. For the development of a digitalized records that has public confidence in the viewpoint of records management, the empirical, realistic revision of the public criteria is preferentially demanded. Hence five conditions are derived reflecting the properties of records as below. The first is the revision of the public criteria constructed with record management professions. The second is proposing the guarantee of the four properties of records, which is the qualify requirements in the digitalization task. The third is to execute a publically confident quality test which reflects the properties of records in a third organization. The fourth is the demand for a specific process and method technology to secure the 99.9% quality standards. Lastly, the participation of a professional in records management systems as the tool to retrieve and utilize records is needed. The digitalization of practical purpose puts the informational values as its core. To search the informational values, which is the secondary values, through keyword searching has much limits. Therefore, two improvement directions are derived to overcome such limits. First, the management of Authority records are needed for mutual reference. For such to be executed, support in hardware and software as well as various keywords and access points are demanded. The second is to make keywords through the usage of thesauruses for the accuracy of the search word. Also, in a specific keyword, particular keywords must be subordinated, and the secure of keywords according to the types of records is needed. The implication that this research gives is a new viewpoint on the records management side of crucial records digitalization. ‘project of crucial record DB development’ does notice the limit of public works for it did not accordingly ensure the budget and had difficulties with records management professionals’ limits in work and time, however, it could not escape its boundaries. We are currently demanded a change for another advancement. An urgent improvement for further development is needed. For such management, much time and cost will be required. Despite such difficulties, the systemization of public criteria and various professional researches in the viewpoint of records management must be started immediately. Such efforts will ensure the cultural, social role and diverse application of many libraries, museums as well as archives in the changing records management paradigm. Also, the establishment of cultural data through the catenation of organizations, the building of integrated public data systems to let any individual use it, and the providing of a digital cultural resource united service through the public data cooperation will be achieved. The writer hopes that the research could become a trigger in the debate for the advancement of the digitalization process and the future records management system.
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