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문제 정의
- 또한 기술 및 공법과 관련한 각종 동영상 자료를 디지털화 하여 언제 어디서나 관련 기술정보를 참조할 수 있도록 하였다. 또한 각종 기술관련 자료를 전자화일화 하여 활용할 수 있도록 하였다.
- 회사의 기술력을 향상하기 위한 방안으로 구축된 기술정보시스템(TIMS)의 인지도 및 홍보부족으로 사내에 축적된 각종 기술 자료의 활용도가 미흡하고 이용자의 요구에 맞는 기술정보의 수요 파악이 부족한 상황이다. 또한 한정된 기술정보DB를 축적, 운영하고 있는 관계로 이용자 중심의 체계적인 기술정보 지원 프로세스 개선을 통해 기술 자료의 활용성을 증대하고 회사 기술력의 향상을 지원할 수 있는 기술정보시스템의 역할 강화를 위해 선정하였다.
- 본 연구에서는 건설회사의 기술정보시스템의 활용도를 높이기 위한 방안을 6시그마 방법론을 활용하여 개선방안을 도출하였으며, 실제 업무에 적용한 사례에 대한 경험적인 연구이다. 연구에 적용된 방법은 6시그마 기법 중에서 DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) 방법론을 활용하였다.
- 이와 같은 배경 하에 본 연구에서는 건설회사의 측면에서 건설 프로세스 상에서 발생하는 각종 건설 기술정보를 축적하고 관리하는 건설기술정보시스템의 활용을 증대하기 위하여 A건설회사에서 전사적인 경영혁신 차원에서 진행되고 있는 6시그마 경영의 DMAIC방법론을 이용하여 시스템의 활용도를 높이기 위한 방안을 도출하는 것을 본 연구의 목적으로 한다.
제안 방법
- 1) 문헌고찰을 통해 건설기술정보와 6시그마 경영과 관련된 이론적인 측면과 선행연구에 대한 고찰을 실시한다.
- 2) A건설회사에서 기 구축되어 활용되고 있는 건설기술정보시스템에 대한 기능을 알아본다.
- 3) DMAIC방법론을 활용하여 건설회사의 기술정보시스템의 활용도를 높이기 위한 방안을 각 단계별로 도출한다.
- CTQ Y에 영향을 미치는 잠재원인 인자를 도출하기 위하여 특성요인도를 활용하여 기술정보의 조회수에 영향을 미치는 인자들을 환경, 프로세스, 사람, 시스템측면에서 분석하였다. 잠재인자 도출을 위한 특성요인도는 그림6과 같다.
- 고객에 대한 VOC를 통해 기술정보서비스, 화면구성, 제공컨텐츠, 자료의 검색, 기능개선, 홍보 및 교육으로 크게 그룹핑할 수 있다. VOC를 통한 CTQ의 중요성을 파악하기 위해 기술정보를 관리하는 전문 인력과 실무부서 인력을 대상으로 X-Y Matrix방법을 이용하여 표 3와 같이 CTQ Y를 도출하였다. 각 항목별로 가중치를 산정하고 잠재 CTQ Y들에 대한 점수를 부여한 후 총계가 가장 높은 Y를 선정하였으며, 당 프로젝트에서는 기술정보시스템의 활용율 제고에 대한 척도로 조회 수를 선정하였다.
- Vital Few X의 최적화를 위해 현재의 상황에 대한 대안으로 To-Be프로세스를 작성하여 현재와 향후와의 비교분석을 통한 개선안을 구체화 하였다. 그림13은 이용자의 기술정보 활용도 분석 프로세스 부재에 대한 개선안 구체화의 사례를 보여 주고 있다.
- VOC를 통한 CTQ의 중요성을 파악하기 위해 기술정보를 관리하는 전문 인력과 실무부서 인력을 대상으로 X-Y Matrix방법을 이용하여 표 3와 같이 CTQ Y를 도출하였다. 각 항목별로 가중치를 산정하고 잠재 CTQ Y들에 대한 점수를 부여한 후 총계가 가장 높은 Y를 선정하였으며, 당 프로젝트에서는 기술정보시스템의 활용율 제고에 대한 척도로 조회 수를 선정하였다.
- 과제의 목표로 기술정보지원 프로세스 개선을 통한 기술정보시스템의 활용율을 제고하는 것으로 정의하고, 관리지표로 기술정보시스템의 조회수를 50% 향상시키는 것을 지표로 설정하였다.
- 도출된 각각의 특성 요인들에 대해 일정조건으로 고정되어 있는 입력변수인 상수(C)와 제어하기 어려운 변수인 잡음인자(N), 제어가 가능한 변수인 제어인자(X)로 각각의 요인들을 분류하였다.
- 6시그마 경영의 특징은 첫째로, 통계 데이터에 근거한 철저한 분석을 하게 된다. 둘째로, 고객만족에 초점을 두고 있으며, 셋째로, 프로세스중심으로 Y=f(X1, X2,, ..., Xn) 함수의 관계를 통해 독립적인 변수 Xn의 원인에 의해 종속적인 결과 Y에 미치는 영향을 분석하게 된다. 다음으로 6시그마 경영의 성과는 재무성과로 연결되며 전문 인력이 주도하고 하향식(Top-Down)방법으로 전개된다.
- 준공된 프로젝트의 공사기록 자료를 수집하여 DB화 하여 과거의 유사 실적자료를 검색, 조회하여 필요시 활용할 수 있는 기능이 있으며, 도면 자료도 검색이 가능하다. 또한 기술 및 공법과 관련한 각종 동영상 자료를 디지털화 하여 언제 어디서나 관련 기술정보를 참조할 수 있도록 하였다. 또한 각종 기술관련 자료를 전자화일화 하여 활용할 수 있도록 하였다.
- 기술정보를 필요로 하는 사람들에게 언제, 어디서나, 누구에게나 필요한 자료나 정보를 제공하는 것이 당 시스템의 기본적인 개념이다. 또한 현재 일반적인 각종 자료 관리의 추세인 디지털 도서관의 개념을 적용하여 디지털 정보서비스 센타로서의 역할과 기술관련 자료 및 정보포탈로서의 역할을 고려하였다.
- 본 연구에서는 각각의 잠재원인 변수들의 CTQ Y에 영향을 미치는 상호 관련성여부의 검증을 위하여 정성적인 분석 방법으로 본사 및 현장의 인원을 대상으로 설문조사와 기술정보를 관리하는 인력에 대한 FGI(Focus Group Interview)를 통한 의견수렴, 벤치마킹 등의 방법을 활용하였다.
- 선행연구에 대한 고찰을 위하여 건설 산업에 6시그마 경영기법을 적용한 사례와 건설 기술정보관리와 관련된 내용을 중심으로 기존 연구를 고찰하였다.
- 수립된 가설에 근거하여 Vital Few X's의 확인에 필요한 X와 Y의 데이터 수집계획을 세우고 데이터의 수집활동을 시작한다.
- 핵심원인변수에 대한 대안 창출을 위하여 기술정보를 전문으로 관리하는 인력을 대상으로 브레인스토밍 방법으로 각각의 X인자들에 대한 개선 방안을 수집하였다. 수집된 개선 아이디어들에 대하여 장애요인(Show Stopper)의 제거와 조직의 적합성을 검토하여 Vital Few X들에 대한 대안을 선정하였으며 선정된 결과는 다음 그림 12와 같다.
- 우선 기술정보시스템을 주로 활용하는 주요고객인 기술과 영업 관련 부서와 현장인원과의 인터뷰를 통한 VOC(Voice of Customer)를 실시하여 그림5와 같이 K-J Mapping 방법으로 VOC를 그룹핑하고 각 그룹간의 연관관계를 표시하였다.
- 위와 같은 잠재원인 변수들에 대한 설문조사 및 벤치마킹 등의 방법을 통한 검증을 통해 5가지의 잠재원인 변수를 핵심요인 변수로 채택하였다.
- 개선활동의 결과가 장기적으로 지속되기 위해서는 개선 해법이 프로세스의 운영시스템에 확고히 반영되어 관리되어야 한다. 이를 위해 기술정보관리에 대한 관리계획서를 작성하였으며 본 프로세스에 의거하여 정기적으로 프로세스의 모니터링을 실시한다.
- 잠재 원인변수(X's)가 Y의 변동에 미치는 영향을 분석하기 위하여 적절한 가설을 수립하고 검증 방법을 결정한다.
- 핵심원인변수에 대한 대안 창출을 위하여 기술정보를 전문으로 관리하는 인력을 대상으로 브레인스토밍 방법으로 각각의 X인자들에 대한 개선 방안을 수집하였다. 수집된 개선 아이디어들에 대하여 장애요인(Show Stopper)의 제거와 조직의 적합성을 검토하여 Vital Few X들에 대한 대안을 선정하였으며 선정된 결과는 다음 그림 12와 같다.
대상 데이터
- 기술정보 데이터베이스에는 준공 현장 공사기록DB, 도면 마이크로필름DB, 기술자료DB, 기술 및 공법 동영상DB, 연구성과 DB, 정기간행물 목차 DB등으로 구성되어 있다.
- 기술정보 활용지원 및 기술정보시스템의 만족도에 대한 조사를 위하여 본사 및 현장인원에 대한 설문지를 작성하여 데이터를 취합, 분석하였으며 총 51명의 인원이 참여하였다.
- 핵심품질특성인 CTQ와 Y의 관계를 규명하여 프로젝트의 CTQ를 가장 잘 대변할 수 있는 프로젝트의 Y를 선정한다. Y란 제품이나 프로세스의 성과가 프로젝트의 CTQ를 얼마나 잘 만족시키는가를 나타내는 측정 가능한 구체적인 지표이다.
이론/모형
- 건설회사의 기술력 향상을 위하여 개발된 기술정보시스템의 활용도를 제고하기 위한 방안을 6시그마의 DMAIC방법론을 적용하여 도출하였다. 본 연구의 과정을 통해 도출된 결론은 다음과 같다.
- 여러 문제 중에서 가장 큰 문제에 집중하고 이 문제를 야기하는 수많은 원인 중에 핵심원인변수(Vital Few X's)를 추출하여 해결하는 것이다. 연구개발 분야에는 DMADOV(Define, Measure, Analyse, Design, Optimize, Verify) 방법론을 사용한다. DMADOV는 DFSS(Design For Six Sigma)라고도 하며 고객의 기대를 능가하는 절차를 설계하기 위한 접근방법으로 오류와 결함방지에 중점을 두며, 새로운 제품이나 절차개발, 기존제품이나 절차의 재설계시 사용된다.
- 본 연구에서는 건설회사의 기술정보시스템의 활용도를 높이기 위한 방안을 6시그마 방법론을 활용하여 개선방안을 도출하였으며, 실제 업무에 적용한 사례에 대한 경험적인 연구이다. 연구에 적용된 방법은 6시그마 기법 중에서 DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) 방법론을 활용하였다. DMAIC방법론은 기존에 존재하는 제품이나 절차를 개선할 때 사용하는 방법이다.
- 특성요인도에서 확인된 잠재원인변수 중에서 어떠한 잠재원인들이 CTQ Y에 가장 많은 영향을 미치는지를 알아보기 위해 잠재원인 X인자에 대하여 X-Y Matrix 방법을 활용하여 우선순위를 결정하였으며, 분석된 결과는 표4와과 같다.
성능/효과
- 90%이상의 응답자가 기술정보의 활용도 분석 프로세스가 부재가 조회율에 영향을 미친다고 답변하였으며 기술정보 활용도 분석의 필요성 및 중요성에 대해 인식하고 있다.
- 먼저 건설기술정보는 다음과 같은 특성이 있음을 알 수 있다. 첫째, 건설 기술정보는 프로젝트의 실적자료의 성격을 갖고 있다. 둘째, 지식경영의 관점에서 기술자료는 대표적인 형식지이며 조직지로 볼 수 있으므로, 건설 기술정보의 관리는 지식경영을 위한 기본적인 관리활동으로 볼 수 있다.
- 6시그마 경영은 통계적 품질관리를 기반으로 하여 각종 경영혁신 운동의 정신과 기법이 접목되어 만들어졌다. 통계적 품질관리, 현장의 무결함운동, 프로세스혁신(BPR), 고객만족(CS), 지식경영등 기존의 혁신활동이 모두 6시그마경영으로 통합되었다. 전통적인 품질관리는 생산현장에서 불량을 최소화하는데 초점을 맞춘 반면, 6시그마 경영의 가장 큰 특징은 회사 내 전 부문에서 불량을 발생시키는 원인을 근본적으로 제거하는 것이다.
후속연구
- 셋째, 건설 기술정보는 대부분 자료의 형태로 구성되므로 일반적인 문헌정보측면의 자료관리가 필요하며 축적된 자료의 활용성을 높이기 위한 디지털도서관의 구축 작업이 필요하다. 넷째로 건설 업무 단계별로 수많은 자료들이 발생하므로 이의 수집에 어려움이 있어 체계적이고 절차적인 수집 프로세스가 필요하다. 또한, 건설 기술정보는 다양한 형식과 다양한 저장매체, 전산포맷으로 구성되는 특성을 가지므로 자료 및 정보의 수집과 활용을 위해서는 표준화가 필수적이다.
- 응답자의 86% 이상이 기술정보 컨텐츠의 확충에 대한 중요성을 인식하고 있으며 현재 운영 중인 서비스에 대해서도 대체로 만족하고 있는 것으로 판단된다. 다만 향후 기술정보 활용도 분석과 수요조사를 통해 보다 다양한 분야의 기술정보 컨텐츠를 지속적으로 개발, 확충하여 서비스의 범위를 확대해 나갈 필요성이 있다.
- 건설기술정보시스템의 활용도를 높이기 위해서는 고객만족을 위한 이용자에 대한 기술정보 활용도 분석에 대한 프로세스가 필요하다. 둘째로, 정기적인 기술정보 수요조사가 필요하며, 개인별 맞춤정보서비스를 통한 필요 정보를 적시에 제공할 필요가 있다. 또한 지속적인 교육과 홍보를 통하여 이용율을 제고해야 하며, 이와 더불어 건설 업무단계별로 발생하는 각종 기술정보의 축적과 분석, 가공을 통한 다양한 컨텐츠의 확충이 필요하다.
- 또한 6시그마의 각 단계별 기법들을 건설 산업에 적합한 수정과 보완의 과정을 통해 건설 산업에 적용 가능한 6시그마 방법론의 개발이 요구된다. 또한 향후 실무적 차원에서 건설기술정보의 분류와 구성방식에 대한 심도있는 내용의 연구에 대한 보완이 필요하다.
- 수집된 자료의 활용성을 높이기 위해서는 정보서비스 센터와 같은 물리적인 보관 장소와 더불어 디지털 도서관형태의 온라인 서비스를 수행할 수 있는 기술정보시스템의 구축이 필요하다. 마지막으로 수집된 자료의 가치평가와 분석 및 가공을 통한 각종 기술 정보 데이타베이스의 구축이 필요하며, 정기적인 사용자에 대한 정보수요 조사를 통하여 보관 및 활용성이 높은 자료의 선정 작업이 필요하다.
- 둘째, 지식경영의 관점에서 기술자료는 대표적인 형식지이며 조직지로 볼 수 있으므로, 건설 기술정보의 관리는 지식경영을 위한 기본적인 관리활동으로 볼 수 있다. 셋째, 건설 기술정보는 대부분 자료의 형태로 구성되므로 일반적인 문헌정보측면의 자료관리가 필요하며 축적된 자료의 활용성을 높이기 위한 디지털도서관의 구축 작업이 필요하다. 넷째로 건설 업무 단계별로 수많은 자료들이 발생하므로 이의 수집에 어려움이 있어 체계적이고 절차적인 수집 프로세스가 필요하다.
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