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문제 정의
- 본 연구는 우리나라 정부출연연구기관에서 생산되는 연구기록물을 효율적으로 관리하기 위한 생산과 수집 관점에서 개선방안을 제시하고자 하였다. 이를 위해서 영국의 정보시스템 합동 위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회 (CARL)보고서를 분석하였다.
- 본 연구는 정부출연연구기관의 연구기록물관리의 첫 단계인 수집에서부터 효율적 관리를 위한 방안을 모색하는 것에 목적을 두었다. 이를 위해서 영국 정보시스템 합동위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회(CARL)보고서를 분석하였다.
- 본 연구에서는 정부출연연구기관 연구기록물 관리의 개선방안에 대한 현황조사 및 요구를 파악하고자 정부출연연구기관에 근무하고 있는 담당사서를 대상으로 설문조사와 전화조사를 실시하였다. 설문대상 선정은 정부출연연구기관 등의 설립 · 운영 · 육성에 관하여 통일 적인 기준을 정한 법률 정부출연연구기관 등의 설립 · 운영 및 육성에 관한 법률(제정, 1999.
- 이와 함께 49개 정부출연연구기관의 사서들을 대상으로 이메일을 통한 설문조사 및 전화 면담조사를 실시하였다. 이를 통해 정부출현연구기관의 연구기록물 생산과 입수 관점에서의 관리현황과 이에 대한 개선방안을 제시하고자 하였다.
- 균형있는 연구기록물 관리를 위해서 과학기술분야 뿐만 아니라 인문사회분야 연구기관의 연구기록물 관리 현황파악이 이루어져야 하고, 연구기록물 관리의 핵심이라 할 수 있는 수집현황에 관하여 연구될 필요가 있다. 이에 본 연구의 목적은 정부출연연구기관인 과학기술연구회 연구기관과 경제․인문사회연구회 연구기관을 대상으로 연구기록물의 수집에서 관리까지의 현황을 파악하고, 연구기록물을 효율적으로 수집하여 관리할 수 있는 수집 중심의 개선방안을 제시하는 것이다.
제안 방법
- 그 결과 과학기술연구회 연구기관은 26개 기관 중에서 20개 기관이 응답하였으며, 경제 · 인문사회연구회 연구기관은 23개 기관 모두 응답하여 총 43부 설문지를 분석하여 크게 여덟 가지로 나누어 제시하였다.
- 넷째, 정부출연연구기관에 연구기록물 관리 담당부서를 알아보았다. <표 6>에서 살펴본 바와 같이, 연구기록물 관리부서가 있다고 응답한 연구기관은 총 43개 기관 중 33개 기관(76.
- 다섯째, 에서 살펴볼 수 있는 바와 같이 정부출연연구기관에 연구기록물 관리 수집 현황과 이용현황을 알아보았다.
- 호주의 멜버른 대학교에서는 덧붙여 참여 연구진 정보사항도 연구기록물에 포함된다고 하였다. 둘째, 국외 연구기관의 연구기록물 관리담당자의 책임과 권한에 대해서 분석하였다. 영국의 JISC와 호주의 멜버른 대학교의 자료에서 연구 기록물 관리담당자 및 연구책임자와 연구원의 역할을 각각 명시하였다.
- 둘째, 정부출연연구기관에 연구기록물 관리 규정에 대한 존재 여부를 알아보았다. <표 5>에서 살펴볼 수 있는 바와 같이 별도의 규정이 있다고 응답한 연구기관은 총 43개 기관 중 18개 기관(41.
- 또한 연구데이터 관리 사례로는 캐나다 연구도서관협회(Canadian Association of Research Libraries, CARL)보고서를 토대로 분석하였다. 본 보고서에 제시한 바와 같이 국가별로 영국, 호주 그리고 미국의 연구데이터 관리를 위한 단체 활동 및 제안사항을 분석하였다.
- 본 연구의 사례조사를 위해서 국외 연구기록물 관리를 위한 지침과 연구데이터 관리 활동들을 조사하였다. 영국 정보시스템 합동위원회(Joint Information Systems Committee, JISC) 의 연구기록물 관리를 위한 기록물관리 지침, 호주의 멜버른 대학교의 연구데이터와 연구기록물 관리를 위한 정책을 비교․분석하였다.
- 영국의 JISC와 호주의 멜버른 대학교의 자료에서 연구 기록물 관리담당자 및 연구책임자와 연구원의 역할을 각각 명시하였다. 셋째, 연구기관의 전자기록물관리에 대해서 알아보았다. JISC와 멜버른 대학교에서는 전자기록물 관리 정책으로써 원본과 복사본을 함께 보관하도록 하였으며, 전자기록물은 패스워드 및 전자 보안조치를 수행하도록 되어있다.
- 정부출연연구기관 연구기록물은 정부로부터 출연금을 지원받아 비영리로 운영되는 기관에서 생성되는 연구내용이기 때문에 국가의 재산이자 공공의 재산이다. 앞서 조사를 통해서 정부출연기관의 연구기록물 담당사서를 대상으로 수집현황을 알아보았다. 연구기록물을 기획단계, 협약단계, 수행단계, 종료단계를 구분하여 조사하였다.
- 여덟째, 기관의 연구기록물 관리 개선방안을 알아보기 위해 5가지 항목을 나누어 우선순위를 조사하여 와 같이 제시하였다.
- 여섯째, 정부출연연구기관의 연구기록물 관리 수집에 대한 필요성을 알아보았다. 연구기록 물이 수집되어야 한다고 응답한 연구기관은 총 43개 기관 중 30개 기관(69.
- 앞서 조사를 통해서 정부출연기관의 연구기록물 담당사서를 대상으로 수집현황을 알아보았다. 연구기록물을 기획단계, 협약단계, 수행단계, 종료단계를 구분하여 조사하였다. 조사한 결과, 종료단계의 기록물 수집만이 90%를 넘었고, 나머지 기록물들은 수집이 제대로 이루어지지 않고 있었다.
- 본 연구의 사례조사를 위해서 국외 연구기록물 관리를 위한 지침과 연구데이터 관리 활동들을 조사하였다. 영국 정보시스템 합동위원회(Joint Information Systems Committee, JISC) 의 연구기록물 관리를 위한 기록물관리 지침, 호주의 멜버른 대학교의 연구데이터와 연구기록물 관리를 위한 정책을 비교․분석하였다. 또한 연구데이터 관리 사례로는 캐나다 연구도서관협회(Canadian Association of Research Libraries, CARL)보고서를 토대로 분석하였다.
- 이를 위해서 영국의 정보시스템 합동 위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회 (CARL)보고서를 분석하였다. 이와 함께 49개 정부출연연구기관의 사서들을 대상으로 이메일을 통한 설문조사 및 전화 면담조사를 실시하였다. 이를 통해 정부출현연구기관의 연구기록물 생산과 입수 관점에서의 관리현황과 이에 대한 개선방안을 제시하고자 하였다.
- 정부출연연구기관 연구기록물의 효율적 관리를 위한 방안을 수집과 관리 부문으로 구분하여 제안하였다. 먼저 연구기록물 수집에 대한 개선방안으로 수집 제도 개선을 위하여 연구기록물 제출을 의무화하는 것이 필요하다.
- 정부출연연구기관 중에 연구분야 및 연구회에 따라 연구기록물 관리의 개선방안에 대한 현황조사 및 요구를 파악하고자 정부출연연구기관 담당사서를 대상으로 설문조사와 전화조사를 실시하였다. 그 결과 과학기술연구회 연구기관은 26개 기관 중에서 20개 기관이 응답하였으며, 경제 · 인문사회연구회 연구기관은 23개 기관 모두 응답하여 총 43부 설문지를 분석하여 크게 여덟 가지로 나누어 제시하였다.
- 첫째, 국외 연구기관의 연구기록물 정책에서 명시하고 있는 연구기록물의 정의를 살펴보았다. 영국의 JISC와 호주의 멜버른 대학교에서는 공통적으로 연구기록물을 연구과정에서 발생하는 모든 기록물이라고 정의하였다.
- 과학기술연구회 연구기관은 세미나 및 심포지엄 등의 팸플릿 자료를 제외하면 경제․인문사회연구회 연구기관보다 수집 현황이 좋은 것으로 나타났다. 총 20종의 주요 연구기록물을 대상으로 기획단계(3종), 협약단계(2종), 수행단계(11종), 종료단계(4종)로 구분하여 수집 및 이용 현황을 조사하였다. 그 결과, 과학기술연구회 연구기관들은 종료단계의 연구논문과 최종보고서의 수집률이 각각 30.
대상 데이터
- 이를 위해서 영국 정보시스템 합동위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회(CARL)보고서를 분석하였다. 그리고 과학기술연구회 연구기관과 기초기술연구회 소속 13개 기관과 산업기술연구회 소속 13개 기관, 경제․인문사회연구회 소속 23개 기관으로 총 49개 정부출연연구기관 사서에게 회수된 설문지 43부로 토대로 조사 하였다.
- 영국 정보시스템 합동위원회(Joint Information Systems Committee, JISC) 의 연구기록물 관리를 위한 기록물관리 지침, 호주의 멜버른 대학교의 연구데이터와 연구기록물 관리를 위한 정책을 비교․분석하였다. 또한 연구데이터 관리 사례로는 캐나다 연구도서관협회(Canadian Association of Research Libraries, CARL)보고서를 토대로 분석하였다. 본 보고서에 제시한 바와 같이 국가별로 영국, 호주 그리고 미국의 연구데이터 관리를 위한 단체 활동 및 제안사항을 분석하였다.
- 설문대상 선정은 정부출연연구기관 등의 설립 · 운영 · 육성에 관하여 통일 적인 기준을 정한 법률 정부출연연구기관 등의 설립 · 운영 및 육성에 관한 법률(제정, 1999. 1.29, 법률 제5733호; 제 9차 일부개정, 2011. 08.04 법률 제11025호)과 과학기술분야 「정부출연연구기관 등의 설립 · 운영 및 육성에 관한 법률」(제정, 2004.9.23, 법률 제 7219호; 제 5차 일부개정, 2011.12.31 법률 제11145호 시행일 2012.7.1)에 따라서 과학기술연구회 연구기관의 기초기술연구회 소속 13개 기관, 산업기술연구회 소속 13개 기관과 경제 · 인문사회연구회 소속 23개 기관을 대상으로 조사하였다.
- 본 연구는 우리나라 정부출연연구기관에서 생산되는 연구기록물을 효율적으로 관리하기 위한 생산과 수집 관점에서 개선방안을 제시하고자 하였다. 이를 위해서 영국의 정보시스템 합동 위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회 (CARL)보고서를 분석하였다. 이와 함께 49개 정부출연연구기관의 사서들을 대상으로 이메일을 통한 설문조사 및 전화 면담조사를 실시하였다.
- 본 연구는 우리나라 정부출연연구기관에서 생산되는 연구기록물을 효율적으로 관리하기 위한 생산과 수집 관점에서 개선방안을 제시하고자 하였다. 이를 위해서 영국의 정보시스템 합동 위원회(JISC), 호주의 멜버른 대학교의 연구기록물 관리지침 그리고 캐나다 연구도서관협회 (CARL)보고서를 분석하였다. 이와 함께 49개 정부출연연구기관의 사서들을 대상으로 이메일을 통한 설문조사 및 전화 면담조사를 실시하였다.
- 1)에 따라서 과학기술연구회 연구기관의 기초기술연구회 소속 13개 기관, 산업기술연구회 소속 13개 기관과 경제 · 인문사회연구회 소속 23개 기관을 대상으로 조사하였다. 총 49개 기관을 대상으로 2011년 11월 1일부터 11월 11일까지 이메일 설문조사 및 전화면담조사를 실시하였다.
성능/효과
- 총 20종의 주요 연구기록물을 대상으로 기획단계(3종), 협약단계(2종), 수행단계(11종), 종료단계(4종)로 구분하여 수집 및 이용 현황을 조사하였다. 그 결과, 과학기술연구회 연구기관들은 종료단계의 연구논문과 최종보고서의 수집률이 각각 30.6%와 18.7%로 높게 나타났다. 수행단계에서는 기술보고서가 10%의 수집률로 나타났으며, 협약단계는 연구 과제 계획서와 협약서가 각각 1.
- 첫째, 연구기록물관리부서와 담당자를 의무적으로 배치할 것을 제안한다. 둘째, 행정업무 부서와 도서 관리업무 부서에 중복되는 연구기록물업무를 명확히 구분하여 연구기록물담당자에게 업무를 넘겨야 한다. 셋째, 전담부서와 인력배치와 관련된 강력한 지침은 실행여부까지 관리가 요구된다.
- 설문 결과에 따르면, 연구기록물의 효율적인 관리를 위해 개선해야 할 수집방안으로 수집 홍보 및 협조 공지가 필요하다는 응답이 39.5%로 가장 높게 나왔다. 이러한 결과를 통해 대부분의 연구기관에서는 연구기록물의 제출에 대한 수집 홍보나 수집을 위한 협조 공지를 적극적으로 하지 않고 있으며, 필요성을 느끼고 있음을알 수 있다.
- 연구기록물의 종류 및 다양함에도 불구하고 고려되지 않은 채 보존시설 및 장소가 열악한 상태이다. 설문조사 결과에 따르면, 연구기록물의 효율적인 관리를 위해 개선해야 할 관리방안으로 매체별이나 열람목적별로 구별해야 한다는 응답이 18.6%, 안전한 기록물 보존시설이 필요하다는 응답이 14%, 보관 및 열람실을 각각 분리해야 한다고 9.3% 나타났다. 따라서 연구기록물과 비연구기록물을 나누어 보관이 요구된다.
- 설문조사 결과에서 연구기록물의 효율적인 관리를 위해 개선해야 할 관리방안으로 연구기록물관리시스템이 필요하다는 의견이 44.1%로 가장 높게 나왔다. 따라서 연구기록물을 통합적으로 관리할 수 있는 시스템이 필요하다.
- 연구기록물의 현황을 조사하고 작성하는 단계는 어렵지만, 이러한 수치가 누적되고 관리자에게 보고가 된다면 고위관리자도 좀 더 관심을 가지고 의식을 변화시킬 수 있을 것이다. 셋째, 고위 관리자 및 경영진에게 필요성을 설득하고 예산을 확보해야 한다. 앞서 주요 국가들의 사례를 살펴보았듯이, 공적 재원의 지원을 받은 연구데이터를 어떻게 체계적으로 관리할 것인가에 대해서 연구가 활발히 논의가 되고 있다.
- 연구기록물과 관련된 문서들을 기록물관리시스템으로 자동 수집이되도록 구축해야 한다. 셋째, 보존과 활용기능을 구축하기 위해서 진본성과 무결성이 보장되는 시스템을 구축해야 한다. 진본성 보장을 위해 변조방지 기능이 있어야 하고, 무결성 보장을 위해 접근관리 및 감사추적 기능을 구축해야 한다.
- 둘째, 행정업무 부서와 도서 관리업무 부서에 중복되는 연구기록물업무를 명확히 구분하여 연구기록물담당자에게 업무를 넘겨야 한다. 셋째, 전담부서와 인력배치와 관련된 강력한 지침은 실행여부까지 관리가 요구된다. 지침을 준수하는 기관에 인센티브를 주거나 준수 하지 않는 기관에 대해서 불이익이 돌아가는 후속조치가 필요하다.
- 셋째, 정부출연연구기관에 연구기록물 관리 담당자 현황을 살펴보면, 담당자가 있다고 응답한 연구기관은 총 43개 기관 중 22개 기관 (51.04%)으로 과학기술연구회 연구기관 11개 기관, 경제 ․ 인문사회연구회 연구기관 11개 기관으로 나타났다.
- 셋째, 호주 주요 연구단체 대표들은 ‘브리즈번 선언’을 통해 연구데이터 및 지식에 자유롭게 접근할 수 있어야 하며, 모든 호주 대학의 디지털 보존소에 접근할 수 있어야 한다고 하였다.
- 인력 측면의 개선방안으로 전담부서 설치가 필요하다는 응답이 가장 높게 나타남으로써, 담당부서가 현재 없다는 현황을 보여주고 있으며, 체계적인 연구기록물을 위해서는 연구기록물관련 조직이 필요하다. 시설적 측면의 개선방안으로 관리를 위한 설비가 필요하다는 응답이 가장 높게 나타남으로써, 관리를 위한 기반 설비가 우선이 되어야 한다는 인식을 보여주 었다. 관리적 측면의 개선방안으로는 기록관리 시스템 개발이가 필요하다는 응답이 가장 높게 나타남으로써, 각 연구기관에서 생산되는 연구 기록물을 공유를 하거나 기본적인 사항을 통일 시키기 위해서는 기록관리시스템을 개발해서 등록하고 관리가 필요하다.
- 연구기록물 관리담당자가 있다고 응답한 22명을 대상으로 담당자 전공을 확인한 결과로 행정학과 전공자 비율이 총 43개 기관 중 11개 기관(49.94%)으로 과학기술연구회 연구기관에 6명, 경제․인문사회연구회 연구기관에 5명으로 가장 높게 나타났다 그 다음으로 문헌정보학과가 9개 기관(40.86%)으로 과학기술연구회 연구기관에 4명, 경제 ․ 인문사회연구회 연구기관에 5명이 나타났다.
- 연구기록물의 효율적인 관리를 위해 개선해야 할 제도 방안으로 고위관리자 관심과 의지가 필요하다는 의견이 53.5%로 높게 나왔다. 이에 따라 고위관리자 및 경영진이 연구기록물의 중요성을 알고 관리에 대한 지원을 할 수 있도록 해야 한다.
- 인력배치 기준을 보면 ‘기록물 관리법’ 제41조와 ‘기록물 관리법 시행령’ 제78조에서 자격요건을 명시하고 있다. 연구기록물의 효율적인 관리를 위해 개선해야할 인력 방안으로 전담부서가 필요하다고 대답한 기관이 47.83%, 전공자를 확보해야 한다고 응답한 기관이 39.13%로 조사되었다. 따라서 연구기관에서 발행되는 연구기록물을 관리해야할 부서와 인력이 필요하다.
- 이상의 내용을 종합하여 선행연구를 토대로 연구기록물의 종류를 구분하면, 연구지원 및 행정단계에서 발생하는 연구지원물과 기술현황정보를 수록한 연구정보기록물, 연구성과 및 지적재산권을 가지고 있는 연구성과물 등 연구과정에서 발생한 모든 기록물이라고 볼 수 있다. 이뿐만 아니라, 연구기록물은 형태를 구분하지 않고 시청각형태 연구기록물도 대상이 될 수 있다.
- 연구기록물을 기획단계, 협약단계, 수행단계, 종료단계를 구분하여 조사하였다. 조사한 결과, 종료단계의 기록물 수집만이 90%를 넘었고, 나머지 기록물들은 수집이 제대로 이루어지지 않고 있었다. 그러므로 무엇보다도 수집정책을 수립하는 절차, 방법, 규칙, 규정을 제정하는 것이 필요하며 구체적인 방안으로는 다음과 같다.
- 연구 기록물시스템을 개발하기 위해서는 다음의 조건을 고려해야 한다. 첫째, 국가기록원 기록관리시스템과 연구기관에서 일반적으로 이용하는 전자문서시스템을 그대로 사용할 때, 연구기록 물에 대한 수집, 분류, 보존, 활용이 되도록 시스템을 추가로 구성해야 한다. 둘째, 전자문서 시스템에서 생산되는 문서를 자동적 인수가 이루어진다고 할 수 있다.
- 첫째, 에서 볼 수 있는 바와 같이 응답자가 정부출연연구기관 담당사서를 대상으로 조사하였으므로 응답자의 전공은 문헌정보학과 전공자가 총 43개 기관 중 39개 기관(90.48%) 으로 나타났다.
- 일곱째, 연구기록물이 수집되어야 한다고 응답한 연구기관 30개 기관을 대상으로 연구기록물 수집 필요성에 대한 이유를 조사한 결과는<표 8>과 같이 제시되었다. 총 30개 기관 중 20개 기관(66.6%)으로 보존가치가 높다는 응답이 가장 높았다. 과학기술연구회 연구기관은 연구기록물 수집필요성에 대해서 중요하게 생각하고 있으며, 연구기록물의 보존가치를 높게 인식하고 있음을 알 수 있다.
- 연구기록물 관리부서가 있다고 응답한 33개 기관을 대상으로 연구기록물 관리 담당부서를 조사한 결과는 다음과 같다. 총 33개 기관 중 23개 기관(53.36%)이 행정부서에서 관리를 하고 있다고 대답하여 가장 높게 나타났다. 과학기술연구회 연구기관 12개 기관, 경제 ․ 인문사회연구회 연구기관 11개 기관으로 나타났다.
후속연구
- 이 담당자는 연구기록물이 생산 될 때마다 제출함으로써 연구기록담당부서에서는 연구기록물의 수집 및 정보를 제출담당자에게 전달하여 연구실에서 정보를 받을 수 있는 메일이나 시스템에 공지할 수 있다. 둘째, 연구기관의 직원들의 전용 포털 사이트 및 이메일에 협조 공지사항을 주기적으로 보낼 것을 제안한다. 이를 위해서 알람기능을 이용해서 일정한 간격을 두고 새로운 소식과 함께 내용을 보내거나, 공지내용을 고정하여 기본적으로 숙지해야 할 내용임을 각인시키는 방법도 있다.
- 둘째, 각 단계별 관리자에게 주기적으로 데이터를 보고함으로써 연구 기록물의 현황과 관리필요성을 알려야 한다. 연구기록물의 현황을 조사하고 작성하는 단계는 어렵지만, 이러한 수치가 누적되고 관리자에게 보고가 된다면 고위관리자도 좀 더 관심을 가지고 의식을 변화시킬 수 있을 것이다. 셋째, 고위 관리자 및 경영진에게 필요성을 설득하고 예산을 확보해야 한다.
- 따라서 연구기관에서 발행되는 연구기록물을 관리해야할 부서와 인력이 필요하다. 첫째, 연구기록물관리부서와 담당자를 의무적으로 배치할 것을 제안한다. 둘째, 행정업무 부서와 도서 관리업무 부서에 중복되는 연구기록물업무를 명확히 구분하여 연구기록물담당자에게 업무를 넘겨야 한다.
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