생산현황통보는 국내 기록관리의 주요 성과이자 특징으로, 전 세계적으로 유례를 찾아보기 힘든 한국적 기능이다. 1999년 "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률" 제정 당시, 법률에 생산현황통보 제도를 포함시키기 위한 여러 노력이 있었고, 2006년 법률개정 이후에도 여전히 그 기능이 존재하고 있다. 그러나 생산현황통보에 대한 시스템, 서식 등의 업무적 지원이 미비할 뿐만 아니라, 형식적인 기능으로 변질되고 있는 실정이다. 이에 본 연구에서는 생산현황통보 제도의 제정목적과 함께 현재 실무 현황 및 업무지원을 위한 시사점을 도출하고자 한다. 우선 생산현황통보 제도 전반을 이해하고, 취지와 목적을 확인하기 위해 법률 제정 관계자와 생산현황통보제도를 집행하는 영구기록물관리기관 관계자와의 면담하였다. 제도를 실무 현장에서 수행하고 있는 현장의 기록물관리 전문요원과의 면담도 수행하였다. 이를 통해 생산현황보고에 대한 전문가 집단의 견해와 함께 상호간의 의견 차이를 확인하였고, 시스템을 통한 실무지원이 가능하도록 현재의 기능을 평가하고, 향후 개선점을 제안하였다.
생산현황통보는 국내 기록관리의 주요 성과이자 특징으로, 전 세계적으로 유례를 찾아보기 힘든 한국적 기능이다. 1999년 "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률" 제정 당시, 법률에 생산현황통보 제도를 포함시키기 위한 여러 노력이 있었고, 2006년 법률개정 이후에도 여전히 그 기능이 존재하고 있다. 그러나 생산현황통보에 대한 시스템, 서식 등의 업무적 지원이 미비할 뿐만 아니라, 형식적인 기능으로 변질되고 있는 실정이다. 이에 본 연구에서는 생산현황통보 제도의 제정목적과 함께 현재 실무 현황 및 업무지원을 위한 시사점을 도출하고자 한다. 우선 생산현황통보 제도 전반을 이해하고, 취지와 목적을 확인하기 위해 법률 제정 관계자와 생산현황통보제도를 집행하는 영구기록물관리기관 관계자와의 면담하였다. 제도를 실무 현장에서 수행하고 있는 현장의 기록물관리 전문요원과의 면담도 수행하였다. 이를 통해 생산현황보고에 대한 전문가 집단의 견해와 함께 상호간의 의견 차이를 확인하였고, 시스템을 통한 실무지원이 가능하도록 현재의 기능을 평가하고, 향후 개선점을 제안하였다.
The purpose of production status report is figuring out the amount of records produced by departments and record centers and establishing plans for transfer and collect of archives. These are the main functions of production status report clarified by Public Records Management Act. Production status...
The purpose of production status report is figuring out the amount of records produced by departments and record centers and establishing plans for transfer and collect of archives. These are the main functions of production status report clarified by Public Records Management Act. Production status report is introduced as the means to control the record management in public institutions which lack the understanding of the record production and management. Up to now, public institutions carry out production status report. However, it only has been done as a formal procedure and records collected unsurely transfer to Archives. The implementation of production status report does not accord with the original purpose. In addition, there are different views about the appropriateness of production status report. Record managers in the field, the researchers who made efforts to state production status report in the law and the archives did not reached the agreement of opinions yet. The objective of this study is not to judge whether production status report is of importance or not. Although its significance is controversial, it's one of the most important record management tasks and it stands the position as the distinct method in Korea. Nonetheless, the issue that production status report lacks efficiency in the field due to the lack of support of forms and systems brings up continuously. Thus, I evaluated current functions of production status report and proposed future improvements so that it accomplishes its original intent and support users in the field.
The purpose of production status report is figuring out the amount of records produced by departments and record centers and establishing plans for transfer and collect of archives. These are the main functions of production status report clarified by Public Records Management Act. Production status report is introduced as the means to control the record management in public institutions which lack the understanding of the record production and management. Up to now, public institutions carry out production status report. However, it only has been done as a formal procedure and records collected unsurely transfer to Archives. The implementation of production status report does not accord with the original purpose. In addition, there are different views about the appropriateness of production status report. Record managers in the field, the researchers who made efforts to state production status report in the law and the archives did not reached the agreement of opinions yet. The objective of this study is not to judge whether production status report is of importance or not. Although its significance is controversial, it's one of the most important record management tasks and it stands the position as the distinct method in Korea. Nonetheless, the issue that production status report lacks efficiency in the field due to the lack of support of forms and systems brings up continuously. Thus, I evaluated current functions of production status report and proposed future improvements so that it accomplishes its original intent and support users in the field.
현장 실무자들에 의해 계속해서 지적되어 오고 있는 생산현황통보의 문제점은 현황파악과 통보과정에서 사용되는 도구들이 비효율적이라는 점이다. 비전자기록물의 경우에는 기록물 생산현황 통보서식을, 전자기록물의 경우에는 표준 기록관리시스템(Records Management System, 이하 RMS)을 이용하여 생산현황통보가 이루어지고 있으나 기록물 생산현 황통보 서식은 19종에 달하고(2013년 기준), RMS 내 생산현황통보 기능은 시스템에서의 버튼 클릭 행위에 지나지 않는다. 상황이 이러하자 현장의 실무자들 일부는 생산현황통보 자체에 동의하지 못하거나 불필요한 제도로 인식하고 있기도 하고, 영구기록물관리기관에서 취합하는 생산현황통보 결과를 불신하기도 한다. 본래의 취지를 찾아보기 어려울 정도로 생산현황통보가 형식적인 기능으로 변질되고 있다.
생산현황통보의 목적은?
생산현황통보는 처리과의 어떠한 기록이 얼마나 생산되었는지 파악하고, 영구기록물관리기관의 이관과 수집 계획 수립에 목적을 둔 것으로 현 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣에서 천명하고 있는 주요 기능이다. 1999년 ｢공공기관의 기록물관리에 관한 법률｣ 제정 이래로 발전된 국내의 기록관리체제에서, 기록에 대한 생산 및 관리에 대한 인식이 부족한 공공기관의 기록관리를 통제하기 위한 수단으로 생산현황통보가 도입되었다.
생산현황통보의 문제점은?
현장 실무자들에 의해 계속해서 지적되어 오고 있는 생산현황통보의 문제점은 현황파악과 통보과정에서 사용되는 도구들이 비효율적이라는 점이다. 비전자기록물의 경우에는 기록물 생산현황 통보서식을, 전자기록물의 경우에는 표준 기록관리시스템(Records Management System, 이하 RMS)을 이용하여 생산현황통보가 이루어지고 있으나 기록물 생산현 황통보 서식은 19종에 달하고(2013년 기준), RMS 내 생산현황통보 기능은 시스템에서의 버튼 클릭 행위에 지나지 않는다.
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