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국립대학교 기록관리 현황 및 개선방안 연구 - 거점국립대학교 산학협력단을 중심으로 -
A Study on the Methods to Improve Records Management of the National University: Focused on Industry-University Cooperation Center of the Foothold National Universities 원문보기

한국비블리아학회지 = Journal of the Korean Biblia Society for Library and Information Science, v.26 no.4, 2015년, pp.151 - 178  

배성중 (전주교육대학교) ,  김태영 (전북대학교 기록관리학과 대학원) ,  한혜원 (전북대학교 기록관리학과 대학원) ,  김용 (전북대학교 문헌정보학과, 문화융복합 아카이빙연구소)

초록

본 연구는 산학협력단을 중심으로 거점국립대학의 기록관리 현황 분석을 통해 문제점을 살펴보고, 이에 대한 개선방안을 제안하는 것을 목적으로 수행되었다. 이를 위해 우선 문헌연구를 통해 대학기록관 및 산학협력단의 역할과 관련 기록물 범위를 파악하였으며, 정의된 내용을 바탕으로 정보공개청구 및 거점국립대학 웹사이트에서 제공되고 있는 기록관리 현황을 분석하였다. 분석 결과 제도적 성과관리 측면에서 문제점을 도출했으며, 이를 기반으로 개선방안과 대학기록관 및 산학협력단 간의 협력체계를 제안하였다.

Abstract AI-Helper 아이콘AI-Helper

This study aims to identify the problems of the records management of the foothold national university related university-industry collaboration. For these purpose, the study conducted a literature survey. Moreover, this study compared and analyzed the content of university archives and university-i...

주제어

AI 본문요약
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문제 정의

  • 처리과기관코드는 업무부서의 최소 기본단위로서 본 연구에서는 앞서 제시한 생산기관구분을 기준으로 산학협력단을 세분화하여 산학협력단과 연구소 및 연구센터, 특수사업단을 중심으로 처리과기관코드 현황을 조사하였다. 그리고 이를 통해 현재 대학에서 산학협력단과 관련된 기록물들을 어떻게 관리하는지 살펴보았다.
  • 본 연구에서는 대학기록관리의 일반적인 현황과 더불어 산학협력단의 기록관리 현황 분석을 통하여 산학협력단 및 유관기관에서 생산되는 기록물에 대한 관리와 활용을 위한 개선방안을 제시하고자 한다. 이를 위하여 현황 분석을 바탕으로 다음과 같은 문제점을 도출하였으며 도출된 문제점을 기반으로 대학기록관과 산학협력단의 긴밀한 협력체제 구축을 위한 거점국립대학에서의 기록관리 개선방안을 제안하겠다.
  • 본 연구에서는 산학협력단을 중심으로 거점국립대학의 기록관리 현황분석을 통해 대학기록관 편제 및 인력현황, 대학기록관 운영규정, 대학기록물 생산기관, 기록물분류기준표 상의문제점을 파악하여 거점국립대학에서의 기록관리 개선방안을 제시하고자 한다.
  • 이에 협력적 측면에서 대학기록관과 산학협력단의 협력체계를 구축하기 위한 대학기록관의 조직개편 및 전문 인력의 배치를 제안하였다. 시스템 측면에서는 연구데이터 및 연구결과물의 활용성 향상을 위한 대학 기관 리포지터리 구축을 제안하였다. 이로써 본 연구에서는 대학기록관과 산학협력단 간의 협력체계 구축을 위한 기본적인 사항을 정리하였으며 이러한 내용을 토대로 거점국립대학의 기록관리체계 발전에 도움이 되었으면 한다.
  • 대학기록관은 자체관리가 원칙으로서 영구기록물관리기관의 역할을 병행해야 하므로 『공공기록물 관리에 관한 법률』에서 정한 범위 내에서 자체관리를 위한 제도와 정책 수립이 요구된다(국가기록원 2015a). <표 1>에서 볼 수 있듯이 현재 경상대를 제외한 나머지 8개교에서는 각 대학의 홈페이지를 통해 대학기록관운영규정을 확인할 수 있었으며 이를 통해 각 기록관이 인식하고 있는 대학기록관의 업무에 대해 파악하고자 한다.
  • 대학은 본부조직을 포함하여 다양한 부속기관으로 구성된다. 이러한 기관들 중에서 본 연구에서는 대학의 큰 부분을 차지하면서도 국가의 재정지원을 받는 산학협력단을 중심으로 기록관리 체제를 살펴보고자 한다. 앞서 언급했다시피 산학협력단은 사회과 국가의 발전을 목적으로 수행하는 연구개발 및 행정업무를 함께 수행하는 중요 조직이나, 산학협력단에서 관리되는 자료들은 현재 제대로 된 보존연한이 없으며 자체적으로 폐기되는 문제점이 발생하고 있기 때문이다(오대관 2012).
  • 시스템 측면에서는 연구데이터 및 연구결과물의 활용성 향상을 위한 대학 기관 리포지터리 구축을 제안하였다. 이로써 본 연구에서는 대학기록관과 산학협력단 간의 협력체계 구축을 위한 기본적인 사항을 정리하였으며 이러한 내용을 토대로 거점국립대학의 기록관리체계 발전에 도움이 되었으면 한다.
  • 이후 거점국립대학의 기록관리 현황 조사내용을 기반으로 본 연구를 실시하였으며 대학 내의 특수 조직으로써 산학협력단과 관련하여 생산되는 기록물의 기록학적가치를 함께 고찰하였다. 이를 통해 본 연구에서는 산학협력단에서 생산되는 기록물 관리의중요성을 인식하고 기록관과의 연계를 통한 효율적인 기록관리 방안을 제안하는 것을 그 목적으로 한다.
  • 대학의 실정에 따라서 각 산학협력단의조직과 업무분장은 다를 수 있으나 교육과학기술부(2012)에 따르면 대부분의 산학협력단은 기획예산부서, 협약정산부서, 재무회계부서, 구매자산부서, 성과관리부서, 감사부서, 인사총무부서, 관련 위원회 등으로 구성되며 산학연협력 활동을 가장 효과적으로 지원할 수 있는 조직체계로 구성되어야 한다. 이에 본 연구에서는 각 거점국립대학에서 산학협력단의 업무와 생산기록물을 파악하고 있는지 확인하기 위하여 기록물분류기준표 상의 처리과기관코드와 단위업무 현황을 조사하였다.
  • 또한 현재 국·공립대학 내 기록물 보유현황 파악의 미비로 인하여 체계적인 기록관리에 어려움이 있으며, 대학 내 기록물분류기준 부재로 인한 기록물 보존기간 책정 미비, 기록관 설치 기준에 따른 보존시설·장비·환경구축의 미흡, 전자적 기록관리 시스템 구축 미흡 등 대학의 기록관리를 위한 인프라 확보가 시급한 실정이다(국가기록원 2015a). 이에 본 연구에서는 거점국립대학을 중심으로 조직, 인력, 제도별로 전체적인 기록관리 현황을 조사하였다. 다음은 2015년 7월에 국·공립대학의 인력 및 지원현황에 관한 “2014년 대학기록물관리 실태조사서”를 정보공개청구 받은 내용으로서 자세히 살펴보면 <표 1>과 같다.
  • 이에 본 연구에서는 기록관 설치의무를 가진 국·공립대학 중에서 거점국립대학을 중심으로 대학기록관리의 일반적 현황 및 산학협력단의 기록관리 현황을 파악한 후에 이를 바탕으로 문제점을 도출하여 제도적·성과관리적 측면에서 기록관리 개선방안을 제안하고자 한다.
  • 이처럼 대학의 전체적인 부분에서 기록관리 영역을 연구한 논문은 많이 있으나 산학협력단과 관련하여 세부적인 기록관리 업무를 논한 연구는 거의 없다. 이에 본 연구에서는 산학협력단을 중심으로 거점국립대학의 기록관리 현황을 분석하고 개선방안을 도출하고자한다.
  • 따라서 기록물관리 전 과정을 효율적이고 통합적으로 수행·통제하기 위하여일선 업무부서와 기록관리부서가 협력하여 기록물분류기준표를 제정 및 운영하여야 한다(국가기록원 2015b). 이에 앞서 조사한 내용을 바탕으로 기록물분류기준표 상에서 산학협력단과 관련한 처리과 및 단위업무 설정의 미흡과 대학 내의 연구소 및 특수사업단에서 생산되는 기록물 파악의 어려움 등을 문제점으로 제시하였다. 이를 해결하기 위해 각 거점국립대학의 기록물분류기준표와 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드를 참조하여 산학협력단, 연구소 및 연구센터, 특수사업단별로 기록물분류기준표 상의 단위업무를 다음과 같이 제안하고자 한다.
  • 성과관리 측면에서 대학기록관은 기본적으로 수행해야할 업무 외에 산학협력단과의 협업을 통해 산학협력 관련 기록물을 관리함으로써 대학의 연구역량을 강화해야함을 주장하였다. 이에 협력적 측면에서 대학기록관과 산학협력단의 협력체계를 구축하기 위한 대학기록관의 조직개편 및 전문 인력의 배치를 제안하였다. 시스템 측면에서는 연구데이터 및 연구결과물의 활용성 향상을 위한 대학 기관 리포지터리 구축을 제안하였다.
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질의응답

핵심어 질문 논문에서 추출한 답변
대학기록관이 스스로 제 역할을 수행하기 위해 무엇이 필요한가? 대학기록관이 스스로 제 역할을 수행하기 위해서는 무엇보다도 대학의 기록물을 효율적으로 보존․관리할 필요가 있다. 앞에서 언급했다시피 현재 국․공립대학은 여러 문제로 인하여 기록물관리에 대한 제도적․인적․시설적 제반사항이 안정화되지 못해 체계적인 기록물관리 업무를 수행하고 있다고 보기 어려운 실정이다.
대학 조직중 연구수행기록을 생산하는 핵심 기관은 무엇인가? 그중에서도 대학을 구성하는 여러 조직 중에서 산학협력단은 연구수행기록을 생산하는 핵심 기관이다. 현대 사회가 지식기반사회로써 발전함에 따라 동반자적인 협력관계가 강조되고 있으며, 그 중에서도 산학연의 활성화는 국가혁신역량의 주요 지표로서 선정될 만큼 중요하다.
대학기록관이 체계적인 기록물 관리 업무를 수행하지 못하는 이유는 무엇인가? 대학기록관이 스스로 제 역할을 수행하기 위해서는 무엇보다도 대학의 기록물을 효율적으로 보존․관리할 필요가 있다. 앞에서 언급했다시피 현재 국․공립대학은 여러 문제로 인하여 기록물관리에 대한 제도적․인적․시설적 제반사항이 안정화되지 못해 체계적인 기록물관리 업무를 수행하고 있다고 보기 어려운 실정이다. 더불어 현재 공공기록물 관리에 관한법률 에서는 대학기록물에 대한 특수성을 고려하지 않고 일반적인 기록관의 기능을 대학기록관에 그대로 적용하고 있으며, 행정기록 이외에 대학이 생산 또는 수집하는 다양한 기록물을 관리할 성문화된 근거나 강제사항을 제시하지 못하고 있다.
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  60. 부산대 산학협력단 [online]. [cited 2015.10.3]. . 

  61. 제주대 산학협력단 [online]. [cited 2015.10.3]. . 

  62. 강원대 산학협력단 [online]. [cited 2015.10.3]. . 

  63. 공공기록물 관리에 관한 법률. 

  64. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령. 

  65. 산업교육진흥 및 산학연협력촉진에 관한 법률. 

  66. 산업교육진흥 및 산학연협력촉진에 관한 법률 시행령. 

  67. 대학설립.운영 규정. 

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