기관평가 제도의 문제점과 해결을 위한 고찰 2017년도 교육(지원)청 지표를 대상으로 A Study on the Issue and Resolving the Institutional Evaluation System : Targets of the 2017 Education Department Indicator원문보기
기록관리 기관평가는 실제 기록관리를 하는 현장의 상황조건과 실현 가능성을 반영해야 한다. 기관평가 제도와 지표는 기록관리를 잘 하기 위한 도구이지만 기관의 자원과 노력으로 수행이 어렵다면 현실성이 없다. 2016년 3월 국가기록원이 발표한 2017년 평가제도와 지표는 일선기관에서 1년동안 1명의 기록물관리전문요원이 수행하기 매우 어려울 것으로 예상된다. 전체직원 10% 이상 3회 교육, 전체학교 문서고 사진 제출, 모든 문서의 색인목록 제출, 전자문서 이관이 몇 년 동안 안되는 표준기록관리시스템의 활용도 높이기, 모든 기관의 비전자기록물 이관, 비공개기록물 재분류 실시 등 현장에서 실현하기 힘들고 실제 효과가 있을지 의문스러운 지표들로 구성되어 있다. 국가기록원이 운영하는 기록관리 평가제도와 2017년 지표의 근본적인 문제점을 인정하고, 수년간 일선현장의 경험을 반영하여 더 나은 기록관리를 위한 지혜를 모을 때다.
기록관리 기관평가는 실제 기록관리를 하는 현장의 상황조건과 실현 가능성을 반영해야 한다. 기관평가 제도와 지표는 기록관리를 잘 하기 위한 도구이지만 기관의 자원과 노력으로 수행이 어렵다면 현실성이 없다. 2016년 3월 국가기록원이 발표한 2017년 평가제도와 지표는 일선기관에서 1년동안 1명의 기록물관리전문요원이 수행하기 매우 어려울 것으로 예상된다. 전체직원 10% 이상 3회 교육, 전체학교 문서고 사진 제출, 모든 문서의 색인목록 제출, 전자문서 이관이 몇 년 동안 안되는 표준기록관리시스템의 활용도 높이기, 모든 기관의 비전자기록물 이관, 비공개기록물 재분류 실시 등 현장에서 실현하기 힘들고 실제 효과가 있을지 의문스러운 지표들로 구성되어 있다. 국가기록원이 운영하는 기록관리 평가제도와 2017년 지표의 근본적인 문제점을 인정하고, 수년간 일선현장의 경험을 반영하여 더 나은 기록관리를 위한 지혜를 모을 때다.
A records management agency assessment must reflect the possibility of actual situations including conditions and implementation. Institutional evaluation systems and indicators tools to improve records management. However, the reality is difficult if they are not conducted through the resources and...
A records management agency assessment must reflect the possibility of actual situations including conditions and implementation. Institutional evaluation systems and indicators tools to improve records management. However, the reality is difficult if they are not conducted through the resources and efforts of the organization. The 2017 evaluation system of the National Archives of Korea and the index, which was published in March 2016, are expected to be highly difficult to perform as the frontline field tasks of the institution for a year. It is composed of indices with questionable effectiveness that are difficult to implement on the field. Some of these include the following: three training sessions for more than 10% of all employees, submission of document archive pictures of all schools, submission of the index items of all documents, increasing the utilization level of the standard record management system for the electronic documents that have not been transferred for several years, the transfer of non-electronic documents of all institutions, reclassification of non-disclosed records, etc. It recognizes the fundamental problems of the records management system and the 2017 evaluation indicators that the National Archives has mentioned about operations. As such, now is the time to reflect the years of experience in the field to amass knowledge that will help improve records management.
A records management agency assessment must reflect the possibility of actual situations including conditions and implementation. Institutional evaluation systems and indicators tools to improve records management. However, the reality is difficult if they are not conducted through the resources and efforts of the organization. The 2017 evaluation system of the National Archives of Korea and the index, which was published in March 2016, are expected to be highly difficult to perform as the frontline field tasks of the institution for a year. It is composed of indices with questionable effectiveness that are difficult to implement on the field. Some of these include the following: three training sessions for more than 10% of all employees, submission of document archive pictures of all schools, submission of the index items of all documents, increasing the utilization level of the standard record management system for the electronic documents that have not been transferred for several years, the transfer of non-electronic documents of all institutions, reclassification of non-disclosed records, etc. It recognizes the fundamental problems of the records management system and the 2017 evaluation indicators that the National Archives has mentioned about operations. As such, now is the time to reflect the years of experience in the field to amass knowledge that will help improve records management.
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문제 정의
피평가기관의 사정을 모른 상태에서 제출한 문서와 증빙자료로 점수를 주었던 지난 10여년간의 경험에 비추어 볼 때, 과연 우수사례가 우수사례로 전파가 가능했던 적이 있는지, 다른 기관들은 벤치마킹할 수 있었는지에 대한 성찰이 필요하다. 또 기관에서 중점을 기울여 예산과 인력 등 자원을 투입하여 목적한 소기의 성과를 거두었어도, 이에 대한 피평가기관과 국가기록원의 의견차이가 있었던 숱한 사례를 볼 때 실제 지표수행의 의미가 있는지 의문이다. 많은 기록관리 영역의 실제 사례가 지표라는 형식으로 담아내고 표현하고 평가하는 데 부족함이 있다.
그렇지만 2017년도 지표로 발표된 내용은 10년 가까운 기간동안 기관평가 지표로 거의 다루어졌고 업무수행에서 충분히 예측 가능한 내용들이다. 인터뷰한 기록물관리전문요원이 지표가 현실적으로 어떤 의미와 예상되는 문제점이 있는지를 말한 것을 서술하였다. <표 2>의 지표명을 인용하고, 지원청만의 지표인 경우 별도로 표시한다.
기관평가를 시행하고 10년 가까운 시간이 흐르면서 기관의 담당자들이 여러 경로로 많은 대안을 제시했지만 현행 평가제도나 평가지표는 기록관리의 발전이라는 목표와는 상당한 거리가 있는 것으로 보인다. 인터뷰한 전문요원들의 의견을 종합하여, 지표 각각의 문제점보다 평가제도 전반에 대한 제안을 하고자 한다.
제안 방법
정량평가만 1차에서 점수를 발표하고 이의제기를 받는다. 2차로 권역별, 기관별 점검회의 및 현장실사를 통하여 평가하고 확정한다. 정성평가는 11월의 최종평가에서 발표된다.
2006년에 한국국가기록연구원에서 ｢기록관리 국가표준의 체계적 확산방안｣을 수행하고 성과를 발표했다. ISO15489의 번역판이란 평이 있었던 KS X ISO 15489 기록관리 표준에 대한 이행과 정비를 지속적으로 하기 위해 평가제도와 도구, 절차를 제시하여 정부기관의 기록관리 평가를 체계화하고, 민간기관의 표준 이행을 위한 견인제도를 주장하였다. 각국의 기록관리 평가제도와 기존 ‘지도점검제도’의 한계를 비교 분석하였고 이후 기록관리 평가 제도의 기반을 마련한 의의가 있다(한국국가기록연구원 2006).
2016년 3월 25일 발표한 2017년도 기관평가지표는 새롭게 제기한 2~3개의 지표를 제외하면 2012년 이전과 크게 차이가 없다. 교육청에서 5년 이상 근무하면서 기관평가를 경험한 기록물관리전문요원과 인터뷰를 하였다. 대상인원은 교육청 근무경력 5년 이상, 기관평가 4번 이상 경험이 있는 기록물관리전문요원 8명이다.
기록관리의 경험이 없는 상황에서 이상적인 상황을 제시하고 이를 추진할 방법으로 국가표준을 개발, 현장에서 실행하고, 현장의 경험을 다시 표준에 반영할 것을 권장했다. 그 실현 방법으로 평가제도 시행을 주장했다. 하지만 실제로 현장의 경험이 다시 국가표준과 평가제도에 반영된 부분은 만들어진 표준과 적용된 지표에 비하면 매우 적다고 본다.
넷째, 평가지표를 만들고 발표할 때, 피평가기관에서도 함께 참여하여 충분한 의견제시와 동의를 거친 후에 하는 과정을 제안한다.
연구방법은 교육(지원)청에서 근무하는 기록물관리전문요원과 인터뷰를 하고 그 내용을 정리하였다. 2016년 3월 25일 발표한 2017년도 기관평가지표는 새롭게 제기한 2~3개의 지표를 제외하면 2012년 이전과 크게 차이가 없다.
대상인원은 교육청 근무경력 5년 이상, 기관평가 4번 이상 경험이 있는 기록물관리전문요원 8명이다. 인터뷰 기간은 2016년 4월부터 5월까지이며, 방법은 전화를 이용하였다. 평균 인터뷰 시간은 7~10분 정도였다.
대상 데이터
기관평가 대상 기관은 기관평가 초기 시점부터 해마다 증가했다. 2008년에 57개, 2009년 110개, 2010년 229개, 2011년 240개, 2012년 443개, 2013년도에 국공립대학교를 추가하여 2016년 현재 477개 기관이 대상이다. 평가주기는 2016년까지 중앙행정기관과 시·도교육청이 매년 평가를 받고, 다른 기관들은 3년 주기로 평가를 받았다.
교육청에서 5년 이상 근무하면서 기관평가를 경험한 기록물관리전문요원과 인터뷰를 하였다. 대상인원은 교육청 근무경력 5년 이상, 기관평가 4번 이상 경험이 있는 기록물관리전문요원 8명이다. 인터뷰 기간은 2016년 4월부터 5월까지이며, 방법은 전화를 이용하였다.
평가주기는 2016년까지 중앙행정기관과 시·도교육청이 매년 평가를 받고, 다른 기관들은 3년 주기로 평가를 받았다.
지표 개수의 변화는 2015년~2016년도에는 평가지표가 10개 안팎이었다. 평가초기인 2008년부터 2012년까지 사용했던 평가 지표는 20개 정도였다. 기관평가를 진행하면서 기록관에서 실행에 어렵거나 목적이 달성되어 없어진(일몰제)지표와 유사한 지표로 통합되었던 것들이 나타났다.
성능/효과
기록관을 설치하고, 기록물관리전문요원을 채용하여 기록물관리 업무를 담당하게 하는 분위기를 조성하고 있는 것이 현실이다.1) 중앙행정기관에 기록물관리전문요원이 공식적으로 채용된 2005년 이래, 공공기관은 기록관리 인식과 인프라, 업무 등에 관한 변화가 있었고, 앞으로도 진행될 것으로 예상된다. 특정한 기준에 의해 기관의 기록관리 실태가 외부로 드러나고, 평가점수와 등급이 발표되는 기관평가는 그야말로 뜨거운 주제다.
평가를 통해 기관장부터 기관 전체 구성원들의 기록관리업무에 대한 책무와 사명감 등 인식을 제고시키는 계기가 되어야 한다. 넷째, 기록관리의 정착 및 확산으로 행정의 책임성, 신뢰성, 전문성, 효율성을 높이는데 기여해야 하고 이를 통해 업무행위를 개선하고 설명 책임성을 제고하려는 기록관리의 궁극적 목적에 이바지할 수 있어야 한다.
다섯째, 기관평가가 법제도를 바탕으로 기록관리를 잘 하기 위함이라면 현실과 어긋나는 부분이 없는지 살피고, 법제도가 현실적으로 변화해야 하는 부분을 찾아서 법을 개정하는 방향으로 가야 한다.
둘째, 기록물관리법과 관련 표준을 실제적으로 준수하고 있는지 점검·평정함으로써 정착되고 확산되는 것을 도울 수 있는 컨설팅 기능을 갖추어야 한다.
그 결과를 통해 피평가기관에 대한 상벌의 근거를 확보하려는 목적보다는 피평가기관의 업무개선을 통해 기록관리 실무의 수준을 한 단계 높이고 궁극적 으로 공공기관의 책임성·효율성·투명성을 제고하려는 목적에서 진행되어야 한다. 셋째, 기관 간 선의의 경쟁을 유도하며, 동기부여를 제공해야 한다. 평가를 통해 기관장부터 기관 전체 구성원들의 기록관리업무에 대한 책무와 사명감 등 인식을 제고시키는 계기가 되어야 한다.
첫째, 평가를 하는 근본목적이 제대로 이루어지고 있는지, 더 나은 방법이 있는지 면밀히 살피고 의견을 들어야 한다.
후속연구
소요 시간과 노력 등 투입하는 행정력 대비 성과가 얼마나 있을지 모르겠다. 제출했을 때 현재의 국가기록원 소수 평가 담당인력들이 200여 곳 정도 되는 교육(지원)청의 자료를 검증할 수 있을지 모르겠다. 목적은 좋으나 실현의미가 없어 보이는 지표다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
기관평가란
기관평가는 ‘기록관에서 수행하는 업무 전반에 대한 과정뿐 아니라 이를 관리·지원하는 기관 역량과 대상 집단의 만족도까지를 확인·검토할 수 있는 기록관 단위의 종합평가’이다. 즉, ‘기록관리 업무활동 전반의 과정과 이에 관한 기관 역량 등을 점검·분석·평정하는 것’을 의미한다.
기록관이 해야 할 이상적인 업무를 평가지표로 강제한 것에 대한 의견은?
2017년도부터 적용될 평가지표가 현장에서 기록관리의 발전에 도움이 될 것인지 근본적 질문을 한번 해보고 싶다. 기록관이 해야 할 이상적인 업무를 평가지표로 강제한 것이, 현실적으로 실현하기 매우 힘든 이상한 부분으로 나타날 수 있음을 인지하고, 근본적인 성찰을 해야 한다. 기관평가가 실제 현장에서 기록물관리전문요원과 기록관리에 도움이 되는 긍정적 효과를 이끌어내기 위해서, 현장의 경험이 합쳐져 현실성 있는 시너지 효과를 발할 수 있도록 근본적인 정책의 변화를 바란다.
평가지표가 현장에서 기록관리의 발전에 도움이 되기 위한 의견은?
기록관이 해야 할 이상적인 업무를 평가지표로 강제한 것이, 현실적으로 실현하기 매우 힘든 이상한 부분으로 나타날 수 있음을 인지하고, 근본적인 성찰을 해야 한다. 기관평가가 실제 현장에서 기록물관리전문요원과 기록관리에 도움이 되는 긍정적 효과를 이끌어내기 위해서, 현장의 경험이 합쳐져 현실성 있는 시너지 효과를 발할 수 있도록 근본적인 정책의 변화를 바란다.
참고문헌 (12)
국가기록원 표준협력과. 2011. 2012년 기록관리 평가계획.
국가기록원 정책기획과. 2016a. 2016년도 기록관리 평가계획 자료집.
국가기록원 정책기획과. 2016b. 2017년도 기록관리 평가지표.
권도균. 2016. 기록관리 기관평가 제도의 문제점과 개선방안 연구 : 시도교육청을 대상으로. 기록학연구, (48), 180-208.
김솔. 2010. 기록관리 평가체제 개선방안에 관한 연구: 기록관리 평가지표 재설계를 중심으로. 석사학위논문. 단국대학교 대학원.
백미점. 2010. 기록관리 성숙도 평가에 관한 연구. 석사학위논문. 경남대학교 대학원.
신원영. 2014. 한국 공공기록관리 평가제도의 현황과 발전방안에 관한 연구. 석사학위논문. 한국외국어대학교 대학원, 정보.기록관리학과.
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