[논문]2017년도 기록물 생산현황 분석 중앙행정기관을 중심으로

박지태; 김성겸; 황정원

doi:10.20923/kjas.2018.57.113

2017년도 기록물 생산현황 분석 중앙행정기관을 중심으로
Analysis of Production Status of the 2017 Record 원문보기

기록학연구 = The Korean Journal of Archival Studies, no.57, 2018년, pp.113 - 136

박지태 (국가기록원) , 김성겸 (국가기록원) , 황정원 (국가기록원)

초록
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기록물관리는 행정의 투명성 확보와 기록의 안전한 보존 및 활용이라는 목적을 달성하기 위한 일련의 활동을 말한다. 기록물관리의 각 과정은 크게 보면 생산단계와 보존 관리단계로 구분된다. 기록물 생산현황 통보제도는 생산단계와 보존 관리단계를 잇는 다리 역할을 하는 중요한 기능이다. 생산현황 통보제도는 1999년 "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률"의 제정 이후 각급 기관의 기록물 생산 및 관리 현황을 파악하면서 시작되었다. 종전의 각급 기관으로부터 보내오는 기록물을 단순 수집하는 기능에서 적극적으로 각급 기관의 기록물 현황을 파악하고, 이를 통해 체계적인 수집을 할 수 있도록 생산현황 제도가 시작된 것으로 이해된다. 2006년 "공공기록물 관리에 관한 법률"로 전부개정되면서 생산현황 통보방식이 기록생산시스템으로부터 기록관리시스템으로 전자적으로 송부하도록 변경되었다. 제도는 변경되었으나 현실적으로 전자적인 방식의 생산현황 통보는 현재까지도 부분적인 수준에서 이루어지고 있다. 2017년 생산현황 통보를 받은 713개 기관 중 부 처 청 위원회 등 47개 중앙행정기관을 대상으로 분석을 하였다. 생산현황 통보가 이루어진 일반기록물, 조사 연구 검토서, 회의록 및 속기록, 시청각기록물, 비밀기록물, 정부간행물, 행정박물 등 7종 15개 서식의 생산통계 및 보유목록을 계량적으로 분석하였다. 이를 통해 생산현황 통보제도 개선을 위한 시사점을 도출하였다.

Abstract ▼ AI-Helper

Records management refers to a series of activities to achieve the goal of securing transparency in administration and safely preserving and utilizing records. Each process of record management is largely divided into production, preservation and management stage. The reporting system of record production has an important fuction that serves as a bridge between production stage and preservation and management stage. It was established after the enactment of the Act on Records Management of Public Agencies in 1999, to grasp the state of production and management of records of various organizations. Since then the National Archives of Korea(NAK) has been able to rather actively understand the situation of records and acquire them than simply collect them. The Act, which was revised in 2006, regulates electronically automated reporting methods in which the production reporting datas are generated in the record creation system and transferred to the record management system. Despite improvements in the system, electronic reporting methods are being used in part. The 713 public institutions have submitted reports of record production to the NAK in 2017, and this study analyses them of only 47 central administrative agencies, including departments, offices, agencies, and committees. Their reports have 15 forms which consist of production statistics and inventories of 7 types of records including general records, survey, research, review, minutes, shorthand, audiovisual records, secret records, government publications. This suggests implications for improving the reporting system of record production.

주제어

표/그림 (18)

그림 <그림 1> 생산현황 통보절차³⁾
표 <표 1> 기록물 유형별 생산현황(2016년 생산분)
표 <표 2> 중앙행정기관 연도별·기록물 유형별 생산현황(2014~2016년 생산분)
표 <표 3> 일반기록물 보존기간별 생산현황
그림 <그림 2> 보존기간 30년 이상 일반기록물 점유율 추이
표 <표 4> 조사·연구서 및 검토서 형태별 생산현황
그림 <그림 3> 조사·연구서 및 검토서 생산현황 추이
표 <표 5> 회의록 및 속기록 작성 현황
그림 <그림 4> 회의록 생산현황 추이
표 <표 6> 회의록·속기록 작성대상 회의 현황
그림 <그림 5> 시청각기록물 생산현황 추이
표 <표 7> 시청각기록물 형태별 생산 현황
표 <표 8> 비밀기록물 생산 및 재분류 현황
그림 <그림 6> 비밀기록물 생산현황 추이
표 <표 9> 등급별·보존기간별·보호기간별 통계 불일치
표 <표 10> 정부간행물 생산 및 납본 현황
그림 <그림 7> 행정박물 생산현황 추이
표 <표 11> 행정박물 유형별 보유 현황

AI 본문요약
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제안 방법

모든 기관에서 취합된 생산현황 통보자료를 분석하고 정리하여야 하지만, 이번 발표에서는 범위를 중앙행정기관으로 한정 해서 2016년 생산 분에 대한 2017년 생산현황 결과를 분석하였다.¹⁾ 현황분석은 7종의 기록물 유형별로 각각 하였으며, 최근 3년간의 추이를 함께 살펴보았다.
47개 중앙행정기관에서 통보된 일반기록물, 조사·연구·검토서, 회의록 및 속기록, 시청각기록물, 비밀기록물, 정부간행물, 행정박물 등 7개 생산현황 유형별로 분석을 하였다.
기관 유형에 따른 차이가 있을 수 있겠지만, 이 시사점들은 다른 유형에서도 유사한 형태로 나타날 것으로 예상 된다. 도출된 시사점으로부터 생산현황 통보제도와 관련하여 개선해야 할 방안을 네가지로 정리하였다.
각 기관은 일반기록물 등 7종 15개 서식의 생산통계 및 보유목록을 취합하여 국가 기록원으로 통보하였다. 모든 기관에서 취합된 생산현황 통보자료를 분석하고 정리하여야 하지만, 이번 발표에서는 범위를 중앙행정기관으로 한정 해서 2016년 생산 분에 대한 2017년 생산현황 결과를 분석하였다.¹⁾ 현황분석은 7종의 기록물 유형별로 각각 하였으며, 최근 3년간의 추이를 함께 살펴보았다.
총량적인 측면에서 중앙행정기관으로부터 취합된 최근 3년간의 현황을 통계중심으로 살펴보았다. 기록물 유형마다 세부적으로 해당 유형에 대한 취합이 생산현황 통보제도 본래의 목적에 부합되는지, 조사항목은 적절한지, 조사결과의 활용 방법은 무엇일지 등에 대해 추가적인 분석이 필요하다.

대상 데이터

2017년 생산현황 통보 기관은 중앙행정기관, 특별지방행정기관, 지방자 치단체, 교육청, 정부산하공공기관, 국공립대학 등 713개 기관이다. 각 기관은 일반기록물 등 7종 15개 서식의 생산통계 및 보유목록을 취합하여 국가 기록원으로 통보하였다.
2017년 생산현황 통보 기관은 중앙행정기관, 특별지방행정기관, 지방자 치단체, 교육청, 정부산하공공기관, 국공립대학 등 713개 기관이다. 각 기관은 일반기록물 등 7종 15개 서식의 생산통계 및 보유목록을 취합하여 국가 기록원으로 통보하였다. 모든 기관에서 취합된 생산현황 통보자료를 분석하고 정리하여야 하지만, 이번 발표에서는 범위를 중앙행정기관으로 한정 해서 2016년 생산 분에 대한 2017년 생산현황 결과를 분석하였다.

성능/효과

5) 문제는 조사·연구서 및 검토서의 생산이 예상되는 기관임에도 불구하고 미생산 또는 생산현황으로 통보한 숫자와 생산목록의 정보의 숫자가 불일치하는 사례가 나타나고 있다는 점이다.
시청각기록물은 분석대상 기관 중 44기관(91.7%)이 생산현황을 통보하였으며, 16년도에 비해 생산량은 감소(6.1%)한 것으로 나타났다.(<표 7>) 시청각기록물은 기록물의 특성상 특정 기관에 생산이 집중되고 있다.
첫째, 생산현현황 통보제도가 각급 기관 기록물의 현황파악, 체계적 수집 계획의 마련 등 본래의 도입 목적에 부합될 수 있도록 해야 한다. 기록관리 법령 제정 이전의 기록관리는 보내오는 기록물을 단순히 수집받는 기능 중심의 소극적인 관리행위에 머물러 있었다.
첫째, 업무 프로세스의 지연이 반복적으로 발생하고 있다는 점이다. 8월 말까지 기관의 생산현황 취합결과가 통보되어야 하지만 기관 내 처리과의 미흡한 기록관리 인식으로 인한 협조부족, 시스템 미등록 기록물의 정확한 현황 파악의 어려움 등으로 통보시기가 지연되는 문제가 있다.

후속연구

(‘14년 13개 → ’15년 9 개 → ‘16년 7개) 통계가 불일치하는 기관 등의 경우 원인 파악을 통한 후속조치 마련이 필요할 것으로 생각된다.
생산시점부터 작동하는 일련의 도구들이 기록의 생산을 제어할 수 있도록 하고, 그 결과값을 취합한 것이 자연스럽게 생산현황으로 연결되는 것이 이상적인 모습일 것이다. 그렇게 되면 생산현황의 결과가 이후의 기록관리에 필요한 정보로써 활용 될 수 있을 것으로 생각된다. 축적된 생산현황 정보는 기록화되어야 할 대상이 무엇일지, 기록화 대상이 누락되는 일은 발생하지 않는지와 같은 모니터링의 수단으로 활용될 수도 있을 것이다.
제기된 여러 문제점을 해소하기 위한 방안 마련을 위해서는 생산현황 통보 제도의 근본 목적에서부터 재점검이 되어야한다. 기관의 의견을 적극적으로 수렴하여 생산현황 취합의 결과물이 각급 기관 및 기록물관리기관에서 유의미하게 활용될 수 있도록 개선될 필요가 있다. 아울러 취합방식에 있어서도 현재처럼 모든 기관을 일대일로 취합하는 방식이 적절한지도 검토가 필요하다.
총량적인 측면에서 중앙행정기관으로부터 취합된 최근 3년간의 현황을 통계중심으로 살펴보았다. 기록물 유형마다 세부적으로 해당 유형에 대한 취합이 생산현황 통보제도 본래의 목적에 부합되는지, 조사항목은 적절한지, 조사결과의 활용 방법은 무엇일지 등에 대해 추가적인 분석이 필요하다.
셋째, 생산현황 통계 및 목록의 정확성을 높이고 신뢰성을 제고할 수 있도록 통보서식 및 내용의 개선이 이루어져야 한다. 2018년에는 7종 12개 서식으로 생산현황 통보 서식이 일부 감소되었다.
이 논문의 한계는 생산현황 통보가 이루어지는 전체 기관을 대상으로 하지 못하였다는 점이다. 각급 기관에서 일년간 업무 활동의 내용과 결과를 집약적으로 취합하는 것이 생산현황이다.
그렇게 되면 생산현황의 결과가 이후의 기록관리에 필요한 정보로써 활용 될 수 있을 것으로 생각된다. 축적된 생산현황 정보는 기록화되어야 할 대상이 무엇일지, 기록화 대상이 누락되는 일은 발생하지 않는지와 같은 모니터링의 수단으로 활용될 수도 있을 것이다.
대화의 방식은 간담회, 자문회의 등과 같은 직접 대면방식과 사회관계망을 통한 간접 대면방식이 모두 활용되어야 한다. 필요하다면 생산현황 분석팀과 같은 워킹그룹을 조직하여 기관별, 기록물 유형별로 생산현황 정보를 연구, 분석하고 그 결과를 학회 발표나 학술지 기고 등을 통해 공유, 확산해 나갈 방안을 모색해 나가야 한다.
행정박물의 명확한 개념을 세우고 유형별 사례를 구체적으로 예시하는 등의 조치가 필요할 것으로 생각된다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	기록물관리의 과정은 어떻게 구분되는가?	기록물관리는 행정의 투명성 확보와 기록의 안전한 보존 및 활용이라는 목적을 달성하기 위한 일련의 활동을 말한다. 기록물관리의 각 과정은 크게 보면 생산단계와 보존 관리단계로 구분된다. 기록물 생산현황 통보제도는 생산단계와 보존 관리단계를 잇는 다리 역할을 하는 중요한 기능이다.
	기록물관리란 ?	기록물관리는 행정의 투명성 확보와 기록의 안전한 보존 및 활용이라는 목적을 달성하기 위한 일련의 활동을 말한다. 기록물관리의 각 과정은 크게 보면 생산단계와 보존 관리단계로 구분된다.
	생산현황 통보의 절차는 어떻게 이루어지는가?	생산현황 통보는 3단계 절차에 따라 이루어진다. 1단계는 처리과에서 기록물정리 결과를 토대로 생산현황의 목록 정리와 보고가 이루어진다. 2단계는 각 처리과로부터 매년 5월말까지 정리된 결과를 기록관으로 통보한다. 3단계는 8월말까지 기록관에서 기관내의 전체 취합된 결과를 영구기록 물관리기관으로 통보한다. 생산현황 통보절차는 <그림 1>과 같다.

참고문헌 (4)

국가기록원. 2017. 기록물 생산현황 통보 업무 개선 방안 검토(안). 2017.12. (내부문서).
국가기록원. 2018. 2017년도 기록물 생산현황 분석 결과 보고. 2018.02.(내부문서).
왕호성, 설문원. 2018. 기록물 생산현황 통보제도 운영 실태와 개선방안. 한국기록관리학회지, 18(1), 79-99.

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황진현. 2013. 공공기관의 생산현황통보에 관한 연구. 기록학연구 37, 145-188.

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표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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