[논문]경영시스템 도입 중소기업의 품질이행율 향상을 위한 품질기록 관리운영의 표준화 사례연구

조철희; 박병화; 박진이

doi:10.7469/jksqm.2019.47.4.911

[국내논문] 경영시스템 도입 중소기업의 품질이행율 향상을 위한 품질기록 관리운영의 표준화 사례연구
Introduction of Management System Case Study on Standardization of Quality Record Management to Improve Quality Performance Rate of SMEs 원문보기

品質經營學會誌 = Journal of Korean society for quality management, v.47 no.4, 2019년, pp.911 - 926

조철희 (필즈엔지니어링 품질경영팀) , 박병화 ((주)프라임경영컨설팅) , 박진이 (필즈엔지니어링 품질경영팀)

Abstract ▼ AI-Helper

Purpose: In an infinite market competition, companies are adopting management systems to gain a competitive advantage. The expectancy effect of the management system is management performance improvement and accurate measurements. These can be made through quality records with integrity and maintainability. This paper examines the operation of records management standards, which are records, storage and management standards for quality records to understand the needs of records management standards and empathize with their needs. Methods: This paper examines PEC's (Pields Engineering Co., Ltd.) specific processes and standards for integrating individual management systems and establishing records management standards. We also look at the specific features of the Search Tool and Document Storage Management Standards that support records management standards. Results: The integration process of PEC's individual management system consists of five steps. A PDCA-based process was established to erode the confusion and inefficiencies caused by overlap between individual management systems. Also, by accurately grasping corporate competence, PEC established a record management standard suitable for the characteristics of the company. PEC's records management standards are used as a useful standard for organizing quality records, and have an impact on management performance improvement. Conclusion: PEC's records management standards enable the verification of quality performance rates and performance measures. Companies can implement appropriate quality improvement strategies based on the numbers identified by introducing records management standards. Companies can succeed in improving management performance when operating quality management that combines performance measurement techniques and records management standards.

주제어

표/그림 (17)

그림 Figure 1. Integrated Model Development Process
표 Table 1. Status of holding standard documents
표 Table 2. Confirmation of ISO 9001 Requirements through the Standard System Diagram
표 Table 3. Items of standard documents required for enactment and revision to meet ISO requirements
표 Table 4. Example of Integration, Simplification and Implementation review
표 Table 5. Selected Measurement Items
그림 Figure 2. Process Correlation
그림 Figure 3. Search Tool for Quality Standard Forms
표 Table 6. Four sub-criteria
표 Table 7. 8 step project task table
표 Table 8. Five Common Task Table
그림 Figure 4. Detail Structure for Department Document Folder
표 Table 9. Configuration Structure for Department Document Folder
그림 Figure 5. Detail Structure for Project Document Folder
표 Table 10. Configuration Structure for Project Document Folder
표 Table 11. Configuration Structure for Knowledge Save Document Folder
그림 Figure 6. Confirmation Frame for Quality Record

AI 본문요약
AI-Helper

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문제 정의

본 논문은 중소기업인 PEC의 경영시스템 통합과정과 기록관리표준의 구체적 운영 사례를 제시하고 있다. 기록관리표준이란 품질기록물들에 대한 조직원의 기록, 저장, 관리 방법을 제시하는 표준이다.
PEC의 기록관리표준은 조직원들의 통합경영시스템 활용능력의 극대화를 통한 품질이행율 및 절차준수율 향상을 도모하고 있다. 수행업무와 관련된 품질기록물을 조직원들이 독립적으로 확인하고 작성할 수 있는 검색 Tool을 제공하고, 작성한 품질기록물을 저장, 관리할 수 있는 문서저장관리표준도 제시한다. 기록관리표준의 지원프로그램인 검색 Tool은 품질이행율과 성과측정 수치를 보여주는데, 이는 전략적 품질관리의 중요한 지표로 활용될 수 있다.

제안 방법

개발단계별 세부일정은 조직역량확인, 인식변화, 정착기간(품질지향문화정착기간)을 고려한 내부적인 요소와 제, 개정되는 표준문서 수량, 내, 외부심사 일정 등의 외부적인 요소를 고려하여 산정하였다. 통합방법은 김연성 외 (2017)가 제시한 개별운영, 문서통합, 전략통합 중에서 문서통합방법을 선택하였다.
ISO 핵심본문의 공통 요구사항을 중심으로 공감대를 높이는데 집중하였다. 규격별 공통 요구사항은 프로세스 통합을 통해 중복요소를 제거하였다(통합화). 불필요한 절차는 삭제하여 업무 효율성을 향상시켰다(단순화).
기존 경영시스템에 포함된 표준문서(매뉴얼, 절차서, 지침서 등) 및 모든 표준화된 양식들을 수집하여 3분류(대분류, 중분류, 소분류)를 기준으로 정리하였다. 절차의 중복삭제 및 통합을 위하여 공통성격의 표준문서들을 집합화하여 정리하였다.
PEC도 품질경영팀을 신설하고 통합경영시스템을 도입한 후 기존 고객의 만족도 향상과 신규고객 확보에 유의적 성과를 얻었다. 기존 고객의 만족도 확인방법은 고객만족도 조사 결과를 통해 이전 품질만족도와 비교 분석을 실시했고 긍정적 결과를 확인했다. 신규고객확보 확인방법은 최근 2년간 거래실적이 없던 고객으로부터 신규 프로젝트 2건을 수주하여 업무가 진행되고 있음을 확인했다.
불필요한 절차는 삭제하여 업무 효율성을 향상시켰다(단순화). 기존 운영방식이 이행성에 기반하였는가를 고려하여 표준문서를 제, 개정 하였다(이행성검토). 구체적 예시는 [Table 4]와 같다.
첫째, 엔지니어링 서비스업을 주력으로 하는 중소기업인 PEC(필즈엔지니어링)의 기록관리표준을 파악한다. 둘째, PEC의 통합경영시스템 구축과정, 기록관리표준의 제정기준 및 운영방법을 구체적으로 살펴본다. 셋째, 그 결과가 중소기업의 기록관리표준 제, 개정업무에 도움을 주고 경영성과 개선과 연계될 수 있는 방향을 제시한다.
또한, [Table 5]와 같이 일부 측정항목을 도출하여 최근 많은 기업의 성과관리 모형이 되고 있는 균형성과지표(BSC)의 메커니즘을 적용하였다. BSC는 전략의 수행과 관련된 주된 요인들을 묘사하는 측정지표를 채택하고 있어서 전략달성에 중요한 요인이 된다.
이회선 외(2017)는 정교한 경영성과의 관리는 지속적인 경쟁력 강화를 위한 필수적인 사항이라 하였다. 또한, 경영성과를 전략적으로 관리하고 측정하기 위해 성과측정치 등을 활용한 시스템적 경영기법의 필요성을 언급하였다. 경영성과의 정략적 측정 기법으로는 Kaplan과 Norton이 제시한 BSC 기법이 대표적이다.
그렇기 때문에 중소기업은 김연성 외(2017)가 주장한 기업역량을 고려한 경영시스템 통합을 추구해야만 조직 내에 안착되는 시간과 시행착오를 최소화 할 수 있다. 마지막으로 PEC는 프로젝트 중요도, 재무적 관점, 전략적 관점을 고려한 통합경영시스템 적용기준을 정하여 적용하고 이행하였다.
매뉴얼폴더는 Level I으로, 절차서폴더는 Level II로 분류하였고 품질경영팀을 주관부서로 지정하였다. 지침서폴더는 Level III으로 분류하고 해당 지침서와 관련된 부서를 주관부서로 지정하였다.
기존 경영시스템에 포함된 표준문서(매뉴얼, 절차서, 지침서 등) 및 모든 표준화된 양식들을 수집하여 3분류(대분류, 중분류, 소분류)를 기준으로 정리하였다. 절차의 중복삭제 및 통합을 위하여 공통성격의 표준문서들을 집합화하여 정리하였다. 정리된 전체 표준문서의 수량은 [Table 1]과 같다.
첫째, 경영시스템 통합과정에서 경영진과 조직원들을 대상으로 전문 컨설팅사를 통해 품질 전문교육을 실시하였고 내부심사원 자격을 갖춘 다수의 품질인을 배출하였다. 곽승현 외(2014)는 품질지향문화는 품질경영활동이 기업성과로 연결되는데 중요한 역할을 한다고 하였다.
본 논문의 목적은 다음과 같다. 첫째, 엔지니어링 서비스업을 주력으로 하는 중소기업인 PEC(필즈엔지니어링)의 기록관리표준을 파악한다. 둘째, PEC의 통합경영시스템 구축과정, 기록관리표준의 제정기준 및 운영방법을 구체적으로 살펴본다.
[Table 2]는 표준체계도의 일부를 나타낸다. 표준체계도에는 국제표준에서 규정한 요구사항들을 조항 별로 열거하고 GAP 분석을 실시했다. 비교분석결과 제, 개정이 필요한 표준문서는 <Table 3>과 같으며 총 56건이었다.
PEC는 석유화학산업의 국내, 국외 메이저 정유회사를 고객으로 하여 설계, 구매 및 시공 (EPC) 서비스업무를 제공한다. 품질, 환경 및 안전보건 경영시스템이 개별로 존재하였으나, EPC에 경험이 많은 컨설팅사의 지원에 의거하여 경영시스템 통합 업무를 진행하였고, 인증기관도 인지도가 높은 로이드 인증원으로 변경하였다.

대상 데이터

그래서 조직원들은 각 업무단계에서 요구되는 품질기록물의 목록과 활용방법을 정확하게 이해하게 되었다. 검토 리스트는 부서특성에 맞게 개정되었고, 최종 성과물은 2회 이상의 내부 검토를 거쳐서 고객에서 납품되었다. 그 결과 고객의 1차 승인율이 높아지면서 재 작업율이 줄어들었다.

이론/모형

통합모형은 신완선 외(2007)가 제시한 비교/분석, 설계, 개발, 적용의 4단계 통합모형 개발과정을 참고했다.
그래서 경영시스템 통합과정에서 PDCA (Plan, Do, Check, Act)기반의 체계적인 프로세스를 확립하였다. ISO의 요구사항에 따른 설계와 개발기획, 개발입력, 개발관리가 PDCA 기반의 표준절차에 따라 진행되었다. 그래서 조직원들은 각 업무단계에서 요구되는 품질기록물의 목록과 활용방법을 정확하게 이해하게 되었다.
개발단계별 세부일정은 조직역량확인, 인식변화, 정착기간(품질지향문화정착기간)을 고려한 내부적인 요소와 제, 개정되는 표준문서 수량, 내, 외부심사 일정 등의 외부적인 요소를 고려하여 산정하였다. 통합방법은 김연성 외 (2017)가 제시한 개별운영, 문서통합, 전략통합 중에서 문서통합방법을 선택하였다.

성능/효과

검토 리스트는 부서특성에 맞게 개정되었고, 최종 성과물은 2회 이상의 내부 검토를 거쳐서 고객에서 납품되었다. 그 결과 고객의 1차 승인율이 높아지면서 재 작업율이 줄어들었다.
셋째, 조직원들이 수행업무와 관련된 품질기록물을 독립적으로 확인하고 작성할 수 있는 검색 Tool을 제공한다. 넷째, 조직원들이 품질기록물을 저장, 관리할 수 있는 문서저장관리기준을 제공한다. 궁극적으로 성과측정 및 품질측정을 위한 품질기록물이 온전성과 보전성을 확보한다.
셋째, 폴더 별로 접근권한에 차등을 두어 보안을 강화하였다. 넷째, 품질기록물들의 최종 저장폴더를 PEC가 구축한 검색 Tool에 표시하여 기록물 저장단계에서 발생되는 담당자 별 저장폴더 선택의 혼란을 최소화하였다.
넷째, 품질이행율을 수치적으로 확인하면서 다양한 품질전략 구사가 가능해 졌다. 기록관리표준을 지원하는 검색 Tool에는 프로젝트와 관련된 품질기록물을 등록하고 이행여부를 기반으로 품질이행율이 표시된다.
첫째, 모든 품질기록물의 기록, 저장, 관리는 보안서버 내에서만 가능하다. 둘째, 보안서버내의 폴더는 부서문서함, 프로젝트문서함, 지식저장문서함, 품질표준문서함으로 구분하여 각각의 폴더구조를 표준화하였고, 저장, 기록관리에 통일성을 부여하였다. 셋째, 폴더 별로 접근권한에 차등을 두어 보안을 강화하였다.
첫째, 조직원들의 통합경영시스템 활용능력을 극대화 한다. 둘째, 조직원들의 품질이행율과 절차준수율 향상을 지원한다. 셋째, 조직원들이 수행업무와 관련된 품질기록물을 독립적으로 확인하고 작성할 수 있는 검색 Tool을 제공한다.
둘째, 품질 최우선 경영을 통해 기업 수익율이 향상되었다. 박영택(2017)은 품질이 좋아지면 고객만족도가 높아지므로 고객 유지율이 높아진다.
마지막으로 ISO 9001과 ISO 14001에 대한 로이드 인증을 취득하여 품질, 환경경영시스템 인증 기업 이미지 증진에 성공하였다. 대외적으로는 중소기업인 PEC가 경영시스템을 도입, 적용, 통합하고 기록관리표준 구축 등의 성공적인 선례를 제공함으로써 경영시스템 운영에 어려움을 겪는 중소기업들에게 도움을 줄 수 있는 선구자적 역할을 감당할 수 있게 되었다.
둘째, PEC의 통합경영시스템 구축과정, 기록관리표준의 제정기준 및 운영방법을 구체적으로 살펴본다. 셋째, 그 결과가 중소기업의 기록관리표준 제, 개정업무에 도움을 주고 경영성과 개선과 연계될 수 있는 방향을 제시한다.
셋째, 재 작업율 감소로 업무싸이클 감소가 실현되었다. PEC는 종합설계업무가 전체업무의 큰 비중을 차지하기 때문에 설계관련 종합품질관리가 매우 중요하다.
둘째, 보안서버내의 폴더는 부서문서함, 프로젝트문서함, 지식저장문서함, 품질표준문서함으로 구분하여 각각의 폴더구조를 표준화하였고, 저장, 기록관리에 통일성을 부여하였다. 셋째, 폴더 별로 접근권한에 차등을 두어 보안을 강화하였다. 넷째, 품질기록물들의 최종 저장폴더를 PEC가 구축한 검색 Tool에 표시하여 기록물 저장단계에서 발생되는 담당자 별 저장폴더 선택의 혼란을 최소화하였다.
기존 고객의 만족도 확인방법은 고객만족도 조사 결과를 통해 이전 품질만족도와 비교 분석을 실시했고 긍정적 결과를 확인했다. 신규고객확보 확인방법은 최근 2년간 거래실적이 없던 고객으로부터 신규 프로젝트 2건을 수주하여 업무가 진행되고 있음을 확인했다. 신규 프로젝트 2건을 경영시스템 도입성과로 분류한 이유는 신규고객이 실시한 사전심사과정에서 품질관리의 중요성이 여러 차례 강조되었고, PEC 품질시스템이 높은 점수를 획득했기 때문이다.
PEC 기록관리표준은 문서저장관리표준을 포함하고 있고 그 특징은 다음과 같다. 첫째, 모든 품질기록물의 기록, 저장, 관리는 보안서버 내에서만 가능하다. 둘째, 보안서버내의 폴더는 부서문서함, 프로젝트문서함, 지식저장문서함, 품질표준문서함으로 구분하여 각각의 폴더구조를 표준화하였고, 저장, 기록관리에 통일성을 부여하였다.
PEC의 기록관리표준이 지향하는 방향성은 다음과 같다. 첫째, 조직원들의 통합경영시스템 활용능력을 극대화 한다. 둘째, 조직원들의 품질이행율과 절차준수율 향상을 지원한다.

후속연구

현재 PEC는 VBA기반의 Excel 검색 Tool과 기록관리표준을 활용하여 통합경영시스템을 관리하고 있는데 PEC는 향후 데이터베이스기반의 검색 프로그램을 개발하여 전방위적인 품질관리 시스템을 조직원들에게 제공할 것이다. 또한 표준문서들의 절차간 연결성을 심도 있게 연구하여 통합경영시스템의 성숙도(maturity) 향상과 시스템 고도화를 통한 업무 간소화를 추구하는 등의 지속적 개선을 지향할 것이다.
둘째, 조직원들의 품질이행율과 절차준수율 향상을 지원한다. 셋째, 조직원들이 수행업무와 관련된 품질기록물을 독립적으로 확인하고 작성할 수 있는 검색 Tool을 제공한다. 넷째, 조직원들이 품질기록물을 저장, 관리할 수 있는 문서저장관리기준을 제공한다.
현재 PEC는 VBA기반의 Excel 검색 Tool과 기록관리표준을 활용하여 통합경영시스템을 관리하고 있는데 PEC는 향후 데이터베이스기반의 검색 프로그램을 개발하여 전방위적인 품질관리 시스템을 조직원들에게 제공할 것이다. 또한 표준문서들의 절차간 연결성을 심도 있게 연구하여 통합경영시스템의 성숙도(maturity) 향상과 시스템 고도화를 통한 업무 간소화를 추구하는 등의 지속적 개선을 지향할 것이다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	경영시스템의 효과성을 확인할 수 있는 방법은 무엇인가요?	경영시스템의 효과성은 경영성과를 통해 확인할 수 있다. 이회선 외(2017)는 정교한 경영성과의 관리는 지속적인 경쟁력 강화를 위한 필수적인 사항이라 하였다.
	PEC가 무엇인가요?	PEC는 균형성과지표(BSC)를 개별성과에 대한 수치측정용도로 사용하고 있고 기록관리표준은 품질기록물(본 논문에서 품질기록물이란 통합경영시스템 구축으로 제, 개정된 표준절차에서 작성을 요하는 양식들로써, 조직원들에 의하여 기록, 저장, 관리되는 기록물 일체를 의미한다)의 기록, 저장, 관리의 효율성 향상 도구로 사용하고 있다. 균형성과지표(BSC)를 모든 분야에 적용하여 성과측정시스템으로까지 발전시키는 기업도 있다.
	PEC를 통한 업무싸이클 감소를 실현시키기위해 한 방법은 무엇인가요?	PEC는 종합설계업무가 전체업무의 큰 비중을 차지하기 때문에 설계관련 종합품질관리가 매우 중요하다. 그래서 경영시스템 통합과정에서 PDCA (Plan, Do, Check, Act)기반의 체계적인 프로세스를 확립하였다. ISO의 요구사항에 따른 설계와 개발기획, 개발입력, 개발관리가 PDCA 기반의 표준절차에 따라 진행되었다. 그래서 조직원들은 각 업무단계에서 요구되는 품질기록물의 목록과 활용방법을 정확하게 이해하게 되었다.

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ISO 9001:2015. Quality Management Systems Standard - Requirements.

표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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