[논문]문서분류의 이론과 변천에 관한 연구 - 조선조이후 현행 '정부공문서분류'까지 -

최정태; 이주연

doi:10.14404/jksarm.2003.3.2.001

[국내논문] 문서분류의 이론과 변천에 관한 연구 - 조선조이후 현행 '정부공문서분류'까지 -
A Study on the Theory and Historical Development of Official Document Classification Scheme in Korea - Since Chosun Dynasty to Current Korea Government - 원문보기

이 논문은 문서분류에 대한 이론적 근거를 찾아보고, 조선조 이후 구한말을 걸쳐 대한민국 정부수립 이후 지금까지 시행해오고 있는 한국공문서분류의 변천과정을 살펴, 새로 제정 공포될 '기록물분류기준표'와 비교하여, 시행상의 문제점을 검토함으로써 더 나은 분류표로 발전시키는데 목적을 둔다.

This study is to aim on the theory of document classification system and historical development of official document classification scheme since Chosun dynasty to Republic of Korea. We have been new version of classification scheme 'Document Classification Standard' is scheduled in 2004, though there are many fundamental problems in governmental agencies and record centers. Thus new 'Document Classification Standard' should be make discussion and inquire.

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문제 정의

이 논문은 문서분류에 관한 제 이론과 방법을 살펴보고, 朝鮮朝官府文書의 분류 양상과 구한말 大韓帝國과 朝鮮總督府를 거쳐 현재 대한민국정부에서 시행되고 있는 ‘공문서분류’까지, 이것들이 변천해 오는 과정에서 공문서분류가 어떤 유형으로, 어떠한 특징을 가지고 발전해 왔는지를 정리해 본다. 그리고 앞으로 시행될 ‘기록물분류기준표’를 분류의 이론적 기초에 근거, 종전의 분류표와 비교 검토하여 더 나은 분류표로 발전시키는데 있다.
이 규정에서는 종전에 볼 수 없었던 분류기호와 문서일련번호에 관한 조항을 신설하였다. 문서분류번호는 기능별로 “10진분류표에 따라 정한다”라고 하였지만, 실은 1차분류 20개 대기능에서, 2차분류 200개 중기능, 3차분류 2,000개의 소기능으로 분류하여 문서마다 년도별 일련번호를 사용한 것이므로 ‘십진분류법’과는 거리가 멀다.

가설 설정

26) 분류표의 내용은 와 같다.
① 문서의 종별보존기준의 책정기준은 별표에 의한다.

제안 방법

24)을 만들었다. 이어서 ‘宮內府記錄編纂保存規程’(隆熙3년6월11일)을 만들어 여기에 ‘宮內府規例’ 를 적용하였다.
이와 같은 문서유형은 문서의 내용이나 특징에 따라 분류하는 것이 아니라 단지 보존을 위해 年限을 기준으로 구분한 것이다. 이를 근거로 해서, 제6조는 “記錄은 제1종과 제2종은 完綴로, 제3종은 畧綴로, 제4종은 仮綴로 편성하여 보존기간의 長短 및 使用度數의 多少에 따라 이를 적절히 定함을 得”하도록 하여 완철, 약철, 가철 세 종류의 綴로 구분해서 보존하도록 규정하였다.
현재 각 행정기관의 문서를 십진분류의 원칙에 따라 기능별로 분류하는 문서 십진분류법을 제정하여 이를 전 행정기관에 적용케 함으로써 행정기관의 문서분류 보관 및 보유체제를 확립코자함.
1979년 6월 15일 총리령 제222호와 제223호인 ‘정부공문서분류번호의지정에관한규칙’과 ‘공문서보존기간종별책정기준등에관한규칙’을 ‘정부공문서분류번호및보존기간책정기준등에관한규칙’으로 통합하고 그 분류번호 및 보존기간 등을 현실에 맞게 조정·체계화한다.
또한, 어떤 기능과 관련된 다른 기능이 있거나 분류상 혼동의 우려가 있는 항목은 이와 관련된 기능을 안내하여 참고할 수 있는 상관색인을 만들어 활용하였다. 색인사용의 예는 다음과 같다.

성능/효과

이상 2건의 자료를 보면, 당시 문서를 어떤 방법으로 분류하고 목록을 하였는지는 확인할 수 없지만, 문서를 분류하고 목록을 해서 책을 만들었음이 분명하였으며, 지금으로부터 5세기 전, 문서를 분류하는 행위는 국가경영에 반드시 큰 이익을 준다고 하였다.
이상의 내용을 종합해보면, 종전의 종이문서와 새로운 매체의 전자기록물을 분류할 경우 두 시스템이 相生하면서 공존할 수 있는지, 아니면 전자는 사라지고 완전히 대체(substitution)가 가능한 것인지 설명이 되어야 한다. 그 다음 새로운 ‘기록물분류기준표’는 분류이론과 전개 원리상에서 ‘분류’개념으로 해석할 수 있는지, 아니면 ‘처리’의 개념에 속하는 ‘RS’ 즉, ‘보존일정 스케줄’(retention schedule)34) 또는 ‘기록물 처리일정표’(records schedule)³⁵⁾와 유사한 것은 아닌지에 대하여 충분한 논의와 검토가 있어야 할 것이다.

후속연구

그 다음 ‘규칙’의 변천과정을 보면, 1964년 ‘공문서보존기간종별책정기준에관한규칙’을 시작으로, 1979년 ‘정부공문서분류번호의지정에관한규칙’과 ‘공문서보존기간종별책정기준등에관한규칙’으로 이원화되어 시행되다가, 1984년 ‘정부공문서분류번호및보존기간책정등에관한규칙’으로 통합된 후, 1992년 ‘공문서분류보존에관한규칙’이 제정되어 지금까지 사용되고 있다. 그러나 앞으로는 1999년에 제정된 ‘기록법시행규칙’에 따라 모든 공문서는 여기에 적용될 예정이다.
이상의 내용을 종합해보면, 종전의 종이문서와 새로운 매체의 전자기록물을 분류할 경우 두 시스템이 相生하면서 공존할 수 있는지, 아니면 전자는 사라지고 완전히 대체(substitution)가 가능한 것인지 설명이 되어야 한다. 그 다음 새로운 ‘기록물분류기준표’는 분류이론과 전개 원리상에서 ‘분류’개념으로 해석할 수 있는지, 아니면 ‘처리’의 개념에 속하는 ‘RS’ 즉, ‘보존일정 스케줄’(retention schedule)34) 또는 ‘기록물 처리일정표’(records schedule)³⁵⁾와 유사한 것은 아닌지에 대하여 충분한 논의와 검토가 있어야 할 것이다.

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