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문제 정의
- 따라서 본고에서는 주로 생애주기 이론에 기초한 전통적 기록관리방식을 대체하는 새로운 이론으로서 중국의 기록관리체계의 특성을 반영하여 자생적으로 발전한 ‘문건·당안 일체화’개념을 분석함으로써 현대사회에 효율성 있는 과학적 기록관리체제를 구축하기 위한 하나의 선험적인 사례로 제공하고자 한다. 이러한 기본적인 구상하에 본고에서는 우선 ‘문건·당안 일체화’ 개념에 대한 이론적 배경으로서 중국의 기록관리체계내에서 문건과 당안이 가지는 개념상의 차이점을 밝히고, 또한 그것을 생애주기 이론과 연관지어 살펴볼 것이다.
- 그리고, 이러한 이론적 틀을 바탕으로 하여 그것이 실제 기록관리업무에 어떻게 반영되고 있는가에 대하여 몇가지 유형으로 나누어 살펴보겠다. 마지막으로는 이러한 ‘문건·당안 일체화’ 개념을 실천하는데 있어서 나타나는 한계점과 그것을 극복할 수 있는 구체적인 대책에 대하여 살펴보는 것으로 하겠다.
- 따라서 본고에서는 주로 생애주기 이론에 기초한 전통적 기록관리방식을 대체하는 새로운 이론으로서 중국의 기록관리체계의 특성을 반영하여 자생적으로 발전한 ‘문건·당안 일체화’개념을 분석함으로써 현대사회에 효율성 있는 과학적 기록관리체제를 구축하기 위한 하나의 선험적인 사례로 제공하고자 한다. 이러한 기본적인 구상하에 본고에서는 우선 ‘문건·당안 일체화’ 개념에 대한 이론적 배경으로서 중국의 기록관리체계내에서 문건과 당안이 가지는 개념상의 차이점을 밝히고, 또한 그것을 생애주기 이론과 연관지어 살펴볼 것이다. 그리고, 이러한 이론적 틀을 바탕으로 하여 그것이 실제 기록관리업무에 어떻게 반영되고 있는가에 대하여 몇가지 유형으로 나누어 살펴보겠다.
- 소위 ‘문서당안연쇄법’은 집중통일의 원칙에 입각하여 기관의 문서·당안 업무활동을 조직하는 것으로서, 구체적인 방법으로 3개의 업무처리과정에서의 통일을 추구하였다. 즉 분류, 등록, 관리번호부여의 3가지 업무를 통일적인 방식으로 수행함으로써 문서업무와 당안업무를 그 절차와 책임에 있어서 서로 연결시키고, 그로 인해 문서처리과정에서의 효율저하를 방지하고 당안이 분산되어 관리되거나, 개인이 임의대로 당안을 관리하는 현상을 개선하고자 한 것이다.
- 을 제정·반포하여 기관내의 문건의 정리방법에 대하여 혁명적인 변화를 시도하고 있다. 즉, 기존의 ‘입권’을 중심으로 하는 기록물철(案卷) 단위의 정리방식을 과감하게 포기하고 새롭게 ‘문건’ 단위의 정리방식을 도입함으로써 전통적인 입권업무에서 발생하는 번잡함과 비효율성을 극복하여 업무량을 대폭적으로 줄이고, 문건정리업무의 질적 수준을 높임과 동시에 인력을 절감하고, 업무처리에 소요되는 시간을 최소화하여 업무효율을 제고하려는 것이다. 이러한 방식은 컴퓨터에 의한 효율적이고, 신속한 검색기능을 기초로하여 정리과정은 간소화하고 검색과정은 심화한다는 원칙하에 기존의 입권방식에 의한 안권목록(案卷目錄)과 권내문건목록(卷內文件目錄)을 폐지하고, ‘건’을 단위로 한 귀당문건목록(歸檔文件目錄)만 작성하도록 하고 있다.
- “一事一卷”에 의한 입권방식은 기존의 “6가지 특징”22)에 근거한 입권방식의 복잡성과 적용상의 어려움을 개선하기 위한 방안으로서 하나의 주제, 회의, 업무, 안건, 활동 등에서 생산된 모든 문건재료를 그것의 분량이 많고 적음에 관계없이 보존가치가 같은 것끼리 한데 모아서 단독으로 하나의 권(卷)으로 만드는 방법을 말한다. 즉, 문건의 등록과 동시에 문건이 전체 당안의 실체적 분류체계 속에서 차지하는 물리적 위치를 확정함으로써 그것이 어느 권(卷)내에 귀속되어야 할지를 분명히 하도록 하였다. 이로인해, 설령 어떤 하나의 문제를 해결하기 위한 일련의 활동과정에서 생산된 것이 단일한 문건이라고 하더라도, 이것은 단독으로 하나의 권(卷)이 될 수 있다.
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