There have been growing interests in work process analysis methodology, ever since ISO 15489 and DIRKS were introduced to the Korean archival and records management community. It is because the methodology has been expected to provide with much needed information, with which records management progr...
There have been growing interests in work process analysis methodology, ever since ISO 15489 and DIRKS were introduced to the Korean archival and records management community. It is because the methodology has been expected to provide with much needed information, with which records management programs could be designed. The information encompass from those needed in developing macro-organizational framework such as business classification schemes, to those essential to identify exact points of time, at which records management systems should capture records during each phase of business process. The Korean community, however, currently possesses a surprisingly scanty understanding of the methodology. The present paper aims to promote its understanding among Korean archivists and records managers, by reviewing an Australian standard of Work Process Analysis for Recordkeeping(AS 5090). It begins with drawing attention to the fact that the work process analysis is utilized in diverse areas, encompassing systems development, organizational re-engineering, and human resources management in business settings. When the methodology is implemented in records management settings, therefore, focus should be lied in finding out ways of creating and capturing records from the routine business activities. The paper then reviews the relationship among the three standards, AS 5090, DIRKS, and ISO 15489. Most parts of the paper are dedicated to review AS 5090 in detail, with examples. The paper also provides with output forms to be used to organize and represent results from the analysis.
There have been growing interests in work process analysis methodology, ever since ISO 15489 and DIRKS were introduced to the Korean archival and records management community. It is because the methodology has been expected to provide with much needed information, with which records management programs could be designed. The information encompass from those needed in developing macro-organizational framework such as business classification schemes, to those essential to identify exact points of time, at which records management systems should capture records during each phase of business process. The Korean community, however, currently possesses a surprisingly scanty understanding of the methodology. The present paper aims to promote its understanding among Korean archivists and records managers, by reviewing an Australian standard of Work Process Analysis for Recordkeeping(AS 5090). It begins with drawing attention to the fact that the work process analysis is utilized in diverse areas, encompassing systems development, organizational re-engineering, and human resources management in business settings. When the methodology is implemented in records management settings, therefore, focus should be lied in finding out ways of creating and capturing records from the routine business activities. The paper then reviews the relationship among the three standards, AS 5090, DIRKS, and ISO 15489. Most parts of the paper are dedicated to review AS 5090 in detail, with examples. The paper also provides with output forms to be used to organize and represent results from the analysis.
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문제 정의
업무분석(business analysis) 보다는 직무분석 또는 과업분석(job/task analysis)이라는 이름으로 발전되어 왔다. 원래 조직의 목적을 달성하기 위해 다양한 인력이 수행하는 업무를 가능한 한 잘게 자른 단위, 즉 과업(task) 차원에서 파악하고자 하는 것이다. 과업 단위에서의 분석을 통하여 각각의 업무를 수행하는 목적과 구체적인 절차, 그 과업을 수행하는 데 필요한 지식, 기술, 도구, 그리고 그 과업으로부터 산출되는 결과물을 밝혀내게 된다.
한편 불과 수년전에 우리나라에 소개된 DIRKS 접근방식은 공부를 하면 할수록 그 규모에 압도될 정도여서 이를 실제로 실행하는 것이 현실적인 일인가에 의문을 품게 한다. 이 논문은 호주의 기록관리를 위한 업무분석방법론 표준인 AS50904)과 DIRKS의 업무분석방식을 검토함으로써, 기록관리를 위한 업무분석의 세부방법론에 대한 이해와 우리나라에서의 적용을 돕기 위한 것이다.
제안 방법
AS 5090의 사례에서 보인 아홉 단계의 순차를 열일곱 단계로 확장하고, 각 단계에 참여해야 하는 행위주체에 따라 세 가지 차원으로 각 단계를 나누어 배치하였다. 세 차원은 신청자와 휴가신청 처리부서(통상적으로 인사과), 그리고 무급휴가인 경우 임금 조정을 위해 경유해야 할 회계부서와 휴가신청이라는 처리행위를 수행하는데 필요한 외부 시스템(기능/행동/처리행위/데이터)이 개입하는 부문을 의미한다.
● 각각의 활동을 구성하는 행위의 군집(groups)이나 반복적으로 발생하는 처리행위(transactions)를 분석한다.
원래 조직의 목적을 달성하기 위해 다양한 인력이 수행하는 업무를 가능한 한 잘게 자른 단위, 즉 과업(task) 차원에서 파악하고자 하는 것이다. 과업 단위에서의 분석을 통하여 각각의 업무를 수행하는 목적과 구체적인 절차, 그 과업을 수행하는 데 필요한 지식, 기술, 도구, 그리고 그 과업으로부터 산출되는 결과물을 밝혀내게 된다.
예를 들어, 서식을 사용하는 과정에서라면, 기록생산, 즉 서식을 작성하고 이를 등록하는 행위로부터 행위의 순차와 업무수행에 필요한 승인이 발생하며, 업무과정이 완료되었을 때 기록의 생산도 완료된다. 따라서 순차분석을 통하여 첫째, 커뮤니케이션과 결재라는 행위인 업무맥락에서 기록의 생산이 유발(trigger)되는 시점을 파악한다. 다음으로는 조직 내 결재권과 행위를 연계하며, 세번째로 특정한 처리행위를 수행하는 데 있어서 필요한 데이터는 무엇인지, 또 어떤 데이터를 생산, 수정, 유지하게 되는지를 결정하게 된다.
다음의 <표 1>은 AS 5090에 부록으로 첨부된 기능분석 사례를 보이고 있다. 모든 조직에 공통되는 행정기능이자 지원기능인 인사관리 기능을 사례로 하여 다섯 가지 활동10)과 열 가지 행위11)를 파악하였다. 이 사례는 다섯 가지 활동 중 첫 번째인 고용에 초점을 두어 열 가지 행위 중 맨 처음 세 가지 행위를 군집화하여, 모집(recruitment)이라는 행위의 순차를 구성하고 이를 분석한 것이다.
순차분석의 세 번째 단계는 각 행위를 수행하는 이유와 수행방식을 정하는 기반규칙을 분석하는 단계이다. 법령의 관련 조항부터, 조직 내 절차편람, 관행적 실무, 감사요건, 또는 현재 사용 중인 컴퓨터 애플리케이션 요건에 이르기까지 다양한 내용을 문서화하여 분석을 수행한다(9.3.4.1). 기본규칙 분석의 목적은 업무과정의 증거 요건을 발견하는 데있으므로 기록관리 요건을 검토함으로써 현행 업무과정에서 획득해야 할 증거를 획득하지 못하는 부분, 즉 요건과 현행 업무 사이의 격차를 확인하여야 한다(9.
다음의 <표 3>에 보이는 내용은 AS 5090에 첨부된 행위의 순차 분석사례로, 인사관리 기능 중에서 휴가신청이라는 업무과정을 다루고 있다. 앞에서 제시한 기능분석 사례에서는 인사관리 기능이 분석의 단위였던 데 비하여 순차분석 사례에서는 한 조직구성원이 휴가를 신청함으로써 유발된 업무과정이 각 단계를 걸쳐 최종 통보로 완료되기까지를 분석하였다.
모든 조직에 공통되는 행정기능이자 지원기능인 인사관리 기능을 사례로 하여 다섯 가지 활동10)과 열 가지 행위11)를 파악하였다. 이 사례는 다섯 가지 활동 중 첫 번째인 고용에 초점을 두어 열 가지 행위 중 맨 처음 세 가지 행위를 군집화하여, 모집(recruitment)이라는 행위의 순차를 구성하고 이를 분석한 것이다. 모집은 조직구성원의 결원을 충원하는 행위로 고용요건을 계획하고 선발기준을 결정하는 두가지 전제 작업에 기반 하여 진행된다.
이상과 같이 DIRKS 매뉴얼과 AS 5090을 중심으로 기록관리를 위한 업무분석 방법론을 검토하였다. 기록관리 현장에서 업무분석방법론을 즉각적으로 적용해야 할 필요를 절감하는 입장에서 보면, AS 5090이 DIRKS 매뉴얼의 추상적 논의의 수준을 더 구체적으로 확장하였음에도 불구하고 이 새로운 표준조차 분명히 정의하지 않고 있거나 설명이 불충분한 부분을 드물지 않게 발견할 수 있다.
AS 5090은 맥락을 분석하는 데 있어서 확인해야 할 것을 법적 요건, 업무규칙, 그리고 공동체의 기대로 설명하고 있다. 이와 유사하게 DIRS의 step C도 기록관리 요건을 밝히기 위한 맥락분석의 대상을 설명책임 요건(accountability requirements), 업무 요건 (business needs), 그리고 공동체의 기대(community expectations)로 정리하였다. ISO 15489의 5항과 9조 1항도 조직의 법규 환경을 분석함으로써 기록관리 시스템이 획득해야 할 기록을 확인할 수 있다고 명시하고 있다.
기능분석은 조직의 광범위한 목적과 목표에서 시작하여 조직이 수행하는 업무를 하향식으로 분해(decomposition)하는 분석방식이다. 조직의 목표를 성취하기 위하여 수행하는 기능을 파악하고, 다시 기능을 분해하여 기능을 구성하는 활동과 행위를 파악한다. 활동과 행위를 다시 반복적으로 발생하는 처리행위의 수준까지 분해한다(7.
순차분석의 마지막 단계는 분석의 대상이 되는 업무과정이 다른 업무과정이나 다른 시스템과 갖는 연계(links)를 분석하는 것이다. 특히 분석의 대상이 되는 업무과정이 활용하는 투입자원(inputs)을 파악하기 위하여 활동, 행위주체, 자료, 정보, 기술과 시간틀에 초점을 두어 분석한다. 한 단위 업무의 경계를 넘나들며 분석을 수행해야 하기 때문에 기능분석을 통해 파악한 요소들을 활용한다.
후속연구
전체 조직을 위한 기능 분류표를 개발하고자 한다면 조직의 전반적인 목적, 즉 조직의 사명으로부터 파생되는 기능과 기능을 수행하기 위한 활동을 파악하는 수준에서 분석을 진행할 수 있다. 그러나 구체적인 기록을 생산시점에서 바로 획득할 수 있는 기록관리 시스템을 설계하기 위한 기반작업으로 업무분석을 수행한다면 컴퓨터 자판키 하나를 입력하는 단위까지 행위를 분해하는 미시적 분석이어야만 할 것이다.
이형은 주요 요소에 대한 변화로 인해 일상적 패턴을 바꾸어야만 할 때 발생한다. 앞에서 살펴본 행위의 순차 분석사례가 일상적으로 수행되는 휴가처리를 표현하였다면 이형 분석을 통해서는 업무가 일상적으로 흘러가지 못하는 경우와 그러한 경우가 발생하는 이유를 찾아내게 된다. 이형을 찾아내고, 이형이 발생하는 이유를 파악해야만 이를 획득하는 기록관리 절차를 수립할 수 있으므로 이형 파악은 기록관리 요건을 결정하기 위한 업무과정 평가에 필수적인 단계라고 할 수 있다(9.
최근 들어 대규모로 우리 기록관리 현장에 진출하고 있는 기록관리 전문요원이 각자의 현장에서 가장 먼저 해야 할 일은 기록관리 체제의 수립이 될 것이며 따라서 다양한 규모의 업무분석을 실행하게 될 것이다. 이러한 실천의 경험으로부터 다양한 사례를 축적하고 다양한 사례의 검토를 통해 우리 실정에 맞는 업무분석 방법론의 일반론을 정립하게 되기를 기대한다.
목적이 무엇인가에 따라 업무분석 프로젝트의 범위와 한계를 결정할 수 있기 때문이다. 전체 조직을 위한 기능 분류표를 개발하고자 한다면 조직의 전반적인 목적, 즉 조직의 사명으로부터 파생되는 기능과 기능을 수행하기 위한 활동을 파악하는 수준에서 분석을 진행할 수 있다. 그러나 구체적인 기록을 생산시점에서 바로 획득할 수 있는 기록관리 시스템을 설계하기 위한 기반작업으로 업무분석을 수행한다면 컴퓨터 자판키 하나를 입력하는 단위까지 행위를 분해하는 미시적 분석이어야만 할 것이다.
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