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문제 정의
- 그러나 기록관리의 여러 기능들이 행해지는 가장 기본적인 계층은 기록철이며, 전자기록의 경우 기록철 이하의 계층이 중요한 관리대상이 된다. 따라서 전자기록의 경우, 어떠한 기록철 유형이 만들어질 수 있으며, 그 이하의 계층에서는 어떤 특징을 갖는지 살펴보도록 하겠다.
- 또한 새로운 개념의 이해를 돕기 위해 계층별로 배치되는 개체(entity)에 대한 해설과 상호관계도 설명하였다. 또한 기록관리의 중심계층인 기록철의 관리원칙에 대해서도 살펴보았다.
- 또한 ‘25주년 기관 창립기념 행사 결과보고' 기록 중 자발적 공표를 위해 일부 컴포넌트가 빠진 발췌사본을 생산하였다. 또한 정보공개 및 이용자의 열람을 위해 변환사본도 제작되었음을 표현해보았다.
- 본 연구는 전자기록의 확산에 따라 기록관리에 있어서 중심적인 역할을 하는 분류체계는 어떻게 달라지는지, 이러한 분류체계에 따라 형성되는 전자기록의 각 계층은 어떻게 관리되어야 하는지를 검토하기 위한 것이다. 특히 본 연구는 전자기록의 계층구조를 분석하고, 전자기록의 각 계층 중 관리에 있어서 가장 기본이 되는 계층인 기록철(records folder)의 관리방안을 제안하는 것을 그 목적으로 한다.
- 본 절에서는 기록건 이하의 엔티티, 즉 마커, 컴포넌트, 발췌사본 및 변환사본 등이 어떤 경우에 적용될 수 있는지를 설명하기 위해 가상의 사례를 설정해보았다. 우선 <그림 15>를 설명하면 다음과 같다.
- 이를 위해 업무 및 기능분석에 입각한 분류체계가 제대로 개발되어야 할 것이며, 한편으로는 기존의 분류체계가 전자기록의 속성에 적합한지에 대한 검토도 병행되어야 할 것이다. 여기에서는 영국 등의 선행 사례에 대한 분석을 기반으로, 현재 진행되는 기록분류 체계 개선사업과 관련하여 고려해야할 시사점을 ‘전자기록철 개념의 정립’ ‘전자기록철의 개시와 종결시점 정립’ ‘전자기록권 개념의 도입’ 등을 중심으로 살펴보았다.
- 물론 지금과 같이 국가기록관리 혁신이 빠르게 진전되는 상황을 볼 때, 전자기록관리 표준이 마련되는 것은 그리 오랜 후의 일이 아닐 것이다. 이 글은 전자기록관리의 핵심이 되는 기록철을 어떻게 구조화하고 관리할 것인지에 대한 논의의 단초를 제시하기 위한 것이다. 따라서 실제로 제도를 마련하기 위해서는 현실적으로 고려해야할 점들이 많을 것이지만, 우리보다 앞서서 제도를 마련한 사례를 통해 얻을 수 있는 시사점을 있다고 본다
- 즉, 종결 시점이 처분지침을 적용하는 기준이 되므로 명확히 할 필요가 있다. 이와 함께 전자기록철의 개시 문제도 일부 논란이 있을 수 있으므로 정리된 결과를 제시하도록 할 것이다.
- 본 연구는 전자기록의 확산에 따라 기록관리에 있어서 중심적인 역할을 하는 분류체계는 어떻게 달라지는지, 이러한 분류체계에 따라 형성되는 전자기록의 각 계층은 어떻게 관리되어야 하는지를 검토하기 위한 것이다. 특히 본 연구는 전자기록의 계층구조를 분석하고, 전자기록의 각 계층 중 관리에 있어서 가장 기본이 되는 계층인 기록철(records folder)의 관리방안을 제안하는 것을 그 목적으로 한다. 전자기록은 분류에 있어서도 비전자 기록과는 다른 특수성을 고려해야 한다.
가설 설정
- 1) 물리적 기록철은 전자기록철과 동일한 클래스에 할당되지만, 그 외에는 전자 기록철과 아무런 관계를 갖지 않는다. 이러한 경우는 <그림 2>와 같이 표현할 수 있다.
- •특정 사건 발생 이후의 종결 : 마지막 전자기록이 파트에 추가된 행위가 일어난 이후에 종결된다.
- 철이 활성화상태에 있는지 종결상태에 있는지와 무관하게 접근제한은 변경될 수 있다. 셋째, 감사 자료의 유지이다. 감사 자료는 활성화된 상태이거나 종결된 전자기록철 모두에 대해 유지되어야 한다.
- 일반적으로 전자기록철은 개별 기록건보다 먼저 만들어지므로 특별한 상황이 발생하지 않는다고 가정하면 시스템에 의해 자동으로 생성된 전자기록철의 메타데이터는 변동되지 않을 것이다. 하지만, 전자기록철의 생성 시기가 그 철에 포함된 개별 기록건의 생산 시기보다 늦을 경우가 있다.
- 첫째, 기록철 관리의 체계화이다. 기록철은 기록관리에 있어서 가장 기본적인 계층이다.
- 첫째, 소유권의 유지이다. 전자기록철의 소유권은 실무자 혹은 업무단위의 변경으로 이전되거나 변화될 수 있다.
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