BRM(Business Reference Model, 이하 BRM)은 기관 간 업무관련 정보공유, 업무처리의 신속성, 조직운영의 효율성, 행정서비스를 제고하기 위한 목적으로 도입되었으며 이와 함께 업무기반의 기록관리체계인 기록관리기준표도 운용하게 되었다. 하지만 BRM이 도입된 지 10여년이 지난 현 시점에서 과연 그 취지 및 목적에 맞게 사용되고 있는지 현재 당면한 문제점이나 개선사항을 통해 재정립할 필요가 있다. 이에 본 연구에서는 BRM의 최하위 단위인 '단위과제' 운영상 문제점을 통해 단위과제 관리의 필요성을 살펴보고 업무분석을 통한 단위과제 도출 방안을 제시하였다. 그리하여 효율적인 BRM관리를 위한 개선방안을 크게 세 가지로 제안하였다.
BRM(Business Reference Model, 이하 BRM)은 기관 간 업무관련 정보공유, 업무처리의 신속성, 조직운영의 효율성, 행정서비스를 제고하기 위한 목적으로 도입되었으며 이와 함께 업무기반의 기록관리체계인 기록관리기준표도 운용하게 되었다. 하지만 BRM이 도입된 지 10여년이 지난 현 시점에서 과연 그 취지 및 목적에 맞게 사용되고 있는지 현재 당면한 문제점이나 개선사항을 통해 재정립할 필요가 있다. 이에 본 연구에서는 BRM의 최하위 단위인 '단위과제' 운영상 문제점을 통해 단위과제 관리의 필요성을 살펴보고 업무분석을 통한 단위과제 도출 방안을 제시하였다. 그리하여 효율적인 BRM관리를 위한 개선방안을 크게 세 가지로 제안하였다.
BRM (Business Reference Model, hereinafter referred to as BRM) has been introduced with the objective to improve task-related information sharing among organizations, task processing speed, efficiency of organization management, and administrative services. Furthermore, a Records Management Referenc...
BRM (Business Reference Model, hereinafter referred to as BRM) has been introduced with the objective to improve task-related information sharing among organizations, task processing speed, efficiency of organization management, and administrative services. Furthermore, a Records Management Reference Table, which is a business-based records management system, has been put in to operation. However, it is necessary to reidentify if the BRM is put into use according to its initial objectives and purposes after 10 years of its introduction based on the pending problems and matters of improvement. Therefore, in this study, the necessity for business transaction management has been reviewed based on the problems present in the "business transaction" operation, which is the lowest unit of BRM, and it proposes a business transaction identification plan through a business analysis. As a result, three major points to improve BRM management have been suggested.
BRM (Business Reference Model, hereinafter referred to as BRM) has been introduced with the objective to improve task-related information sharing among organizations, task processing speed, efficiency of organization management, and administrative services. Furthermore, a Records Management Reference Table, which is a business-based records management system, has been put in to operation. However, it is necessary to reidentify if the BRM is put into use according to its initial objectives and purposes after 10 years of its introduction based on the pending problems and matters of improvement. Therefore, in this study, the necessity for business transaction management has been reviewed based on the problems present in the "business transaction" operation, which is the lowest unit of BRM, and it proposes a business transaction identification plan through a business analysis. As a result, three major points to improve BRM management have been suggested.
* AI 자동 식별 결과로 적합하지 않은 문장이 있을 수 있으니, 이용에 유의하시기 바랍니다.
문제 정의
본 연구는 BRM 운영을 위한 단위과제 정비 방안을 제안하기 위해 기관 내 분류체계 사용의 근본적인 해결을 위한 현실적인 문제점을 지적하고 업무 분석에 기반하여 실제 적용가능한 단위과제 도출방안을 제시하였다. 나아가 효율적인 BRM 관리를 위한 개선방안을 제안해 보았다.
단위과제는 이후 지속적으로 관리되지 못하면 분류체계 운영 시 문제점이 다시 발생할 수밖에 없다. 단위과제를 효과적으로 관리하고, 나아가 BRM을 효율적으로 관리하기 위한 개선방안을 제안해 보고자 한다.
분류에 대해서는 단위과제를 기준으로 업무기능과 상위 분류체계와의 적합성을 확인하였으며, 크기는 업무범위의 적절성 및 유사중복 여부를 검토하였다. 명명의 경우에는 모호하지 않고 명확하게 업무를 표현했는지 검토하였다. 특히 공통업무 단위과제의 경우 과제명칭과 함께 보존기간도 동일하거나 유사한지 비교해보 았다.
그러나 기록관리의 단위가 되는 ‘단위과제’에 대해서는 간과되어 온 경향이 있다. 본 연구는 BRM 운영을 위한 단위과제 정비 방안을 제안하기 위해 기관 내 분류체계 사용의 근본적인 해결을 위한 현실적인 문제점을 지적하고 업무 분석에 기반하여 실제 적용가능한 단위과제 도출방안을 제시하였다. 나아가 효율적인 BRM 관리를 위한 개선방안을 제안해 보았다.
또한 단위과제로 도출해야 하는 업무와 단위과제카드를 신설하여 사용해야 하는 업무를 구분하여야 한다. 이와 함께 예산서, 사업계획서, 업무계획 및 보고자료 등 처리과의 업무내역을 파악할 수 있는 참고자료를 검토한다.
47-48). 즉 기관 간업무관련 정보공유, 업무처리의 신속성, 조직운영의 효율성, 행정서비스를 제고하기 위한 목적이었다.
명명의 경우에는 모호하지 않고 명확하게 업무를 표현했는지 검토하였다. 특히 공통업무 단위과제의 경우 과제명칭과 함께 보존기간도 동일하거나 유사한지 비교해보 았다. 이를 통해 가장 두드러지게 파악된 문제점은 다음과 같다.
제안 방법
4가지 유형 중 처리과 공통업무를 제외 하고는 모두 고유업무에 해당하며 본 연구에서는 단위과제 유형을 크게 ‘처리과 공통업무’와 ‘고유업무'로 구분하여 사용하도록 하겠다.
가장 먼저 처리과별 업무내용이 정의된 법령 및 기관의 규정, 조례를 참고하여 전반적인 업무내용을 파악하고 공식적으로 명시된 업무내용을 확인한다. 조직의 직제 관련 법령 및 조례의 경우 법규로서 정해놓은 것이기 때문에 단위과제 도출 시 해당 처리과의 주요 업무가 누락 없이 반영될 수 있도록 중요하게 검토해야 한다.
그 다음 처리과별 업무분장을 분석하여 업무 담당자별로 업무수행내역을 파악한다. 업무분장 검토 시 고려할 점은 업무분장이 너무 구체적으로 작성된 경우 업무의 중요도, 업무지속성, 단위과제 내 업무 수행 빈도 등을 고려하여 단위과제를 너무 포괄적으로 구분하거나 세분화 하지 않도록 해야 한다.
기관에서 초기 분류체계 도입 시 업무담당자를 대상으로 업무흐름도 및 절차도 등의 작성을 요청하여 업무분석의 기초자료로 활용했었다. 이는 순차분석에 해당하며 업무담당자가 작성한 산출물이 미흡할 경우 업무분석에 어려움이 발생하고, 산출물을 취합하기까지 상당한 시간이 소요되는 문제점이 있었다.
기관의 업무 관련 조례, 처리과별 업무분장, 예산서 등의 업무파악이 가능한 참고자료를 종합적으로 분석하여 처리과의 단위과제 초안을 도출한다.
기록관리를 위한 업무분석 방법을 적용한 논문으로는 이소연, 오명진(2005)이 있다. 기록 관리체계 수립을 위한 업무분석 방법론으로 호주 표준인 AS 5090과 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems, 이하 DIRKS)의 업무분석 유형을 소개하며 방법론만으로는 한계가 있음을 지적하고 다양한 방법의 업무분석 실행이 필요함을 언급하였다.
기관의 업무 관련 조례, 처리과별 업무분장, 예산서 등의 업무파악이 가능한 참고자료를 종합적으로 분석하여 처리과의 단위과제 초안을 도출한다. 도출한 단위과제 초안은 현 단위과제 또는 단위과제카드와 비교하여 현 단위과제 내 기록 유형을 모두 포괄하는 지를 검토한다.
마지막으로 현재 사용 중인 단위과제 또는 단위과제카드(기록철) 등을 분석한다. 단위과제카드(기록철) 검토 시 생산수량을 고려해야 하며, 세부 내용을 확인하는 것이 아니라 해당 단위과제에서 실제 생산되는 기록의 유형을 파악 하는 수준으로 살펴보면 된다.
본 연구에서는 AS 50909)의 업무분석 방법론중 맥락분석과 기능분석을 참고하여 단위과제를 도출하였다. AS 5090은 맥락분석(context analysis), 기능분석(function analysis), 순차분석(sequence analysis) 세 가지 분석방식을 제시하고 있다.
단위과제는 크게 분류, 크기, 명명(naming)에 따라 적합여부를 판단할 수 있다. 분류에 대해서는 단위과제를 기준으로 업무기능과 상위 분류체계와의 적합성을 확인하였으며, 크기는 업무범위의 적절성 및 유사중복 여부를 검토하였다. 명명의 경우에는 모호하지 않고 명확하게 업무를 표현했는지 검토하였다.
이는 순차분석에 해당하며 업무담당자가 작성한 산출물이 미흡할 경우 업무분석에 어려움이 발생하고, 산출물을 취합하기까지 상당한 시간이 소요되는 문제점이 있었다. 이를 고려하여 본 연구에서는 단위과제 도출 시 순차분석 방법은 제외하였고 맥락분석의 일환으로 기관의 관련법령 및 지침/규정 등을 검토하고 기능분석을 위해서는 업무분장, 기존 분류체계 및 기록을 살펴보았다.
성능/효과
서울특별시의 경우 2012년 BRM 업무가 기관의 조직을 담당하던 부서에서 기록관리부서로 이관된 후 2013년 ~2014년에 걸쳐 단위과제 및 기록관리기준표 정비사업을 수행하고 있다.12) 서울특별시에서 BRM 정비사업을 2개년에 걸쳐 진행할 수 있었던 것은 기록관리부서에서 BRM을 함께 관리할 수 있었기 때문에 기록관리기준표 운영의 기본단위로서 단위과제 관리의 중요성을 실무적으로 인식하게 되었고, 조금 더 신속하고 체계 적으로 추진할 수 있었다. 또한 업무관리시스템 관리부서와도 상시적인 협조체계를 마련했기 때문에 가능했다.
목적별 분류는 기관이 연도별 수립한 목표 및 전략 달성을 위해 사안별로 관리하는 체계로써 임무(비전), 전략목표(방침), 성과목표(주요시책), 관리과제의 4레벨로 분류한 것이다.3) 기능별 분류체계와 목적별 분류체계는 목적별 분류체계의 최하위 수준의 관리과제와 관련된 단위과제가 연계되어 있다. 조직별 분류는 기능별 분류와 목적별 분류를 조직도 근간으로 연결한 분류이다(<그림 1> 참조).
한 예로 ‘감사수감및결과조치’라는 동일한 명칭의 단위과제가 한 기관 내 부서별로 3년, 5년, 10년으로 각각 다르게 보존기간이 책정된 사례가 있다.8) 단위과제의 보존기간은 관계 법령, 업무의 중요도, 활용 여부, 증빙가치, 역사적․학술적 가치를 고려하여 적합한 보존기간을 책정해야 한다.
연구논문 외에 “2012년 중앙행정기관 기록관리기준표 정비 사례 워크숍”에서 분류기준표, 기록관리기준 운영상 문제점을 토론한 바 있다. 워크숍 자료집을 통해서 BRM 및 기록관리기준표 정비, 구축 및 운영 사례뿐만 아니라 실제 현장에서 느낄 수 있는 업무상 제약점, 운영상 문제점과 함께 각 기관에서 단위과제 정비를 위한 노력 및 시도의 필요성을 인지하고 있음을 확인할 수 있다.
후속연구
따라서 단위과제 운영 시 필요한 최소한의 정보만 입력하도록 변경하는 것도 고려할 필요가 있다. 단위과제 등록 시 반드시 필요한 정보로 입력항목을 간소화하고, 이러한 정보를 활용하여 업무를 파악하는데 실질적으로 도움이 될 수있도록 개선한다면 기관에서 BRM을 조금 더 용이하게 관리할 수 있을 것이다.
특히 업무담당자에게 인계할 업무에 대한 단위과제(카드)만 이관하거나, 단위과제 하위 업무 담당자만 변경함으로써 업무 인계인수 또는 조직개편으로 인한 업무파악이 보다 간소화될 수있다. 또한 해당 기관의 업무기능을 최소단위로 분류하여 관리하기 때문에 BRM 도입의 궁극적 목적인 합리적인 조직관리에 유용하며 단위과제를 부서 간 중복기능, 인력배치 및 사업 예산 등에 대한 기초정보로 활용할 수 있을 것이다.
본 연구에서는 기능분류시스템, 업무관리시스템, 기록관리시스템을 중심으로 한 단위과제및 단위과제카드를 중심으로 소개하였지만, 기록물분류기준표를 사용하는 기관의 경우 전자 문서시스템, 기록관리시스템의 단위업무 및 기록물철에도 일부 적용이 가능하리라 본다. 본 연구를 통해 단위과제 관리에 대한 중요성이 다시 한번 인식되고 기관에서 BRM 관리의 중요성이 재확인 되는 계기가 되었으면 한다. 나아가 기록연구사가 적극적으로 BRM 관리의 주체로서의 역할을 수행하는데 도움이 되었으면 한다.
본 연구에서는 기능분류시스템, 업무관리시스템, 기록관리시스템을 중심으로 한 단위과제및 단위과제카드를 중심으로 소개하였지만, 기록물분류기준표를 사용하는 기관의 경우 전자 문서시스템, 기록관리시스템의 단위업무 및 기록물철에도 일부 적용이 가능하리라 본다. 본 연구를 통해 단위과제 관리에 대한 중요성이 다시 한번 인식되고 기관에서 BRM 관리의 중요성이 재확인 되는 계기가 되었으면 한다.
기능분류시스템을 사용하는 기관에서는 대체로 시스템 사용이 불편하다는 의견이 많다. 시스템 개선을 위해서는 BRM 총괄관리기관인 안전행정부에서 계획을 세워 추진해야 하나, 기능분류시스템을 사용하고 있는 각 기관에서도 적극적으로 시스템 개선사항을 전달하여 상호 소통을 통해 BRM을 조금 더 효율적으로 관리할 수 있는 방향으로 기능고도화가 진행될 수 있도록 해야 할 것이다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
현재까지 진행된 BRM 및 단위과제 관련 연구들은 무엇이 주를 이루었나?
현재까지 진행된 BRM 및 단위과제 관련 연구들을 살펴보면 주로 분류체계 운영상 문제 및 개선방안 제시, 기록관리를 위한 업무기능분석, 그리고 기록관리(분류)기준표의 개발 및 운영에 맞춘 연구들이 주를 이루었다.
BRM은 무엇인가?
BRM은 “Business Reference Model(업무참 조모형)"의 약자로 기능분류체계(모델)를 통해 정부가 수행하는 기능을 범정부적인 기준으로 체계화한 프레임워크이다. BRM은 공공기관이 수행하고 있는 모든 업무를 기능·조직·목적 별로 구분한다. 기능별 분류는 기관의 기능을 정책분야, 정책영역, 대기능, 중기능, 소기능, 단위 과제의 6레벨로 분류한 것이다.
정부기능분류체계가 추진된 이유는 어떤 지적 때문인가?
정부기능분류체계(BRM: Business Reference Model, 이하 BRM) 도입의 궁극적 목적은 정부기능을 서비스 및 업무처리절차에 따라 체계적으로 구조화하여 정부의 일하는 방식을 개선하기 위함이다. 이는 정부기능분류 및 기능연관 관계가 정확히 파악되지 않아 업무 추진 시 정보 공동활용 및 부처 간 협업 기준이 미흡하여, 정부 조직간 업무 흐름이 수평적·수직적으로 원활하게 이루어지지 못하고 행정효율성 및 대민 서비스 개선 효과가 부진하다는 지적에서 추진되었다(이주연, 2006, pp. 47-48).
참고문헌 (19)
강혜원 (2013). 지방자치단체 기록관리를 위한 기능분류체계 운영실태 연구. 석사학위논문. 부산대학교, 기록관리학협동과정.(Kang, Hye Won (2013). A study on the operating condition of the Business Reference Model for records management of local governments. Master's theses. Pusan National University, Pusan, Korea.)
국가기록원 (2007). NAK-P-2007-08, 단위과제 보존기간 책정.조정 지침. 검색일자: 2014. 10. 30. http://www.archives.go.kr(National Archives of Korea (2007). Retention period guidelines of the business transaction, Public Records Management Standard [NAK-P-2007-08]. Daejeon: National Archives of Korea. Retrieved October 30, 2014 from http://www.archives.go.kr)
국가기록원 (2009). NAK/S 4:2009(v2.0), 기록관리기준표 작성 및 관리 절차. 검색일자: 2014. 10. 30. http://www.archives.go.kr(National Archives of Korea (2009). Composition and management procedure of the records management reference table version 2.0. Public Records Management Standard. [NAK/S4:2009(v2.0)]. Daejeon: National Archives of Korea. Retrieved October 30, 2014 from http://www.archives.go.kr)
국가기록원 (2012). NAK/S 4:2012(v2.1), 기록관리기준표 작성 및 관리 절차. 검색일자: 2014. 10. 30. http://www.archives.go.kr(National Archives of Korea (2012). Composition and management procedure of the records management reference table Version 2.1. Public Records Management Standard [NAK/S4:2012(v2.1)]. Daejeon: National Archives of Korea. Retrieved October 30, 2014, from http://www.archives.go.kr)
국가기록원 (2014). 기록관리기준표. 국가기록원 홈페이지. 검색일자: 2014. 10. 30. http://www.archives.go.kr/next/manager/archiveStandard.do?page1(National Archives of Korea (2014). Composition and management procedure of the records. Retrieved October 30, 2014, from http://www.archives.go.kr/next/manager/archiveStandard.do?page1)
서울특별시 (2013). 서울시 기능분류모델(BRM) 및 기록관리기준표 정비사업 완료보고서.(Seoul (2013). A completion report on the improvement project of Seoul Business Reference Model(BRM) and records management reference table. Seoul:Seoul.)
설문원 (2012). 기록분류에 관한 국내 연구 동향과 과제. 한국기록관리학회지, 12(3), 203-232.(Seol, Moon Won (2012). Research trends and issues of records and archives classification in Korea. Journal of korean Society of Archives and Records Management, 12(3), 203-232.)
설문원 (2013). 단위과제 기반 공공기록물 평가제도의 문제점과 개선방안. 한국기록관리학회지, 13(3), 231-254.(Seol, Moon Won (2013). A study on problems of the public records appraisal system based on the value of 'business transaction' and application of a multi-appraisal model. Journal of korean Society of Archives and Records Management, 13(3), 231-254.)
이미영 (2007). 기록관리기준 조사 및 작성에 관한 연구. 기록학연구, 15, 185-218.(Lee, Mi young (2007). A study on the construction of records management criteria. The Korean Journal of Archival Studies, 15, 185-218.)
이소연, 오명진 (2006). 기록관리를 위한 업무분석 방법론 연구: 호주표준 AS 5090을 중심으로. 기록학연구, 12, 3-35.(Lee, Soo Yeon & Oh, Myung Jin (2006). A study on the work process analysis methodology for records management. The Korean Journal of Archival Studies, 12, 3-35.)
이은종 (2013). 유사공통업무의 기록분류체계 개발 절차에 관한 연구: 시설관리공단의 체육시설 업무를 중심으로. 석사학위논문. 명지대학교 기록정보과전문대학원, 기록관리학과.(Lee, Eun Jong (2013). A study on the developmental procedures of records classification of similar common works. Unpublished master's thesis. Myongji University, Seoul, Korea.)
이주연 (2006). 정부기능연계모델(Business Reference Model) 분류체계와 기록분류체계의 통합 방안. 한국기록관리학회 추계학술발표논문집, 43-94.(Lee, Ju Yeon (2006). A study on integration measure of Business Reference Model(BRM) and records classification system. Autumn Annual Conference journal of korean Society of Archives and Records Management, 43-94.)
최관식 (2006). 업무기능에 기반한 기록분류체계 개발에 관한 연구. 한국기록관리학회지, 6(2), 57-85.(Choi, Kwan Sik (2006). A methodology of records classification system development based on functional analysis: Case study of the Presidential Committee for the inspection of collaborations for Japanese imperialism. Journal of korean Society of Archives and Records Management, 6(2), 57-85.)
한국기록전문가협회 (2012). 기록관리(분류)기준표 정비사례 워크숍 자료집. 서울: 한국기록전문가협회. 검색일자: 2014. 10. 24. http://www.archivists.or.kr/508.(Korean Association of Records and Archives Professionals (2012). Proceedings of the Workshop for Records Disposition (Classification) Schedule Alignment. Seoul: Korean Association of Records and Archives Professionals. http://www.archivists.or.kr/508.)
한국지역정보개발원 (2014). 지방자치단체 기능분류모델(BRM)시스템 사용자 교육교재.(Korea Local Information Research & Development Institute (2014). Users training materials of the Local Governments Business Reference Model(BRM) System. Seoul: Korea Local Information Research & Development Institute.)
한국, 안전행정부 (2014). 정책실명제 운영 지침 통보(공공서비스정책과-1382호). 2014.4.17.(Korea. Ministry of Security and Public Administration (2014). Operation guidelines for the real-name policy(Public Service Policy Division-no.1382), 2014.4.17.)
한국, 행정안전부(현 안전행정부) (2008). 정부기능분류시스템(BRM) 운영 지침 [행정안전부 예규 제19호]. 검색일자: 2014. 10. 24. http://www.mopas.go.kr
한국, 행정안전부 (2012). 대규모 투자사업에 대한 정책실명제 강화방안 통보(재정정책과-3671호). 2012.8.9.
AS 5090 (2003). National Archives of Australia. Australian Standard (AS) 5090: Work Process Analysis for Recordkeeping. Retrieved October 30, 2014 from http://www.saiglobal.com/PDFTemp/Previews/OSH/as/as5000/5000/5090.pdf
※ AI-Helper는 부적절한 답변을 할 수 있습니다.