지방자치단체 기록관리기준표의 개선방안에 관한 연구 - 건설건축분야를 중심으로 - A Study on Improving Records Management Standard Tables for Local Governments: Focused on the Construction and Architecture원문보기
본 연구는 9개 도 지자체 "기록관리기준표"의 현황을 조사 분석하고 향후 지자체 "기록관리기준표"의 단위과제 및 보존기간 설정을 위한 개선방안 제시를 목적으로 진행하였다. 이를 위해 문헌연구, 사례연구, 전문가 평가 방법을 이용하여 국내의 공공기록물 체계와 지자체의 기록물 평가체계를 조사하고 사례연구를 통해 9개 도 "기록관리기준표" 대기능 '건설건축'을 대상으로 단위과제와 보존기간의 현황 조사와 3개 도 이상에서 사용되고 있는 단위과제와 보존기간을 비교분석을 진행하여 단위과제와 보존기간의 특징과 문제점을 도출하였다. 사례연구를 통해 얻은 결과를 바탕으로 새로운 단위과제와 보존기간을 개발하였고 실무자와 전문가를 대상으로 전문가 평가를 진행하여 최종적으로 수정 설계안을 제시하였다. "기록관리기준표" 대기능 '건설건축' 수정 설계안으로 4개의 중기능 항목과 4개 도이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 47개의 단위과제 항목을 제시하여 총 69개의 항목을 전개하였다. 본 연구는 향후 지자체 공공기록물의 독자성과 고유성, 기관의 업무 기능과 조직에 근거한 "기록관리기준표" 제정을 위한 참고 지침으로 활용될 수 있을 것이다.
본 연구는 9개 도 지자체 "기록관리기준표"의 현황을 조사 분석하고 향후 지자체 "기록관리기준표"의 단위과제 및 보존기간 설정을 위한 개선방안 제시를 목적으로 진행하였다. 이를 위해 문헌연구, 사례연구, 전문가 평가 방법을 이용하여 국내의 공공기록물 체계와 지자체의 기록물 평가체계를 조사하고 사례연구를 통해 9개 도 "기록관리기준표" 대기능 '건설건축'을 대상으로 단위과제와 보존기간의 현황 조사와 3개 도 이상에서 사용되고 있는 단위과제와 보존기간을 비교분석을 진행하여 단위과제와 보존기간의 특징과 문제점을 도출하였다. 사례연구를 통해 얻은 결과를 바탕으로 새로운 단위과제와 보존기간을 개발하였고 실무자와 전문가를 대상으로 전문가 평가를 진행하여 최종적으로 수정 설계안을 제시하였다. "기록관리기준표" 대기능 '건설건축' 수정 설계안으로 4개의 중기능 항목과 4개 도이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 47개의 단위과제 항목을 제시하여 총 69개의 항목을 전개하였다. 본 연구는 향후 지자체 공공기록물의 독자성과 고유성, 기관의 업무 기능과 조직에 근거한 "기록관리기준표" 제정을 위한 참고 지침으로 활용될 수 있을 것이다.
This study attempts to suggest an improvement plan of the currently prescribed record classification standard table as the guidance to select and assess the public records of local governments. For this purpose, this study utilized the methodologies of literature review, survey, and experts' assessm...
This study attempts to suggest an improvement plan of the currently prescribed record classification standard table as the guidance to select and assess the public records of local governments. For this purpose, this study utilized the methodologies of literature review, survey, and experts' assessments. It investigated the current situation on unit tasks and preservation periods targeting major functions of 'construction and architecture' in the record management standard table in the 9 provinces, and it also deduced the characteristics and problems of unit task and preservation period by comparing and analyzing the unit task and preservation period utilized in more than 3 provinces. Based on the results from the analysis on the current situation and comparison, this study deduced the new unit tasks and preservation periods. And the evaluation targeting practitioners and expertise was conducted, and then the revised design plan was finally presented 4 medium- function items, 18 small - function items operated in more than 4 provinces, 47 unit task items, which led to the total 69 items. This study can be utilized as a guidance for establishing the record management standard table based on the uniqueness and originality of public record of local governments and the task function and organization of institutions in the future.
This study attempts to suggest an improvement plan of the currently prescribed record classification standard table as the guidance to select and assess the public records of local governments. For this purpose, this study utilized the methodologies of literature review, survey, and experts' assessments. It investigated the current situation on unit tasks and preservation periods targeting major functions of 'construction and architecture' in the record management standard table in the 9 provinces, and it also deduced the characteristics and problems of unit task and preservation period by comparing and analyzing the unit task and preservation period utilized in more than 3 provinces. Based on the results from the analysis on the current situation and comparison, this study deduced the new unit tasks and preservation periods. And the evaluation targeting practitioners and expertise was conducted, and then the revised design plan was finally presented 4 medium- function items, 18 small - function items operated in more than 4 provinces, 47 unit task items, which led to the total 69 items. This study can be utilized as a guidance for establishing the record management standard table based on the uniqueness and originality of public record of local governments and the task function and organization of institutions in the future.
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문제 정의
‘건설건축’을 선정한 이유는 이 기능이 조직이나 인력의 변화에 크게 영향을 받지 않고 모든 도에서 핵심적으로 수행되는 대표적인 행정 업무이기 때문이다. 그래서 이 실태분석 결과를 바탕으로 새로운 단위과제 및 보존기간과 함께 지자체 『기록관리기준표』의 개선방안을 제시하였다.
이처럼 국내에서는 해외 평가 이론의 소개, 디지털 환경에서의 기록물 평가, 기록물 평가요소 등에 관한 연구와 개별 기관의 보존기간 책정과 문제점 도출을 중심으로 한 기록관리분류체계에 대한 연구가 주로 진행되었으며, 『기록관리기준표』는 중앙행정기관, 교육청 등에서 운영되고 있는 『기록관리기준표』의 운영 및 관리방안, 단위과제와 보존기간의 문제점에 대한 연구가 이루어져 있으나 지자체의 『기록관리기준표』에 대한 연구는 미흡한 실정이다. 그러므로 본 연구에서는 지자체 『기록관리기준표』의 문제점을 도출하고 개선방안으로 수정한 단위과제와 보존기간을 제시하여 향후 지자체 『기록관리기준표』의 단위과제 및 보존기간 설정에 있어 참고할 수 있게 하고자 한다.
그러므로 본 연구에서는 현재 제정되어 있는 지자체 『기록관리기준표』에 관한 문헌연구와 사례조사, 전문가 평가를 토대로 개선방안을 제시하여 향후 지자체 『기록관리기준표』의 단위 과제 및 보존기간 설정에 있어 참고하도록 하고자 한다.
본 연구는 지자체 『기록관리기준표』의 단위과제 및 보존기간 설정에 있어 참고할 수 있도록 지자체의 『기록관리기준표』의 문제점을 도출하고 개선방안으로 수정한 단위과제와 보존기간을 제시하였다. 문헌연구에서는 국내 공공기록물 체계에 대한 이론적 배경을 살펴보고, 사례조사에서는 9개 도 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’을 대상으로 462개의 단위과제와 보존기간 현황을 분석하여 단위과제와 보존기간의 특징과 현황분석을 통해 얻은 문제점을 바탕으로 새로운 단위과제와 보존기간(안)을 전개하였다.
본 연구는 현재 구축되어 있는 지자체의 『기록관리기준표』의 문제점을 도출하고 지자체의 특성을 고려한 『기록관리기준표』의 개선방안을 제시하여 향후 지자체 『기록관리기준표』의 단위과제 및 보존기간 설정에 있어 참고하도록 하기 위한 것이다. 이를 위해 문헌연구, 사례연구, 전문가 평가를 실시하였다.
가설 설정
대기능 ‘건설건축’의 단위과제는 단위과제 명과 단위과제설명이 명시되어 있어 단위과제의 개념과 업무 범위를 파악할 수 있으며, 보존기간은 단위과제별로 보존기간과 책정사유가 같이 구성되어 기록물 선별, 평가에도 활용할 수 있도록 되어 있다. 중기능은 3개의 중기능을 사용하고 있는 경남과 전남을 제외한 나머지 7개 도의 경우 4개의 중기능을 사용하고 있으며, 명칭은 1) 건설건축기획 및수행, 2) 건설및건축지도감독, 3) 건설및건축지원, 4) 건설장비자재관리로 7개 도 모두 동일하고, 경남은 4) 건설장비자재관리, 전남은 1) 건설건축기획및수행이 없다. 각 도별로 『기록관리기준표』의 제개정 현황과 단위과제 명과 단위과제ID를 검토하여 중복을 정리한 결과, 소기능은 경남이 26개로 가장 많이 사용하고, 제주가 13개로 가장 적게 사용하고 있다.
대기능 ‘건설건축’은 도별로 건설건축과 관련된 상위 조직인 실·국에서 담당하는 기능이며, 하위 레벨인 중기능은 건설건축의 업무부서인 과․팀이 수행하는 기능이다. 2015년 2월 기준으로 대기능 ‘건설건축’ 아래 1) 건설건축기획 및수행, 2) 건설및건축지도감독, 3) 건설및건축지원, 4) 건설장비자재관리가 있다. 소기능은 건설건축 업무부서의 해당 업무담당자가 수행하는 기능으로 도 별로 운영하는 수는 차이가 있으나 동일 명칭을 사용하고 있다.
적합한 이유로는 단위과제 설명이 자세하게 설명되어 해당 업무의 성격을 잘 드러내고 있고 보존기간과 보존기간 책정사유도 적합하게 책정되어 있기 때문이라고 평가하였다. 또한 처리과 업무담당자들이 단위과제와 보존기간 책정에 충분히 시간을 할애하지 못하고 『기록관리기준표』에 대한 정확한 정보와 이해 없이 기술하는 현실에서 설계안이 처리과 업무담당자에게 참고자료가 될 수 있을 것이라고 평가하였다. 그러나 단위과제와 보존기간을 책정하기 전 처리과의 업무담당자와 기록연구사가 협의하여 보존기간을 책정하고 보존기간이 적절한지에 대해 관련 법령이나 지침 등을 종합적으로 검토할 필요가 있다고 제안하였다.
제안 방법
그리고 이를 토대로 『기록관리기준표』 대기능 ‘건설건축’ 수정 설계안을 제시하였다.
둘째, 사례연구로서 지자체 『기록관리기준표』실태분석을 실시하여 현황과 특징, 차이점을 도출하였다. 2015년 1월 기준으로 『기록관리기준표』를 제정하여 공시하고 있는 강원, 경기, 경남, 경북, 전남, 전북, 제주, 충남, 충북 등 총 9개 도(道)의 『기록관리기준표』에서 공통적으로 수행하고 있는 대기능인 ‘건설건축’을 대상으로 해당 대기능의 단위과제와 보존기간을 분석하고 지자체 『기록관리기준표』의 특징 및 문제점을 도출하였다.
따라서 본 설계안에서는 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’을 기준으로 4개의 중기능 항목과 4개 도 이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 51개의 단위과제 항목을 제시하여 총 73개의 항목을 전개하였다.
보존기간은 공공기록물관리에 관한 법률 시행령의 보존기간별 책정기준을 원칙으로 하여 단위과제별로 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구로 구분하였다. 또한 보존기간은 지역별로 가장 많이 책정하고 있는 기간을 선정하고, 보존기간이 동일한 비율로 존재할 경우 보존기간 책정사유를 참고하여 단위과제의 중요도, 활용성, 역사적 가치 등을 종합적으로 검토하여 가장 적합한 보존기간을 선정하였다.
문헌연구에서는 국내 공공기록물 체계에 대한 이론적 배경을 살펴보고, 사례조사에서는 9개 도 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’을 대상으로 462개의 단위과제와 보존기간 현황을 분석하여 단위과제와 보존기간의 특징과 현황분석을 통해 얻은 문제점을 바탕으로 새로운 단위과제와 보존기간(안)을 전개하였다.
단위과제의 명칭은 구체적으로 해당 업무성격을 명확하게 표현할 수 있는 명칭을 사용하고, 모호한 표현을 가급적 배제하며 조사와 서술어를 생략하고 띄어쓰기를 사용하여 구성하였다. 보존기간은 공공기록물관리에 관한 법률 시행령의 보존기간별 책정기준을 원칙으로 하여 단위과제별로 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구로 구분하였다. 또한 보존기간은 지역별로 가장 많이 책정하고 있는 기간을 선정하고, 보존기간이 동일한 비율로 존재할 경우 보존기간 책정사유를 참고하여 단위과제의 중요도, 활용성, 역사적 가치 등을 종합적으로 검토하여 가장 적합한 보존기간을 선정하였다.
본 연구는 지자체 『기록관리기준표』 대기능‘건설건축’의 단위과제, 보존기간 현황 및 비교분석을 진행하고 전문가 평가를 통해 설계안을 제시하였다.
본 연구는 홈페이지에 공개되어 있거나 정보공개청구를 통해 입수한 9개 도의 『기록관리기준표』대기능 ‘건설건축’을 대상으로 하위 레벨인 중기능, 소기능, 단위과제를 전수 조사하여 현황 분석을 실시하였다.
본 연구에서 제안한 설계안에 대하여 전문가 평가를 진행하였다. ‘건설건축’을 담당하는 처리과 업무담당자 18명, 『기록관리기준표』업무를 담당하는 실무담당자인 기록연구사 9명과 기록물분류체계와 업무분석의 학계 전문가 7명을 대상으로 실시하여 처리과 업무담당자 16명, 기록연구사 7명, 학계 전문가 5명으로부터 응답을 받았다.
단위과제는 단위과제별로 보존기간이 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구가 책정되어 있다. 시행령은 향후 장기적으로 보존하거나 영구 보존할 가치가 있는 기록물은 30년 이상으로 보존기간을 책정하고 있어서 본 연구에서는 도별로 30년, 준영구, 영구로 보존기간이 책정된 단위과제를 중심으로 보존기간 현황을 조사하였다.
이러한 사항들을 반영하여 기록관리준기표의 대기능 ‘건설건축’ 중 4개 도 이상에서 운영되고 있는 중기능과 소기능, 단위과제로 개선방안의 항목을 구성하였다.
본 연구는 현재 구축되어 있는 지자체의 『기록관리기준표』의 문제점을 도출하고 지자체의 특성을 고려한 『기록관리기준표』의 개선방안을 제시하여 향후 지자체 『기록관리기준표』의 단위과제 및 보존기간 설정에 있어 참고하도록 하기 위한 것이다. 이를 위해 문헌연구, 사례연구, 전문가 평가를 실시하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 법률과 조례, 행정규칙, 지침 등을 조사하여 『기록물분류기준표』와 『기록관리기준표』등 현재 국내의 공공기록물 체계가 어떻게 구성되어 있는지 파악하고, 정의, 성격, 특징 등을 연구하여 지자체의 기록물 평가체계는 어떻게 운영되고 있는지 조사하였다.
문헌연구에서는 국내 공공기록물 체계에 대한 이론적 배경을 살펴보고, 사례조사에서는 9개 도 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’을 대상으로 462개의 단위과제와 보존기간 현황을 분석하여 단위과제와 보존기간의 특징과 현황분석을 통해 얻은 문제점을 바탕으로 새로운 단위과제와 보존기간(안)을 전개하였다. 전문가 평가에서는 실무 및 학계에 있는 전문가를 대상으로 전개한 단위과제와 보존기간에 대한 평가를 진행하여 수정안을 제시하였다.
이를 위해 문헌연구, 사례연구, 전문가 평가를 실시하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 법률과 조례, 행정규칙, 지침 등을 조사하여 『기록물분류기준표』와 『기록관리기준표』등 현재 국내의 공공기록물 체계가 어떻게 구성되어 있는지 파악하고, 정의, 성격, 특징 등을 연구하여 지자체의 기록물 평가체계는 어떻게 운영되고 있는지 조사하였다.
최종적으로 실무자와 전문가의 제안사항을 반영하여 대기능 ‘건설건축’을 기준으로 4개의 중기능 항목과 4개 도 이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 47개의 단위과제 항목을 제시하여 총 69개의 항목으로 구성한 수정 설계안을 와 같이 작성하였다.
대상 데이터
‘건설건축’을 담당하는 처리과 업무담당자 18명, 『기록관리기준표』업무를 담당하는 실무담당자인 기록연구사 9명과 기록물분류체계와 업무분석의 학계 전문가 7명을 대상으로 실시하여 처리과 업무담당자 16명, 기록연구사 7명, 학계 전문가 5명으로부터 응답을 받았다.
2015년 1월 기준으로 『기록관리기준표』를 제정하여 공시하고 있는 강원, 경기, 경남, 경북, 전남, 전북, 제주, 충남, 충북 등 총 9개 도(道)의 『기록관리기준표』에서 공통적으로 수행하고 있는 대기능인 ‘건설건축’을 대상으로 해당 대기능의 단위과제와 보존기간을 분석하고 지자체 『기록관리기준표』의 특징 및 문제점을 도출하였다.
1~3개도에서 운영되는 단위과제는 도가 개별적으로 생성한 단위과제인 경우가 많다. 따라서 지자체에서 공통으로 수행하는 업무에 대해 포괄적으로 적용할 수 있도록 하기 위해 여러 도에서 공통으로 운영되는 단위과제를 선정하였다. 단위과제는 9도에서 사용 중인 명칭 중 가장 적절하게 설명하고 있는 것을 그대로 적용하는 것을 원칙으로 하고, 명칭이 달라도 업무 기능이 유사한 것은 하나로 단위과제로 간주하였다.
셋째, 전문가 평가에서는 도출된 개선방안에 대해 처리과 업무담당자 18명, 기록연구사 9명, 전문가 7명 총 34명에게 조사를 실시하여 처리과 업무담당자 16명, 기록연구사 7명, 전문가 5명으로부터 응답을 받았다. 그리고 이를 토대로 『기록관리기준표』 대기능 ‘건설건축’ 수정 설계안을 제시하였다.
우선 대기능 ‘건설건축’의 단위과제 중에서 4개 도 이상에서 운영되고 있는 것을 선정하였다.
이는 9개 도의 『기록관리기준표』가 고유성을 바탕으로 책정되었지만, 업무의 유사성으로 인해 동일하거나 유사한 업무를 수행되고 있고 이러한 업무 기능을 바탕으로 소기능과 단위과제가 책정된 것으로 볼 수 있다. 중기능 항목은 현행 『기록관리기준표』의 중기능과 동일하며 중기능별 소기능 항목은 4개 도 이상에서 운영되고 있는 항목을 대상으로 선정하였다. 따라서 본 설계안에서는 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’을 기준으로 4개의 중기능 항목과 4개 도 이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 51개의 단위과제 항목을 제시하여 총 73개의 항목을 전개하였다.
‘건설건축’을 담당하는 처리과 업무담당자 18명, 『기록관리기준표』업무를 담당하는 실무담당자인 기록연구사 9명과 기록물분류체계와 업무분석의 학계 전문가 7명을 대상으로 실시하여 처리과 업무담당자 16명, 기록연구사 7명, 학계 전문가 5명으로부터 응답을 받았다. 처리과 업무담당자와 기록연구사, 학계전문가는 실무와 연구 분야에 종사하여 『기록관리기준표』에 대한 배경지식을 가지고 있어 명확하게 평가를 할 수 있기 때문에 대상으로 선정하였다.
현재 9개 도는 『기록관리기준표』를 제정·개정하고 있고, 기관 규모나 운영방식이 유사하여 단위과제와 보존기간의 현황 파악과 비교분석한 결과를 좀 더 명확하게 얻을 수 있어 조사 대상으로 선정하였다.
성능/효과
각 도별로 『기록관리기준표』의 제개정 현황과 단위과제 명과 단위과제ID를 검토하여 중복을 정리한 결과, 소기능은 경남이 26개로 가장 많이 사용하고, 제주가 13개로 가장 적게 사용하고 있다. 9개 도단위과제 수는 총 462개로 전북이 83개로 가장 많은 단위과제를 사용하고 있고 제주가 22개로 가장 적은 단위과제를 사용하고 있으며, 단위과제 설명이 존재하지 않는 경우는 강원, 경북, 전북이 각각 2개, 30개, 1개로 나타났다. 단위과제는 단위과제별로 보존기간이 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구가 책정되어 있다.
중기능은 소기능과 함께 단위과제의 상위 레벨이며 대기능의 하위 레벨로서 지자체의 『기록관리기준표』에서 자체적으로 업무의 특성을 반영하고 있었다. 9개의 도는 중기능 명칭이 모두 동일하지만 모든 도에서 4개의 중기능이 사용되지 않고 일부는 3개의 중기능을 사용하고 있으며, 이는 소기능과 단위과제의 운영에까지 영향을 미치는 것으로 나타났다. 예를 들어, 전남은 중기능 ‘건설건축기획및수행’이 존재하지 않으며 이로 인해 타도의 ‘건설건축기획및수행’에 분류되어 있는 단위과제의 기록물이 타 도와 동일한 업무임에도 불구하고 해당 중기능과 소기능이 없어 같은 단위과제로 분류될 수 없다.
중기능은 3개의 중기능을 사용하고 있는 경남과 전남을 제외한 나머지 7개 도의 경우 4개의 중기능을 사용하고 있으며, 명칭은 1) 건설건축기획 및수행, 2) 건설및건축지도감독, 3) 건설및건축지원, 4) 건설장비자재관리로 7개 도 모두 동일하고, 경남은 4) 건설장비자재관리, 전남은 1) 건설건축기획및수행이 없다. 각 도별로 『기록관리기준표』의 제개정 현황과 단위과제 명과 단위과제ID를 검토하여 중복을 정리한 결과, 소기능은 경남이 26개로 가장 많이 사용하고, 제주가 13개로 가장 적게 사용하고 있다. 9개 도단위과제 수는 총 462개로 전북이 83개로 가장 많은 단위과제를 사용하고 있고 제주가 22개로 가장 적은 단위과제를 사용하고 있으며, 단위과제 설명이 존재하지 않는 경우는 강원, 경북, 전북이 각각 2개, 30개, 1개로 나타났다.
넷째, 같은 업무에 대한 단위과제임에도 보존기간이 도별로 차이가 있었다. 이는 보존기간에 있어 가장 많이 나타나고 있는 문제점으로, 30년 이상의 단위과제를 대상으로 한 분석 과정에서도 빈번히 나타났다.
넷째, 단위과제 설명이 지나치게 간단하게 기술되어 있었다. 단위과제 설명이 없는 단위과제와 별도로 일부 단위과제의 경우 간단하게 설명되어 있어 실제로 무슨 업무를 수행하는 단위과제인지 파악할 수 없었다.
다섯째, 내용적인 측면에서 단위과제가 너무 커서 보존기간이 혼재되어 책정되어 있었다. 단위과제가 세분화될 수 있는데 묶여있는 경우 보존기간이 긴 단위과제를 기준으로 책정되기 때문에 일부 기록물은 해당 단위과제의 보존기간이 부적절하게 책정되는 문제점이 발생한다.
다섯째, 동일한 명칭의 단위과제가 하나의 도에 중복으로 존재하고 있었다. 단위과제명과 단위과제설명이 유사함에도 단위과제 ID가 다른 단위과제가 존재하고 있었다.
둘째, 단위과제의 수가 9개 도별로 다르며 그 수에 있어서도 차이가 컸다. 지자체의 단위과제를 생성함에 있어 명확한 원칙이나 기준이 없기 때문에 9개 도별로 자율적으로 단위과제를 생산함에 따라 단위과제의 수에서 큰 차이가 있었다.
둘째, 보존기간 책정사유에 명확한 설명이 기술되어 있지 않았다. 보존기간 책정사유가 존재하지 않는 것 외에 ‘기타’, ‘일괄추가’ 등으로 기술되어 적절한 책정사유가 기술되어 있지 않은 단위과제가 있었다.
셋째, 단위과제의 개념과 업무를 파악할 수 있는 단위과제 설명이 없는 단위과제가 있었다. 단위과제에 해당되는 기록물이 생산된 경우 단위과제의 명칭만을 통해 해당 단위과제의 업무가 무엇인지 파악할 수 없는 경우가 있기 때문에 단위과제 설명은 반드시 존재해야 한다.
셋째, 보존기간은 국가기록원이 제정한 『기록물의 보존기간별 책정 기준』(공공기록물법시행령. 별표1)에 따라 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 하나로 책정되어야 하는데 이를 따르지 않고 책정된 단위과제가 있었다. 이는 기존 『기록물분류기준표』에서 명시된 단위업무를 『기록관리기준표』의 단위과제에 적용하면서 기존 단위업무에 설정되어 있던 보존기간을 단위과제 보존기간으로 그대로 적용하였기 때문이다.
실무자 및 전문가는 본 연구에서 제안한 설계안 중 단위과제 ‘옥외광고업 등록 변경 관리’는 다른 종류의 행정처분의 보존기간을 고려하여 동일한 기간으로 수정할 필요가 있으며, 10년으로 책정되어 있는 단위과제 ‘건축위원회의운영은 위원회’라는 특성을 고려하여 다른 위원회의 보존기간과 동일하게 영구로 책정할 필요가 있다고 평가하였다.
아홉째, 성격이 다른 업무가 하나의 단위과제에 포함되어 있었다. 예를 들어 단위과제 ‘대형공사, 특정공사집행계획’은 상이한 업무가 포함되어 있다.
여덟째, 동일한 업무가 도별로 다른 명칭의 단위과제로 운영되고 있었다. 업무를 수행하는 지역이나 조직이 달라도 업무가 동일한 경우가 많이 존재하고 있었다.
여섯째, 다른 명칭의 단위과제에 동일한 단위과제 설명이 기술되어 있었다. 이는 단위과제를 업무에 따라 분류하였지만 단위과제 설명은 분류된 단위과제에 맞춰 작성되지 못하였기 때문이다.
여섯째, 법률 개정, 정책의 변화, 업무 명칭의 변경 등이 반영되지 않은 보존기간 책정사유가 존재하고 있었다.
연구 결과 현재 9개 도 『기록관리기준표』 대기능 ‘건설건축’은 도별로 단위과제 수가 달랐으며, 단위과제 명칭이 간단하고 모호하며 동일한 업무가 도마다 다른 명칭의 단위과제가 운영되고 있거나 단위과제 설명이 없는 경우도 있었다.
일곱째, 단위과제 명이 간단하고 애매모호하여 무슨 업무에 대한 단위과제인지 파악할 수 없었다. 예를 들어, 전남의 단위과제 중에는 ‘실태조사’, ‘양수양도’라는 명칭의 단위과제 명이 존재하고 전북의 단위과제 ‘재교부’, 강원의 단위과제 ‘기재사항변경’ 등의 단위과제 명이 있었다.
학계 전문가는 제안된 단위과제와 보존기간이 대체로 적합하다고 응답하였다. 전문가는 설계안이 중기능-소기능-단위과제 명으로 내려가는 구조가 안정적으로 구성되었으며 각 단위과제를 제안된 수준보다 더 세분화할 경우 단위과제가 늘어날 수 있기 때문에 현 수준에서 제안한 것이 서로 다른 업무를 확실하게 구분할 수 있어 유용성이 높다고 평가하였다. 또한 단위과제 설명이나 보존기간 책정 사유가 구체적으로 명시되어 있어 신규로 업무와 단위과제를 담당하는 경우 업무와 단위과제를 이해하기 수월할 것으로 평가하였다.
지자체에서 1차적으로 단위과제와 보존기간을 책정하는 처리과 업무담당자는 업무에 대한 지식이나 이해도가 높으나, 단위과제의 신설과 변경, 폐기 등의 절차가 복잡하고, 시간 부족으로 인해 충분한 단위과제의 작성과 검토가 어려운 것으로 나타났다. 그로 인해 『기록물분류기준표』에 있던 단위업무를 기록관리기준표의 단위과제로 그대로 책정하는 경우가 존재했다.
둘째, 단위과제의 수가 9개 도별로 다르며 그 수에 있어서도 차이가 컸다. 지자체의 단위과제를 생성함에 있어 명확한 원칙이나 기준이 없기 때문에 9개 도별로 자율적으로 단위과제를 생산함에 따라 단위과제의 수에서 큰 차이가 있었다. 4개의 중기능을 운영하고 있는 7개도의 경우, 중기능 수는 4개로 동일하지만 소기능 수는 최소 13개에서 최대 26개, 단위과제 수는 최소 22개에서 83개로 큰 차이가 난다.
처리과 업무담당자 중 62.5%가 제안된 『기록관리기준표』의 대기능 ‘건설건축’ 단위과제와 보존기간 설계안이 단위업무에 대한 설명을 상세하게 기술하고 있으며, 보존기간 책정도 사유를 들어 보존기간을 제시하고 있어 대체로 적합하다고 평가하였으며, 응답자 중 56.5%가 단위과제와 보존기간이 업무 전체를 포괄하고 있고 설명과 책정사유가 구체적으로 기술되어 있어 실제 적용하기에 적합하다고 평가하였다.
9개 도 대기능 ‘건설건축’과 하위 레벨인 단위과제의 보존기간을 살펴본 결과 보존기간 책정과 책정사유 측면에서 나타난 문제점은 다음과 같다. 첫째, 보존기간은 책정되어 있으나 책정사유가 명시되어 있지 않은 단위과제가 있었다. 보존기간 책정사유는 100자 이내로 기술되어야 하는데 이를 따르지 않거나 아예 기술되어 있지 않은 단위과제가 있었다.
9개 도의 대기능 ‘건설건축’과 하위 레벨인 중기능, 소기능, 단위과제를 살펴보고 단위과제의 생성과 운영 측면에서 종합적으로 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 중기능이 9개 도에서 동일하게 운영되고 있지 않았다. 중기능은 소기능과 함께 단위과제의 상위 레벨이며 대기능의 하위 레벨로서 지자체의 『기록관리기준표』에서 자체적으로 업무의 특성을 반영하고 있었다.
후속연구
현재 구축되어 있는 지자체의 『기록관리기준표』 중 기관의 규모나 운영방식이 유사한 9개 도의 대기능 ‘건설건축’의 중기능, 소기능과 단위과제, 보존기간을 전수 조사하여 단위과제와 보존기간의 현황과 문제점을 도출하고, 9개 도에서 공통적으로 수행되는 업무에 대한 단위과제와 보존기간을 제시하였기 때문에 향후 지자체 『기록관리기준표』 제정을 위한 참고 지침으로 활용될 수 있을 것이다. 『기록관리기준표』의 주요 기능인 해당 처리과의 업무활동과 기능을 좀 더 반영한 기록관리기준표를 구축되기 위해서는 지자체 『기록관리기준표』의 각 기능에 대한 다각적인 연구가 계속해서 이루어져야만 할 것이다.
현재 구축되어 있는 지자체의 『기록관리기준표』 중 기관의 규모나 운영방식이 유사한 9개 도의 대기능 ‘건설건축’의 중기능, 소기능과 단위과제, 보존기간을 전수 조사하여 단위과제와 보존기간의 현황과 문제점을 도출하고, 9개 도에서 공통적으로 수행되는 업무에 대한 단위과제와 보존기간을 제시하였기 때문에 향후 지자체 『기록관리기준표』 제정을 위한 참고 지침으로 활용될 수 있을 것이다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
기록물분류기준표 는 기록의 생산, 등록, 활용, 처리, 보존까지 기록의 생애주기 전체에 대해 관리하는 평가도구이지만 내재된 문제는?
기록물분류기준표 는 기록의 생산, 등록, 활용, 처리, 보존까지 기록의 생애주기 전체에 대해 관리하는 평가도구이다. 그러나 체계적인 업무기능 분석 없이 제정되었고, 출처의 원칙에 입각하여 처리과별로 업무를 구분하여 기록물을 분류하였기 때문에 기관 및 부서별 기능 연계가 미흡하며 기록관리담당자 등 소수의 인원이 기관 전체의 모든 행정업무에 대한 단위업무 및 보존기간을 설정하기 때문에 부정확하다는 문제점이 제기되었다(국가기록원 2009). 이에 정부기능분류체계와 기록물분류체계를 통합하고『기록물분류기준표』를 대신하기 위해 새로운 기록관리체계로『기록관리기준표』가 등장하게 되었다.
공공기록물의 존재의의는?
공공기록물은 정부기관에서 생산된 기록물이자 국민을 대상으로 하는 업무 행위의 결과물로서 어떤 목적을 가지고 업무가 언제, 어떻게, 왜, 누구에 의해 수행되었는지를 보여주며 귀중한 역사적 사료로서의 가치까지 내재하고 있기 때문에 그 중요성이 증대되고 있다. 『공공기록물관리에관한법률시행령(이하 시행령)』에서는 공공기관은 업무과정에 기반하여『기록관리기준표』를 작성하고『기록관리기준표』는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하되 공공기관별로 공개여부와 접근권한 등을 달리하며, 공공기관이 정부분류체계를 적용할 수 없는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식을 사용하도록 명시하고 있다.
‘건설건축’을 선정한 이유는?
9개 도를 선정한 이유는 지자체 중에서 현재 공고 및 고시를 통해 기록 관리기준표 를 공개하고 있고, 기관의 규모나 운영방식이 유사하여 단위과제와 보존기간의 비교분석 결과를 명확하게 얻을 수 있기 때문이다. ‘건설건축’을 선정한 이유는 이 기능이 조직이나 인력의 변화에 크게 영향을 받지 않고 모든 도에서 핵심적으로 수행되는 대표적인 행정 업무이기 때문이다. 그래서 이 실태분석 결과를 바탕으로 새로운 단위과제 및 보존기간과 함께 지자체『기록관리기준표』의 개선방안을 제시하였다.
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