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문제 정의
- 결국 본 연구에서는 추후 2017년에 코러스 시스템의 도입으로 교육대학교의 기록물분류체계가 기록관리기준표로 일괄 변경됨에 따라서, 과거의 기록물이 새로운 시스템에서 관리되고 보존기간의 체계적인 정립이 가능토록 적절한 단위과제 설정을 위하여 단위업무와 기록물철을 매핑하였으며, 이를 통해 기록물분류기준표의 단점을 보완한 교육대학교용 표준 기록관리기준표의 개발과 효율적인 운영 방안을 모색하였다.
- 기존의 기록관리기준표 개발에 관한 연구들의 매핑작업은 이미 BRM 시스템을 사용하고 있는 공공기관을 대상으로 BRM의 마지막 레벨인 단위과제를 단위업무와의 매핑을 통해 새로이 단위과제를 생성하여 기록관리기준표를 개발하였다. 그러나 교육대학교의 경우 아직 BRM 시스템이 운영되지 않은 상황으로 기존 기록물분류기준표의 단위업무와 기록물철간의 매핑을 통해 단위과제를 생성하였으며 이를 추후 BRM 시스템 적용 시에 활용하고자 하였다.
- 즉, BRM이 적용되지 않는 현행 교육대학교의 기록물분류체계상 기록물분류기준표의 단위업무와 BRM의 단위과제를 매핑하는 기존의 연구는 교육대학교에 적합하지 않다. 따라서 본 연구에서는 선행연구를 통해 교육대학교의 기록물분류기준표를 분석한 결과를 토대로 교육대학교의 각 처리과 업무에 적용할 수 있는 기록관리기준표의 개발 및 운영 방안을 제시하고자 한다.
- 그러나 이러한 기존 조직 현황에서 나타나는 처리과의 업무는 기록물분류기준표에서 제시되는 공통처리과 현황과는 다소 차이가 존재한다. 따라서 연구를 통해 기록물분류기준표 및 기록물철 분석을 토대로 처리과별 단위업무 분석을 수행하여 이를 일치시키고자 하였다. 연구 분석 결과 기록물분류기준표에서는 일부 부적절한 단위업무 설정 및 적합한 단위업무의 부재, 그리고 단위업무 보존기간이 국가기록원에서 제시한 보존기한 책정기준과 다수 일치하지 않으며, 각 단위업무별 기능 및 성격에 대한 정확한 분석의 부재로 인하여 대체로 보존기간이 짧게 설정되는 등의 문제점이 노출되었다(배성중 외 2016).
- 따라서 BRM 시스템이 존재하지 않는 상황에서 단위업무와 기록물철의 매핑은 기존에 일관되지 않았던 보존기간을 체계적으로 정립할 수 있고, 기록관리 기준설정의 기초로써도 활용될 수 있을 것이다(최종훈 2010). 또한, 본 연구에서 수행한 단위업무와 기록물철의 분석 및 매핑을 토대로 차후에 교육대학교의 표준 기록관리기준표안을 작성하고자 한다.
- 본 연구는 교육대학교 표준 기록관리기준표의 개발과 운영방안을 마련하기 위하여 우선 선행연구를 통해 J교육대학교를 중심으로 전국 교육대학교의 처리과 및 기록관리 현황을 살펴보았다. 그리고 교육대학교의 실정에 맞는 기록관리기준표 개발을 위하여 J교육대학교의 기록관리기준표가 전국 교육대학교의 대표성이 될 수 있는지의 여부를 살펴보고, 각 교육대학교의 처리과수와 업무내용을 토대로 단위업무 및 기록물철을 비교․분석하였다.
- 특히 아래에 구체적으로 기술하지 않았지만 업무의 범위를 설정하고 용어추출 및 삽입을 통해 단위과제를 새로이 수정․신설할 경우와 더불어 오분류된 단위과제를 타 처리과로 이관할 경우는 그에 대한 적합성을 기록관리 담당자 및 처리과별 업무담당자로부터 확인받았다. 본 연구는 비교적 단위업무가 잘 부여된 교무과, 학생과, 기획실, 총무과를 대상으로 각 처리과별 수정, 신설, 추가된 주요 단위과제에 대하여 논의하였으며, 처리과별 매핑 결과는 다음과 같다.
- 국가기록원(2007)은 시․군․구 각 4개 기관씩 총 12개의 표본 기관의 단위과제 80,000여개를 분석하여 지방자치단체 표준 기록관리기준표를 제시한바 있다. 이 연구에서는 30년 이상의 유사 단위과제 5,000개 중 12개 표본기관에서 중복 또는 반복되는 단위과제를 추출하고 기초자치단체에서 공통으로 수행하는 고유 업무를 포괄적으로 적용할 수 있는 업무명을 선정하여 표준 단위과제명으로 정리하였다. 특히 국가기록원(2014)의 지방자치단체 표준 기록관리기준표에서는 유사 단위과제에 대한 보존기간을 종합 판단하여 보존기간을 제시하였으며, 단위과제 정렬 순서는 BRM의 기능별로 구분 작성하여 교육대학교 표준 기록관리기준표 개발을 위한 주요 선행연구로서 본 연구에 시사한 바가 크다.
- 이러한 관점에서 본 연구는 교육대학교 기록관리기준표의 표준안을 마련하기 위하여 2004년 이후 10개 교육대학교 중 유일하게 기록관리시스템(Record Management System: 이하 RMS)이 정착화 되어있는 J교육대학교를 중심으로 처리과별 기록물철 및 처리과 업무기능에 대한 세부적인 분석을 토대로 전국 교육대학교의 기록업무에 직접적으로 적용할 수 있는 교육대학교용 표준 기록관리기준표를 설계하여 특수목적 대학업무의 효율적인 운영 방안을 제시하고자 한다.
- 과거에 기록연구사에 의하여 지속적으로 기록물분류기준표의 단위업무 신설과정과 운영에 대한 문제점을 개선하고자 지속적으로 건의하였으나, 국가기록원의 담당자 인력부족과 국립대학교 업무에 대한 전문성 부족으로 현행 기록물분류기준표 단위업무 및 기록물철의 보완은 이루어지지 않았다. 이에 본 연구는 2015년 2월부터 9월까지 전국 교육대학교 기록관리 담당자 및 처리과별 업무담당자들의 인터뷰를 통해 현행 단위업무와 기록물철의 개선점을 분석하고, 국가기록원의 대학업무 담당자로부터 단위업무와 기록물철 매핑에 대하여 자문을 구했다.
- 향후 국립대학교는 교육부에서 개발 중인 코러스 시스템 도입이 확정됨에 따라 현재 사용중인 기록물분류기준표의 문제점 분석을 통한 기록관리기준표 개발의 필요성이 대두되고 있다. 이에 현재 국가기록원 및 국립대학교 기록연구사를 주축으로 기록관리기준표의 소기능 및 단위과제 개발에 착수하였다. 과거에 기록연구사에 의하여 지속적으로 기록물분류기준표의 단위업무 신설과정과 운영에 대한 문제점을 개선하고자 지속적으로 건의하였으나, 국가기록원의 담당자 인력부족과 국립대학교 업무에 대한 전문성 부족으로 현행 기록물분류기준표 단위업무 및 기록물철의 보완은 이루어지지 않았다.
- 이러한 혁신과 발전의 일환으로 로드맵의 첫 번째 목적인 공공업무 수행의 철저한 기록화 및 세부과제와 기록물분류체계의 통합은 공공기록물 관리에 관한 법률 개정 이후 대부분의 기록관리 체계에서 이용되는 기록물분류기준표의 새로운 변화를 요구하게 되었다(국가기록원 2009). 정부 산하 기록관리혁신위원회에서는 기록물분류기준표의 문제점을 개선하기 위한 방안으로 정부기능분류체계(BRM: Business Reference Model: 이하 BRM)와 기록물분류체계를 통합하여 운영하게 함으로써 업무과정에 기반한 기록 생산 및 관리를 구현하고자 하였다. 이에 정부는 법률 개정을 통해 2007년 이후부터 중앙의 기관을 비롯해 지방자치단체에 산재해 있는 공공기관에 기록관리기준표를 도입하여 사용하도록 권고하였다(한초우 2008; 안미리 2009).
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