공개재분류는 기록물의 적극적인 공개를 위하여 실시하는 것으로 기록관에서는 5년 주기로 추진해야 한다. 그러나 현재 각 기관의 기록관 운영 실태를 보면, 기록관의 주요 업무를 1인의 기록물관리 전문요원이 모두 담당하고 있는 상황에서 매년 대상 기록물의 공개재분류를 실시하기에는 많은 문제점이 있다. 방대한 재분류 대상량, 부족한 전문인력, 생산부서의 중요도 인식 부족에 따른 비협조 등과 같이 현장의 어려운 상황에도 불구하고 기관의 기록관리 평가 지표에 공개재분류 항목이 포함되었고, 현장에서는 공개재분류 추진 목적과는 다르게 평가를 받기위한 공개재분류가 진행되고 있다. 본 연구에서는 각 기관의 기록관에서 공개재분류 업무를 어떻게 진행하고 있는지 설문과 전화인터뷰 조사를 통해 정리하고 또 공개재분류 진행방법을 외부에 위탁하여 용역사업으로 진행했던 서울특별시교육청의 사례를 중심으로 공개재분류 업무 진행과정과 결과에 대해 살펴보았다. 용역사업으로 진행한 서울특별시교육청의 경우 지난 4년간 약 10억에 가까운 예산이 투입되었지만 각 급 학교 생산 기록물을 제외한 약 61만 건만 재분류를 실시하였으며, 5차 사업은 투입된 예산 대비 그 실효성을 재검토해 보자는 기관 내 의견이 반영되어 용역사업이 잠정 보류된 채 자체적 추진으로 변경되었다. 타기관의 조사결과 공개재분류를 하는 이유로 일관된 답변은 기관평가를 잘 받기 위하여 대상량 중 일부만 하고 있다는 것과 현실적으로 기록관리시스템에서 공개재분류 업무처리가 어렵다는 것이었다. 또한 기관 및 기록관의 현재 상황을 고려한 공개재분류 제도의 개선이 필요하다는 것도 확인되었다. 이에 따라 기록관 단계에서 공개재분류가 법 취지에 맞게 추진되기 위한 개선방안을 알아보고, 이를 기반으로 기관 내 기록관리의 인식변화에 따른 발전을 기대한다.
공개재분류는 기록물의 적극적인 공개를 위하여 실시하는 것으로 기록관에서는 5년 주기로 추진해야 한다. 그러나 현재 각 기관의 기록관 운영 실태를 보면, 기록관의 주요 업무를 1인의 기록물관리 전문요원이 모두 담당하고 있는 상황에서 매년 대상 기록물의 공개재분류를 실시하기에는 많은 문제점이 있다. 방대한 재분류 대상량, 부족한 전문인력, 생산부서의 중요도 인식 부족에 따른 비협조 등과 같이 현장의 어려운 상황에도 불구하고 기관의 기록관리 평가 지표에 공개재분류 항목이 포함되었고, 현장에서는 공개재분류 추진 목적과는 다르게 평가를 받기위한 공개재분류가 진행되고 있다. 본 연구에서는 각 기관의 기록관에서 공개재분류 업무를 어떻게 진행하고 있는지 설문과 전화인터뷰 조사를 통해 정리하고 또 공개재분류 진행방법을 외부에 위탁하여 용역사업으로 진행했던 서울특별시교육청의 사례를 중심으로 공개재분류 업무 진행과정과 결과에 대해 살펴보았다. 용역사업으로 진행한 서울특별시교육청의 경우 지난 4년간 약 10억에 가까운 예산이 투입되었지만 각 급 학교 생산 기록물을 제외한 약 61만 건만 재분류를 실시하였으며, 5차 사업은 투입된 예산 대비 그 실효성을 재검토해 보자는 기관 내 의견이 반영되어 용역사업이 잠정 보류된 채 자체적 추진으로 변경되었다. 타기관의 조사결과 공개재분류를 하는 이유로 일관된 답변은 기관평가를 잘 받기 위하여 대상량 중 일부만 하고 있다는 것과 현실적으로 기록관리시스템에서 공개재분류 업무처리가 어렵다는 것이었다. 또한 기관 및 기록관의 현재 상황을 고려한 공개재분류 제도의 개선이 필요하다는 것도 확인되었다. 이에 따라 기록관 단계에서 공개재분류가 법 취지에 맞게 추진되기 위한 개선방안을 알아보고, 이를 기반으로 기관 내 기록관리의 인식변화에 따른 발전을 기대한다.
Access re-review is a process to reclassify the non-disclosure documents to open accessible documents, and it has to be performed in every five years. However, current procedures of the access re-review in many archives have not been properly working, due to the shortage of the available archivists ...
Access re-review is a process to reclassify the non-disclosure documents to open accessible documents, and it has to be performed in every five years. However, current procedures of the access re-review in many archives have not been properly working, due to the shortage of the available archivists for providing enough access re-review. Although many difficult situation for the re-review such as enormous amount of re-review documents and lack of archivists, access re-review was included in the administrative evaluation list, of which it makes the re-review for just evaluating process. In this study, the access re-review of Seoul Metropolitan Office of Education, which have performed by external service companies as well as the other institutions' progresses were summarized for improving access re-review process. Although Seoul Metropolitan Office of Education processed 610,000 re-review with 100,000,000 won budget for 4 years, the project has been failed to get more budget support because of the claim for the budget efficiency. The other institutions also could not focus on the actual access re-review. Considering all the points, current access re-review process is clearly required to be improved.
Access re-review is a process to reclassify the non-disclosure documents to open accessible documents, and it has to be performed in every five years. However, current procedures of the access re-review in many archives have not been properly working, due to the shortage of the available archivists for providing enough access re-review. Although many difficult situation for the re-review such as enormous amount of re-review documents and lack of archivists, access re-review was included in the administrative evaluation list, of which it makes the re-review for just evaluating process. In this study, the access re-review of Seoul Metropolitan Office of Education, which have performed by external service companies as well as the other institutions' progresses were summarized for improving access re-review process. Although Seoul Metropolitan Office of Education processed 610,000 re-review with 100,000,000 won budget for 4 years, the project has been failed to get more budget support because of the claim for the budget efficiency. The other institutions also could not focus on the actual access re-review. Considering all the points, current access re-review process is clearly required to be improved.
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문제 정의
본 연구에서는 현재 기록관 단계에서 이루어지고 있는 공개재분류 실무과정에서의 문제점에 대한 개선방안을 제시하였다. 실제 기관 내에서 업무를 담당하고 있는 기록물관리 전문요원의 설문 및 전화인터뷰 결과와 지난 4년간 용역사업으로 공개재분류를 실시한 서울특별시교육청의 사례에서 도출된 것이므로 기록관리 실무 현장의 문제점을 드러내고 해결하고자 했다는 것에 큰 의미가 있다.
이러한 현황을 보면 현재의 공공기록물법에 따른 공개재분류는 기록관 단계에서 추진하기에 많은 어려움이 있으므로, 본고에서는 현재 각기관의 기록관에서 실시하고 있는 공개재분류 추진현황과 이에 따른 문제점에 대해 서울특별시교육청 기록물 공개재분류 사업 사례를 중심으로, 기록관 단계에서 보다 효율적인 공개재분류가 진행되기 위한 방안을 제시하고자 한다.
살펴본 바와 같이 이들 연구 대부분이 주로 국가기록원과 기록관을 구분하지 않고, 공공기관에서의 적극적인 공개를 위한 전반적인 공개재분류 업무 운영 방안을 제시하고 있다. 이에 본 연구에서는 기록관 단계에 초점을 두고 현재의 공개재분류 업무 개선방안을 정리하고자 한다.
가설 설정
세 번째, 기록관 단계에서 공개재분류가 과연 필요한 것인가?
첫 번째, 생산·접수 기록물 모두를 대상으로 하는 것이 맞는 것일까?
제안 방법
사업대상은 2010년 생산 본청 기록물로써 전년도에 추진했던 6개 처리과를 제외한 나머지 12개 처리과 기록물 110,772건으로 1차 사업보다 약 4천2백 건 정도가 많으며, 여기에는 공개기록물 중 접수기록물은 제외하고 생산기록물 18,194건이 포함되었다. 공개기록물 중 비공개정보를 담고 있어 생산시점에서 비공개로 책정됐어야 하는 오분류 기록물이 과연 얼마나 되는지 그 비공개 전환율을 확인하였다. 그 결과 공개 생산기록물 18,194건 중 2%에 해당하는 362건이 비공개, 13.
3%에 해당하였다. 마지막으로 비전자기록물의 수동등록으로 첨부파일 부존재의 경우, 공개재분류 불가로 분류하여 해당 기록물이 이관 당시 가지고 있던 공개값을 그대로 유지하도록 하였다. 사업이 완료되고 최종 결과를 보면 부분공개가 43.
기록물관리법 개정 전의 연구지만 공개재분류 제도에 대한 본격적인 연구는 안희진(2006)이 처음 다루었다. 정보공개청구 처리절차에서의 재분류와 전문관리기관인 국가기록원에서의 재분류를 구분하여 비공개기록물의 재분류제도에 관한 절차와 전반적인 사항들에 대한 현황을 분석함으로써, 바람직한 재분류 방안으로 공개재분류 규정 제정과 이력관리 및 정보공개심의회의 의무적 운영을 제시하였다.
대상 데이터
2014년 3차 사업은 지난 2년간의 사업과는 다르게, 사업대상이 본청뿐만 아니라 11개 교육지원청 기록물까지로 확대되었다. 대신 2004년부터 2009년 기록물 중 보존기간 만료 기록물이 존재함을 감안하여 보존 기간 10년 이상 기록물만을 대상으로 하였다. 사업비가 1차와 2차 사업 대비 50% 증가하였고 그만큼 대상량도 총197,083건으로 증가하여 6개월간 진행되었다.
2013년 제2차 사업은 전년도 1차 사업보다 좀 일찍 추진하여 4월부터 역시 6개월간 진행되었다. 사업대상은 2010년 생산 본청 기록물로써 전년도에 추진했던 6개 처리과를 제외한 나머지 12개 처리과 기록물 110,772건으로 1차 사업보다 약 4천2백 건 정도가 많으며, 여기에는 공개기록물 중 접수기록물은 제외하고 생산기록물 18,194건이 포함되었다. 공개기록물 중 비공개정보를 담고 있어 생산시점에서 비공개로 책정됐어야 하는 오분류 기록물이 과연 얼마나 되는지 그 비공개 전환율을 확인하였다.
전국 시·도교육청과 교육지원청 20개 기관을 대상으로 2014년과 2015년 지난 2년간의 공개재분류 추진현황에 대한 조사를 실시1)하였다.
성능/효과
그 결과 공개 생산기록물 18,194건 중 2%에 해당하는 362건이 비공개, 13.8%에 해당하는 2,512건이 부분공개, 나머지 84.2%에 해당하는 15,320건이 공개로 나타났으며, 우려했던 것보다는 공개기록물 중 오분류로 인한 비공개전환율은 그리 높지 않았다( 참조).
또한 기록물 건 제목을 수정하였는데, 예를 들면 ‘급여압류청구(교사 홍길동)’, ‘소청자료제출 알림(행정사무관 김기록)’ 등과 같이 기록물 제목에 개인정보가 포함되어 내용을 보지 않고 제목만보아도 내용을 짐작할 수 있는 기록물의 제목을 수정하고 그 이력을 기록관리시스템에 반영하는 것을 사업범위에 포함시켰다. 그 결과 기록물 제목을 수정한 건수는 10,360건으로 전체 사업대상량의 5.3%에 해당하였다. 마지막으로 비전자기록물의 수동등록으로 첨부파일 부존재의 경우, 공개재분류 불가로 분류하여 해당 기록물이 이관 당시 가지고 있던 공개값을 그대로 유지하도록 하였다.
하였다. 그 결과 서울특별시교육청을 제외한 1개 기관에서 위탁을 통한 용역사업을 실시하였고, 17개 기관은 기록관에서 기록물관리 전문요원 1인이 자체적인 공개재분류를 추진하였으며, 나머지 2개 기관은 미실시로 조사되었다.
두 번째, 공개재분류 절차에서 생산부서 의견조회를 하는 것이 좋은가?
대신 2004년부터 2009년 기록물 중 보존기간 만료 기록물이 존재함을 감안하여 보존 기간 10년 이상 기록물만을 대상으로 하였다. 사업비가 1차와 2차 사업 대비 50% 증가하였고 그만큼 대상량도 총197,083건으로 증가하여 6개월간 진행되었다. 또한 기록물 건 제목을 수정하였는데, 예를 들면 ‘급여압류청구(교사 홍길동)’, ‘소청자료제출 알림(행정사무관 김기록)’ 등과 같이 기록물 제목에 개인정보가 포함되어 내용을 보지 않고 제목만보아도 내용을 짐작할 수 있는 기록물의 제목을 수정하고 그 이력을 기록관리시스템에 반영하는 것을 사업범위에 포함시켰다.
후속연구
공개재분류 대상으로는 기관 내 접수기록물을 제외한 생산 기록물 중 보존기간 30년 이상으로 하고, 공공기록물법에서 규정하지 않았지만 생산부서 의견조회의 제한적 실시와 기록물공개심의회의 개최를 의무화 한다면, 기록관 현실에 맞는 공개재분류 업무가 추진될 수 있을 것이다. 또한 지금까지는 대부분이 기록관리 기관평가 또는 정부합동 평가의 지표에 포함된 이유로 공개재분류를 진행했는데, 이에 대해서도 과연 기록관의 현재 시점에서 공개재분류가 시급한 업무인지, 공개 재분류를 실시함으로써 어떤 기대효과가 있는지에 대한 검토가 필요하다고 생각한다.
이렇듯 서울특별시교육청은 지난 4년 동안 총 925,300,000원의 예산으로 612,066건의 기록물을 건 단위 공개재분류 실시하였다(<표 7> 참조). 전체 대상을 정리해보면 본청은 2004년부터 2011년까지의 생산 기록물을, 교육지원청은 2004년부터 2010년까지의 생산 기록물을 실시하였는데 여기에는 각급 학교와 직속기관의 기록물이 제외되었다는 점이 아쉬운 점으로 남는다. 그러나 공공기관 기록관 단계에서 최초로 추진했던 공개재분류 사업이었으며 현재 기관의 예산실정을 고려했을 때 이만큼의 예산확보와 사업진행 정도는 실로 놀라운 실적이라고 할 수 있다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
공개재분류를 추진하면서 나타난 문제점에는 어떤 것들이 있는가?
자체적으로 공개재분류를 추진하면서 나타난 문제점에 대해서는, 표 2에서와 같이 기록물관리 전문요원 1인이 타 업무를 추진하면서 수행하기에는 너무 방대한 양이라는 점과 기록관리시스템에서 공개재분류 결과가 업로드 되지 않는다는 답변이 가장 많았으며, 대상추출 시 5년 주기 대상으로는 선정되지 않고 오분류로 추출해야한다는 것, 종이기록물의 경우 실제적으로 공개여부가 설정되지 않았고 또 건 단위의 공개재분류가 불가능하다는 것, 기록관리시스템의 공개재분류 프로세스는 ‘대상선정 → 부서지정 → 기록관 검토’로 되어있으나 실제 업무진행 프로세스는 ‘대상선정 → 기록관 검토 → 부서지정’과 같이 기록관에서 검토 후 부서의 의견을 조회하는 것으로 서로 상이하다는 점 등이었다.
공공기록물법에서 규정한 공개재분류의 전제는 무엇인가?
공공기록물법에서는 기록관으로 이관된 기록물 중 비공개로 재분류된 기록물을 대상으로 5년 주기 공개재분류를 실시하도록 규정하고 있다(제35조). 단, 이것은 처리과에서 기록물을 이관하기 전에 공개재분류를 반드시 실시 후 기록관으로 이관하는 것을 전제로 한다. 그래서 법에서도 ‘비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 5년마다’라고 규정한 것이다.
기록관이란?
｢공공기록물관리에 관한 법률｣(이하 공공기록물법)에 따르면 ‘기록관’은 처리과와 영구기록물관리기관의 중간단계 기록물관리기관으로써, 해당기관 처리과의 기록물을 효율적으로 관리하기 위한 여러 가지 업무를 수행하도록 규정하고 있다. 이에 해당하는 업무 중의 하나가 기록물 공개재분류이며, 공개재분류란 비공개 기록물을 대상으로 이미 책정된 공개여부를 검토하여 비공개 사유가 소멸된 기록물을 공개로 재분류하는 것을 의미한다.
참고문헌 (12)
강미라. 2010. 공공기관 기록관의 공개재분류 운영 개선방안. 석사학위논문. 신라대학교 대학원.
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