최근 정부산하공공기관은 "공공기록물 관리에 관한 법률" 시행령에 따라 기록관리기준표를 도입하기 위해 분류체계를 정비하고 있다. 하지만 정비한 기록관리기준표를 탑재할 시스템이 부재하여 활용성에 문제가 있다. 본 연구는 고유의 미션을 가진 정부산하공공기관을 대상으로 기록관리의 토대가 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 분류체계관리시스템 기능 설계를 목적으로 수행되었다. 기능 설계를 위해 5개 정부산하공공기관 기록물전문 요원과의 심층면담을 수행하였고, 이를 토대로 다양한 분류체계 등록 기능, 집합체 계층 구조 설정 기능, 기록관리기준 관리 기능을 설계하였다.
최근 정부산하공공기관은 "공공기록물 관리에 관한 법률" 시행령에 따라 기록관리기준표를 도입하기 위해 분류체계를 정비하고 있다. 하지만 정비한 기록관리기준표를 탑재할 시스템이 부재하여 활용성에 문제가 있다. 본 연구는 고유의 미션을 가진 정부산하공공기관을 대상으로 기록관리의 토대가 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 분류체계관리시스템 기능 설계를 목적으로 수행되었다. 기능 설계를 위해 5개 정부산하공공기관 기록물전문 요원과의 심층면담을 수행하였고, 이를 토대로 다양한 분류체계 등록 기능, 집합체 계층 구조 설정 기능, 기록관리기준 관리 기능을 설계하였다.
Recently, public organizations have been improving the classification in order to introduce records management reference table in accordance with the act on the management of public archives. However, there is no system to mount the revised records management reference table, and there is a problem ...
Recently, public organizations have been improving the classification in order to introduce records management reference table in accordance with the act on the management of public archives. However, there is no system to mount the revised records management reference table, and there is a problem in usability. The purpose of this study is to design a system function to manage the classification which is the foundation of records management for public organizations. In order to design the function, interviews with the records management specialists of the five public organizations were conducted. Based on this, we have designed a multi-classification system registration function, a hierarchical structure setting function of records, and a record management standard management function.
Recently, public organizations have been improving the classification in order to introduce records management reference table in accordance with the act on the management of public archives. However, there is no system to mount the revised records management reference table, and there is a problem in usability. The purpose of this study is to design a system function to manage the classification which is the foundation of records management for public organizations. In order to design the function, interviews with the records management specialists of the five public organizations were conducted. Based on this, we have designed a multi-classification system registration function, a hierarchical structure setting function of records, and a record management standard management function.
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문제 정의
행정기관에서 사용하고 있는 목적별 분류체계가 이 기능과 유사하지만 목적별 분류체계는 기능별 분류체계만 매핑이 가능하다. 본 설계에서는 분류체계와 집합체의 매핑을 통해 보다 세분화된 분류가 가능하도록 기능 설계를 하였다. <그림 8>은 분류체계와 집합체를 매핑하는 방법을 나타낸다.
본 연구는 행정기관에 비해 기록관리를 위한 시스템 도입이 늦은 정부산하공공기관을 대상으로 기관의 기록관리 근간이 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 시스템 기능 설계를 목적으로 수행하였다. 연구를 통해 각종 행정정보시스템에서 자체적으로 사용하는 분류체계를 담을 수 있고, 케이스 업무, 프로젝트성 업무, 동시적 업무 등의 기록물 관리가 가능한 기록물철 계층구조를 설계하였으며, 기록관리기준표를 시스템으로 관리 할 수 있는 기능을 설계하였다.
본 연구의 목적은 업무관리시스템과 기록관리기준표 제도가 도입되지 않은 정부산하공공기관을 대상으로 기관의 기록관리의 토대가 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 분류체계관리시스템 기능을 설계하는데 있다. 연구 방법은 정부산하공공기관의 기록분류체계 현황을 토대로 기능요구사항을 분석하였고, 요구사항을 근거하여 분류체계관리시스템 기능 설계를 수행하는 것이다.
제안 방법
기능분류체계의 단위기능과 A, B분류체계의 최하위를 1:N 형태로 매핑하였다( 참조).
본 연구에서는 기록물철 하위에 계층을 만들어 케이스 업무, 프로젝트성 업무, 동시적 업무활동을 통해 생산되는 기록물 효율적으로 관리 할 수 있는 기능을 설계하였다( 참조).
본 연구에서는 기록의 처분을 위해 처분일정 관리를 별도의 서비스로 구분하였으며, 는 처분일정 관리를 위한 기록관리 템플릿이다.
본 장에서는 기능요구사항 분석결과를 토대로 정부기능분류시스템에서 구현되지 않은 기능을 설계하였다. 설계 방향을 정리해 보면 <표 3>15)과 같다.
이를통해 업무수행 관련 기능요구사항과 기록관리기준표 도입시 요구되는 기능을 분석하였다. 업무수행 관련 기능요구사항 분석은 정부산하공공기관에 기록관리시스템이 분류체계 관리시스템과 연계 운영되는 구조로 도입된다는 가정하에, 기록관리기준표 도입시 기능요구사항 분석은 분류체계관리시스템에 기록관리기준표 관리기능이 포함된다는 가정하에 기능요구사항 분석을 수행하였다.
본 연구의 목적은 업무관리시스템과 기록관리기준표 제도가 도입되지 않은 정부산하공공기관을 대상으로 기관의 기록관리의 토대가 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 분류체계관리시스템 기능을 설계하는데 있다. 연구 방법은 정부산하공공기관의 기록분류체계 현황을 토대로 기능요구사항을 분석하였고, 요구사항을 근거하여 분류체계관리시스템 기능 설계를 수행하는 것이다.
본 연구는 행정기관에 비해 기록관리를 위한 시스템 도입이 늦은 정부산하공공기관을 대상으로 기관의 기록관리 근간이 되는 분류체계를 관리 할 수 있는 시스템 기능 설계를 목적으로 수행하였다. 연구를 통해 각종 행정정보시스템에서 자체적으로 사용하는 분류체계를 담을 수 있고, 케이스 업무, 프로젝트성 업무, 동시적 업무 등의 기록물 관리가 가능한 기록물철 계층구조를 설계하였으며, 기록관리기준표를 시스템으로 관리 할 수 있는 기능을 설계하였다.
정부산하공공기관의 업무 특성을 반영한 분류체계관리시스템 개발을 위해 2017년 3월부터 5월까지 약 3개월간 5개 정부산하공공기관 기록물전문요원을 대상으로 ‘기관의 분류체계 현황과 기록관리기준표 도입 및 활용방안’에 대한 내용으로 심층면담을 수행하였다. 이를통해 업무수행 관련 기능요구사항과 기록관리기준표 도입시 요구되는 기능을 분석하였다. 업무수행 관련 기능요구사항 분석은 정부산하공공기관에 기록관리시스템이 분류체계 관리시스템과 연계 운영되는 구조로 도입된다는 가정하에, 기록관리기준표 도입시 기능요구사항 분석은 분류체계관리시스템에 기록관리기준표 관리기능이 포함된다는 가정하에 기능요구사항 분석을 수행하였다.
정부산하공공기관의 업무 특성을 반영한 분류체계관리시스템 개발을 위해 2017년 3월부터 5월까지 약 3개월간 5개 정부산하공공기관 기록물전문요원을 대상으로 ‘기관의 분류체계 현황과 기록관리기준표 도입 및 활용방안’에 대한 내용으로 심층면담을 수행하였다.
성능/효과
<그림 5>는 6단계로 고정된 BRM과 계층이 유연한 기능분류체계의 구조를 표현한 것이다. BRM의 마지막 6단계에 관리기준 정보가 포함된 계층을 단위과제라 명명하는데 비해 본 연구에서 언급한 기능분류체계의 마지막 계층을 단위기능18)이라 명명하였다. 단위과제에 보존기간, 공개 여부, 접근권한 등의 관리기준이 포함되어 있듯이 단위기능에도 관리기준 정보가 포함되어 있다.
2) 집합체의 계층구조 설정 기능
기능요구사항 분석을 통해 케이스 업무, 프로젝트성 업무, 동시적 업무 등의 기록물 관리를 위해 기록물철의 계층구조가 필요하다고 확인하였다. 현재 전자문서시스템을 사용하는 기관의 경우에는 기록물철 > 기록물건, 업무관리시스템을 사용하는 기관의 경우에는 단위과제카드 > 기록물건의 철－건 구조로 되어 있다.
후속연구
설계 방향을 정리해 보면 <표 3>15)과 같다. 설계한 기능은 다양한 행정정보시스템의 분류체계를 관리하고, 기관 고유의 기록물을 체계적으로 관리하며, 기록관리기준을 시스템적으로 관리하기 위해 분류체계관리시스템에서 핵심으로 탑재되어야 할 기능이다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
기록의 ‘집합체'는 어떻게 구성할 수 있는가?
기록의 ‘집합체(aggregation)’는 연관 있는 기록들을 모아서 묶는 과정을 말하며, 다른 기록의 맥락과 나란히 배치함으로써 각 주제의 생생한 기술적 묘사를 총체적으로 제공한다. 집합체의 구성은 동일한 업무처리나 절차, 업무분류, 주제영역이나 사안, 인물·장소·프로젝트·사건·고객·이벤트, 메타데이터, 출처·형식, 접근통제, 보유와 처분 조건에 따라 만들 수 있다 (DLM Forum 2010). 업무시스템의 속성에 따라 집합체의 속성이 고려되어야하며, 집합체의 형태와 크기, 관리방식을 정하기 위해서는 시스템 저장소위치, 저장용량, 보안, 접근제한 및 기타 사항들이 함께 고려되어야한다.
ISO 15489에서 정의하는 분류란 무엇인가?
기록관리 국제표준 ISO 15489에서 정의하는 ‘분류(classification)’란 논리적으로 구조화된 규칙과 방법, 그리고 분류체계에 제시된 절차상의 규칙에 따라 만들어진 범주 속에 업무 활동과 기록을 체계적으로 확인하고 정리하는 것을 말한다. ISO 15489에서 정의된 기록관리 프로세스를 고려한 Moreq 2010에서의 분류 정의는 업무 기능(function), 활동(activity), 처리(transaction) 를 분류체계3)에서 집합체나 기록(record)이 클래스(class)4)와 연관시키는 행위를 말한다.
기록을 분류하는 목적은 무엇인가?
기록의 분류는 문헌 분류와 다르게 기록의 내용(contents)보다 기록이 생산된 맥락(context)을 기준으로 하며, 맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다(설문원 2011). 이런 관점에서 기록을 분류하는 목적은 기록이 생성되었던 업무 프로세스에 기록을 링크시킴으로써 가장 확실한 업무 맥락을 제공하는데 있으며(DLM Forum 2010), 분류 행위는 기록의 업무 맥락을 잘 유지하고, 기록의 보존 및 최종관리를 위함이며, 무엇보다 처분 일정(disposal schedule)을 효과적으로 관리하기 위함이다.
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