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문제 정의
- 이를 위해 비밀기록물을 관리하고 일반문서로 재분류되었을 때 직원들의 효과적인 활용을 위해 시스템 설계가 필요하다. 『공공기록물관리에 관한 법률』과 『보안업무규정』 등을 통하여 비밀기록물관리에 대한 이론적 배경을 마련하고, 기록관리에 관한 선행연구를 하였다.
- 구체적으로는 모든 공공기관에서 보유하고 있는 비밀기록물을 자체적으로 관리·활용할 수 있는 국가표준시스템을 개발하여 비밀기록물의 멸실과 훼손에 따른 정보손실을 미연에 방지하고, 인가 받은 이용자의 디지털 보안 환경에서 편리하게 비밀기록을 활용할 수 있는 체계를 확보함으로써, 모든 기관에서 비밀기록에 대한 상용 관리·활용체계 기반을 설계하고자 하는 것이다.
- 연구에서는 국가기록원의 기록관리 공공표준 비밀기록물 관리(NAK/S 20: 2016 v1.2)와 국가기록원 비밀기록물 관리 실무지침과 유형별 기록관리시스템 설계·구축과 시스템보안에 관련된 연구를 살펴보았다.
- 이 조항은 종이기록물 보존, 업무 결과 중심의 관리에서 벗어나, 업무 전(全) 과정의 기록을 전자적으로 관리·활용하는 선진 기록관리체계로 전환을 목적으로 행정업무의 투명성 및 업무활동과 처리행위에 관한 증거와 정보를 전자기록형태로 획득, 유지하기 위해서이다.
- 이에 시청각기록물의 디지털 변환을 통해 DB구축과 이용자의 직접적인 검색·활용을 통하여 기록물에 대한 보존과 활용에 대한 실제 사례를 기술하였다.
- 이종열은 암호화와 접근제어 및 감사 기능을 활용한 복합적 DB보안시스템의 실태와 위험성에 대해 살펴보고 안전한 정보화 자원 보호를 위한 통합 DB보안 시스템의 구축방안에 대해 연구하였다. DB 암호화와 데이터베이스 접근제어 및 감사 기능을 가진 두 가지 보안 분야의 시스템을 상호 연동 하여 관리가 가능하도록 시스템을 구축 하여 이를 통한 데이터베이스에 대한 비인가 사용자의 접근으로부터의 안전이었다.
제안 방법
- 전자 환경에서의 비밀기록물의 관리·활용을 위하여 관리자와 이용자 메뉴를 별도로 개발하여야 한다는 전제하에, 관리자 메뉴에서는 비밀 생산/재분류/인수/검수/반려 기능이 포함되어야 하며, 이용자 메뉴에서는 데이터의 편리한 검색·활용을 위한 인터페이스를 구성하고, 시스템 이용 간 시스템 부하 및 동시 접속자수를 고려한 시스템을 설계하여야 한다는 개발 요구사항을 도출 시켰다. ISO 15489가 기록관리와 기록관리 프로그램 마련 절차 표준에 따라 설계하고 기록관리시스템을 설계 시, OAIS Reference Model10)를 참고하여 DoD 5015.211)에 따라 파일플랜을 실행하고, 기록관리스케쥴을 계획하고 메뉴를 설계하였다. 상세한 내용은 <표 5>와 같다.
- 국제표준기구에서 제정한 DoD5015.2을 참고하여 을 개발하였다.
- 그리고 비밀기록물의 관리를 위한 시스템 설계를 위해 비밀기록관리시스템이 기구축된 기관에 정보공개를 청구하고 자치단체 기록물전문요원을 대상으로 비밀기록관리시스템 관련 설문조사를 실시하였다. 위의 결과와 기록관리 국제 표준 측면에서 시스템 구성 절차, 시스템 보안, 시스템접근·활용 등에 대한 기술적인 측면을 위주로 설계하였다.
- 임선화는 2004년 연구에서 수집기록물관리기관의 기록관리 업무의 전산화를 위해 수집기록물관리시스템을 설계하였다. 기록물관리시스템의 소프트웨어를 개발하기 위해서는 마르미를 사용하여 요구분석절차와 기록학방법론을 통해 수집기록물관리기관의 업무를 분석하여 프로세스모델링을 하였고 기록물 및 기록물관리정보분석을 통해 엔터티모델링을 수행하였다(임선화 2004).
- 다음으로 비밀기록관리시스템을 구축의 기능으로는 비밀 데이터 생산·재분류 현황 등록, 비밀 접수에 대한 인수검수반려기능, 비밀기록물 열람·대출·복사 기능, 비밀의 평가·이관 및 공개재분류 기능, 비밀해제기록물 유형별 데이터 열람 기능을 관리하도록 하였다.
- 설계된 프로세스를 바탕으로 우리나라 기록관리시스템 기능요건과 국제표준 ISO154891)를 참조하여 각각의 기능별 기능요건을 설계하였다. 또한 시스템 기능과 전자메일 기록메타데이터를 중점으로 RDB방식2)의 데이터베이스와 관계테이블, ER다이어그램 3)등 데이터요건을 설계하였다(위성현 2012).
- 또한 이관하기 위한 비밀기록물 원본에도 정리를 하여야 하는 데 비밀등급 표시를 대각선으로 삭제하고, 비밀재분류 근거를 첫 면의 적당한 여백에기입 후 기명날인을 한다. 첫 페이지 우측 상단 여백에 ｢공공기관의 정보공개에 관한 법률｣에 따른 공개여부를 기재한다.
- 2 등에 맞게 시스템을 구성하고 요구사항을 분석하였다. 분석된 요구사항을 바탕으로 한 시스템 설계 등 시스템에 관련된 사항과 시스템의 보안 및 암호화, 메타데이터, 비밀관리기록부 정리 및 출력에 대한 전체적인 구축 과정과 표준 관리에 대하여 살펴보았다.
- 기록물관리전문요원들은 비밀기록물의 비전자종이 대장으로 관리될 때 장점으로는 비용절감, 관리주체 명확, 보안관리 가능 등을 답했고 단점으로는 관리효율성이 낮고, 인수인계어려움, 손실위험, 연속성이 떨어진다고 답했다. 비밀기록물이 전자시스템으로 관리될 때 등록용이, 연속성증대,효율성증대, 편리성 증대, 체계적 관리를 장점으로 꼽았으며 보안위험, 예산발생, 시스템 오류 등을 단점으로 답했다. 다음으로 비밀기록관리시스템을 구축의 기능으로는 비밀 데이터 생산·재분류 현황 등록, 비밀 접수에 대한 인수검수반려기능, 비밀기록물 열람·대출·복사 기능, 비밀의 평가·이관 및 공개재분류 기능, 비밀해제기록물 유형별 데이터 열람 기능을 관리하도록 하였다.
- 생산 후 30년이 지난 비밀기록물(유형 3)은 ‘비밀등급’란부터 ‘사본번호’란까지 2개의 적색선을 긋고 ‘수령자’란에 ‘기록관(특수기록관) 이관’, ‘이관일자’, ‘인계자명’을 기재하여 출력되도록 한다.
- 위성현은 전자메일의 기록관리를 위한 메타데이터 요소를 제시하고 전자메일 기록관리시스템의 모형을 3단계로 도식화하고 등록, 처분, 검색/열람, 분류, 이관, 시스템 관리의 6개의 기능으로 분석하여 각각의 업무프로세스 과정을 설계하였다. 설계된 프로세스를 바탕으로 우리나라 기록관리시스템 기능요건과 국제표준 ISO154891)를 참조하여 각각의 기능별 기능요건을 설계하였다. 또한 시스템 기능과 전자메일 기록메타데이터를 중점으로 RDB방식2)의 데이터베이스와 관계테이블, ER다이어그램 3)등 데이터요건을 설계하였다(위성현 2012).
- 시스템 보안 고도화 요구사항은 과 같으며 시스템보안에 대한 보다 자세한 사항은 다음에서 구체적으로 살펴보도록 한다.
- 시스템에 접근하기 위한 메타데이터는 기록관리 메타데이터 국제표준을 통해 비밀기록에 특화된 데이터로 설계하고 시스템의 활용으로는 비밀관리기록부 정리·출력을 통해 기관의 자산으로 활용한다는 추진과제를 세우게 되었다.
- 암호화된 칼럼에 대하여 출발지 IP, 응용프로그램, 데이터베이스 계정 별세분화된 보안정책 설정을 통하여 비인가 접근에 대하여 차단한다.
- 상세한 내용은 <표 5>와 같다. <표 5>에서는 관리자메뉴와 이용자메뉴를 구분하여 설계하였는데 관리자메뉴에서는 시스템을 종합 관리할 수 있도록 설계하였고 이용자메뉴에서는 시스템을 활용할 수 있도록하였다. 설계·구축된 시스템에 비밀기록을 위한 시스템보안에 대한 내용은 설문조사에 따라 일반기록물관리시스템보다 강력한 보안 시스템이 요구된다.
- 요구사항 분석 결과에 따라 보안정책을 수립하면서 가장 우선적으로 고려한 사항이 이용자의 활용 편의성을 저하시키지 않으면서, 동시에 데이터의 안전한 활용을 도모하는 것이었으나, 이 둘을 동시에 만족시키기에는 기술적인 어려움과 프로세스 구현의 어려움으로 인하여, 다소의 불편이 야기되더라도 안전한 데이터의 활용에 보다 초점을 두고 보안 정책을 수립하였고, 이를 시스템에 적용하면 되겠다.
- 위성현은 전자메일의 기록관리를 위한 메타데이터 요소를 제시하고 전자메일 기록관리시스템의 모형을 3단계로 도식화하고 등록, 처분, 검색/열람, 분류, 이관, 시스템 관리의 6개의 기능으로 분석하여 각각의 업무프로세스 과정을 설계하였다. 설계된 프로세스를 바탕으로 우리나라 기록관리시스템 기능요건과 국제표준 ISO154891)를 참조하여 각각의 기능별 기능요건을 설계하였다.
- 위의 결과와 기록관리 국제 표준 측면에서 시스템 구성 절차, 시스템 보안, 시스템접근·활용 등에 대한 기술적인 측면을 위주로 설계하였다.
- 이 연구의 비밀기록물을 관리하는 시스템을 설계하기 위해 기 구축된 기관에 정보공개를 청구하였고 공공기관에서 근무하고 있는 기록물전문요원들을 대상으로 비밀기록물 관리에 대한 설문조사를 실시하였다. 이를 근거로 하여 기록관리 국제표준 즉, ISO15489, OAIS 참조모형, DoD5015.
- 35). 이러한 메타데이터를 실행할 때 주의점을 통해 비밀기록관리시스템의 메타데이터를 설계하였다. 비밀기록물철에 관한 메타데이터는 총 30개 항목이며, 이중에서 등록 시 입력하게 되는 메타데이터 항목은 비밀등급, 원본형태 등을 포함한 16개 항목을 입력하게 되며, 등록번호, 관리번호 등의 나머지 9개 항목은 등록 시 시스템을 통하여 자동적으로 부여하게 된다.
- 이 연구의 비밀기록물을 관리하는 시스템을 설계하기 위해 기 구축된 기관에 정보공개를 청구하였고 공공기관에서 근무하고 있는 기록물전문요원들을 대상으로 비밀기록물 관리에 대한 설문조사를 실시하였다. 이를 근거로 하여 기록관리 국제표준 즉, ISO15489, OAIS 참조모형, DoD5015.2 등에 맞게 시스템을 구성하고 요구사항을 분석하였다. 분석된 요구사항을 바탕으로 한 시스템 설계 등 시스템에 관련된 사항과 시스템의 보안 및 암호화, 메타데이터, 비밀관리기록부 정리 및 출력에 대한 전체적인 구축 과정과 표준 관리에 대하여 살펴보았다.
- 이를 위하여 시스템 설계는 기록관리 국제표준과 기록관리시스템 표준모델6)을 통해 모든 유형의 비밀의 관리·활용을 위한 시스템적인 기반 구축 후 기 구축된 기반을 토대로 네트워크 보안 기능 확장, 그리고 시스템의 보안 활용 및 시스템을 통한 비밀관리의 완성을 이룬다는 추진과제를 세웠다.
- 이를 위해 비밀기록물에 관련된 선행연구들을 검토하였다. 대부분의 선행연구가 비밀기록물 자체에 대한 생산·관리·현황에 관한 연구가 대부분을 차지하였고 비밀을 관리하기 위한 시스템을 설계·구축·활용하는 연구는 전무하였다.
- 이와 같은 추진 목표 달성을 위하여 상용 CMS7)기법을 적용하여 공공기관 내 시스템 운영환경을 고려한 최적화 시스템을 개발하고 향후 지속적으로 생산되는 비밀기록물까지 수용할 수 있는 기반을 구축하고, 비밀기록물에 대한 ‘생산－활용－관리－보존－폐기’의 Life Cycle을 완성한다는 추진전략을 수립하고 적용하였다.
- 전자 환경에서의 비밀기록물의 관리·활용을 위하여 관리자와 이용자 메뉴를 별도로 개발하여야 한다는 전제하에, 관리자 메뉴에서는 비밀 생산/재분류/인수/검수/반려 기능이 포함되어야 하며, 이용자 메뉴에서는 데이터의 편리한 검색·활용을 위한 인터페이스를 구성하고, 시스템 이용 간 시스템 부하 및 동시 접속자수를 고려한 시스템을 설계하여야 한다는 개발 요구사항을 도출 시켰다.
대상 데이터
- 논문의 필요성을 검증하기 위하여 비밀기록관리시스템이 기구축 또는 예정인 국가기록원, 국정원, 통일부에 2016년 12월 정보공개를 청구하였고 부산광역시·구·군 자치단체 기록물관리담당자들을 대상으로 2017년 4월 17일부터 4월 19일까지 전자문서생산시스템(온나라시스템)의 메신저와 E-메일을 통해 설문조사를 실시하였다.
- 부산광역시 시·군·구 기록물전문요원 20명과 자치단체 기록물전문 요원 10명 총 30명을 대상으로 2017년 4월 17일부터 19일, 3일간 17명에게서 조사답변을 받았다.
- 설문조사 응답자들의 통계사항이다. 여성 10명, 남성 7명이었고 30대는 11명, 40대는 6명이었다. 기록물전문요원의 전공으로는 기록학 13명, 역사학 2명, 문헌정보 2명이 있었고 경력은 4년 이상 8년 미만이 14명, 2년 이상 4년 미만은 3명으로 나타났다.
이론/모형
- · 이용자가 안정된 접속권을 가진 것인지를 확인하기 위하여, 전자서명을 위한 공개키(Public Key Infrastructure : PKI)를 사용하여 해쉬(Hash) 알고리즘을 사용한다.
- 위의 결과와 기록관리 국제 표준 측면에서 시스템 구성 절차, 시스템 보안, 시스템접근·활용 등에 대한 기술적인 측면을 위주로 설계하였다. 구체적으로는 시스템 구성원칙, 시스템 설계, 효과적인 데이터 관리와 활용을 위한 단위모듈별 기능분석과 같은 기술 요구 사항과 시스템 운영 및 보안 등의 설계 방법을 기록관리 국제표준인 ISO15489, OAIS 참조모형, DoD5015.2를 통해 연구하였다. 본 연구에서는 기록물관리법과 보안규정 등에서 규정하고 있는 비밀기록물 자체에 대한 생산, 보존, 이관, 평가, 폐기 등에 대해서는 연구의 범위에포함시키지 않았다.
- 첫 페이지 우측 상단 여백에 ｢공공기관의 정보공개에 관한 법률｣에 따른 공개여부를 기재한다. 재분류 표시(표지)는 ｢보안업무규정 시행규칙｣ 제22조에 따랐다. 시스템의 등록된 원본은 구축된 리포팅툴에 의거 비밀기록물 원본 정리의 비밀관리기록부 출력의 예는 <그림6>과 같다.
성능/효과
- 4) 국정원과 통일부에서는 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 1항2호에 따라 정보공개청구 답변을 비공개 하였다.5) 하지만 통일부 담당자와 전화통화에서 별도의 보안이 강화(공개키 암호화 방식)된 시스템을 별도구축 하여 비밀을 관리하고 있는 것으로 나타났다. 마지막으로 국가기록원 대통령기록관에서는 시스템 구성도, 매뉴얼에 대해서도 역시 정보공개법 제9조 1항 2호에 따라 비공개하였고 구축 당시 공고문은 공개하였다.
- 이종열은 암호화와 접근제어 및 감사 기능을 활용한 복합적 DB보안시스템의 실태와 위험성에 대해 살펴보고 안전한 정보화 자원 보호를 위한 통합 DB보안 시스템의 구축방안에 대해 연구하였다. DB 암호화와 데이터베이스 접근제어 및 감사 기능을 가진 두 가지 보안 분야의 시스템을 상호 연동 하여 관리가 가능하도록 시스템을 구축 하여 이를 통한 데이터베이스에 대한 비인가 사용자의 접근으로부터의 안전이었다. 특히 중요정보에 대해서는 암호화를 적용하여 인가된 사용자 이외에는 열람이 불가능하게 하였다.
- 또한 비밀기록관리프로세스 등 정밀 분석을 통해 비밀PAMS를 설계하고 시스템 구축에 필요한 H/W, 상용 S/W 등 신규 장비를 일체 도입하여 구축하는 것으로 나타났다.
- 셋째, 데이터에 대한 임의적인 활용과 유출을 방지하기 위하여 보안시스템을 설계하여야 한다. 이는 비밀기록물의 특성을 고려하여, 데이터 활용 시 임의적인 출력·저장 방지, 워터마크 삽입, 접근관리 및 감사증적과 같은 적극적인 보호 대책을 강구하여야 하는 것을 말한다.
- 이와 같이 시스템에 등록된 기록물에 대하여 안전한 보존 관리를 위한 별도의 스토리지를 확보하여 운영할 필요성이 제기되었고, 이에 따라 스토리지를 구성하기 위한 기능적 요소와 비용적 요소를 고려하였고 기능적 요소에는 운영성, 안정성, 확장성, 백업 운영성, 호환성, 접근 용이성이 고려되었다. 마지막으로 비용적 요소에는 초기 투입 비용, 유지보수 비용, 추가확장 비용이 고려되었다.
- 정보공개청구 내용과 설문조사결과를 종합해본 결과 비밀기록관리시스템의 구축은 기관의 보안담당자와 기록관의 비밀기록물 전담 관리요원과 각 부서의 비밀취급인가자들이 비밀기록의 관리와 활용에 대해 효율적으로 하는 것을 목표로 하고 있는 것을 알 수 있다. 이를 위하여 시스템 설계는 기록관리 국제표준과 기록관리시스템 표준모델6)을 통해 모든 유형의 비밀의 관리·활용을 위한 시스템적인 기반 구축 후 기 구축된 기반을 토대로 네트워크 보안 기능 확장, 그리고 시스템의 보안 활용 및 시스템을 통한 비밀관리의 완성을 이룬다는 추진과제를 세웠다.
- 첫째,공공기록물관리에 관한 법 제 6조와 보안업무규정 제21조에서 밝히고 있는 바와 같이 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다는 것에서 필요성을 찾을 수 있다.
후속연구
- 첫째,공공기록물관리에 관한 법 제 6조와 보안업무규정 제21조에서 밝히고 있는 바와 같이 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다는 것에서 필요성을 찾을 수 있다. 둘째, 공공기관에서 관리의 연속성이 떨어져 활용이 되지 못하고 있던 비밀기록물에 대하여 효율적인 접근과 활용 및 체계적인 장기보존을 위한 기반을 마련함으로써 최종적으로는 공공기관의 기록관리 환경을 개선하고자 하는 것에서 필요성을 찾을 수 있다. 현재 공공기관의 각 부서에서는 부서별로 비밀기록관리기록부를 종이(비전자)대장에 관리를 하고 있어 멸실 및 훼손문제가 발생하고, 보안담당자가 인사로 변경이 되기 때문에 업무의 연속성이 떨어진다.
- 그리고 이를 기본으로 현재의 문서관리시스템과 주요 업무흐름을 파악한다. 또 이를 기반으로 하여 기관이 직면하고 있는 문제점을 해결해 줄 수 있는 맞춤형 메타데이터 솔루션을 개발한다. 이 때 국제표준들을 시작점으로 하여 참고하여 기관에 적절한 메타데이터 세트를 정하도록 한다.
- 이를 통하여 시스템 설계의 필요성과 당위성을 확인 할 수 있을 것이며, 실제 시스템을 설계하고 운영하는데 필요한 이론적 배경을 확보할 수 있을 것이다. 또한 비밀기록물의 관리 및 활용을 위한 업무를 수행함에 있어 그 정당성을 보장받을 수 있을 것으로 생각된다.
- 마지막으로 비밀원본 및 재난복구시스템에 대해서도 설계·구축되어야 할 것이다.
- 마지막으로 효율적인 비밀기록물을 관리하기 위해서는 국가비밀의 관리 주체인 국정원과 국가기록물의 관리 주체인 국가기록원과 비밀을 직접 생산하는 공공기관에서 효과적으로 관리할 수 있도록 표준적인 시스템 구축에 관한 합동 연구가 필요하다고 보여진다.
- 본 연구의 목적으로는 공공기관의 비밀문서를 관리 하는 시스템을 설계해보고 비밀기록물 전담 관리요원과 비밀취급직원들이 시스템을 사용하기 위해 최대한의 접근 및 활용 서비스를 제공하고, 비밀기록물의 생산·접수에서부터 재분류까지 비밀기록물 관리와 활용을 위한 발전적인 청사진을 제시함으로써, 향후 비밀기록물관리를 위한 시스템 개발과 운영에 있어서 하나의 사례연구로 활용될 수 있을 것으로 기대한다.
- 따라서 행정적·증거적·역사적 가치를 지닌 비밀기록물에 대하여 체계적인 통합관리 체계와 효율적인 서비스 체계를 설계함으로써 중요한 비밀기록물에 대한 관리 대책을 마련하고, 접근도를 높일 필요성이 제기되었다. 손쉬운 접근 및 활용이 되지 못하고 있던 비밀기록물에 대하여 효율적인 접근과 활용 및 체계적인 표준관리를 위한 기반을 마련함으로써 최종적으로는 공공기관의 기록물관리 및 비밀기록관리 환경을 개선하는 것에서 그 필요성을 찾을 수 있을 것이다.
- 이러한 상황에서 공공기관에서 비밀기록물을 관리하기 위한 시스템 설계는 보안업무 담당자가 바뀌어도 기록관리 표준과 보안규정에 맞게 관리가 가능하고 또한 비전자환경으로 관리하던 비밀기록물을 전자환경에서 처리하여 보다 적은 시간과 비용과 노력을 투입하여, 비밀기록물에 대한 장기보존 대책을 마련 할 수 있다. 이러한 비밀기록물을 관리하기 위한 시스템은 비밀기록물에 대한 관리 활용의 장을 마련하여 기록관리업무에 상당한 효과를 발휘할 수 있을 것으로 확신한다.
- 비밀기록물의 관리에 대한 상용화를 위해 대책을 마련하고, 접근과 활용의 용이성을 높이기 위한 시스템을 설계하는데 있어서, 관련 법률에서 규정한 내용들을 <표 1>로 정리하였다. 이를 통하여 시스템 설계의 필요성과 당위성을 확인 할 수 있을 것이며, 실제 시스템을 설계하고 운영하는데 필요한 이론적 배경을 확보할 수 있을 것이다. 또한 비밀기록물의 관리 및 활용을 위한 업무를 수행함에 있어 그 정당성을 보장받을 수 있을 것으로 생각된다.
- 정보공개청구와 설문조사의 결과를 토대로 비밀기록물을 관리하는 시스템을 설계하기 위한 고려사항으로 비밀문서와 비밀취급인가자가 네트워크보안을 통해 시스템에 접근하여 데이터를 입력하고 활용을 위한 “비밀기록”관리, 다량의 데이터를 보존하고 관리할 수 있는 기능을 운영하여야 한다는 점이었다.
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