[논문]차세대 공공 전자기록의 조직 모형 개발을 위한 방향 탐구

현문수; 설문원

doi:10.20923/kjas.2018.56.183

차세대 공공 전자기록의 조직 모형 개발을 위한 방향 탐구
An Exploration of the Direction of Development of the Next Generation Conceptual Model for Organizing Public Digital Records 원문보기

기록학연구 = The Korean Journal of Archival Studies, no.56, 2018년, pp.183 - 212

현문수 (부산대학교 사회과학연구원) , 설문원 (부산대학교 문헌정보학과)

초록
AI-Helper

이 연구는 차세대 전자기록관리체계 수립의 중요한 과제 중 하나로 우리나라의 공공 전자기록 조직화 원칙과 모형을 설계하기에 앞서 설계의 방향을 도출하는 것을 목적으로 한다. 기록 조직과 관련하여 기존의 기록 조직 원칙에서 벗어난 건 중심 접근 방식의 가능성을 살펴보는 것을 시작으로, 국제 기록물 기술 개념 모형에 대한 분석과 함께, 국내 전자기록에 대한 조직 구조 변화의 요구를 드러낸다. 이를 바탕으로, 우리나라 공공 전자기록의 분류 및 기술 양상을 드러내면서 전자기록 건 중심의 네트워크형 조직 구조의 가능성을 모색한다. 마지막으로 종합하여 향후 공공 전자기록이 조직화 원칙 및 모형 설계를 위한 방향을 제안하였다.

Abstract ▼ AI-Helper

The study aimed at exploring a direction of development of the conceptual model for organizing public digital records. First, it started with reviewing the possibility of item-oriented records and archival organization, then analyzed RIC-CM developed by ICA EGAD. Second, it investigated the hierarchies of the classes and descriptive information applied to public digital records, as well as showed the necessities of transition from paper-based model to digital-based one. Based on these, it studied to seek possibilities for organizing public digital records not by record groups but by items. Finally, this study proposed the direction of development of the next generation conceptual model for organizing public digital records.

주제어

표/그림 (5)

그림 <그림 1> 업무관리시스템의 전자기록 조직 구조 및 연계 (국가기록원 2017a, 5, 재구성)
그림 <그림 2> ‘인권상담’ 기록물 계열 및 소속 기록물철 기술정보 화면
그림 <그림 3> 방사형 네트워크 구조의 기록 조직 개념도
그림 <그림 4> 전자기록 통합 관리체계(이승억 2015, 28)
그림 <그림 5> 차세대 기록 조직 모형의 목표 개념도(안)

AI 본문요약
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문제 정의

이 연구는 우리나라의 전자기록관리에 적용할 조직화 원칙과 모형을 설계하기에 앞서 그 설계의 방향을 도출하는 것을 목적으로 하였다. 건 중심 조직화 방식의 가능성을 살펴보았으며, 그의 연장선에서 새로운 기술 개념 모형으로 ICA가 발표한 RIC-CM을 분석하는 한편, 국내 전자기록관리 영역에서 제기되고 있는 조직 구조 변화의 요구를 드러냈다. 이를 바탕으로, 우리나라 공공 전자기록의 분류 및 기술 현황을 들여다보면서 전자기록 건 중심의 네트워크형 조직 구조 설계의 가능성을 모색하였다.
따라서 고정된 분류 및 집합 단위 기술에서 벗어나 건 단위 기술로 초점을 옮겨야만 기록관리 및 이용요구의 변화를 수용할 수 있는 유연한 기록 조직(Bak 2012)이 가능해질 것이다. 따라서 이 연구는 기록건과 데이터세트 중심의 분류 및 기술을 지원할 수 있는 방안에 지속적으로 집중할 것이다. 이를 위해 특정한 분류 계층을 건이나 데이터세트에 할당하여 고정적으로 철하는 위계적 분류 방식이 아닌 기술형(descriptive) 분류(Bak 2012) 방법을 모색할 것을 제안하며, 계층적 구조가 아닌 방사형 네트워크 구조의 모형(<그림 3> 참조)을 제안한다.
이를 바탕으로, 우리나라 공공 전자기록의 분류 및 기술 양상을 드러내면서 전자기록 건 중심의 네트워크형 조직 구조의 가능성을 모색하였다. 마지막으로 종합하여 향후 공공 전자기록이 조직화 원칙 및 모형 설계를 위한 방향을 제안하였다.
이는 생애주기 전반을 포괄할 수 있는 분류체계 연구의 필요성을 주장한 설문원(2012)을 통해서도 확인할 수 있다. 이 연구가 장기적으로 목표하는 새로운 조직 모형은 기록의 생애주기에 따라 분절되는 기존의 조직 방식을 벗어나, 전자기록의 생애주기 전체에 적용할 수 있는 조직 모형이다. 이는 물리적인 전자기록 이관과 무관하게 일관된 통제를 가할 수 있으며, 전자기록의 생산 시점에서부터 통제될 수 있는 방식의 조직 모형임을 의미한다.
이 연구는 우리나라의 전자기록관리에 적용할 조직화 원칙과 모형을 설계하기에 앞서 그 설계의 방향을 도출하는 것을 목적으로 하였다. 건 중심 조직화 방식의 가능성을 살펴보았으며, 그의 연장선에서 새로운 기술 개념 모형으로 ICA가 발표한 RIC-CM을 분석하는 한편, 국내 전자기록관리 영역에서 제기되고 있는 조직 구조 변화의 요구를 드러냈다.
이 연구의 목적은 기록분류체계의 용도 폐기나 기록에 대한 집합적 통제의 불필요성을 주장하기 위함이 아니다. 오히려 건 중심의 기록 조직 구조를 실현하기 위해서는 더 정련되고 다양한 통제 도구와 조직 도구가 마련되어야 할 것이다.
기존의 기록 조직 원칙에서 벗어난 건 중심의 접근 방식의 가능성을 살펴보는 것을 시작으로, 국제 기록물 기술 개념 모형에 대한 분석과 함께, 국내 전자기록에 대한 조직 구조 변화의 요구를 드러냈다. 이를 바탕으로, 우리나라 공공 전자기록의 분류 및 기술 양상을 드러내면서 전자기록 건 중심의 네트워크형 조직 구조의 가능성을 모색하였다. 마지막으로 종합하여 향후 공공 전자기록이 조직화 원칙 및 모형 설계를 위한 방향을 제안하였다.
건 중심 조직화 방식의 가능성을 살펴보았으며, 그의 연장선에서 새로운 기술 개념 모형으로 ICA가 발표한 RIC-CM을 분석하는 한편, 국내 전자기록관리 영역에서 제기되고 있는 조직 구조 변화의 요구를 드러냈다. 이를 바탕으로, 우리나라 공공 전자기록의 분류 및 기술 현황을 들여다보면서 전자기록 건 중심의 네트워크형 조직 구조 설계의 가능성을 모색하였다. 마지막으로 종합하여 향후 공공 전자기록이 조직화 원칙 및 모형 설계를 위한 방향을 제안하였다.
이에 이 연구는 차세대 전자기록관리체계 수립의 중요한 과제 중 하나로 우리나라의 공공 전자기록 조직화 원칙과 모형을 설계하기에 앞서, 그 설계의 방향을 도출하는 것을 목적으로 하였다. 기존의 기록 조직 원칙에서 벗어난 건 중심의 접근 방식의 가능성을 살펴보는 것을 시작으로, 국제 기록물 기술 개념 모형에 대한 분석과 함께, 국내 전자기록에 대한 조직 구조 변화의 요구를 드러냈다.

제안 방법

둘째, 기록과 기록집합을 별도의 개체로 구분하였다(ICA EGAD 2016). ICA의 기존 기록기술규칙인 ISAD(G)의 경우, ‘기술 대상’ 요소에 현재 기술하고 있는 기록 계층 수준을 지시하도록 한다(ICA 2000).
우선, 공공 전자기록의 조직 구조를 살펴보았다. 공공표준은 원칙적으로 정부의 업무기능분류체계인 정부기능연계모형(BRM)에 따라 기록을 분류한다고 선언한다(국가기록원 2012, 4).
이를 위해 특정한 분류 계층을 건이나 데이터세트에 할당하여 고정적으로 철하는 위계적 분류 방식이 아닌 기술형(descriptive) 분류(Bak 2012) 방법을 모색할 것을 제안하며, 계층적 구조가 아닌 방사형 네트워크 구조의 모형( 참조)을 제안한다.
차세대 전자기록 조직 모형에 대해 건/데이터세트 중심의 조직 구조일 것을 제안한다. 철－건의 현재 계층적 집합 구조는 아날로그 기록에 적절하여, 건이나 데이터 기반의 복합 연계구조로 생산되는 전자기록에는 적합하지 않다(이승억, 2017).
첫째, 기술 개체를 분화한 다중 개체 모델을 채택하였다. RIC가 정의한 기술개체는 기록(record), 기록컴포넌트(record component), 기록집합(record set), 행위주체(agent), 직업(occupation), 지위(position), 기능(function), 추상적 기능(function(abstract)¹⁾, 활동(activity), 법규(mandate), 문서유형(documentary form), 날짜(date), 장소(place) 및 개념/사물(concept/thing)이다.

성능/효과

여전히 전자기록에 대해서도 보존기록의 기본적인 정리 및 기술체계로 다룰 것인지, 생산기관 맥락을 기준으로 한 검색도구의 하나로 역할을 하도록 할 것인지 결정해야 한다. CAMS 내 아날로그 기록에 대해서도 기본 관리체계는 기록철과 기록건 계층임을 확인하였다. 업무관리시스템을 통해 생산된 전자기록이 지속적으로 이관될 것을 고려한다면, 보존기록에 대해서도 건 단위의 조직화 체계의 수용을 긍정적으로 검토할 수 있을 것이다.
단위과제카드는 “하나의 단위과제가 계획 －집행－평가되는 일련의 전 과정을 관리”하기 위한 것으로(임진희 2013, 40), 기록관리 측면에서는 해당 단위과제에 속한 기록이나 업무정보에 상속될 보존기간이나 공개기준 등의 일부 기록관리기준이 부여되었을 뿐이다. 논란이 여지가 있음에도, 본 연구는 단위과제카드는 여전히 업무정보[메타 데이터]로 판단하는 것이 더 적절하다고 보았다. 그렇다면 실제 생산되는 기록은 기록 메타데이터인 문서관리카드 이하의 수준일 것이며, 따라서 단위과제카드 이상의 계층은 업무를, 문서관리카드 이하의 계층은 실제 기록을 표현하고 있다고 구분해볼 수 있겠다.
이 둘을 항상 연계함으로 인해 기록관리 실무에서 다수의 문제가 발생하고 있으며, 최근 진행된 국가기록관리 혁신 TF(2017) 역시 분류기준과 보존기간 책정기준을 다시 분리하여 운영하는 방안을 제안한 바 있다. 따라서 이 연구도 기록 조직 구조를 고려할 때 보존기간 등의 기록 처분 기준의 할당 단위와 기록 분류의 단위가 분리될 수 있음을 전제로 이행하였음을 밝힌다.
그는 사건과 기능의 차이 분석을 통해 사건을 기록의 조직에 적용할 수 있는 확장된 ‘출처’로 제시하였 다. 또한 사건 기반의 확장된 기록 조직은 전통적인 기록 계층을 재현하는 방식을 벗어난 새로운 검색도구 작성을 지원할 것이라 전망하였다. 국내 연구를 통에서도 기록의 주요 맥락으로서 사건(설문원 2014)이나 공간(현문수 2015)의 가능성이 확인되기도 하였다.
여전히 업무분류계층과 기록집합으로서 철과 개별 기록건 계층을 결합하는 고정된 통합분류체계인 것이다. 또한 생산기관에 대해서는 기능에 기반을 두어 기록을 조직화하도록 통제하여 일정 정도 기록의 연속적 관리 체제를 마련하였으면서도, 기록에 대한 전체적인 통제구조는 고정 출처와 맥락에 근거한 계층적 질서와 생애주기 모델을 고수하는 모순을 낳았다. 이는 물리적으로 고정된 위치에 존재할 수 있는 종이기록의 관리체계에 가장 잘 적용될 수 있는 구조이다.
우리의 기록 생산과 관리 환경에 적절하지 않은 방식으로 원칙을 해석하고 적용하려 했던 것은 아닌지 돌아보는 한편 새롭게 기록관리 패러다임을 만들어나갈 때라는 설문원(2017)의 주장을 곱씹어볼 필요가 있다. 전자기록의 조직화와 관련하여 드러난 요구나, 현재의 전자기록 생산 및 관리 환경을 들여다본 결과, 우리나라의 전자기록 조직 구조를 건 중심으로 설계할 수 있는 가능성이 상당히 존재함을 확인할 수 있었다. 따라서 본 연구는 후속 연구로 기록건 중심의 네트워크형 기록 조직화 방안을 모색할 것이다.

후속연구

기록조직의 원칙을 다원적 관계에 집중할 수 있도록 확대해야 할 필요가 있다. 관계 중심의 기록 조직구조에 있어 그 핵심은 상위 수준의 기록집합이 아닌 개별 기록건이 될 것이며, 기록건이 관계로 연결되는 구조는 불확정적이며 변화 가능성을 지니고 있어 다양한 관점과 요구 및 맥락에 따라 이용자에게 전달될 수 있을 것이다.
전자기록의 조직화와 관련하여 드러난 요구나, 현재의 전자기록 생산 및 관리 환경을 들여다본 결과, 우리나라의 전자기록 조직 구조를 건 중심으로 설계할 수 있는 가능성이 상당히 존재함을 확인할 수 있었다. 따라서 본 연구는 후속 연구로 기록건 중심의 네트워크형 기록 조직화 방안을 모색할 것이다. 이를 위해 다음 장에서는 이 연구가 진행한 분석 내용을 바탕으로 향후 공공 전자기록의 조직 원칙과 모형을 개발하기 위한 방향을 제안할 것이다.
국내 연구를 통에서도 기록의 주요 맥락으로서 사건(설문원 2014)이나 공간(현문수 2015)의 가능성이 확인되기도 하였다. 따라서 이 연구가 장기 목표로 제안 새로운 전자기록 조직 모형 설계는 다양한 맥락이 기록건 및 데이터세트와 유연하게 관계를 형성할 수 있는 조직 구조를 지원할 수 있어야 할 것이다.
따라서 이 연구는 후속연구를 통해 우리나라 디지털 환경에서의 실증적 바탕 위에 새로운 전자기록 조직 원칙을 더 분명하게 도출하고 모형 개발을 시도할 것이다. 우리나라 전자기록의 생산 및 관리 환경의 맥락과 기타 다양한 맥락을 표현할 수 있도록 개체와 속성을 정의하고 실제 적용을 통해 맥락 개체와 관계 속성을 확인해나갈 것이며, RIC-CM의 원칙을 존중하되 공공 전자기록의 생산 및 관리의 특성을 반영하여 기록건 중심의 조직화 가능성을 적극적으로 탐구할 것이다.
따라서 우리나라의 전자기록 생산과 관리 환경에 적절하게 적용할 수 있는 새로운 조직 원칙을 찾고 그에 맞는 조직 모형을 개발하기 위한 연구가 시급히 시작되어야 한다. 또한 이는, 물리적 이관을 전제로 기록을 분절적으로 분류하고 기술하는 대신, 다양한 기록 통제 방식을 수용할 수 있으며, 전자기록의 생애주기 전체에 범용적으로 적용될 수 있는 기록 조직의 원칙과 모형이어야 할 것이다.
셋째, 다계층 기술을 포함하는 다면형(multidimensional) 기술을 선언하였다(ICA EGAD 2016). 기술의 한 방식으로 기존의 위계적 다계층 구조를 여전히 고수하면서도 단일 퐁(fonds)이나 기록물군 중심의 위계적 구조는 물론이고 다양한 개체가 기록과 맥락으로 연결되는 구조를 표현할 수 있게 되었다(Pitti 2016).
이 연구의 목적은 기록분류체계의 용도 폐기나 기록에 대한 집합적 통제의 불필요성을 주장하기 위함이 아니다. 오히려 건 중심의 기록 조직 구조를 실현하기 위해서는 더 정련되고 다양한 통제 도구와 조직 도구가 마련되어야 할 것이다. 고정할 수 없는 것을 고정하는데 쏟아온 우리의 역량을 디지털 환경에 부합하는 조직화 방안을 모색하는 데에 집중할 때이다.
따라서 이 연구는 후속연구를 통해 우리나라 디지털 환경에서의 실증적 바탕 위에 새로운 전자기록 조직 원칙을 더 분명하게 도출하고 모형 개발을 시도할 것이다. 우리나라 전자기록의 생산 및 관리 환경의 맥락과 기타 다양한 맥락을 표현할 수 있도록 개체와 속성을 정의하고 실제 적용을 통해 맥락 개체와 관계 속성을 확인해나갈 것이며, RIC-CM의 원칙을 존중하되 공공 전자기록의 생산 및 관리의 특성을 반영하여 기록건 중심의 조직화 가능성을 적극적으로 탐구할 것이다.
차세대 공공 전자기록관리를 위해 현행 조직화 구조가 적절한 것인지 검토할 필요가 있으며 구조 변화가 요구된다는 목소리가 늘고 있다. 우선 다양한 업무 환경에서 생산되는 전자기록을 포괄하기 위해 현재 법령이 규정하는 기록철과 기록건의 구조에 대해 다시 검토할 필요성이 제기되었다. 다계층 구조로 재설계할 필요성을 제기한다거나(이승억 2007), 기존의 철－ 건 구조를 유지하면서 데이터세트 등에 대해서는 새로운 구조를 부여하자는(이진룡, 주현미, 임진희 2018) 제안이 존재한다.
따라서 본 연구는 후속 연구로 기록건 중심의 네트워크형 기록 조직화 방안을 모색할 것이다. 이를 위해 다음 장에서는 이 연구가 진행한 분석 내용을 바탕으로 향후 공공 전자기록의 조직 원칙과 모형을 개발하기 위한 방향을 제안할 것이다.
향후 설계될 차세대 전자기록 조직 모형은 국제 기록 기술 모형의 원칙을 수용하면서도 우리나라 전자기록 관리의 특수성을 반영한 것이어야 할 것이다. RIC-CM은 ICA의 기존 기술규칙을 개념 모형의 기본적인 틀로 삼았으나, ‘기록’과 ‘기록집합(record set)’으로 기술 단위를 단순화하고, 기록과 기록집합을 각각 독립적인 개체(entity)로 다루며 이들이 관계(relationship) 로 연결되는 다면적 기술을 지원하였다(ICA EGAD 2016).
아직까지 데이터세트형 기록에 대해서는 실질적인 조직화 작업이 이뤄지지 못한 채 생산시스템 내에 존재하고 있기 때문이다. 향후 후속 연구를 통해 데이터세트형 기록을 포괄할 수 있는 조직화 방안을 모색할 것이나, 이 연구의 진행을 위한 분석 대상에는 포함할 수 없었다는 점 또한 밝힌다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	전자기록 조직의 한계에 직면하고 있다는 사실을 보여주는 사례는?	공공 전자기록에 대해서는 종이기록 관리체계의 경직된 조직 원칙을 고수하여(설문원 2012), 전자기록 조직의 한계에 직면하고 있다. 문서형태의 전자 기록으로 한정해 살펴보아도, 국가기록원은 영구기록물 기술규칙(국가기록 원 2011)을 통해 보존기록을 기관별 출처에 따라 구성한 기록물군(records group)과 기록물계열(records series), 기록물철(file), 기록물건(item) 등에 따라 계층적으로 조직함을 선언하였다. 생산기관의 업무관리시스템 내 등록된 기록은 업무분류체계인 정부기능연계모형(Business Reference Model, 이하 BRM)의 최하위 계층인 ‘단위과제’와 연결될 뿐, 실질적으로 상위 계층과의 연결은 미미하다. 전자기록이 생산시스템으로부터 기록관리시스템으로 이관되면, 단위과제 및 단위과제카드와 연결되었던 기록은 기록물철과 기록 물건 단위로 조직되어 관리된다.
	다계층 기술을 포함하는 다면형(multidimensional) 기술이란?	셋째, 다계층 기술을 포함하는 다면형(multidimensional) 기술을 선언하였다(ICA EGAD 2016). 기술의 한 방식으로 기존의 위계적 다계층 구조를 여전히 고수하면서도 단일 퐁(fonds)이나 기록물군 중심의 위계적 구조는 물론이고 다양한 개체가 기록과 맥락으로 연결되는 구조를 표현할 수 있게 되었다(Pitti 2016).
	RIC가 정의한 기술개체는?	첫째, 기술 개체를 분화한 다중 개체 모델을 채택하였다. RIC가 정의한 기술개체는 기록(record), 기록컴포넌트(record component), 기록집합(record set), 행위주체(agent), 직업(occupation), 지위(position), 기능(function), 추상적 기능(function(abstract)1), 활동(activity), 법규(mandate), 문서유형(documentary form), 날짜(date), 장소(place) 및 개념/사물(concept/thing)이다. 각 개체는 개체만의 속성을 지니며, 한 개체와 다른 개체는 관계를 통해 연결되는 개체－관계 모델을 채택하였다(Stockting 2016).

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저자의 다른 논문 :

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표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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