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문제 정의
- 공공기관에서 생산·접수한 기록물에 대해 직원들에게 신속하고 빠르게 기록물의 정보를 안내·제공하고 이용자 입장에서 신속하고 정확한 정보를 제공하도록 하는 것이다.
- 본 연구는 공공기관의 기록물관리업무에 QR코드를 활용한 도입사례를 살펴보고 공공기관에 QR코드 적용 전후의 이용자를 대상으로 기록관리업무 만족도 조사를 실시하여 공공기관에서의 기록관리업무의 만족도가 어떻게 변화하는지 확인해보고자 하였다.
- 본 연구에서는 공공기관의 기록물관리업무에 QR코드를 활용한 도입사례를 살펴보고 공공기관에 QR코드 적용 전후의 이용자를 대상으로 기록관리업무 이용만족도 조사를 실시하여 공공기관에서의 QR코드를 통해 기록관리업무의 만족도가 어떻게 변화하는지 확인해보고자 한다.
- 연구의 목적은 공공기관의 기록물관리업무에 QR코드를 활용한 도입사례를 살펴보고 공공기관에 QR코드 적용 전후의 이용자를 대상으로 기록관리업무 만족도 조사를 실시하여 공공기관에서의 기록관리업무의 만족도가 어떻게 변화하는지 확인해보고자 한다.
제안 방법
- 본 연구에서는 NAVER의 QR코드 생성 프로그램을 이용하였다. QR코드 생성 시 코드를 부착할 대상을 확인하고 해당 대상에 대한 정보를 TEXT,이미지, 동영상 등을 미리 검색하여 코드 생성프로그램에 붙여 넣거나 해당 사이트의 URL을 붙여 넣어 링크가 되도록 한다. 생성된 QR코드를 스티커 형태로 제작하여 종이기록물 상자에 부착하거나 기록물철, 건에 부착 그리고 특수유형기록물에도 부착한다.
- 그리고 나서 한달 뒤 실험집단에는 ‘QR코드 기록관리 안내표’를 제공하여 근무시간에도 스마트폰을 통해 동영상으로 정확하게 보고 기록물 등록 및 활용할 수 있도록 하였다.
- 그리고 실험집단에는 QR코드를 제작하여 ‘기록관리 업무 안내표’에 부착하여 제공하고 통제집단에게는 QR코드를 제외하고 ‘기록관리 업무안내표’를 제작하여 2017년 12월 1차 조사와 동일하게 2018년 3월 2차 조사를 실시하였다.
- 기록물 관리를 위한 절차 및 제도 안내, 그리고 기록물편철과 정리 방법 등의 내용을 행정안전부 국가기록원 사이버교육에서 운영하고 있으나 활용 및 접근방법이 어려고 잦은 부서이동 및 인사이동으로 인해 많은 직원들의 이용률이 저조하다. 기록관리 교육 및 편철하는 동영상 QR코드를 제작하여 종이기록물 상자 생산단계서부터 옆 부분에 부착하여 이용접근성을 높이고 노출빈도를 상향시켰다. QR코드에는 행정안전부 국가기록원 사이버교육(http://archives.
- 먼저 QR코드와 기록관에서 제공할 수 있는 서비스에 대해서 살펴보았고 QR코드를 이용한 도입사례를 살펴보았다. 도입사례로 비전자 기록물등록안내, 중요기록물안내, 행정박물 안내, 기록관리교육 안내로 나눴다.
- 실험집단(A)와 통제집단(B)를 대상으로 기록물관리 업무 교육을 실시하고 기록물전문요원의 간단한 시범과 설명을 통해 기록물의 등록 및 활용, 교육방법의 내용을 숙지하였다. 그리고 나서 한달 뒤 실험집단에는 ‘QR코드 기록관리 안내표’를 제공하여 근무시간에도 스마트폰을 통해 동영상으로 정확하게 보고 기록물 등록 및 활용할 수 있도록 하였다.
- 실험집단(A)와 통제집단(B)에 기록관리업무 만족도 설문지와 기록관리업무안내표 동시에 사전조사를 실시하였다. 그리고 실험집단에는 QR코드를 제작하여 ‘기록관리 업무 안내표’에 부착하여 제공하고 통제집단에게는 QR코드를 제외하고 ‘기록관리 업무안내표’를 제작하여 2017년 12월 1차 조사와 동일하게 2018년 3월 2차 조사를 실시하였다.
- 물리적인 한계로 해당 기록물에 대한 정보를 담기가 힘들기 때문에 이용자는 필요시 인터넷이 연결되어 있는 PC에 장소를 옮겨 검색을 해서 정보를 얻게 된다. 이러한 불편함을 해소하고 기록정보서비스 범주에 부합하는 환경을 구현하기 위해 QR코드를 제작하여 부착하였다.
- 이를 실제 기록관의 기록물철과 기록물건, 특수유형기록물의 전수조사·이력관리 및 열람대출서비스에 QR코드를 삽입하고 적용되는 내용을 살펴본다.
- 이를 연구자가 제작한 ‘기록관리 안내서’(QR코드 유무)를 통해 부산광역시 S구청 공무원들을 대상으로 실험집단과 통제집단으로 나누어 적용하여 연구하였다.
- 공공기관에서 생산·접수한 기록물에 대해 직원들에게 신속하고 빠르게 기록물의 정보를 안내·제공하고 이용자 입장에서 신속하고 정확한 정보를 제공하도록 하는 것이다. 이를 위해 많은 4차산업혁명의 기술 및 IT기술이 있지만 이번 연구에서는 QR코드를 적용하는 도입사례를 알아보았다. 이러한 부가기능 제공으로 공공기관의 기록관리업무의 담당자와 기관 이용자 모두에게 도움이 되고 국가에서 제공되는 일괄적인 기록관리 교육의 제공을 받을 수도 있어 큰 만족도를 얻을 수 있다.
- 스마트폰으로 라이프스타일이 변화되는 환경에서 국외 공공도서관과 대학도서관에서는 QR코드를 도서관 서비스에 활용하고 있고 국내 도서관에서도 QR코드를 활용하고 있다. 이에 QR코드의 특성과 확산 배경에 대해 문헌조사와 국내외 도서관의 QR코드 활용 사례를 분석하여 QR코드를 활용한 도서관 서비스 영역을 도출하고 이를 위한 고려사항을 제시하였다(박진희, 2012).
대상 데이터
- 본 연구의 대상자는 부산광역시 S구청 공무원 총 167명을 대상으로 한다. 실험집단은 S구청 공무원 91명, 통제집단은 같은 구청공무원 76명이다.
- 본 연구의 대상자는 부산광역시 S구청 공무원 총 167명을 대상으로 한다. 실험집단은 S구청 공무원 91명, 통제집단은 같은 구청공무원 76명이다. 이 대상자들은 각 기관의 부서에서 현용기록물을 많이 다루는 9급, 8급, 7급을 대상으로 하였고 실험대상자 모두 스마트폰을 소지하고 있었다.
- 실험집단은 S구청 공무원 91명, 통제집단은 같은 구청공무원 76명이다. 이 대상자들은 각 기관의 부서에서 현용기록물을 많이 다루는 9급, 8급, 7급을 대상으로 하였고 실험대상자 모두 스마트폰을 소지하고 있었다.
데이터처리
- 둘째, QR코드 활용유무에 따른 기록관리업무안내 만족도 차이를 살펴보기 위해서 t-test를 사용하였다.
- 연구를 위해 1차(2017년 12월)·2차(2018년 3월)실시한 설문조사로 수집된 자료는 SPSS/WIN 18.0프로그램을 사용하여 연구대상자의 일반적인 사항에 대해 백분율, 빈도와 같은 기술통계방법을 실시하였고, QR코드 활용 유무에 따른 이용만족도 차이를 알아보기 위해서 t-test를 실시하였다.
- 첫째, 연구대상자의 일반적인 사항에 대해 빈도, 백분율과 같은 기술통계방법을 사용하였다.
이론/모형
- QR코드의 제작은 인터넷포털사이트인 NAVER 또는 DAUM에서 간단한 정보만 입력한 후 QR코드를 생성할 수 있고 QRZen, qoongr, Scany 등의 사이트에서도 QR코드 생성 프로그램을 제공하고 있다. 본 연구에서는 NAVER의 QR코드 생성 프로그램을 이용하였다. QR코드 생성 시 코드를 부착할 대상을 확인하고 해당 대상에 대한 정보를 TEXT,이미지, 동영상 등을 미리 검색하여 코드 생성프로그램에 붙여 넣거나 해당 사이트의 URL을 붙여 넣어 링크가 되도록 한다.
성능/효과
- 기록관리 안내의 사례에서는 2차 QR코드를 활용했을 때 직원들의 만족도가 높아졌다는 것을 의미한다. 2차 조사 결과로 본 집단 간 기록관리안내 만족을 비교하여 보면 QR코드를 활용한 실험집단이 3.75로 기존의 활자로 안내서(1차)를 적용한 통제집단 2.97에 비하여 평균이 높았으며 이는 통계적으로 의미있는 차이가 있는 것으로 나타났다. 따라서 QR코드를 활용한 기록관리 안내 서비스는 QR코드를 제외한 기존의 방식사례보다 높은 만족도를 보인다고 할 수 있다.
- 공공기관의 기록물관리에 QR코드 활용 유무에 따라 이용자 만족도는 의미 있는 차이가 있었다. 1차 조사와 2차 조사를 비교하여 분석하였을 때 실험집단의 경우 1차조사에서 평균 2.
- IT발전을 통해 공공기관에서는 직접적이고 상호적이고 효율적인 기록정보서비스를 요구하고 있다. 기록물관리에 대한 중요성과 관심이 높아질수록 기록물을 쉽게 검색하고 효율적으로 서비스하기 위한 이용가능성도 확장되었다.
- 01). 기록물등록업무 만족도, 중요기록물안내 만족도, 행정박물안내 만족도, 기록관리교육만족도, 기록정보서비스 모두 통계적으로 의미가 있는 차이를 보였으며, 모두 통제집단보다 실험집단의 만족도가 높은 것으로 나타났다.
- 같은 방식으로 <그림 6>은 특수유형기록 즉, 행정박물과 정부간행물에 QR코드를 제작, 부착하여 스마트폰으로 스캔하여 출력된 화면이다. 기존 종이기록물상자와 특수유형기록물에는 단순하게기록물철 제목 또는 생산연도, 보존기간만 확인 할 수 있었다. 물리적인 한계로 해당 기록물에 대한 정보를 담기가 힘들기 때문에 이용자는 필요시 인터넷이 연결되어 있는 PC에 장소를 옮겨 검색을 해서 정보를 얻게 된다.
- 위에서 제시된 URL만을 이용하여 학습하는 방식과의 차이는 첫 번째, 키워드에 대한 내용이 정리되어 있고, QR코드 생성 시 여러 곳의 URL을 링크할 수 있으므로 교육정보를 얻고자 하는 직원의 수회 키패드를 터치하여 입력하는 번거로움을 줄일 수 있다. 두 번째, 스마트폰을 구동시켜 포털 사이트의 웹 페이지를 열고, 키워드를 입력하여 결과화면을 확인 한 후, 정보를 확인 하는 시간보다, QR코드 어플리케이션을 구동시켜 코드를 인식하고 결과 화면을 확인하는 것이 시간 상 효율적이다. 세 번째, URL을 입력하여 학습하는 방법은 이 후에 같은 내용을 학습하고자 할 때 처음 키워드를 입력하는 단계부터 같은 과정을 반복해서 거쳐야 하지만 QR코드를 스캔하여 교육하는 방식은 대부분의 QR코드 스캔 어플리케이션 History기능이 제공되기 때문에 과거 스캔 기록을 확인하여 같은 내용의 반복적인 교육내용이 즉시 가능하다(김동영, 2012).
- 둘째, 기존의 RFID와 활자를 이용하는 방식보다는 사용하기가 쉽고 기관의 예산 및 비용이 적게 드는 QR코드를 활용한 방식이 효율적이다.
- 셋째, 공공기관의 직원 수는 늘고 있는 실정이지만 기록관리업무 담당자는 1인체계이다. 기존의 기록관리 담당자는 모든 내용을 설명해야하며 무한 반복해야 하는 수고가 있었지만 QR코드를 활용하게 된다면 반복적인 업무 및 전문적인 내용을 효율적이고 많은 양을 신속하게 처리할 수 있다.
- <표 5>에서 보는 바와 같이 조사대상 일반적 사항에 대해 살펴보면 실험집단의 경우에는 여자는 77%로 대부분을 차지하였고 남자는 23%로 나타났으며 직급은 8급이 35%로 가장 높게 나타났고 다음으로 9급이 33%, 7급이 32% 순으로 나타났다.
- QR코드를 이용한 스마트 직원 교육 시스템은 텍스트 정보를 제외한 동영상이나 이미지, URL의 정보를 코드에 저장하는 것이 아니라 기존에 만들어진 인터넷에 저장된 정보를 불러와서 직원 스마트폰 화면에 출력해 주는 방식이다. 위에서 제시된 URL만을 이용하여 학습하는 방식과의 차이는 첫 번째, 키워드에 대한 내용이 정리되어 있고, QR코드 생성 시 여러 곳의 URL을 링크할 수 있으므로 교육정보를 얻고자 하는 직원의 수회 키패드를 터치하여 입력하는 번거로움을 줄일 수 있다. 두 번째, 스마트폰을 구동시켜 포털 사이트의 웹 페이지를 열고, 키워드를 입력하여 결과화면을 확인 한 후, 정보를 확인 하는 시간보다, QR코드 어플리케이션을 구동시켜 코드를 인식하고 결과 화면을 확인하는 것이 시간 상 효율적이다.
- 전체적인 기록정보서비스 만족도는 실험집단(M=3.75점)이 통제집단(M=2.97점)보다 높게 나타났으며 통계적으로 의미가 있었다(t=6.305, p<0.01).
- 첫째, 스마트폰을 적극 활용하여 모바일 어플리케이션, 모바일 웹 프로그램을 구축 활용함으로써 데스크톱(PC) 환경에서 모바일 환경으로 변화하여 기록정보서비스를 스마트 워크로 신속하고 정확하게 다가설 수 있다.
후속연구
- 마지막으로 중앙영구기록물관리기관인 행정안전부 국가기록원에서도 기존 기록관리 방식에서 벗어나 새로운 기술의 적극도입으로 공공기관에서의 1인체계인 기록물전문요원의 업무 효율성과 직원들의 이용가능성을 제고 할 수 있도록 많은 방법에 관심을 가져야 할 것이다. 끝으로 본 연구 이후, QR코드를 활용한 분야가 기록관리 뿐만 아니라 다른 분야에도 적용될 수 있는 방향으로 다양한 연구와 발전이 있기를 기대한다.
- 그리고 QR코드 도입에 있어 기존 공공기관의 기록관리 인프라를 이용하기 때문에 새로운 인프라구축에 시간과 비용이 절약된다는 장점이 있지만 해킹과 바이러스를 침투시켜 개인정보를 유출하는 방식으로 보안상의 문제를 해결하는 것이 해결해야하는 점이다. 마지막으로 중앙영구기록물관리기관인 행정안전부 국가기록원에서도 기존 기록관리 방식에서 벗어나 새로운 기술의 적극도입으로 공공기관에서의 1인체계인 기록물전문요원의 업무 효율성과 직원들의 이용가능성을 제고 할 수 있도록 많은 방법에 관심을 가져야 할 것이다. 끝으로 본 연구 이후, QR코드를 활용한 분야가 기록관리 뿐만 아니라 다른 분야에도 적용될 수 있는 방향으로 다양한 연구와 발전이 있기를 기대한다.
- 본 연구는 QR코드를 활용한 공공기관의 기록관리 도입사례와 이용자 만족도를 알아보는 것이지만 QR코드를 기록관리시스템(RMS)과 문서생산시스템에 접목시켜 이용효율성 및 완성도가 높아 질 수 있도록 하는 것이 향후 과제이다. 또한 스마트폰 대부분이 QR코드 리더에 관한 기본 어플리케이션으로 넣지 않고 있으며 대부분의 QR코드 링크가 모바일환경에 최적화되지 않는 점은 기술의 한계에 있다.
- 스마트폰을 비롯한 여러 기기의 등장은 공공기관의 전자우편, 내부 결재시스템 등을 스마트폰에 적용하기 시작하였고 그 분야가 확대되고 있는 추세이다. 향후 스마트폰 보급 확산을 고려해 볼 때 스마트폰의 모바일 어플리케이션(Mobile App)과 모바일 웹(Mobile web)을 통하여 다양한 서비스가 가능하다.
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