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대학의 이메일 기록관리 실태와 조직구성원들의 인식: D대학을 사례로
Perceptions and Practices of Employees Regarding Email Records Management in Universities: A Case Study of D University 원문보기

한국기록관리학회지 = Journal of Korean Society of Archives and Records Management, v.19 no.2, 2019년, pp.193 - 211  

박유진 (동의대학교 대학원 문헌정보.사학과) ,  정영미 (동의대학교 문헌정보학과)

초록
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업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.

Abstract ▼ AI-Helper 아이콘AI-Helper

With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees' perceptions of email records man...

주제어

#이메일   #전자우편   #기록관리   #웹 기록   #대학 기록  

표/그림 (17)

질의응답

핵심어 질문 논문에서 추출한 답변
이메일의 정의는 무엇인가? 이메일은 컴퓨터, 모바일 기기 등의 전자적인 장치를 이용하여 사람 간에 메시지를 교환하기 위해 사용되는 매우 보편화된 커뮤니케이션 도구이다. 국내 인터넷 이용자(만6세 이상)중 최근 일 년 이내 이메일을 이용한 사람은 60.
이메일은 오늘날 어떻게 사용되고 있나? 오늘날 이메일(Email: electronic mail)이 조직의 주요하고 중요한 의사소통 도구라는 것은 다시 강조할 필요가 없는 명백한 사실이다. 이메일은 생산과 전달의 간편성, 즉시성과 함께 전화나 메신저보다 정보전달의 정확성과 기록의 안정성을 기반으로 업무를 위한 의사소통 도구로도 흔히 사용되고 있다. 하지만 일부 조직의 대표계정을 제외하고, 일반적으로 이메일은 개인계정으로 운영되기 때문에 사용 용도와 관계없이 오랫동안 사적 관리영역으로 인식되어왔다.
표준적인 이메일 관리 및 보존 모델은 무엇이 있는가? 대학의 이메일 기록관리 정책 마련을 조력하기 위한 표준적인 이메일 관리 및 보존 모델이 존재한다. 전자기록의 장기적인 보존에 대한 지식과 표준 마련을 위해 구성된 국제적인 협력 프로젝트 InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)의 3단계에서는 이메일 관리 및 보존 모델인 EMPM을 제공한다(InterPARES and International Council on Archives, 2012). 이 모델이 제공하는 이메일 맥락 식별, 이메일 관리를 위한 최선의 방법 결정, 이메일 보존을 위한 최선의 방법 결정, 이메일 관리 및 보존 정책과 절차 설계/수정, 이메일 관리 및 보존 정책과 절차 구현의 단계를 거쳐 대학에서는 이메일기록관리 정책을 마련할 수 있다.
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참고문헌 (18)

  1. Ministry of Science & Korea Internet & Security Agency (2018). 2017 Survey on the Internet Usage. Naju: Korea Internet & Security Agency. 

  2. Ministry of Science & National Information Society Agency (2018). 2018 Yearbook of Information Society Statistics. Daegu: National Information Society Agency. 

  3. Bae, Min-Jung (2006). Measures for Management of Electronic Mails as Records - With Focus on Cases of the United States, Canada and Australia. Unpublished master's thesis. Chungnam National University, Daejon, Korea. 

  4. Song, Youna & Jung, Youngmi (2019). Design Guidelines for Managing University E-mail Records Based on EMPM. Asia-pacific Journal of Multimedia Services Convergence with Art, Humanities, and Sociology, 9(2), 763-771. 

  5. Song, Ji-Hyoun (2006). A Study on Managing Electronic Mail Massages as Records of Public Institutions. Unpublished master's thesis. Hankook University of Foreign Studies, Seoul, Korea. 

  6. Ahn, Duck-Won (2008). A Study on the Capturing Electronic Mail Records of Public Institutions. Unpublished master's thesis. Hankook University of Foreign Studies, Seoul, Korea. 

  7. Lee, Jin Ryong, Ju, Hyun Mi, & Yim, Jin Hee (2018). A Study on the Improvement Legal System for Next-generation Records Management. The Korean Journal of Archival Studies, 55, 275-305. 

  8. Archives and Records Management (2019). Managing Email as Records. Retrieved January 2, 2019, from https://archives.un.org 

  9. InterPARES and International Council on Archives (2012). Digital Records Pathways: Topic in Digital Preservation, Module 6: Email Management and Preservation. Retrieved December 1, 2018, from https://www.interpares.org 

  10. Leonning, Carol D., & Dawsey, Josh. (2018, November 19). Ivanka Trump Used a Personal Email Account to Send Hundreds of Emails about Government Business Last Year. The Washington Post. Retrieved January 24, 2019, from https://www.washingtonpost.com 

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  18. University of Washington (2019). University Email Policy. Retrieved January 7, 2019, from https://finance.uw.edu/ 

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