[논문]폐교 사립대학 기록물의 분류체계 개발에 관한 연구: 서남대학교를 중심으로

이재영; 정연경

doi:10.14404/jksarm.2020.20.3.039

폐교 사립대학 기록물의 분류체계 개발에 관한 연구: 서남대학교를 중심으로
A Study on the Development of a Classification System for the Records in Closed Private Universities: Focused on "Seonam University" 원문보기

한국기록관리학회지 = Journal of Korean Society of Archives and Records Management, v.20 no.3, 2020년, pp.39 - 54

이재영 (이화여자대학교 대학원 문헌정보학과 기록관리학전공) , 정연경 (이화여자대학교 사회과학대학 문헌정보학과)

초록
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현재 폐교 사립대학의 기록물은 기록물분류체계가 부재한 상태로 문서고에 단순 보관되어 있는 상태이다. 폐교대학 기록물은 차후 쟁송과정에서 법적·증거적 가치를 가진 주요기록물이 될 수 있다는 점에서 보다 체계적인 관리가 요구된다. 따라서 본 연구는 기록물분류체계 부재로 인해 발생할 수 있는 불필요한 후속작업을 제거하고, 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 이를 위해 현재 폐교 사립대학의 기록물 전담기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 보관하고 있는 13개교의 이관기록물 중 유일한 종합대학인 서남대를 본 연구의 사례로 선정하여 업무기능분석을 실시하고, 이관기록물 목록과 폐교과정에 대한 특이사항을 검토하였다. 그리고 국가기록원과 교육부의 『대학기록물 보존기간 책정기준 가이드』를 참고하여 폐교대학의 특수성을 반영한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다.

Abstract ▼ AI-Helper

Records at closed private universities are simply kept in stacks without the use of records classification systems. However, the systematic management of such records is needed as these are important records that have legal and evidential value during the litigation process. Therefore, this study intends to develop a classification system for recordkeeping at closed private universities aiming to eliminate unnecessary follow-up procedures that may occur because of the absence of a records classification system, and to develop practical tools for managing records at closed universities. To this end, Seonam University, among the 13 transfer records kept by the Korea Advancing Schools Foundation, was selected as the example for this study. The peculiarities of the closing processes and the catalogs of the transfer records were reviewed, and a business function analysis was conducted. Based on the Guidelines for Prescribing Retention Period of University Records by the National Archives and the Ministry of Education, a records classification system for the closed private universities was proposed for the Records Disposition Schedule to handle the uniqueness of closed universities.

주제어

AI 본문요약
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문제 정의

두 연구 모두 폐교대학 기록물의 관리 필요성을 제기하고, 폐교 사립대학의 기록물 관리체계 및 개선방안을 집중적으로 다루었다는 점에서 의미가 있지만, 폐교대학 기록물 관리단계에서 가장 먼저 선결되어야 할 기록물분류체계 개발에 관한 부분은 후속연구로 남겨두고 있다. 따라서 본 연구는 후속연구의 일환으로 폐교 사립대학 기록물분류체계를 개발하여 폐교 사립대학 기록물 관리를 위한 실질적인 기초 도구를 마련하고자 한다.
그에 따라 폐교대학 기록물은 일반적인 사립대학의 분류체계도 그대로 적용하기 어려운 측면이 있다. 따라서 본 연구에서는 사립대학의 기록물분류기준표를 기반으로 폐교 사립대학 기록물분류체계를 개발하고자 한다.
따라서 본 연구에서는 서남대학교의 이관기록물 목록과 상세목록의 항목 중 ‘부서명, 검색 1, 검색 2, 검색 3’을 중심으로 실제 이관된 서남대학교의 기록물 종류를 파악하였다.
그러므로 폐교대학의 기록물은 다양한 요소를 고려한 분류체계에 기반하여 관리될 필요가 있다. 따라서 본 연구에서는 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하여 기록물분류체계의 부재로 인해 발생할 수 있는 불필요한 후속작업을 제거하고, 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구를 제시하고자 한다.
본 연구는 ｢행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정｣ 제45조 제8항 제4호 및 제4의 2호에 근거하여 한국사학진흥재단으로 이관된 서남대학교의 사례를 중심으로 서남대학교의 업무기능을 분석하고 이관기록물의 범위를 파악하여 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 먼저 문헌조사를 통해 폐교대학과 기록물의 특성을 살펴보고, 기록분류체계의 특징을 기술함으로써 폐교대학 기록물의 분류체계를 현행의 BRM에 기반한 기록관리기준표를 그대로 준용할 수 없음을 밝혔다.
본 연구에서는 서남대학교 폐교과정의 특성을 고려할 때 주요기록 물이라고 할 수 있는 ‘학사, 학적, 성적, 인사, 예산⋅회계, 소송, 대학구조개혁, 대학평가 등’에 관한 기록물을 중심으로 서남대학교 기록물분류기준표를 제시하였다.
본 연구의 목적은 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하는 데에 있다. 폐교대학은 폐지기관이자 폐교의 속성을 동시에 지닌 기관이다.

제안 방법

이후 폐교 사립대학의 업무기능분석을 위해 서남대학교를 분석 사례로 정하고, 서남대학교의 조직과 행정부서의 사무분장을 정리하여 서남대학교의 업무기능을 분석하였다. 그리고 서남대학교의 폐교 과정에 대한 특이사항을 기술하여 서남대학교의 기록물 중 향후 법적 쟁송과정에서 주요하게 다뤄질 수 있는 기록물의 유형을 특정하였다. 또한 서남대학교 이관기록물 목록을 통해 실제 이관된 서남대 학교의 기록물 종류를 파악하였다.
따라서 본 연구에서는 서남대학교의 자체평가보고서를 바탕으로 기관의 직제 및 업무분장을 파악하고, 국가기록원(2015)과 교육부(2018)의 『대학기록물 보존기간 책정기준 가이드』의 색인에서 서남대학교 행정부서의 업무분장에 나타난 기본적인 단위업무를 검색한 후, 이와 관련된 업무설명과 세부업무를 구분하고 표준단위업무를 참고하여 핵심어를 추출하였다( 참고).
따라서본 연구는 폐교대학 기록물분류기준표 항목에 일반적인 기록물분류기준표 항목인 처리과기관코드, 기능분류번호의 세부항목을 확장하고, ‘공개여부, 서비스제공방식’ 등 연계정보를 추가하여 폐교대학의 특성을 반영한 기록정보서비스가 가능하도록 설정하였다.
또한 각 지침을 통해 단위업무 구분과 대기능, 중기능 및 소기능을 차용하고, 표준단위업무를 통해 단위업무설명 및 보존기간⋅보존기간 책정사유를 준용함으로써 대학기록물에 대한 표준화된 분류기준에 기반을 두었다.
그리고 서남대학교의 폐교 과정에 대한 특이사항을 기술하여 서남대학교의 기록물 중 향후 법적 쟁송과정에서 주요하게 다뤄질 수 있는 기록물의 유형을 특정하였다. 또한 서남대학교 이관기록물 목록을 통해 실제 이관된 서남대 학교의 기록물 종류를 파악하였다. 폐교대학 기록물의 분류체계는 사립대학에서 주로 사용하고 있는 기록물분류 기준표의 항목을 차용하되 폐교대학 기록물의 특성을 고려하여 일반적인 기록물분류기준표 항목인 처리과기관코드, 기능분류번호의 세부항목을 확장하고, ‘공개여부, 서비스제공방식, 관계법령’ 등 연계정보를 추가하여 폐교대학의 특성을 반영한 기록정보서비스가 가능하도록 설정하였다.
또한 연계정보로, ‘공개, 비공개, 부분공개’로 기재되는 기록물 공개여부와 ‘전자문서, 원본대조필 사본 등’ 기록물 열람서비스 방식을 기재하는 서비스제공방식에 대한 항목을 추가하여제 증명 발급서비스를 포함하는 기록정보서비스를 위한 분류기준을 제안하였다.
마지막으로 본 연구는 이러한 폐교대학 기록물분류기준표 서식을 바탕으로, 서남대학교의 폐교 특성을 고려할 때 주요기록물이라고 할 수 있는 ‘학사, 학적, 성적, 인사, 예산⋅회계, 소송, 대학구조개혁, 대학평가 등’에 관한 기록물을 중심으로 서남대학교 기록물분류기준표를 제안하였다.
서남대학교는 13개교의 폐교대학 중 의과대학, 분교, 대학원 등 폐교대학 중 가장 큰 규모를 가진 유일한 종합대학¹⁾이며, 이관기록물 목록 이외에 문서이관 상세목록이 있는 대학 중의 하나이기 때문이다. 먼저 문헌조사를 통해 폐교대학의 특수성 및 대학의 기능과 업무에 관한 논의들을 살펴보았고, (대학)기록물분류체계에 관한 국내 지침 및 관련 문헌들을 검토하여 현행의 정부기능분류체계(BRM)를 폐교 사립대학 기록물분류체계에 그대로 적용했을 때 나타날 수 있는 문제점과 보완되어야 할 점을 파악하였다. 그리고 대학정보공시 대학알리미에서 공개된 서남대학교의 공시정보 중 대학 운영 관련 자료와 교육부의 보도자료, 정보공개청구자료를 별도로 수집하였다.
본 연구는 새롭게 제안한 폐교대학 기록물분류기준표 서식을 바탕으로 국가기록원의 『2015 대학 기록물 보존 기간 책정기준 가이드』와 교육부의 『2018 대학 기록물 보존기간 책정기준 가이드』의 표준단위업무를 참고하여 서남대학교 기록물분류기준표를 작성하였다. 본 연구에서는 서남대학교 폐교과정의 특성을 고려할 때 주요기록 물이라고 할 수 있는 ‘학사, 학적, 성적, 인사, 예산⋅회계, 소송, 대학구조개혁, 대학평가 등’에 관한 기록물을 중심으로 서남대학교 기록물분류기준표를 제시하였다.
그리고 대학정보공시 대학알리미에서 공개된 서남대학교의 공시정보 중 대학 운영 관련 자료와 교육부의 보도자료, 정보공개청구자료를 별도로 수집하였다. 수집된 자료들은 폐교대학의 업무 단위를 분석하는데 활용되었으며, 최종적으로는 국가기록원과 교육부에서 각각 작성한 『대학기록물 보존기간 책정기준 가이드』와 서남대학교의 이관기록물을 검토하여 서남대학교의 주요기록물에 대한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다. 이때, 서남대학교의 이관기록물 목록은 업무기능 분석을 위한 정보가 충분하지 않아 국가기록원 및 교육부에서 제공하는 안내서를 중심으로 단위업무 및 업무의 기능을 확인하여 기록물에 대한 보존 기간을 책정하였다.
본 연구에서는 서남대학교 폐교과정의 특성을 고려할 때 주요기록 물이라고 할 수 있는 ‘학사, 학적, 성적, 인사, 예산⋅회계, 소송, 대학구조개혁, 대학평가 등’에 관한 기록물을 중심으로 서남대학교 기록물분류기준표를 제시하였다. 이때, 처리과명과 단위업무는 서남대학교의 부서별 업무기능분석과 이관기록물 유형을 바탕으로 작성하였다. 또한 각 지침을 통해 단위업무 구분과 대기능, 중기능 및 소기능을 차용하고, 표준단위업무를 통해 단위업무설명 및 보존기간⋅보존기간 책정사유를 준용함으로써 대학기록물에 대한 표준화된 분류기준에 기반을 두었다.
이를 바탕으로 본 연구에서는 서남대학교의 특수성을 고려하여 주요하게 다뤄야 할 기록물의 유형을 중심으로 단위업무를 ‘공통’과 ‘고유’로 구분하고 보존기간 재책정이 필요한 기록물에 대해 표준단위의 보존기간을 일부 조정하였다.
또한 사립대학 기록물분류체계의 유연한 특징을 통해 폐교대학 기록물분류체계를 새롭게 개발할 필요가 있음을 확인하였다. 이후 폐교 사립대학의 업무기능분석을 위해 서남대학교를 분석 사례로 정하고, 서남대학교의 조직과 행정부서의 사무분장을 정리하여 서남대학교의 업무기능을 분석하였다. 그리고 서남대학교의 폐교 과정에 대한 특이사항을 기술하여 서남대학교의 기록물 중 향후 법적 쟁송과정에서 주요하게 다뤄질 수 있는 기록물의 유형을 특정하였다.
즉, 한시기관 특성에 맞는 표준 정립, 기록물 보유현황 파악 및 신속한 이관, 소속 공무원 파견 의무화, 비밀기록물 발생 방지 방안, 처벌조치 강화 등을 통한 제도적 측면을 보완하고, 조사업무시스템 구축⋅연계, 사전폐기⋅평가 제도 및 업무분장 작성, 기록물 관리 교육 및 기록물 관리⋅평가, 기록정보 서비스를 통한 지속적 활용 등 기록물 관리 업무적 측면의 방안을 제시하였다.
이재영과 정연경(2019)은 현행법상 교육부에 의해 폐교대학 기록물 위탁기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 관리⋅보존하고 있는 13개교의 기록물을 중심으로 관계 법령, 관리현황을 살펴보고, 기록관리상의 문제점으로 폐교대학 측의 부실한 기록물 관리, 폐교대학 이관기록물의 제한된 범위, 폐교대학 기록물 이관시기의 문제, 분류체계 및 기록물 상세목록의 부재, 기록물관리 전문요원의 미배치, 폐교대학 기록물 통합관리체계의 부재를 제시하였다. 최종적으로 폐교대학 기록물을 둘러싼 관리주체별 역할과 개선방안을 기록관리 업무단계별로 제시하여 폐교대학 기록물 통합관리 프로세스를 제안하였다. 두 연구 모두 폐교대학 기록물의 관리 필요성을 제기하고, 폐교 사립대학의 기록물 관리체계 및 개선방안을 집중적으로 다루었다는 점에서 의미가 있지만, 폐교대학 기록물 관리단계에서 가장 먼저 선결되어야 할 기록물분류체계 개발에 관한 부분은 후속연구로 남겨두고 있다.
특히 일반적인 기록물분류기준표과 달리 보존기간 책정에 대한 사항을 ‘일반보존기간’, ‘참조보존기간’으로 구분하여 관계법령 및 교육부⋅국가기록원의 대학기록물 관리 지침에 기반한 보존기간을 기술하고, 해당기록물의 증거적⋅법적 가치를 고려한 보존기간을 기재하도록 설정하였다.
폐교대학 기록물분류기준표는 일반적인 기록물분류기준표과 달리 보존기간 책정에 대한 사항을 ‘일반보존기간’, ‘참조보존기간’으로 구분함으로써 관계법령 및 교육부⋅국가기록원의 『대학기록물 보존기간 책정 가이드』에 기반하여 산정된 보존기간을 기술하고, 폐교대학 기록물의 증거적⋅법적 가치를 고려한 보존기간을 기재하도록 설정하였다.
폐교대학 기록물의 분류체계는 사립대학에서 주로 사용하고 있는 기록물분류 기준표의 항목을 차용하되 폐교대학 기록물의 특성을 고려하여 일반적인 기록물분류기준표 항목인 처리과기관코드, 기능분류번호의 세부항목을 확장하고, ‘공개여부, 서비스제공방식, 관계법령’ 등 연계정보를 추가하여 폐교대학의 특성을 반영한 기록정보서비스가 가능하도록 설정하였다.

대상 데이터

먼저 문헌조사를 통해 폐교대학의 특수성 및 대학의 기능과 업무에 관한 논의들을 살펴보았고, (대학)기록물분류체계에 관한 국내 지침 및 관련 문헌들을 검토하여 현행의 정부기능분류체계(BRM)를 폐교 사립대학 기록물분류체계에 그대로 적용했을 때 나타날 수 있는 문제점과 보완되어야 할 점을 파악하였다. 그리고 대학정보공시 대학알리미에서 공개된 서남대학교의 공시정보 중 대학 운영 관련 자료와 교육부의 보도자료, 정보공개청구자료를 별도로 수집하였다. 수집된 자료들은 폐교대학의 업무 단위를 분석하는데 활용되었으며, 최종적으로는 국가기록원과 교육부에서 각각 작성한 『대학기록물 보존기간 책정기준 가이드』와 서남대학교의 이관기록물을 검토하여 서남대학교의 주요기록물에 대한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다.
본 연구는 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하기 위하여 한국사학진흥재단에서 보관하고 있는 13개교의 이관기록물 중 2018년 2월에 폐교된 서남대학교를 연구 대상으로 선정하였다. 서남대학교는 13개교의 폐교대학 중 의과대학, 분교, 대학원 등 폐교대학 중 가장 큰 규모를 가진 유일한 종합대학¹⁾이며, 이관기록물 목록 이외에 문서이관 상세목록이 있는 대학 중의 하나이기 때문이다.

성능/효과

먼저 문헌조사를 통해 폐교대학과 기록물의 특성을 살펴보고, 기록분류체계의 특징을 기술함으로써 폐교대학 기록물의 분류체계를 현행의 BRM에 기반한 기록관리기준표를 그대로 준용할 수 없음을 밝혔다. 또한 사립대학 기록물분류체계의 유연한 특징을 통해 폐교대학 기록물분류체계를 새롭게 개발할 필요가 있음을 확인하였다. 이후 폐교 사립대학의 업무기능분석을 위해 서남대학교를 분석 사례로 정하고, 서남대학교의 조직과 행정부서의 사무분장을 정리하여 서남대학교의 업무기능을 분석하였다.
본 연구는 ｢행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정｣ 제45조 제8항 제4호 및 제4의 2호에 근거하여 한국사학진흥재단으로 이관된 서남대학교의 사례를 중심으로 서남대학교의 업무기능을 분석하고 이관기록물의 범위를 파악하여 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 먼저 문헌조사를 통해 폐교대학과 기록물의 특성을 살펴보고, 기록분류체계의 특징을 기술함으로써 폐교대학 기록물의 분류체계를 현행의 BRM에 기반한 기록관리기준표를 그대로 준용할 수 없음을 밝혔다. 또한 사립대학 기록물분류체계의 유연한 특징을 통해 폐교대학 기록물분류체계를 새롭게 개발할 필요가 있음을 확인하였다.
뿐만 아니라 임상교원 20명을 부당임용하는 과정에서 사문서를 위⋅변조하고, 전임교원이 책임시간을 미준수하거나 전공이 불일치하는 교원을 신설학과로 소속을 임의변경하는 등 수업운영에 부적정한 것을 확인하였다.
주어진 자료를 바탕으로 해당 목록을 검토한 결과, 서남대학교의 이관기록물은 행정기능과 교육기능에 따라 생산⋅접수한 기록물이 대부분이었다.

후속연구

종합하면, 본 연구는 현재 기록물분류체계가 부재한 폐교 사립대학 기록물분류체계를 개발하여 제안했다는 점에서 의미가 있지만, 실제 기록물철 단위의 실물을 확인하지 못했다는 점에서 한계가 있다. 향후 단위업무 내 기록물철이 어떻게 구성되어 있는지를 확인하는 작업이 추가적으로 진행되고, 폐교대학 측의 관계자 및 폐교대학 기록물 관리 담당자 면담이 반영되어 보완된다면, 연구가 제안한 폐교 사립대학 기록물분류체계는 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로서 활용될 수 있을 것이다.
종합하면, 본 연구는 현재 기록물분류체계가 부재한 폐교 사립대학 기록물분류체계를 개발하여 제안했다는 점에서 의미가 있지만, 실제 기록물철 단위의 실물을 확인하지 못했다는 점에서 한계가 있다. 향후 단위업무 내 기록물철이 어떻게 구성되어 있는지를 확인하는 작업이 추가적으로 진행되고, 폐교대학 측의 관계자 및 폐교대학 기록물 관리 담당자 면담이 반영되어 보완된다면, 연구가 제안한 폐교 사립대학 기록물분류체계는 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로서 활용될 수 있을 것이다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	대학의 폐지⋅폐쇄가 새로운 사회적 문제로 등장한 이유는 무엇인가?	한국은 인구 절벽의 위기 속에 대학의 신입생 충원율이 급감하면서 대학의 폐지⋅폐쇄가 새로운 사회적 문제로 등장하고 있다. 그 중에서도 폐교대학이 생산하여 보유하고 있던 기록물은 장기적으로 법적⋅행정적⋅증거적 가치에 따른 주요 정보자원이 될 수 있어 폐교대학 후속조치의 새로운 이슈로 다뤄지고 있다.
	현재 폐교되는 사립대학의 기록물은 어떻게 되고 있는가?	그 중에서도 폐교대학이 생산하여 보유하고 있던 기록물은 장기적으로 법적⋅행정적⋅증거적 가치에 따른 주요 정보자원이 될 수 있어 폐교대학 후속조치의 새로운 이슈로 다뤄지고 있다. 현재 폐교되는 사립대학은 ｢행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정｣ 제45조 제8항 제4호 및 제4의 2호에 근거하여 한국사학진흥재단으로 기록물을 이관하고 있다. 폐교되는 국⋅공립대학의 기록물은 인근의 국⋅공립대학으로 승계되어 국가기록원의 관리체계 내에서 비교적 안정적인 기록관리를 수행하고 있는 반면 폐교 사립대학의 기록물은 현재 13개교의 DB와 5,815박스의 문서들이 이천 문서고에 단순 보관되어 있는 실정이다.
	현재 폐교되는 사립대학의 기록물 관리 실정은 어떠한가?	현재 폐교되는 사립대학은 ｢행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정｣ 제45조 제8항 제4호 및 제4의 2호에 근거하여 한국사학진흥재단으로 기록물을 이관하고 있다. 폐교되는 국⋅공립대학의 기록물은 인근의 국⋅공립대학으로 승계되어 국가기록원의 관리체계 내에서 비교적 안정적인 기록관리를 수행하고 있는 반면 폐교 사립대학의 기록물은 현재 13개교의 DB와 5,815박스의 문서들이 이천 문서고에 단순 보관되어 있는 실정이다. 해당 기록물의 대부분은 분류체계와 상세목록이 없어서 실물 기록을 찾기 위해서는 길게는 수일에 걸치는 확인 작업이 요구된다(이재영, 정연경, 2019).

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대학정보공시 대학알리미 https://www.academyinfo.go.kr/index.do
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신하영 (2015.12.10.). 대학가 '부실' 이미지 씻으려 '교명 변경' 바람. 이데일리. https://www.edaily.co.kr/news/read?newsId01544886609597208&mediaCodeNo257
연합뉴스 (2014.9.12.). 서남대 첫 임시이사회...학교 조기 정상화 잰걸음. https://news.naver.com/main/read.nhn?modeLSD&midsec&sid1102&oid001&aid0007115408
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HIGHER EDUCATION ACT
PUBLIC RECORDS MANAGEMENT ACT
PRIVATE SCHOOL ACT
KOREA FOUNDATION FOR THE PROMOTION OF PRIVATE SCHOOL ACT
REGULATIONS ON DELEGATION OF ADMINISTRATIVE AUTHORITY

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표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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