[논문]대학 그룹웨어 전자우편의 기록관리에 대한 인식 연구 - H대 교수를 중심으로 -

김애영; 서은경

대학 그룹웨어 전자우편의 기록관리에 대한 인식 연구 - H대 교수를 중심으로 -
The H university professors' Perceptions Analysis on Managing Electronic mail as Records in University Groupware 원문보기

김애영 (한성대학교 대학원 문헌정보학과) , 서은경 (한성대학교 지식정보학부)

대학의 그룹웨어에서 생산 및 유통되는 전자우편 중 대학의 업무 및 학과행정과 관련된 공문과 회의내용은 대학의 주요 행정기록물이며 중요한 증거자료이지만, 현재 대학 구성원간의 유통되는 전자우편기록에 관련된 법령 또는 규정, 지침 등이 수립되지 않아 체계적으로 관리가 되고 있지 못하는 실정이다. 따라서 본 연구에서는 대학 그룹웨어 전자우편을 행정기록으로서 관리하기 위한 첫번째 단계로 대학 교수의 그룹웨어 전자우편의 사용실태를 파악하고 전자우편의 기록관리에 대한 인식을 살펴보고자 한다.

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문제 정의

특히, 전자우편 상에서 이루어지는 행정업무 및 의사결정을 위한 논의와 관련된 내용의 송·수신은 기관의 업무활동과 관련된 중요한 행정기록이며 증거자료이지만 아직까지 국내에서는 체계적으로 형성된 법령, 정책, 시스템, 인프라 등이 형성되어있지 않아 관리가 되고 있지 못한 실정이다. 따라서 사례를 통해 실질적으로 전자우편기록이 어떻게 생산 및 관리되며, 어떻게 인식되고 있는가를 살펴보았다.
본 연구는 사적인 활용도가 낮고 업무적으로 밀접한 관련이 있는 조직 내부망을 통해 송·수신되는 그룹웨어 전자우편에 대한 대학교수의 인식을 파악하여 전자우편의 기록관리를 가능하게 하는 것이 목적이다.

제안 방법

‘기록물로서의 전자우편 인식’, ‘전자우편 관련 정책 및 교육에 대한 인식’, ‘전자우편의 유용성에 대한 인식’, ‘전자우편 관리 기능의 필요성에 대한 인식’으로 항목을 구분하였으며, 총 15문항으로 질문하였다.
먼저 전자우편기록과 관련하여 선행연구를 살펴보았다. 최초로 전자우편의 체계적인 관리를 제안한 서은경(2004)은 전자우편이 활성화되지 않은 시기에 전자우편 메일을 기록으로 간주하고 관련된 국외의 지침들을 살펴보면서 전자우편기록 관리에 대한 이론적인 근거를 제공하였다.
본 연구는 사적인 활용도가 낮고 업무적으로 밀접한 관련이 있는 조직 내부망을 통해 송·수신되는 그룹웨어 전자우편에 대한 대학교수의 인식을 파악하여 전자우편의 기록관리를 가능하게 하는 것이 목적이다. 이를 위하여 업무와 관련하여 의사전달 체계 또는 정보공유 수단인 전자우편시스템의 대학 교수 사용 실태를 파악하고 전자우편기록 관리에 대한 인식을 분석해보았다.
전자우편기록의 생산·관리 현황과 더불어 교수들의 전자우편기록에 대한 인식을 조사하였다.

대상 데이터

본 연구에서는 대학 교수의 그룹웨어 전자우편기록의 생산·관리 및 인식 현황을 파악하고자 158명의 정년계열의 교수를 대상으로 방문 및 이메일을 통하여 설문을 실시하였다.
전자우편 생산·관리 10문항, 전자우편 인식 15문항, 기타의견 1문항으로 설문을 실시하였고 교수 81명(51%)이 설문에 응답하였다.

성능/효과

또한 교수들은 행정·학과 업무내용의 전자우편과 회의록 및 서면 논의 내용의 전자우편을 기록물로서 인식하고 있었지만, 의사결정 및 의견교류 내용의 전자우편은 기록물로서 인정하지 않는 편으로 나타났다.
설문조사를 통해 H대학의 사례를 분석해본 결과, 대학 교수의 대부분이 매일 전자우편시스템을 이용하고 있으며, 꼭 필요한 경우에만 검색기능을 사용하고 받은 메시지는 저장 후 거의 삭제하지 않는 것으로 나타났다. 또한 전자우편기록에 대하여 기록으로서 인식하고 있었으며, 기록으로서 관리의 필요성을 느끼고 있다는 점을 알 수 있었다. 따라서 효율적인 활용을 높이고 업무 증빙적 가치가 있는 기록을 체계적으로 보존하기 위해서는 전자우편의 정책 및 지침이 수립되어야 할 것이다.
또한 전자우편이 업무적으로 사용하기에 유용하며 전자우편 시스템 내 관리 기능의 필요성에 대하여 인식이 높은 것으로 나타났다( 참조).
77로 보통 수준으로 나타났고 이 영역의 분산 값이 1정도로 나타났는데, 이는 많은 교수들의 생각이 엇갈린다는 것을 알 수 있었다. 마지막으로 전자우편 관리 기능의 필요성에 대한 인식으로 접근 권한과 보안에 대한 규정의 필요성(4.04)이 가장 높게 나타난 반면, 전자우편의 정기적인 자동 삭제 기능(2.83)은 가장 낮았다.
설문조사를 통해 H대학의 사례를 분석해본 결과, 대학 교수의 대부분이 매일 전자우편시스템을 이용하고 있으며, 꼭 필요한 경우에만 검색기능을 사용하고 받은 메시지는 저장 후 거의 삭제하지 않는 것으로 나타났다. 또한 전자우편기록에 대하여 기록으로서 인식하고 있었으며, 기록으로서 관리의 필요성을 느끼고 있다는 점을 알 수 있었다.
전자우편의 사용빈도와 목적을 조사한 결과, 교수들은 ‘공지사항 및 공문을 확인하기 위해’ 전자우편시스템을 주로 사용하고 있었고 그 다음으로는 ‘업무관련 커뮤니케이션을 위해’, ‘업무 관련 상항전달을 위해’ 사용하는 것으로 나타났다.
즉, 대부분의 교수들은 매일 전자우편시스템을 이용하며, 메시지를 장기간 저장하고 거의 삭제하지 않는 것으로 나타났다.

후속연구

또한 전자우편기록에 대하여 기록으로서 인식하고 있었으며, 기록으로서 관리의 필요성을 느끼고 있다는 점을 알 수 있었다. 따라서 효율적인 활용을 높이고 업무 증빙적 가치가 있는 기록을 체계적으로 보존하기 위해서는 전자우편의 정책 및 지침이 수립되어야 할 것이다.

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