행정기관의 기록관리시스템 개선모델 분석 -2006년 기록관리시스템 혁신을 중심으로- Analysis of Reform Model to Records Management System in Public Institution -from Reform to Records Management System in 2006-원문보기
외부적으로 정책결정과정의 투명성을 위한 업무관리시스템이 도입되고 업무혁신을 위한 범정부 기능분류체계가 수립되어 행정기관의 업무환경이 변화하고 있다. 동시에 자료관시스템이 본격적으로 가동됨에 따라 미비한 기능에 대한 불만이 가중되고, 전자기록의 진본성 유지에 대한 문제가 제기되고 있다. 이러한 배경하에서 기록관리 혁신의 일환으로 '05년 9월부터 5개월간 국가기록원에서는 '기록관리시스템 혁신 정보화전략계획수립(ISP)' 용역사업을 수행하였다. 이 용역사업에서는 기존의 기록관리프로세스를 전자기록관리체계에 걸맞게 재설계하였고, 국제표준에 부합하는 시스템 모델을 제시하였다. 기록물관리법 제정이후, 행정기관의 기록관리는 종이기록을 전자적으로 관리하는 개념에서 추진되었다. 그러나 이번에 수립된 개선모델에서는 종이기록을 대체해 가고 있는 전자기록에 주목하고 전자기록의 속성을 고려한 관리방안을 모색하고 있다. 이것은 행정기관의 업무가 전산시스템을 통하여 수행되는 것이 보편화되어 감에 따라, 기록관리영역에서도 본격적으로 전자기록관리 문제가 이슈화되고 있다는 의미이다. 본 논문에서는 전자기록관리와 관련된 개선모델의 주요내용을 분석하고 그 의미와 한계를 살펴봄으로써, 전자기록관리시스템의 향후 방향을 이해하는데 목적이 있다. 개선모델 분석에 앞서, 변화된 행정환경과 그에 따른 기록관리상의 제문제를 검토하였다. 업무관리시스템과 정부의 기능분류체계는 업무측면에서 범정부의 실적을 온라인으로 관리하고 정부기능에 따라 체계적으로 분류하여 관리할 수 있는 공통기반을 마련했다는 점에서 혁신적이나, 기록관리측면에서는 기록관리대상의 재정의와 획득방법의 부재, 기록물분류기준표와의 이원화, 그리고 자료관시스템의 전자기록관리의 한계 등 많은 문제점을 발생시키고 있음을 확인하였다. 위와 같은 문제의 해결을 위하여, 기록관리시스템 개선모델에서는 확대된 기록관리대상을 포괄할 수 있는 범용적인 전자기록철의 구조를 설계하고, 업무분류에 기반한 기록분류체계를 도입하며, 전자기록관리를 강화하기 위한 기능을 추가해야 한다고 제안하고 있다. 이 모델은 다양한 생산시스템의 기록관리 대상에 대한 근본적인 관리방법을 모색하고 있고, 기록분류체계 및 보존기간 운영방식에 있어 기관별 기록관의 역할을 획기적으로 개선하고 있으며, 전자기록의 진본성 유지를 위한 시스템의 주요 기능이 구체적으로 설계되어 제시되고 있다는 점에서 국제표준과 선진사례의 추세와 부합하는 전자기록관리시스템의 기반을 마련하였다고 분석되었다. 그러나 이러한 혁신성에도 불구하고 본격적인 전자기록 시대의 기록관리시스템으로서는 걸음마 단계이다. 앞으로 행정정보시스템 등 상이한 기록구조의 획득방안, 기록분류체계의 질적수준의 확보, 기 개발된 보존기술의 검증 등이 보다 더 심도 있게 연구되고 실행될 때, 선진적인 전자기록관리시스템으로서의 전망을 가질 수 있을 것이다.
외부적으로 정책결정과정의 투명성을 위한 업무관리시스템이 도입되고 업무혁신을 위한 범정부 기능분류체계가 수립되어 행정기관의 업무환경이 변화하고 있다. 동시에 자료관시스템이 본격적으로 가동됨에 따라 미비한 기능에 대한 불만이 가중되고, 전자기록의 진본성 유지에 대한 문제가 제기되고 있다. 이러한 배경하에서 기록관리 혁신의 일환으로 '05년 9월부터 5개월간 국가기록원에서는 '기록관리시스템 혁신 정보화전략계획수립(ISP)' 용역사업을 수행하였다. 이 용역사업에서는 기존의 기록관리프로세스를 전자기록관리체계에 걸맞게 재설계하였고, 국제표준에 부합하는 시스템 모델을 제시하였다. 기록물관리법 제정이후, 행정기관의 기록관리는 종이기록을 전자적으로 관리하는 개념에서 추진되었다. 그러나 이번에 수립된 개선모델에서는 종이기록을 대체해 가고 있는 전자기록에 주목하고 전자기록의 속성을 고려한 관리방안을 모색하고 있다. 이것은 행정기관의 업무가 전산시스템을 통하여 수행되는 것이 보편화되어 감에 따라, 기록관리영역에서도 본격적으로 전자기록관리 문제가 이슈화되고 있다는 의미이다. 본 논문에서는 전자기록관리와 관련된 개선모델의 주요내용을 분석하고 그 의미와 한계를 살펴봄으로써, 전자기록관리시스템의 향후 방향을 이해하는데 목적이 있다. 개선모델 분석에 앞서, 변화된 행정환경과 그에 따른 기록관리상의 제문제를 검토하였다. 업무관리시스템과 정부의 기능분류체계는 업무측면에서 범정부의 실적을 온라인으로 관리하고 정부기능에 따라 체계적으로 분류하여 관리할 수 있는 공통기반을 마련했다는 점에서 혁신적이나, 기록관리측면에서는 기록관리대상의 재정의와 획득방법의 부재, 기록물분류기준표와의 이원화, 그리고 자료관시스템의 전자기록관리의 한계 등 많은 문제점을 발생시키고 있음을 확인하였다. 위와 같은 문제의 해결을 위하여, 기록관리시스템 개선모델에서는 확대된 기록관리대상을 포괄할 수 있는 범용적인 전자기록철의 구조를 설계하고, 업무분류에 기반한 기록분류체계를 도입하며, 전자기록관리를 강화하기 위한 기능을 추가해야 한다고 제안하고 있다. 이 모델은 다양한 생산시스템의 기록관리 대상에 대한 근본적인 관리방법을 모색하고 있고, 기록분류체계 및 보존기간 운영방식에 있어 기관별 기록관의 역할을 획기적으로 개선하고 있으며, 전자기록의 진본성 유지를 위한 시스템의 주요 기능이 구체적으로 설계되어 제시되고 있다는 점에서 국제표준과 선진사례의 추세와 부합하는 전자기록관리시스템의 기반을 마련하였다고 분석되었다. 그러나 이러한 혁신성에도 불구하고 본격적인 전자기록 시대의 기록관리시스템으로서는 걸음마 단계이다. 앞으로 행정정보시스템 등 상이한 기록구조의 획득방안, 기록분류체계의 질적수준의 확보, 기 개발된 보존기술의 검증 등이 보다 더 심도 있게 연구되고 실행될 때, 선진적인 전자기록관리시스템으로서의 전망을 가질 수 있을 것이다.
Externally, business environment in public institution has being changed as government business reference model(BRM) appeared and business management systems for transparency of a policy decision process are introduced. After Records Automation System started its operation, dissatisfaction grows bec...
Externally, business environment in public institution has being changed as government business reference model(BRM) appeared and business management systems for transparency of a policy decision process are introduced. After Records Automation System started its operation, dissatisfaction grows because of inadequacy in system function and the problems about authenticity of electronic records. With these backgrounds, National Archives and Records Service had carried out 'Information Strategy Planning for Reform to Records Management System' for 5 months from September, 2005. As result, this project reengineers current records management processes and presents the world-class system model. After Records and Archives Management Act was made, the records management in public institution has propelled the concept that paper records are handled by means of the electric data management. In this reformed model, however, we concentrates on the electric records, which have gradually replaced the paper records and investigate on the management methodology considering attributes of electric records. According to this new paradigm, the electric records management raises a new issue in the records management territory. As the major contents of the models connecting with electric records management were analyzed and their significance and bounds were closely reviewed, the aim of this paper is the understanding of the future bearings of the management system. Before the analysis of the reformed models, issues in new business environments and their records management were reviewed. The government's BRM and Business management system prepared the general basis that can manage government's whole results on the online and classify them according to its function. In this points, the model is innovative. However considering the records management, problems such as division into Records Classification, definitions and capturing methods of records management objects, limitations of Records Automation System and so on was identified. For solving these problems, the reformed models that has a records classification system based on the business classification, extended electronic records filing system, added functions for strengthening electric records management and so on was proposed. As regards dramatically improving the role of records center in public institution, searching for the basic management methodology of the records management object from various agency and introducing the detail design to keep documents' authenticity, this model forms the basis of the electric records management system. In spite of these innovations, however, the proposed system for real electric records management era is still in its beginning. In near feature, when the studies is concentrated upon the progress of qualified classifications, records capturing plans for foreign records structures such like administration information system, the further study of the previous preservation technology, the developed prospective of electric records management system will be very bright.
Externally, business environment in public institution has being changed as government business reference model(BRM) appeared and business management systems for transparency of a policy decision process are introduced. After Records Automation System started its operation, dissatisfaction grows because of inadequacy in system function and the problems about authenticity of electronic records. With these backgrounds, National Archives and Records Service had carried out 'Information Strategy Planning for Reform to Records Management System' for 5 months from September, 2005. As result, this project reengineers current records management processes and presents the world-class system model. After Records and Archives Management Act was made, the records management in public institution has propelled the concept that paper records are handled by means of the electric data management. In this reformed model, however, we concentrates on the electric records, which have gradually replaced the paper records and investigate on the management methodology considering attributes of electric records. According to this new paradigm, the electric records management raises a new issue in the records management territory. As the major contents of the models connecting with electric records management were analyzed and their significance and bounds were closely reviewed, the aim of this paper is the understanding of the future bearings of the management system. Before the analysis of the reformed models, issues in new business environments and their records management were reviewed. The government's BRM and Business management system prepared the general basis that can manage government's whole results on the online and classify them according to its function. In this points, the model is innovative. However considering the records management, problems such as division into Records Classification, definitions and capturing methods of records management objects, limitations of Records Automation System and so on was identified. For solving these problems, the reformed models that has a records classification system based on the business classification, extended electronic records filing system, added functions for strengthening electric records management and so on was proposed. As regards dramatically improving the role of records center in public institution, searching for the basic management methodology of the records management object from various agency and introducing the detail design to keep documents' authenticity, this model forms the basis of the electric records management system. In spite of these innovations, however, the proposed system for real electric records management era is still in its beginning. In near feature, when the studies is concentrated upon the progress of qualified classifications, records capturing plans for foreign records structures such like administration information system, the further study of the previous preservation technology, the developed prospective of electric records management system will be very bright.
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문제 정의
그러나 변경처리기간이 지연됨에 따라 국가기록 원내에서도 전문적인 검토가 미흡해지는 문제가 발생하였다. 개선모델에서는 국가기록원은 보존기간 분류기준(시행령 별표)과 이에 따른 세부 준칙 및 공통업무의 보존기간 가이드를 작성·제시하고, 각급기관 기록관에서는 이에 따라 보존기간의 실제적인 설정주체가 되도록 설계28)함으로써 종래 운영방식을 개선하고자 하였다. 또한 국가기록원의 승인 내용 역시 준칙 등의 준수여부, 기관간의 형평성, 국가적 영구보존가치의 판단 차원에서 수행하는 것으로 역할을 분명히 하였다.
본 논문에서는 이러한 질문에 대하여 ISP사업의 개선모델에서 제시하고 있는 기록관리시스템2)의 구축방안을 중심으로 논의를 진행하고자 한다. 개선모델 분석에 앞서, 2장에서는 업무관리시스템과 정부의 기능분류체계의 도입 등 변화된 행정환경과 그에 따른 기록관리상의 제문제를 검토하고자 한다.
본 논문은 기록관리시스템에서 전자기록관리의 문제에 대해 접근하는 시론적인 글이다. 앞으로 전자환경에 대한 분석과 전자기록관리 전반의 제문제에 대한 상세한 연구가 계속적으로 이루어져야 할 것이다.
이어서 3장에서는 전자적 업무환경을 고려하여 도입된 범용적인 전자기록철의 개념과 업무에 기반한 기록분류체계를 살펴보고 그 의미와 한계를 분석하고자 한다. 아울러 전자기록정보의 진본성을 유지하기 위한 기록관리시스템의 기능을 도출하고 개선모델의 설계내용을 분석함으로써 보완점을 모색해 보고자 한다.
보존기간 설정단위뿐만 아니라 단위과제의 확정된 보존기간을 하위에 생산되는 기록물철에 일괄 상속하는 적용방식에 있어서도 마찬가지이다. 이러한 개선된 방식에 대해 단위과제하위의 모든 철이 동일한 보존기간으로 책정됨에 따라 보존량의 증가를 가져올 것이라는 우려의 목소리도 있다. 그러나 이러한 우려는 일부 기관내에서 보존량을 비교했을 때 나타나는 현상일 수 있으며, 중앙행정기관 및 지방자치단체, 교육청 등 국가전체 차원에서 보존량이 증가하게 되는지 여부는 운영을 통하여 검증해봐야 할 것이다.
이러한 측면에서 아래에서는 자료관시스템에서 전자기록관리와 관련하여 재검토되어야할 사항들을 중심으로 현황과 문제점을 진단해 보고자 한다.
가설 설정
18) 전자기록철은 객체구조에 의해 범용성과 비의 존성을 구현하고, 다양한 기록을 고려한 계층별 메타데이터 요소에 의해 유연성을 구현하고 있는 것이다.
OAIS 참조모델에서 배포정보패키지는 보존정보패키지의 일부 또는 전부를 이용자에게 제공하기 위한 정보패키지이기 때문에, 이용자의 요구사항이나 이를 전달하는 매체종류에 따라 다양한 형태를 가질 수 있다.36) 행정기관의 경우는 홈페이지나 얼마 전 구축되어 가동되고 있는 통합정보공개시스템을 통해서 기록정보가 제공될 수 있을 것이다. 이 때 기록관리시스템은 기록정보를 배포패키지로 가공하고, 요구되는 메타데이터를 추출하여 제공해야 할 것이다.
제안 방법
무엇보다도 전자기록의 진본성을 보장하고 장기적으로 보존하기 위하여 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환기능을 기록관리시스템에 도입한 것은 획기적인 발전이라고 볼 수 있다. 국가기록원은 ’04년부터 전자기록물 영구보존 기반기술 연구용역을 통해 전자기록의 장기보존 방안을 마련하였고, 이 방안을 실질적으로 시스템에 적용하기 위하여 ’06년 4~8월까지 테스트베드를 구축하여 문서보존포맷 및 장기보존포맷 변환 소프트웨어의 개발사업을 진행하였다. 이 사업에서는 문서보존포맷 PDF/A-1으로의 변환 소프트웨어와 장기보존포맷 모듈을 개발하고, GPKI(Government Public Key Infrastructure, 정부공개키 기반구조)기반의 전자서명의 적용을 시도하였다.
위와 같은 기록관리상의 주요 문제점을 해결하고자 국가기록원은 ’05년 9월부터 ’06년 2월까지 ‘기록관리시스템 혁신 ISP 용역사업’을 수행하였으며, 이어 기록관리시스템을 구축 중에 있다. 이 장에서는 ISP 사업의 최종 산출물14)과 기록관리시스템 분석설계 내용15)을 토대로 개선모델에서 제시하는 전자기록관리의 주요 내용을 소개하고 그 의미와 한계를 분석하였다.
지금까지 ISP사업을 통해 제시된 개선모델의 내용과 의미를 전자기록 관리의 측면에서 분석해 보았다. 개선모델은 기존의 자료관시스템에서는 고려되지 못했던 전자기록관리를 위한 중요한 개념과 기능을 제시하고 있다.
성능/효과
3) 행정업무 전과정의 시스템화를 통하여 의사결정과정의 투명화를 목표로 하고 있는 업무관리시스템은 작년부터 행정자치부에 시범 적용된데 이어, 올해 3월부터는 기획예산처, 과학기술부 등 5개 부처에 확대 적용되었고, ’07년에는 중앙부처 전체에 확산될 예정이다. 이 시스템은 과제수행에 대한 계획을 수립하고, 문서를 생산·보고하며, 검토나 결재를 거치는 일련의 업무처리 프로세스를 그대로 시스템으로 구현하고 있다.
7) 이 기능분류체계는 정부기능을 범정부 차원에서 업무 및 서비스 중심으로 분류하고, 법령·예산 등의 다양한 정보를 기능과 연계하여 종합적으로 관리함으로써, 공통 업무기반을 제공하는 업무참조모델이다.8) 다른 나라에서 BRM은 예산의 중복투자나 정부기능의 중복성을 방지하기 위하여 상위개념으로서 개발되었으나, 우리나라에서는 정부의 업무실적을 관리하는 실무적 차원에서 개발되었다.
넷째, 기존 처리과의 기록관리업무로 정의된 기능들이 구현되지 않았다는 점이다. 전자문서시스템에는 기록물철·건의 등록, 편철, 편철확정 및 정리, 생산현황보고, 이관 등의 프로세스가 구현되어 있다.
넷째, 자료관시스템은 기록에 대한 조작행위나 불법적 사용에 대한 관리기능이 미비하다는 점이다. 전자기록은 정보와 매체가 분리되어 있는 특징으로 인하여 정보의 첨삭과 수정이 용이하다.
둘째, 업무관리시스템은 유관시스템과 연계되는 구조로 연결정보들을 종합해야 완결된 정보를 얻을 수 있다는 점이다. 사용자에게는 과제관리카드라는 단일한 화면을 통해서 모든 정보가 제공되지만, 이면에는 지시사항관리, 성과관리, 고객관리 등 유관시스템과 연계되어 참조하거나 결과를 산출하는 복잡한 구조로 설계되어 있다.
둘째, 전자문서시스템에는 분류기준표로, 업무관리시스템은 BRM 분류체계로 탑재되는 이원화 문제이다. 한 기관에서 전자문서시스템에서 접수되거나 시행되는 문서는 단위업무 분류에 따른 철에서 관리되고, 업무관리시스템에서 생산되거나 보고되는 문서는 단위과제 분류에 따라 과제관리카드에 누적되는 현상이 발생한다.
둘째, 전자적으로 기록을 인수한 후 검수하는 방법이 전자기록을 고려하지 못하고 있다는 점이다. 전자기록은 생산된 시스템에서 타 시스템으로 전송되거나 하드웨어나 소프트웨어의 환경이 바뀔 때 치명적인 위협을 받게 된다.
현재 구축중인 기록관리시스템은 전자기록의 진본성을 유지하기 위하여 많은 기능이 추가되었다. 먼저, 눈에 띠는 기능은 인수된 전자기록의 품질관리기능이다. 품질관리기능은 시스템 또는 저장매체간 이동이 발생하거나 마이그레이션 등의 작업이 수행되었을 때 진본성의 확인을 위하여 수행해야 하는 필수적인 기능이다.
셋째, 기록물분류기준표는 국가기록원에서, BRM 분류체계는 행정자치부 본부에서 관할함으로써 관리의 이원화가 발생되는 문제이다. 기록물분류기준표의 단위업무를 신설, 변경, 폐지하고자 할 때는 국가기록원에 신청하여 승인받아야 하나, BRM의 소기능, 단위과제는 각 부처의 BRM 담당부서에, 중기능 이상은 행정자치부 본부에 신청하여 승인을 받도록 절차화되어 있어서 관리상 혼란을 줄 수 있다.
셋째, 매체나 기술노후화에 대비한 전자기록의 장기보존과 진본성의 인증이 부재하다는 점이다. 자료관시스템은 영구보존기관으로 이관하기 전까지 7년 정도의 기간동안 DB와 원본파일 등 이관 받았던 형식 그대로 보존한다.
아울러 BRM은 기획예산처 주도의 프로그램 예산회계분류체계와 통합논의를 진행하였고, 그 결과 1~3레벨에 대하여 일원화 조정작업을 완료하여 현재 15개의 정책분야, 67개의 정책영역, 491개의 대기능을 확정한 상태이다. 이에 따라 50개의 중앙행정기관은 올해 4~6레벨의 현행화 작업을 통하여 BRM 분류체계를 완료하고, 지방의 경우는 올해 방안을 마련하여 ’07년에 BRM을 구축한다는 계획을 가지고 있어, 범정부 기능의 범용적인 분류체계로서 적용될 전망이다.
위와 같이 전자기록관리를 위한 기능을 강화함으로써 전자기록의 위변조 위험이나 바이러스에 의한 훼손, 허가받지 않은 자의 불법적 접근 등으로부터 진본성, 신뢰성, 무결성, 이용가능성 등 기록의 4대 요건을 좀더 충실히 보장할 수 있게 되었다. 아울러 소프트웨어와 시스템에 비의존적인 형태로 보존이 가능해지고, 소프트웨어의 노후화에 따른 기록물의 손실과 마이그레이션 등의 보존비용을 최소화 할 수 있게 되었을 뿐만 아니라 기록물의 컨텐츠인 문서를 생산시점의 원문과 동일한 형식과 모습으로 장기간에 걸쳐 사용자가 접근이 가능할 전망이다.
첫째, 기록관리대상의 선별이 곤란하다는 점이다. 업무관리시스템의 과제관리카드는 전적으로 업무수행의 차원에서 개발된 개념으로 기록 정보와 업무수행 자체를 지원하는 각종 정보가 혼재되어 있다.
21) 기존 기록물철등록부, 기록물등록대장의 항목이 주로 기록 자체의 내용 측면을 고려하여 항목이 구성되었던 반면, 향후 구축될 기록관리시스템은 전자기록의 진본성, 신뢰성, 무결성, 이용가능성의 유지를 위하여 기록물 자체뿐만 아니라 행위 주체, 법규, 업무활동, 기록관리업무까지도 메타데이터로 규정하고 있다. 특히, 기록의 구조정보, 물리적 기술(奇術)정보, 변경된 이력정보 등을 포함하여 생산시스템으로부터 이관받은 전자기록을 온전히 재현하고 유지할 수 있도록 개선하였다.
후속연구
이 때문에 최하위 단위과제의 규모가 너무 포괄적으로 작성되거나 너무 세분화되는 경향이 발생되고 있다. 각 레벨의 설정기준을 명확히 하고 이러한 기준에 부합하는가를 조직 혹은 업무관리 차원에서 검토하여 분류체계를 작성해야 현행의 업무를 반영한 분류체계가 될 수 있을 것이다. 그러나 현재는 기관마다 이해정도가 다를 뿐만 아니라, 촉박한 작업기간으로 인하여 충분한 업무분석 없이 진행되고 있다.
생산기관과 영구기록물관리기관의 분류의 목적이 상이함에도 불구하고 동일한 기준을 적용함으로써, 준영구이상의 기록에 대한 안정적이고 합리적인 분류체계를 수립하지 못한 실정이다. 개선모델에서도 비현용 기록을 위한 분류체계에 대해서 명확한 방향을 제시하고 있지 못하다는 점에서 한계가 있으며, 앞으로 국가기록원의 분류체계를 어떻게 수립할 것인가가 분류체계 운영방식에 있어서 관건이 될 것으로 생각된다.
또한 조치가 필요한 행위를 확인하고, 기록손실을 방지하며, 시스템의 유지와 보안을 위해 철·건․첨부파일의 감사추적 기능을 상정하고 있다. 기록관리시스템을 통하여 사용자별, 기록물별 사용내역과 처리내역을 추적하고, 시스템 운영상황, 오류사항 및 예기치 못한 시스템의 문제 발생시 로그정보를 이용하여 오류사항과 문제발생원인을 추적함으로써 전자기록의 무결성을 확보하게 될 것이다.33)
전자기록의 진본성 유지 전략차원에서 생산시점과 가장 가까운 시간에 보존포맷으로 변환하여 하나의 온전한 객체로 관리한다는 방향을 가지고 있으나, 변환량과 시간·시설 장비 등의 비용측면에서 변환대상의 범위를 제한할 수밖에 없었다. 또한 기록관리시스템내에서 품질검수완료 후 1차, 영구기록물관리기관으로의 이관 직전 2차에 걸쳐 보존포맷으로 패키징하도록 설계하였는데, 이것 역시 패키징과 재패키징에 있어서 적절한 시점인가를 검증해 볼 필요가 있다.
그러나 메타데이터 설계원칙에서 생산시스템과 기록유형에 따른 데이터의 비의존성을 표방하고 있음에도 불구하고, 일부 요소가 전자문서시스템이나 업무관리시스템의 항목을 그대로 사용하고 있어, 앞으로 요소의 적합성 검토가 재고될 필요가 있다. 또한 생산단계와 준활용단계의 메타데이터는 비교적 충분히 도출되었으나, 보존단계의 메타데이터는 거의 개발되지 못한 실정이어서 영구기록물관리과정에서 확보되어야할 메타데이터에 대한 심도 깊은 연구가 진행되어야 할 것이다.
앞으로 전자환경에 대한 분석과 전자기록관리 전반의 제문제에 대한 상세한 연구가 계속적으로 이루어져야 할 것이다. 뿐만 아니라 실무영역에서는 행정기관을 중심으로 도입예정인 전자기록관리시스템의 기능에 대한 검증을 통해 기 도출된 개념과 방법론의 적합성을 판단해 볼 필요가 있을 것이다. 우리나라의 전자기록관리는 아직 초보적인 단계이기 때문에 많은 시행착오를 겪게 될지 모른다.
셋째, 개발 완료된 보존포맷의 변환기술이 보완되어야 할 것이다.
앞으로 입수과정에서 대량의 전자기록은 품질관리기능을 통하여 진본기록인지를 확인하고 그에 따라 인수여부를 확정짓게 될 것이다. 기본적으로 필수적인 메타데이터의 존재여부, 바이러스에 의한 훼손여부, 첨부파일의 누락 등은 시스템적으로 확인이 가능할 것이다.
본 논문은 기록관리시스템에서 전자기록관리의 문제에 대해 접근하는 시론적인 글이다. 앞으로 전자환경에 대한 분석과 전자기록관리 전반의 제문제에 대한 상세한 연구가 계속적으로 이루어져야 할 것이다. 뿐만 아니라 실무영역에서는 행정기관을 중심으로 도입예정인 전자기록관리시스템의 기능에 대한 검증을 통해 기 도출된 개념과 방법론의 적합성을 판단해 볼 필요가 있을 것이다.
또한 국가기록원의 역할은 국가적 차원에서 필요한 기준 및 표준을 작성하고, 각급 기관이 이를 준수하는지 여부를 관리함으로써 국가보존관리체계를 거시적 안목에서 통제하도록 한다는 점에서 이전의 직접관리방식에서 한 단계 발전했다고 볼 수 있다. 이러한 운영방식은 영구보존대상의 수집을 위한 국가기록원의 전략수립이 전제될 때, 비로소 국가적으로 보존되어야 할 가치있는 기록을 제대로 보존·관리하고 각급 기관과 합리적인 보존분담체계를 갖추는데 기여할 수 있을 것이다.
접근관리와 관련하여, ISO 15489에서는 조직의 지침에 따라 누구에게, 어떠한 조건으로 기록에 대한 접근을 허가할지 결정하고, 적절한 접근통제를 위하여 기록과 개인 양쪽에 접근조건을 부여해야 한다고 강조하고 있다. 이러한 원칙에 따라 기록관리시스템에서는 시스템 및 데이터베이스의 불법적 접근통제 기능을 설계하여, 작업처리나 검색활용시 기관별 접근조건에 따라 사용자별, 기록물별 접근권한을 설정하고 해지하는 기능을 제공할 예정이다. 또한 조치가 필요한 행위를 확인하고, 기록손실을 방지하며, 시스템의 유지와 보안을 위해 철·건․첨부파일의 감사추적 기능을 상정하고 있다.
그러나 범용적 전자기록철 구조를 기록관리시스템에 설계할 경우, 이관을 위해서 불가피하게 기록정보의 본래 구조를 무시하고 철-건의 구조로 껴맞추어야 할지 모른다. 이러한 점에서 좀더 다양한 기록유형에 범용적 전자기록철 개념을 적용해 볼 필요가 있으며, 철-건 개념에 대한 세밀한 설계가 이루어 져야 할 것이다.
첫째, 업무관리시스템 외에 업무의 전자적 처리를 목적으로 하는 다양한 생산시스템의 기록관리 범주와 관리방법에 대한 근본적인 대책이 마련되어야 할 것이다.
첫째, 행정기관 확산예정인 BRM 분류체계와 현재 적용되고 있는 기록물분류기준표의 관계정립의 문제이다. 위에서 살펴본 바와 같이 BRM은 범정부 기능분류체계로 작성되어, 2007년부터는 중앙부처의 경우 전면적으로 사용될 예정이다.
이 때 기록관리시스템은 기록정보를 배포패키지로 가공하고, 요구되는 메타데이터를 추출하여 제공해야 할 것이다. 향후 이러한 논의를 진전하여 기록관리시스템에서 벗어난 배포기록정보의 위변조 위험에 대한 대책과 제공방식에 대해서 합리적인 방안이 마련되어야 할 것이다.
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