[논문]과학기술분야 연구기관의 기록관리: 한국항공우주연구원 연구기록의 공개와 활용방안 모색

김슬기; 연지현

doi:10.14404/jksarm.2020.20.1.201

과학기술분야 연구기관의 기록관리: 한국항공우주연구원 연구기록의 공개와 활용방안 모색
Record Management of Scientific Research Institutes: The Access and Use of Research Records at KARI 원문보기

한국기록관리학회지 = Journal of Korean Society of Archives and Records Management, v.20 no.1, 2020년, pp.201 - 205

김슬기 (한국항공우주연구원) , 연지현 (한국항공우주연구원)

초록
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한국항공우주연구원은 1989년 창립된 국책 연구기관으로, 연구분야의 특성 상 연구기록의 보안관리에 굉장히 민감한 기관이다. 때문에 기록의 보안이나 비공개에 대한 절차가 잘 운영되고 있는데, 반대로 기록의 공개나 활용에 대해서는 상대적으로 관심이 덜했다. 이 글에서는 그간 항공우주연구원에서 진행했던 연구기록물의 공개재분류, 연구성과물 전시와 같은 사례를 소개하고, 이를 통해 기관에서 기록관리 업무에 대한 인식이 어떻게 바뀌었는지에 대해 얘기하고자 한다.

Abstract ▼ AI-Helper

Established in 1989, Korea Aerospace Research Institute is a national research institute that is highly sensitive about the security management of research records given the nature of the research areas. As a result, procedures for security and confidential records are already well established. On the contrary, there has not been enough discussion about the release or use of records. This page introduces some examples such as the access re-review and archives exhibition, and how institutions' perceptions of records management have changed.

주제어

표/그림 (2)

그림 <그림 1> 공개재분류 원내기준 정립 전(좌)/후(우)
그림 <그림 2> (좌측부터) 실제 연구성과물, 스탬프 모형, 배포된 기념품

AI 본문요약
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* AI 자동 식별 결과로 적합하지 않은 문장이 있을 수 있으니, 이용에 유의하시기 바랍니다.

문제 정의

이 글에서는 연구기록 특징에 대해 간략히 소개하고, “기록관리 담당자는 공문 배부하는 사람”이라는 기관의 인식 속에서 기록관리 업무의 이미지메이킹을 위해 시도한 사례들을 공유 해 보고자 한다.

제안 방법

내부보고 및 공지를 통해 비공개기간과 기산일을 설정한 후, 연구성과물에 대한 공개재분류를 실시하였다. 기관 특성 상 대외공개가 원칙적으로 불가능한 건이 많아 대부분은 “원내 비공개￫ 원내 공개”로 전환하는 방향으로 진행되었다.
도서관에서 주최하는 행사를 통해 원내 보유기록물에 대한 연구자들의 호기심, 관심을 높이 \는 것이 이번 공공전시의 목적 중 하나였으므로, 전시장에 방문한 직원들이 원내기록을 색다르게 느낄 수 있도록 디자인이나 공간배치에도 주의를 기울였다. 먼저 항우연의 기능과 역할을 쉽게 이해 할 수 있도록 하는 것을 전시의 목적으로 설정하고, 대외 공개 가능한 관련 연구기록물을 폭넓게 수집했다. 도서관에서 보유하고 있는 연구보고서, 연구노트와 사진, 동영상 중 공개 가능한 건을 선별하여 스토리보드를 제작하였으며, 최종 확정된 전시내용에 맞춰 부족한 내용은 직접 연구자들을 찾아가 사진을 촬영하고 원고를 받는 등 기록의 생산도 병행하 였다.
이를 해결하기 위해 공공기록물 관리법에 적시된 공개재분류 절차를 시행하기로 하고, 에서 보이는 것과 같이 비공개기간의 종류는 5종6), 기산일은 문서 기안일자 기준 다음 해 1월 1일로 명시하였다.
전시는 국립세종도서관, 서울도서관, 경남대표도서관에서 순차적으로 진행되었다. 전시가 도서관에서 진행되었기 때문에, 다양한 이용자층이 방문 할 것을 감안하여 최대한 어렵지 않고 다양한 유형의 기록물과 마주 할 수 있도록 기획했다. 도서관에서 주최하는 행사를 통해 원내 보유기록물에 대한 연구자들의 호기심, 관심을 높이 \는 것이 이번 공공전시의 목적 중 하나였으므로, 전시장에 방문한 직원들이 원내기록을 색다르게 느낄 수 있도록 디자인이나 공간배치에도 주의를 기울였다.
전시 컨텐츠 중에서 특히 호평을 받았던 것은 연구성과물 모형을 활용해서 진행한 스탬프릴레이이다. 전시장에 비치된 연구성과물을 눈으로 보고, 전시 내용을 읽은 뒤 4개의 스탬프를 모두 찍으면 해당 일러스트로 제작된 기념품을 수령 할 수 있게 기획했다. 스탬프릴레이를 통해 관람객들이 마주하는 연구성과물 컨텐츠는 <그림 2>와 같다.
기관 특성 상 대외공개가 원칙적으로 불가능한 건이 많아 대부분은 “원내 비공개￫ 원내 공개”로 전환하는 방향으로 진행되었다. 절차는 기록물 공개재분류 양식을 기관에 맞게 수정하여 각 부서에 협조요청을 하고, 주저자 혹은 연구책임자가 공개전환여부를 판단하여 회신하도록 했다. 만약 공개가 불가능할 경우 비공개기간 연장은 공공기록물 법에서 정한 5년 뒤 재분류로 정하고, 구체적인 사유를 적시하도록 해 이유 없이 비공개기간을 연장하지 못하도록 했다.

성능/효과

비공개로 잠자고 있던 성과물을 유통하게 된 것도 중요한 결과지만, 전문요원으로서 무엇보다 고무적인 성과는 기록관리 업무에 대한 긍정적인 첫인상을 심어 준 것이다. 공개재분류 절차를 통해 거의 모든 연구부서와 공문을 주고받으면서, 공공기록물 법에 의거한 새로운 업무가 결국은 연구자에게 더 많은 연구기록을 제공 할 수 있다는 점을 알릴 수 있었다.
본인은 소속부서의 이점을 활용하여 연구성과물관리를 통한 기록관리 이미지메이킹을 시도하는 것이 가장 효율적이라고 판단했고, 그 중에서도 보안에 집중하느라 상대적으로 소외된, “연구기록의 공개와 활용” 측면에 집중하였다.
이를 위해 대부분의 연구기록은 대중이 받아들이기 쉬운 방식으로 재가공하여 활용했는데, 전시장에서 관람객들에게 연구기록 실물은 현장감 외에 큰 의미를 주기 어려운 형태이기 때문이다. 애초에 기록 실물을 활용한 전시를 생각했던 실무자로서는 아쉬운 부분이었으나, 결론적으로는 정보부서에서 이용자에게 먼저 소장기록물을 소개하는 아웃리치 서비스가 잘 진행되었다는 평을 받았다. 무엇보다 전시가 끝난 뒤 도서관 보유기록물을 궁금해 하며 방문하는 연구자가 생기기 시작해, 원내 직원들에게도 연구원의 소장기록을 새롭게 보여 줄 수 있는 좋은 기회가 되었다.
해당 검토절차를 운영하는 행정부서 역시, 문서의 보안여부 판단에 집중했을 뿐 비공개기간 만료 후 절차에 대해서는 고려하지 못했던 것 같다. 이런 상황에서 연구성과물은 매년 3,000여 건 이상 생산되는데 비해 한 번 비공개로 설정된 성과물이 공개재분류 되지 않으면서 비공개 연구성과물의 비중만 높아지는 것을 확인 할 수 있었다.

후속연구

전자기록의 활용에 집중하느라 비 전자기록 관리에는 다소 소홀했던 것도 사실이다. 앞으로 부족한 서고도 확충해야 하고, 다양한 기록물에 대한 접근권한 확보 및 수집 등 이제부터 좀 더 어렵고 본격적인 업무가 필요하다. 어떤 분들은 이 글에서 얘기한 사례들이 기록관, 그리고 기록물관리 전문요원이 할 업무인가에 대한 의문을 가질 수도 있을 것 같다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	항우연 연구기록관리의 가장 큰 특징은 무엇인가?	항우연 연구기록 관리의 가장 큰 특징은 기관 내에서도 각 연구분야별로 독립적인 기록관리체계가 형성되어있다는 것이다. 최근에서야 관리체계가 정비된 행정기록2)과는 달리 연구기록 관리에 대한 논의는 효율적인 연구수행을 지원하기 위한 방안으로서 일찍이 진행되어 왔다.
	한국항공우주연구원이란?	올해로 창립 30주년을 맞이한 한국항공우주연구원(이하 항우연)은 대한민국 항공우주 연구개발을 선도하는 기관으로서, 세계수준의 과학기술 개발을 통한 국민경제의 발전과 삶의 질 향상을 기관의 목표로 하는 연구기관1) 이다. 기관의 성격이 뚜렷한 만큼 가장 중요하게 생각되는 기록은 연구과정이나 성과를 담고 있는 연구기록물이며, 연구기록물은 기관 창립부터 현재까지 매년 생성되는 기록의 대부분을 차지하고 있다.
	항우연의 연구기록 관리시스템이 보안강화에 철저한 이유는 무엇인가?	허가받지 못한 자의 문서 열람, 획득을 방지하기 위한 기능 역시 일찍이 도입되어 보안강화에 기여하고 있다. 연구기록은 충실한 내용도, 신뢰 할 만 한 관리절차도, 원본이 훼손되지 않았다는것도 보증 할 수 있어야만 그 기록을 후속 연구에서 믿고 활용 할 수 있기 때문이다. 현재 항우연은 주요 연구부서별3)로 형상관리 담당부서 혹은 담당자가 지정되어 있으며, 사전에 정의된 양식 및 절차에 따라 각 연구자들이 연구기록을 생성하여 시스템에 등록하고 있다.

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