웹 기록정보서비스 평가모형 개발과 서비스 평가 - 대학기록관을 중심으로 - Evaluation Model Development for Web Archival Information Services and the Service Evaluation: Focused on University Archives원문보기
이 연구는 대학기록관에서 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스의 중요성을 인식하고, 웹을 통해 제공할 수 있는 서비스의 범주와 내용을 파악하여, 평가모형을 개발하여 제시하고자 하였다. 이를 위해 웹사이트가 있는 국내 대학기록관 몇 곳을 선정하여 웹 기록정보서비스를 평가한 후 평가결과를 분석하고 개선방향을 제시하였다. 대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가 결과에서 분석된 내용을 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록관의 미션과 비전을 설정하고 제시해야 한다. 둘째, 소장기록의 목록과 기록컬렉션에 대한 소개를 상세히 제공해야 한다. 셋째, 상세검색, 재검색, 원문검색 기능 및 검색방법에 대한 도움말 정보를 제공해야 한다. 넷째, 온라인 전시를 구축하고 정기적으로 발행하는 뉴스레터를 제공해야 한다.
이 연구는 대학기록관에서 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스의 중요성을 인식하고, 웹을 통해 제공할 수 있는 서비스의 범주와 내용을 파악하여, 평가모형을 개발하여 제시하고자 하였다. 이를 위해 웹사이트가 있는 국내 대학기록관 몇 곳을 선정하여 웹 기록정보서비스를 평가한 후 평가결과를 분석하고 개선방향을 제시하였다. 대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가 결과에서 분석된 내용을 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록관의 미션과 비전을 설정하고 제시해야 한다. 둘째, 소장기록의 목록과 기록컬렉션에 대한 소개를 상세히 제공해야 한다. 셋째, 상세검색, 재검색, 원문검색 기능 및 검색방법에 대한 도움말 정보를 제공해야 한다. 넷째, 온라인 전시를 구축하고 정기적으로 발행하는 뉴스레터를 제공해야 한다.
In this study, considering the importance of the providing archival information services over the Web in university archives, the evaluation model of the archival information services was proposed by identifying categories and contents of it. Direction for the improvement was proposed by evaluating ...
In this study, considering the importance of the providing archival information services over the Web in university archives, the evaluation model of the archival information services was proposed by identifying categories and contents of it. Direction for the improvement was proposed by evaluating and analyzing the Web archival information services of some university archives in Korea. Based on the evaluation, the following directions for improvement were suggested. First, the mission and vision of the archives should be established and published over the Web. Second, the introduction to the records catalogues and records collection should be provided in detail on the Web. Third, advanced search and full-text search functions should be provided, as well as the help information for the search methods. Fourth, university archives' Web sites should provide online exhibitions and newsletters of the archives.
In this study, considering the importance of the providing archival information services over the Web in university archives, the evaluation model of the archival information services was proposed by identifying categories and contents of it. Direction for the improvement was proposed by evaluating and analyzing the Web archival information services of some university archives in Korea. Based on the evaluation, the following directions for improvement were suggested. First, the mission and vision of the archives should be established and published over the Web. Second, the introduction to the records catalogues and records collection should be provided in detail on the Web. Third, advanced search and full-text search functions should be provided, as well as the help information for the search methods. Fourth, university archives' Web sites should provide online exhibitions and newsletters of the archives.
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문제 정의
기록관에서 이용자들에게 제공하는 서비스에는 기록관에서 직접 제공하는 물리적 서비스와 웹상에서 제공하는 온라인 서비스가 있는데, 본 연구에서는 대학기록관에서 물리적으로 제공하는 서비스를 제외하고 웹을 통해 온라인으로 제공할 수 있는 서비스에 한정하여 살펴보았다. 또한 웹 서비스 평가는 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스를 평가하는 것과 웹사이트 자체를 평가하는 것으로 나눌 수 있다.
웹 기록정보서비스 평가는 웹사이트를 통해 제공되는 기록정보서비스를 평가하는 것과 기록관의 웹사이트 자체를 평가하는 것으로 나눌 수 있다. 두 가지 방향의 웹 기록정보서비스 평가 관련 연구를 통해 평가 방법과 기준에 대해 살펴보려고 한다.
둘째, 대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가에 적용될 수 있는 평가모형을 개발하여 제시하고자 한다.
평가방법을 종합적으로 정리해보면, 평가기준을 몇 가지 범주로 구분하고, 하위에 평가항목과 평가문항을 설정하여 실제 평가를 시행하였다. 본 연구에서는 앞에서 제시된 여러 가지연구에서 수행된 평가방법을 토대로 웹 기록정보서비스 평가모형을 개발하였다.
본 연구의 전개를 위해서는 먼저 국내․외 문헌 연구를 통해 기록정보서비스의 개념과 범주, 대학기록관의 기능과 제공하는 기록정보서비스를 살펴보고, 웹 기록정보서비스의 개념 및 웹 기록정보서비스의 평가방법과 기준에 대해 고찰해 보았다. 이론적 연구를 분석한 결과 및 실제 국내․외 기록관들의 웹사이트 방문을 통한 분석 결과를 바탕으로 웹을 통해 제공할 수 있는 기록정보서비스의 유형과 내용을 파악하고, 웹을 통한 기록정보서비스를 평가하기 위한 평가모형을 개발하였다.
셋째, 자체적으로 웹 사이트를 운영하는 국내 대학기록관을 대상으로 웹 기록정보서비스를 직접 평가해봄으로써 실제 현황과 부족한 점을 확인하고 개선방안을 제안하고자 한다.
이 연구에서는 대학기록관에서 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스의 중요성을 인식하고, 웹을 통해 제공할 수 있는 서비스의 범주와 내용을 파악하여 평가에 적용할 수 있는 평가모형을 개발하여 제시하였다. 개발된 평가모형에서는 정보 제공 영역, 정보 검색 영역, 이용자 지원 영역으로 범주화하여 평가항목별로 평가 문항을 작성하였다.
평가모형에서는 일정한 기준에 따라 상위 영역을 범주화하고, 하위 평가영역 별로 평가항목과 측정방법을 설계하였다. 이렇게 개발한 평가모형을 적용하여 웹사이트가 존재하는 국내 4년제 대학의 기록 관을 대상으로 실제 웹을 통한 기록정보서비스를 평가해본 후 평가 결과를 분석하고, 앞으로 이루어져야 할 개선방향을 제안하고자 하였다.
또한 이용자와 웹사이트, 이용자와 이용자 상호간의 커뮤니케이션을 활성화시키는 기능의 도입을 통해 기록정보의 활용을 촉진시킬 수 있다. 이를 반영하여 이 영역에서는 개방과 공유, 참여를 촉진하는 웹 2.0 기술이 기록관 웹서비스에 적용되고 있는지의 여부도 함께 평가해보기로 하였다. 이용자 지원 영역에서는 하위 평가항목을 전시, 교육, 출판 및 상호작용으로 설정하였다(표 3 참조).
이에 이 연구에서는 기록관의 서비스를 평가하되, 특히 대학기록관을 대상으로 하여, 그 중요성이 높아지고 있는 웹을 통해 제공될 수 있는 기록정보서비스의 유형을 알아보고, 실제 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스들을 평가해보고자 하였다.
제안 방법
이 연구에서는 대학기록관에서 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스의 중요성을 인식하고, 웹을 통해 제공할 수 있는 서비스의 범주와 내용을 파악하여 평가에 적용할 수 있는 평가모형을 개발하여 제시하였다. 개발된 평가모형에서는 정보 제공 영역, 정보 검색 영역, 이용자 지원 영역으로 범주화하여 평가항목별로 평가 문항을 작성하였다.
다음으로 웹사이트를 운영하는 국내 대학기록관들을 조사하여 평가대상을 선정하고, 다섯 곳의 대학기록관에 개발된 평가모형을 적용하여 서비스를 평가해본 후 평가 결과를 분석하고, 평가 결과에서 분석된 내용을 종합하였다.
그 중에서도 대학의 기록관리를 체계적이고 효율적으로 하고 있는 대학기록관이라면 한국대학기록관협의회에 가입되어 있을 것으로 판단하였다. 따라서 먼저 한국대학 기록관협의회의 회원기관 목록 확인을 통해, 대학기록관, 대학사료실, 기록보존소, 교사자료실 등의 명칭으로 대학기록관이 설치되어 있는 대학교를 대상으로, 해당 대학교의 홈페이지에서 부속기관을 확인하는 절차를 거쳐서 대학기록관의 웹사이트 존재 유무를 조사하였다. 이러한 과정을 거쳐 확인해 본 결과, 자체 웹사이트를 운영하는 대학은 K대학교, M대학교, P대학교, S대학교, SK대학교, Y대학교, E대학교, HH대학교, H대학교로 확인되었다.
웹사이트에서는 기록관이 소장하고 있는 기록물에 대한 이용자들의 접근을 제공하기 때문에 이용자가 원하는 기록을 찾아내고 기록을 잘 이해할 수 있도록 도와주는 검색도구를 제공해야 한다. 따라서 정보 검색 영역에서는 검색서비스와 관련된 내용들을 평가하며, 하위 평가항목을 검색 기법과 검색결과의 활용으로 설정하고, 이와 관련된 평가문항으로 구성하였다(표 2 참조).
평가모형을 개발하는데 필요한 평가문항들을 도출하기 위해서, 앞에서 살펴본 선행 연구(Yakel 1994; Dearstyne 1997; Pugh 2005; 이숙희 2003; 이희숙 2005;이윤주 2007; 설문원 2008; 이명희 2008 등)를 통해 기록정보서비스의 내용을 분석하여 보편적이고 객관적으로 적용될 수 있도록 범주화하고 이를 다시 항목화하여 평가기준을 작성하였다. 본 연구에서는 웹에서 제공되는 기록정보서비스를 평가할 수 있는 영역을 3개의 상위 평가 영역인 정보 제공 영역, 정보 검색 영역, 이용자 지원 영역으로 범주화하였다. 그 아래에 각각의 하위 평가항목들을 전개하고, 하위 평가항목에서 다시 구체적인 평가문항을 설정하였다.
먼저 웹사이트를 통한 정보서비스를 평가한 연구를 살펴보면, 국내 40개 행정부처의 웹 정보서비스 품질을 평가한 연구(유사라 외 2001)가 있었다. 여기서는 웹 정보서비스의 측정기준을 검색성, 사용용이성, 이용자지원성의 세가지 측면으로 나누고 세부 항목에 따라 평가하여 정부기관의 정보서비스 개선을 위한 방향을 제시하였다. 또한 19개 중앙부처 웹사이트의 정보서비스를 분석․평가한 이명희(2004)는 5대 평가기준을 정보내용, 전자적 민원처리, 전자적 의견수렴, 접근 및 이용편의성, 디자인 항목으로 설정하고 세부항목 26개를 포함하였다.
본 연구의 전개를 위해서는 먼저 국내․외 문헌 연구를 통해 기록정보서비스의 개념과 범주, 대학기록관의 기능과 제공하는 기록정보서비스를 살펴보고, 웹 기록정보서비스의 개념 및 웹 기록정보서비스의 평가방법과 기준에 대해 고찰해 보았다. 이론적 연구를 분석한 결과 및 실제 국내․외 기록관들의 웹사이트 방문을 통한 분석 결과를 바탕으로 웹을 통해 제공할 수 있는 기록정보서비스의 유형과 내용을 파악하고, 웹을 통한 기록정보서비스를 평가하기 위한 평가모형을 개발하였다. 평가모형에서는 일정한 기준에 따라 상위 영역을 범주화하고, 하위 평가영역 별로 평가항목과 측정방법을 설계하였다.
본 연구에서는 대학기록관의 웹사이트를 통한 기록정보서비스를 평가하는 방법으로 ‘리커트 척도’에 의한 측정방법을 채택하였다. 척도는 5등급으로 구분하여 정성평가 척도를 적용하였다.
첫째, 대학기록관의 기능과 대학기록관에서 제공하는 기록정보서비스 유형을 살펴보고, 그중에서 웹을 통해 제공할 수 있는 기록정보서비스의 유형과 내용을 파악해본다.
평가는 1차 평가를 2008년 10월 20일~10월 31일에 시행하였고, 2차 평가를 2008년 11월 19일~11월 22일에 시행하였다. 평가 내용은 정보 제공 영역에 따른 평가(13항목), 정보 검색 영역에 따른 평가(8항목), 이용자 지원 영역에 따른 평가(9항목)로 구분하여 총 30항목에 해당하는 세부 평가 문항을 적용하여 평가하였다. 평가문항별로 평점 부여방식은 ‘우수’에 해당하는 것은 5점, ‘충분’은 4점, ‘보통’은 3점, ‘미흡’은 2점, ‘없음’은 1점을 부여하는 방식을 채택하였다.
평가를 시행하는 대학기록관 웹사이트는 앞서 검토한 K대학교, M대학교, P대학교, S대학교, Y대학교 등의 5곳 대학교 기록관을 대상으로 하였다. 평가는 1차 평가를 2008년 10월 20일~10월 31일에 시행하였고, 2차 평가를 2008년 11월 19일~11월 22일에 시행하였다. 평가 내용은 정보 제공 영역에 따른 평가(13항목), 정보 검색 영역에 따른 평가(8항목), 이용자 지원 영역에 따른 평가(9항목)로 구분하여 총 30항목에 해당하는 세부 평가 문항을 적용하여 평가하였다.
이론적 연구를 분석한 결과 및 실제 국내․외 기록관들의 웹사이트 방문을 통한 분석 결과를 바탕으로 웹을 통해 제공할 수 있는 기록정보서비스의 유형과 내용을 파악하고, 웹을 통한 기록정보서비스를 평가하기 위한 평가모형을 개발하였다. 평가모형에서는 일정한 기준에 따라 상위 영역을 범주화하고, 하위 평가영역 별로 평가항목과 측정방법을 설계하였다. 이렇게 개발한 평가모형을 적용하여 웹사이트가 존재하는 국내 4년제 대학의 기록 관을 대상으로 실제 웹을 통한 기록정보서비스를 평가해본 후 평가 결과를 분석하고, 앞으로 이루어져야 할 개선방향을 제안하고자 하였다.
본 연구에서 지칭하는 ‘웹 기록정보서비스’란 기록관의 웹사이트를 통해 제공되는 기록정보 서비스를 의미하는 것으로 웹사이트 자체를 평가하는 것은 제외하였다. 평가모형을 개발하는데 필요한 평가문항들을 도출하기 위해서, 앞에서 살펴본 선행 연구(Yakel 1994; Dearstyne 1997; Pugh 2005; 이숙희 2003; 이희숙 2005;이윤주 2007; 설문원 2008; 이명희 2008 등)를 통해 기록정보서비스의 내용을 분석하여 보편적이고 객관적으로 적용될 수 있도록 범주화하고 이를 다시 항목화하여 평가기준을 작성하였다. 본 연구에서는 웹에서 제공되는 기록정보서비스를 평가할 수 있는 영역을 3개의 상위 평가 영역인 정보 제공 영역, 정보 검색 영역, 이용자 지원 영역으로 범주화하였다.
평가방법을 종합적으로 정리해보면, 평가기준을 몇 가지 범주로 구분하고, 하위에 평가항목과 평가문항을 설정하여 실제 평가를 시행하였다. 본 연구에서는 앞에서 제시된 여러 가지연구에서 수행된 평가방법을 토대로 웹 기록정보서비스 평가모형을 개발하였다.
평가의 측정방법으로 정량평가에서는 ‘O/X, 기간/횟수/시간, 비율’ 등을 적용하며, 정성평가는 리커트 척도(Likert scale)나 설문조사 등을 통하여 평가한다.
대상 데이터
또한 SK대학교와 E대학교의 기록관은 웹사이트를 통한 서비스를 시행하는 초기단계이고, HH대학교 기록관은 행정정보목록의 공개에 서비스가 치중되어 있어 평가 대상에서 제외하였다. 최종적인 평가 대상으로 선정된 대학기록관이 존재하는 대학은 K대학교, M대학교, P대학교, S대학교, Y대학교였다.
평가대상이 되는 대학기록관으로는 4년제 대학이며, 웹사이트가 있는 대학기록관을 대상으로 하였다. 그 중에서도 대학의 기록관리를 체계적이고 효율적으로 하고 있는 대학기록관이라면 한국대학기록관협의회에 가입되어 있을 것으로 판단하였다.
평가를 시행하는 대학기록관 웹사이트는 앞서 검토한 K대학교, M대학교, P대학교, S대학교, Y대학교 등의 5곳 대학교 기록관을 대상으로 하였다. 평가는 1차 평가를 2008년 10월 20일~10월 31일에 시행하였고, 2차 평가를 2008년 11월 19일~11월 22일에 시행하였다.
이론/모형
본 연구에서는 대학기록관의 웹사이트를 통한 기록정보서비스를 평가하는 방법으로 ‘리커트 척도’에 의한 측정방법을 채택하였다.
한편 정보서비스의 평가를 시행하려면 정보서비스를 구성하고 있는 여러 요소 중에서 어떠한 것을 대상으로 평가할 것인가를 결정해야 한다. 평가의 목적이 무엇인지, 정보서비스의 어떤 내용을 평가할 것인가를 고려하여 평가요소를 선정하고 평가 요소에 따라 평가 내용을 열거(박준식 2007)하는 방식에 따라 평가를 시행한다.
성능/효과
검색 기법에서 통합 키워드 검색은 평가 대상 대학기록관 모두가 잘 제공하고 있었으나, 정밀한 상세 검색과 원문 검색은 두 곳, 카테고리별 검색 기능은 세 곳, 재검색 기능은 한 곳의 대학기록관에서만 제공하고 있었다. 특히 M대학교 기록관은 웹페이지에서 재검색 기능을 제외한 다양한 검색 기능들을 제공하고 있었으며, S대학교 기록관의 경우 도서관과 연계하여 다양한 학내의 자원을 포괄하는 ‘전자도서관’의 통합 검색을 통해 기록물 검색이 가능하도록 하여, 전체적으로 다양하고 우수한 검색 기능들을 제공하고 있었다.
넷째, 전시, 교육, 출판, 상호작용 서비스 등에 대해 평가한 이용자 지원 영역은 서비스가 매우 부족했다. 온라인 전시, 온라인 세미나, 뉴스레터 등은 몇 곳의 대학기록관에서만 제공되고 있었고, 교육 서비스 프로그램이나 웹 2.
둘째, 정보제공 영역 중에서 소장기록 목록 제공, 기록 컬렉션 소개, 참고질의서비스 등에 대해 평가한 기록물 이용 부분에서는 평가대상이 된 대부분의 대학기록관에서 서비스가 부족했다. 특히 FAQ, 방문열람예약, 온라인 복사 신청, 이용자 유형별 접근방식은 거의 제공되지 않고 있었다.
셋째, 소장기록의 통합검색, 상세검색, 원문 검색 서비스 등에 대해 평가한 정보 검색 영역에서는 대학기록관에 따라 큰 편차를 보이고 있었다. 웹사이트 내에 검색시스템을 구축해놓은 대학기록관에서는 다양한 검색기능을 제공하고 있는 반면에 기본적인 키워드 검색 기능만 제공하는 대학기록관도 있었다.
소장기록의 통합검색, 상세검색, 카테고리별 검색 서비스 등을 알아본 정보 검색 영역에서는 대학기록관에 따라 큰 편차를 보이고 있었다. 온라인 검색시스템이 잘 갖춰진 M대학교 기록관과 S대학교 기록관은 높은 점수를 받았다.
첫째, 정보제공 영역 중에서 기록관의 미션, 연혁, 조직도, 업무 정보 제공 등에 대해 평가한 기록관 안내 부분에서는 대학기록관들마다 다소 편차는 있으나 대체로 서비스가 잘 이루어지고 있는 편이었다. 그러나 대부분의 대학기록관 웹사이트에 비전이 제시되고 있지 않았는데, 아마 비전을 설정하고 있지 않아서 그런 것으로 판단되었다.
첫째, 정보제공 영역 중에서 기록관의 미션, 연혁, 조직도, 업무 정보 제공 등에 대해 평가한 기록관 안내 부분에서는 대학기록관마다 다소 편차는 있으나 대체로 서비스가 잘 이루어지고 있는 편이었다.
앞에서 제시한 평가 산출 방식에 따라 평가 영역, 평가항목에 따라 세부평가문항별로 평가한 결과는 다음의 <표 5>와 같다. 평가 결과에서 가장 높은 점수를 얻은 곳은 S대학교 기록관 웹사이트이고, 그 다음으로 M대학교 기록관 웹사이트의 점수가 높게 나왔다.
후속연구
검색기능에 대한 도움말 안내는 세 곳의 대학기록관에서 제공되고 있었다. 검색기능에 대한 도움말 안내 정보는 기록물을 검색하는데 익숙하지 않는 이용자들에게 보다 편리하게 이용할 수 있도록 지원해 줄 수 있으므로 앞으로 대학기록관의 웹사이트를 구축할 때 반드시 제공되어야 할 서비스이다.
특히 M대학교 기록관은 웹페이지에서 재검색 기능을 제외한 다양한 검색 기능들을 제공하고 있었으며, S대학교 기록관의 경우 도서관과 연계하여 다양한 학내의 자원을 포괄하는 ‘전자도서관’의 통합 검색을 통해 기록물 검색이 가능하도록 하여, 전체적으로 다양하고 우수한 검색 기능들을 제공하고 있었다. 나머지 대학기록관에서는 통합 키워드 검색 기능 또는 카테고리별 검색 기능만 제공하고 있어, 앞으로 보다 정교한 검색 기능들을 추가해야 할 것이다.
특히 기록물에 대한 전거레코드는 기록물의 생산자나 조직, 출처 등에 대한 배경정보를 제공하기 때문에 기록물에 대한 정보검색을 지원하는 데에 매우 유용하다(이해영 외 2008). 따라서 대학기록관에서는 앞으로 전거레코드와 시소러스의 구축을 통해서 검색도구의 품질을 높여야 할 것이다.
모든 평가대상 대학기록관에서 이런 서비스들을 제공하지 않는 이유는 이용자 수가 적기 때문인 것으로 추정되므로, 이런 서비스들은 향후 이용자 수가 늘어나게 되면 제공되어야 할 것이다. 또한 교수, 학생, 직원, 동문, 일반연구자 등 각각의 이용자그룹은 기록관 및 기록물을 이용하는 방법이나 요구에 있어서 다른 특징을 갖고 있으므로, 앞으로 이용자 유형에 따른 서비스 개발로 현재의 이용자는 물론 잠재적 이용자의 서비스 이용을 촉진시켜야 할 것이다.
체계적인 이용자교육을 통해서는 이용자들이 대학기록관의 필요성을 인식하고 친근하게 이용하는 계기를 제공할 수 있을 것이다. 또한 기록관 이용자 집단의 정보요구를 미리 파악하여 제공해주는 적극적인 서비스 프로그램을 개발한다면 기록정보의 이용이 보다 활성화될 수 있을 것이다.
기록관의 웹사이트 상에 효율적인 검색도구를 구현해놓는다면 이용자들은 기록관을 직접 방문하지 않고도 기록관의 소장여부를 쉽게 확인할 수 있다. 또한 웹사이트 상에 디지털화된 기록 원문을 제공한다면 더욱 편리하고 신속하게 기록을 활용 할 수 있을 것이다. 기록관은 다양한 검색도구를 구축하여 이용자의 검색능력에 따라서 적절한 기법을 선택하여 사용할수 있도록 해야 할 것이다.
이러한 대학기록관 서비스의 중요성을 감안하여 기록정보서비스를 강화하기 위해서는, 더 많은 대학기록관에서 소장기록을 웹에서 이용 가능하게 함으로써 물리적으로 기록관을 방문하거나 기록물담당자를 만나지 않고도 기록관을 이용할 수 있도록 해야 한다. 또한 이용자들의 요구를 바탕으로 기록관의 웹사이트를 통한서비스를 제공하는데 지속적인 관심을 가져야 할 것이다.
반면에 FAQ 제공, 온라인 복사 신청, 이용자 유형별 접근방식은 모든 평가대상 대학기록관에서 제공이 되지 않고 있었다. 모든 평가대상 대학기록관에서 이런 서비스들을 제공하지 않는 이유는 이용자 수가 적기 때문인 것으로 추정되므로, 이런 서비스들은 향후 이용자 수가 늘어나게 되면 제공되어야 할 것이다. 또한 교수, 학생, 직원, 동문, 일반연구자 등 각각의 이용자그룹은 기록관 및 기록물을 이용하는 방법이나 요구에 있어서 다른 특징을 갖고 있으므로, 앞으로 이용자 유형에 따른 서비스 개발로 현재의 이용자는 물론 잠재적 이용자의 서비스 이용을 촉진시켜야 할 것이다.
본 연구는 대학기록관의 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스만 한정하여 평가했기 때문에 웹사이트 자체의 기능이나 성능은 평가하지 못했다는 한계가 있다. 그러나 현재 운영되고 있는 대학기록관 웹사이트의 실제 기록정보서비스를 평가하여 개선방향을 알아본 것은, 새로 설립될 대학기록관이나 새로 구축되는 대학기록관 웹사이트에서 제공해야할 서비스 프로그램을 계획하는 데 도움이 될 수 있을 것이라는 점에서 연구의 의의가 있다고 할 것이다.
앞에서 분석된 기록정보서비스 유형을 바탕으로, 대학기록관에서 웹을 통해 제공될 수 있는 기록정보서비스를 이후 평가모형을 통해 추가적으로 상세하게 제시할 것이다.
0 기술을 이용한 메일링리스트 서비스, 웹 채팅을 이용한 참고질의서비스, tag를 이용한 검색키워드, 폭소노미를 이용한 분류체계서비스 등은 모든 평가대상 대학기록관에서 제공되지 않고 있었다. 앞으로 계속 변화하는 정보환경의 발전과 이용자의 정보접근 방법의 변화를 수용하자면 웹 2.0 기술을 적용한 미래지향적인 서비스를 도입하는 방향으로 나아가야 할 것이다.
웹사이트를 통해 온라인으로 제공되고 있는 연도별 사업계획과 업무회의록 내용은 이용자들이 대학기록관에서 이루어지고 있는 업무에 대해 더욱 상세히 알고 이해하도록 해주고 있었다. 앞으로 기록관 웹사이트들은 소식지 형태의 뉴스레터를 정기적으로 제공하여 대학기록관에 대한 홍보를 강화시키는 것이 바람직할 것이다.
기록 컬렉션 소개는 두 곳의 대학기록관에만 되어 있었다. 앞으로 대학기록 관들은 소장한 주요 기록물 중에서 컬렉션으로 구성되어있거나 정리되어 있는 컬렉션을 간략한 소개와 함께 온라인으로 제공하여 이용자들에게 유용한 기록정보를 제공해야 할 것이다.
반면 S대학교 기록관의 경우, 기록관리 업무와 각종 기록 관리 지침을 종합하여 S대학교 기록물 관리 편람을 제공하고 있었으며, 열람 지침을 통해 상세한 열람서비스를 안내하고 있었고, Y대학교 기록관의 경우 수집정책을 명문화하여 제시하고 있었다. 앞으로 대학기록관에서는 기록관리정책이나 지침을 마련하여 이용자들이 기록관을 이용하는데 필요한 보다 체계적이고 명확한 정보를 제공해야 할 것이다. 평가대상 중 세 곳의 대학기록관에는 비전이 제시되어 있지 않았는데 향후에 비전을 설정하여 서비스전략을 수립하는 방향으로 가야 할 것이다.
특히 소장기록 목록을 제공하고 있으나, 소장기록이나 기록 컬렉션들에 대한 소개가 부족한 곳이 많았다. 앞으로 이용자들이 쉽게 소장 기록물에 대해 파악을 하고 필요한 정보를 활용할 수 있도록 대학기록관에서는 소장기록 및 기록 컬렉션에 대한 소개를 상세히 제공해야 할 것이다.
이 연구는 현재 운영되고 있는 대학기록관과 새로 설립될 대학기록관에서 웹사이트를 통해 제공되는 서비스의 개선과 새로운 서비스 프로그램을 도입하는 데 도움이 될 수 있을 것이라 기대한다.
상호작용 부분에서는 자유게시판이 네 곳의 대학기록관에서만 제공되고 있었다. 자유게시판은 소감 및 건의 등을 자유롭게 게시하는 곳으로 이용자의 의견을 수렴하여 업무 발전과 서비스 개선을 이루는 데 도움이 될 수 있기 때문에 적극 활용되어야 할 것이며, 향후 설문조사를 통해 이용자 만족도를 파악해 지속적으로 개선을 해나가야 할 것이다.
추후 연구를 통해 대학기록관을 위한 더욱 정교한 평가모형의 개발과 다른 유형의 기록관 특성에 맞는 평가모형을 제시하는 연구가 활발히 진행되기를 기대해본다.
앞으로 대학기록관에서는 기록관리정책이나 지침을 마련하여 이용자들이 기록관을 이용하는데 필요한 보다 체계적이고 명확한 정보를 제공해야 할 것이다. 평가대상 중 세 곳의 대학기록관에는 비전이 제시되어 있지 않았는데 향후에 비전을 설정하여 서비스전략을 수립하는 방향으로 가야 할 것이다.
7%)’등의 순위로 나타났다. 학술적 이용이 기대되는 대학원생은 대학기록관의 중요한 서비스 대상자 중 하나이므로 이러한 연구 결과를 바탕으로 온라인 전시, 온라인 복사 서비스, 온라인 세미나 등의 서비스 프로그램을 개발해야 할 것이다.
비전은 기록관 운영의 방향을 제공하며 기관구성원의 업무 수행의 동기부여와 조직 활성화에 기여하므로 매우 중요하다. 향후 대학기록관에서는 비전을 설정하고 제시하여 운영 및 서비스가 전략을 가지고 진행되도록 해야 할 것이다.
0기술을 응용한 서비스도 제공하면 좋으나, 아직 대체적으로 대학당국의 지원이 적은 기록관들의 여건상 당장 도입되기는 어려울 것이다. 향후 대학기록관의 중요성이 더 폭넓게 인지되고, 이러한 기술도입이 좀 더 보편화되면 이용자와의 상호작용이 가능하며 업그레이드 된 서비스를 제공할 수 있는 웹 2.0 도입을 추진할 수 있을 것이다.
그러나 한 곳의 대학기록관은 미션과 기록관의 대표 연락처 소개가 미흡하고, 공지사항에서 제공되는 내용들의 업데이트가 잘 안 되고 있었다. 향후 업데이트를 통해 신속하고 정확한 정보의 전달이 요구된다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
2009년 현재 인터넷 이용률은 어떠한가?
우리나라의 인터넷 이용자와 웹사이트는 빠르게 증가하고 있다. 2009년 현재 인터넷 이용률은 전체 인구의 77.2%에 이르고 있으며, 연령대별로는 10대(99.9%) 및 20대(99.
대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가 결과에서 분석된 내용을 바탕으로 제언된 개선방향은 무엇인가?
대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가 결과에서 분석된 내용을 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록관의 미션과 비전을 설정하고 제시해야 한다. 둘째, 소장기록의 목록과 기록컬렉션에 대한 소개를 상세히 제공해야 한다. 셋째, 상세검색, 재검색, 원문검색 기능 및 검색방법에 대한 도움말 정보를 제공해야 한다. 넷째, 온라인 전시를 구축하고 정기적으로 발행하는 뉴스레터를 제공해야 한다.
인터넷의 높은 활용도는 무엇을 의미하는가?
이러한 인터넷의 높은 활용도는 이제 많은 사람들이 필요한 정보를 인터넷을 통해 얻기를 기대한다는 것을 뜻하며, 기록관의 정보서비스가 인터넷 중심으로 가야할 것임을 보여주고 있다고 할 수 있다. 본 연구에서 살펴보고자 하는 대학기록관도 주 이용자인 교수, 학생, 직원의 인터넷 이용률은 앞에서 제시한 통계수치로 미루어 볼 때 99%가 넘으며, 동창 등 그 이외의 이용자들을 비롯하여 앞으로 기록관 이용자들이 정보 검색을 웹에 의존하는 비중은 점점 높아질 것이다.
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