[논문]일본 사가미하라시(相模原市)의 기록관리 연구

이경용

doi:10.20923/kjas.2018.58.065

일본 사가미하라시(相模原市)의 기록관리 연구
Records & archival Management Research of Sagamihara City, Japan 원문보기

기록학연구 = The Korean Journal of Archival Studies, no.58, 2018년, pp.65 - 94

이경용 (한남대학교 사학과)

초록
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이 논문은 카나가와현(神奈川県)에 위치한 정령지정도시(政令指定都市) 사가미하라시(相模原市)의 기록관리 사례를 통해서, 일본의 기록공동체가 지역에서 '모범적인 기록관리 제도'를 만들어가는 과정과 주요 내용을 살펴보고자 했다. 구체적으로는 '자문기관'이라는 제한적 기능과 역할을 수행하는 기록관리 심의회 조직이 조례와 관련 규정을 정비하는 과정에서 시정 운영의 주요 거버넌스 조직인 지방자치단체의 '부속기관'이라는 조직을 적극 활용하는 과정을 정리하였다. 그리고 이 과정에서 기록관리가 이루어지는 각 단계에서의 관련 기록정보를 사회구성원들에게 적극적으로 제공되는 모습을 확인하였다. 이러한 사례는 '체계적 기록관리' 실현의 물적 토대인 아카이브가 부재한 한국의 기록관리 현실에서 기록공동체의 '실천적 전망'을 제시하고 있다는 점에서 의의가 있다.

Abstract ▼ AI-Helper

This paper is an example of records & archival management in Sagamihara City, Japan. The purpose of this paper is to examine the process and main contents of the Japanese record community making 'exemplary records management system' in the region. Specifically, the organization of the Records Management Council, which performs the limited function and role of the 'advisory body', actively utilized the organization of 'local government', which is the main governance organization of municipal administration in the process of regulating the ordinances and related regulations. In this process, related record information at each stage of record management is actively provided to the members of the society. This case is significant in that it presents the "practical view" of the recording community in the reality of the records management in Korea where there is no archive, which is the material foundation of the realization of 'systematic record management'.

주제어

표/그림 (2)

표 <표 1> 정보·기록심의회(기록부회)의 폐기문서 심의 과정(예시)
표 <표 2> 사가미하라시 공문서과목표 중 역사적공문서에 해당하는 부책

AI 본문요약
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문제 정의

기록부회는 이 과정에서 시장의 ‘자문’에 대해서 ‘답신’하는 제한적인 활동에서 벗어나서 기록관리 제도에 대한 조사·심의 등의 정책적 역할을 수행하기 위해 적극적으로 활동하였다. 그 결과 심의회규칙의 내용을 개정하고, ｢공문서관리조례｣에서의 각 행정기관의 기록 평가와 폐기 심의 등을 수행하는 전문적인 부속기관으로서의 자기 역할을 확대시키고자 하였다.
그리고 ‘한층 더 열린 시정’ 운영을 위해 심의회와 협의회 조직의 역할과 기능을 각각 시(市)의 ‘부속기관’과 ‘자문기관’으로 분리하여, 행정기관 내에서의 회의체 조직이 가지는 위상과 역할을 실질적으로 강화하고자 하였다.
기록관리 제도의 정비 과정에서 ‘부속기관’인 정보·기록 심의회 내에 별도의 기록부회라는 전문 부회를 설치하고 기록관리 조례와 기록평가 기준에 대한 시장의 ‘자문 요청’에 대한 ‘답신(안)’을 작성하여 현용－비현용 단계를 일원적으로 관리하는 기록관리 제도를 구축하고자 하였다.
동시에 행정적 가치 중심으로 책정된 공문서의 보존기간에 따른 역사적공문서 선별 기준에 대한 의견을 제시하였다. 즉 심의회에서는 ‘30년 보존기간’으로 책정된 기록은 ‘행정기관에서 장기간 사용하고 필요로 했던 기록’으로 시정에 미쳤던 영향과 향후의 시책형성 과정에서의 활용 가능성 등을 이유로 원칙적으로 역사적공문서로 선별해야 한다고 주장하였다.
여기에서는 기록관리 전문가로 구성된 회의체로서의 기록부회가 사가미하라시의 각 실시기관들을 대상으로 작성·제시하는 기록평가 기준과 보존기간이 만료된 기록에 대한 폐기심의 활동에 대해 알아보도록 하자.
이 조례는 시의 제반 활동과 역사적 사실의 기록인 공문서가 시민공유의 지적자원으로서 시민이 주체적으로 이용할 수 있는 것임에 비추어 볼 때, 공문서관리에 관한 기본적 사항을 규정함으로써 공문서의 적정한 관리, 역사적공문서의 적절한 보존 및 이용 등을 꾀하여 시정이 적정하면서도 효율적으로 운영되도록 하는 동시에 시정에 관한 시민의 알 권리를 존중하고 시의 제반 활동을 현재와 미래의 시민에게 설명할 책무를 다하도록 하는 것을 목적으로 한다.
이하 본문에서는 사가미하라시 공문서관리부회의 활동 과정을 증거하는 각종 ‘답신(안)’과 회의자료 등을 토대로 일본의 기록공동체가 기록관리 조례와 관련 규정을 정비하고 이를 행정 현장에 적용시켜 나가는 방식을 살펴본다.

제안 방법

‘10년 보존기간’ 책정 기록에 대해서는 ‘중요한 사무·사업의 계획·실시’, ‘시의 행정운영 기본방침, 중요시책 등을 심의하는 회의’, ‘심사기준, 처분기준, 행정지도지침의 제정·개폐’ 등과 관련한 기록들이므로 역사적공문서로 평가되어야 하며, ‘인허가’ 또는 ‘소송’ 관련 기록 중에서도 ‘중요한 기록’은 역사적공문서로 선별한다는 방침을 제시하였다.
‘시민적 관점’이 반영된 기록의 평가·선별 기준인 ｢역사적공문서 선별기준｣의 임의적 적용을 방지하고, 각 기관별로 표준적으로 적용될 수 있도록 기록부회에서는 구체적인 기록을 예시한 ‘세부기준안’을 작성·제공하였다.
⑤조례를 제정하고 공문서관을 설치(또는 기능을 강화)한다. ⑥조례의 시행에 대비하여 행정기관에서의 구체적 적용에 유용한 기록관리 가이드라인 등을 제정한다. ⑦법적 준수를 강제할 조직으로서 회의체 조직을 운영하면서 평가·선별 업무 또는 역사적공문서 이용결정에 대한 이의신청에 대한 심사 업무 등을 수행한다.
구체적으로 ‘시의 종합계획(과정에서의) 퍼블릭 코멘트에 관한 기록’, ‘미군기지터 이용계획, 역주변정비계획, 일반폐기물처리 기본계획(과정에서의) 퍼블릭 코멘트에 관한 기록’, ‘도시경영지침, 교통대책, 기본계획 책정(과정에서의) 퍼블릭 코멘트에 관한 기록’, ‘조례원의(原議), 규칙원의, 훈령원의, 고시원의와 그 (과정에서의) 퍼블릭코멘트에 관한 기록,’ 등을 역사적공문서로 선별하도록 제시하였다.
그리고 이를 기록부회의 제안대로 행정기관에서의 선별기준 적용을 보장하기 위해 훈령으로 제정·공포하였다.
기록학 교수, 아카이브 관계자, 법조계 인사 등 다년간 일본의 기록관리 개혁에 관계했던 전문가들과 시민공모 위원을 포함 모두 6명으로 구성된 기록부회는 ‘현용단계에서의 기록관리 방안’, ‘역사적 공문서의 보존과 이용 방안’, 관련 조직 및 인력 문제 등을 중심으로 1년 동안의 조사·심의 활동에 착수하였다.
회의록을 통해 파악되는 기록부회에서의 기록폐기 심의 과정은 매년 차이가 있지만, 제한된 기간 내에 심의를 끝내야 하는 까닭에 ‘폐기사유’ 등을 유형별로 구분해서, 기록의 내용이나 관련 기록의 존재 여부 등을 확인하는 방식으로 진행되었다.

대상 데이터

일본의 ｢공문서관리법｣ 시행을 계기로 추진된 일본 지방의 기록관리 제도 정비 과정과 주요 내용을 카나가와현에 위치한 정령지정도시 사가미하라시 사례를 통해 살펴보았다. 사가미하라시는 일찍부터 ‘열린 시정’의 운영을 위해 관련 분야의 전문가와 시민으로 구성된 심의회 등의 회의체 조직을 적극 활용하였다.
하지만 시(市)로서는 행정구역 통폐합으로 인해 ‘역사적공문서’가 박물관, 시 출장기관의 창고 등 6곳에 분산 보관되고 있던 상황에서 ‘시설로서의 공문서관 설치’를 더 이상 미룰 수 없는 현안 사항이었다. 조례시행으로부터 반년이 지난 2014년 10월 1일, 행정구역 통폐합으로 편입된 자치체의 의회 건물을 부분적으로 리모델링해서 사가미하라시립공문서관(相模原市立公文書舘)이 개관되었다.¹⁶⁾

성능/효과

그동안 다소 지지부진했던 행정구역 통합이 2006년~2007년 사이에 급진전되어 2010년 4월에 정령지정도시가 된 것이다.⁴⁾ 카가나와현 내에 소재한 4곳의 상수원 중 2곳의 상수원 지역을 편입하면서 사가미하라시는 도쿄도와 인접한 전원적 대도시로의 발전을 본격적으로 모색하게 된다. 즉 행정구역 통폐합으로 관리 지역이 확대된 정령지정도시 사가미하라시는 종전의 시 발전계획과 새롭게 편입된 지역의 발전 계획을 통합적으로 추진할 수 있는 종합발전을 기획하게 된다.
그러나 결과적으로 ‘역사적공문서의 보존·이용기관으로서의 공문서관’ 설치는 실현되지만, ‘현용－비현용단계의 일원적 기록관리’를 총괄하는 기록관리 전담 조직의 신설은 이루어지지 않았다.
둘째, 사가미하라시 사례에서도 잘 드러나 있듯이 일본 지방의 기록관리제도 정비와 관련해서 이루어지는 조례 제정과 아카이브 설치 과정에서의 전문적 활동 등의 중요한 사회적 행위들은 모두 공개된다. 이는 결과적으로 민주주의의 토대 강화에 기여하는 기록관리 제도의 중요성과 필요성에 대한 사회구성원들의 이해·공감과 관련하여, 그 ‘절차적 정당성’을 획득해가는 과정인 동시에 전문가 집단으로서의 ‘사회적 행위’에 대한 ‘설명 책임’이라는 문제와 직결된다.
새로운 기록관리 법령은 종전과는 달리 기록의 생애주기 전 과정에 걸쳐 연속적으로 관리하는 ‘일원적 관리’가 이루어질 수 있는 법체계 정비였다.
이를 통해 아카이브가 아직 설치되기 이전의 기록부회 활동이 가지는 중요성, 그리고 설치 이후에도 전문적 기록관리기관으로서의 기능을 제대로 수행하지 못하는 공문서관의 역할을 ‘대행’하는 기록부회의 활동을 확인할 수 있다.
이상에서 사가미하라시의 ‘적정한 기록관리’ 제도를 위해 ‘주체적으로 의견을 제시하는’ 전문 단위 ‘부속기관’인 기록부회가 수행하는 행정기관의 기록관리 프로세스에 대한 앞의 4가지 사항에 대한 ‘정책 자문’ 권한은, 비록 ‘자문’이라는 표현에도 불구하고 조례상의 명확한 규정에 의해 각 행정기관의 기록관리 업무에 대한 ‘실제적’인 ‘감독과 승인’이라는 행정적 구속력을 지니는 것임을 잘 알 수 있다.

후속연구

이는 결과적으로 민주주의의 토대 강화에 기여하는 기록관리 제도의 중요성과 필요성에 대한 사회구성원들의 이해·공감과 관련하여, 그 ‘절차적 정당성’을 획득해가는 과정인 동시에 전문가 집단으로서의 ‘사회적 행위’에 대한 ‘설명 책임’이라는 문제와 직결된다. 더 나아가 기록평가 기준과 적용, 폐기 심의 과정과 결과 등과 관련된 기록관리 프로세스 과정에서 획득되는 다양한 기록정보에 대한 적극적 제공 필요성은 기록전문가 집단의 존립 근거와 연계되는 문제라는 점에서 한국 기록공동체의 진지한 자기 성찰이 요구된다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	아카이브 구축이 반드시 해결되어야 하는 이유는?	‘1인 기록관 체제’로 표현되는 기형적 구조의 한국 기록관리 현실에서 ‘체계적 기록관리’ 실현을 위한 물적 토대로서의 아카이브 구축은 반드시 해결해야 할 시급한 현안 과제이다. 사가미하라시의 기록관리 제도 정비 과정에서 ‘부속기관’으로 편제된 회의체 조직이 ｢공문서관리법｣의 취지에 따른 ‘적절한 기록관리’ 체제를 실현시켜가는 과정에 대한 이해는 한국 기록공동체에게 여러 가지 시사점을 줄 것이다.
	일본 지방에서의 일반적인 기록관리 체계 정비 과정은?	이러한 일본 지방에서의 기록관리 체계 정비는 지역적으로 다양한 모습을 보이면서도 일반적으로는 다음과 같은 과정을 경유하면서 이루진다고할 수 있다. 즉 ①정보공개와 기록관리 분야의 전문가들이 포함된 유식자그룹(위원회 조직)을 구성한다. ②도지사(시장)의 ‘자문’ 요청이 이루어진다. ③기록관리 제도에 대해 조사·연구와 그 결과물로서 제언서(답신서)가 작성된다. ④도지사(시장)에게 제언서를 제출한다. ⑤조례를 제정하고 공문서관을 설치(또는 기능을 강화)한다. ⑥조례의 시행에 대비하여 행정기관에서의 구체적 적용에 유용한 기록관리 가이드라인 등을 제정한다. ⑦법적 준수를 강제할 조직으로서 회의체 조직을 운영하면서 평가·선별 업무 또는 역사적공문서 이용결정에 대한 이의신청에 대한 심사 업무 등을 수행한다.
	새로운 기록관리 법령은 어떤 법체계 정비였는가?	일본 지방의 기록관리 제도는 ｢공문서관리법｣의 제정(2009년)과 시행(2011년)을 계기로 질적 발전의 정도를 달리하고 있다. 새로운 기록관리 법령은 종전과는 달리 기록의 생애주기 전 과정에 걸쳐 연속적으로 관리하는 ‘일원적 관리’가 이루어질 수 있는 법체계 정비였다. 그리고 ‘실효성 있는 법 적용’을 가능하게 하는 구조로서 가이드라인을 중심축으로 ‘법－시행령－가이드라인－각 행정기관별 문서관리규칙’으로 이어지는 일관되고 통일된 관리 체계를 갖추었다.

참고문헌 (14)

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사가미하라시 공문서관리조례, 규칙 등 관련 정보를 확인할 수 있는 사이트, http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei/shikumi/1005786.html
사가미하라시의 심의회와 심사회 등의 관련 정보를 확인할 수 있는 사이트, http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei/shikumi/1005652.html; http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei/shikumi/1005653/1005660.html
사가미하라시공문서과목표 등의 관련 정보를 확인할 수 있는 사이트, http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei/shikumi/1005787.html
사가미하라시립공문서관 소식지 관련 정보를 확인할 수 있는 사이트, http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/shisei/shikumi/1005785.html
사가미하라시 심의회등 및 협의회등의 바람직한 (운영)방안에 관한 기본지침, http://www.city.sagamihara.kanagawa.jp/_res/projects/default_project/_page_/001/005/652/kihonsisin.pdf

표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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