[논문]일본 가나가와현(神奈川?) 아카이브 연구

이경용

doi:10.20923/kjas.2020.63.115

일본 가나가와현(神奈川?) 아카이브 연구
A Study on Kanagawa Prefectural Archives in Japan 원문보기

기록학연구 = The Korean Journal of Archival Studies, no.63, 2020년, pp.115 - 144

이경용 (한남대학교 사학과)

초록
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이 논문은 일본 가나가와현 아카이브의 중간보존시설 운영과 현용기록의 조기이관 제도, 평가·선별 제도 연구를 통해 한국 기록관리 제도 개혁을 위한 참고 사례를 제공한다. 가나가와현 아카이브가 운영하는 중간보존 시설은 일본의 기록관리 개혁과 공문서관리법 제정 과정에서 주요 참조 모델로 검토된 바 있으며, 오키나와현 아카이브 등에서 '선진 사례'로 도입, 운영되고 있다. 또한, 가나가와현 아카이브는 '영구' 보존기간을 폐지하고, 10년과 30년 보존의 기록을 생산 종결된 때로부터 5년 경과 시점에 아카이브의 중간보존시설로 조기 이관한다. 기본적으로 보존기간 만료시 모든 현용기록을 재평가하는 제도이며, 1년 보존문서를 제외한 3년과 5년의 단기 보존연한 기록과 10년 이상 장기 보존연한 기록의 평가·선별을 아카이브의 핵심 업무로 설정하고 있다.

Abstract AI-Helper

This paper aims to provide a reference case for the reform of the Korean records management system through the operation of the interim preservation facility of the Kanagawa Prefectural Archives in Japan, and the early transfer system, appraisal and selection system of current records....

주제어

표/그림 (6)

그림 <그림 1> 가나가와현의 중간보존시설과 이관 개념도
표 <표 1> 가나가와현 아카이브의 ｢공문서 선별기준｣
표 <표 2> 가나가와현 아카이브의 ｢공문서등 선별을 위한 세목기준｣
표 <표 3> 세목기준의 일부 예시
표 <표 4> 장기 보존기록 평가 통계(2014~2018)
표 <표 5> 2019년 가나가와현 아카이브의 장기 보존기록 평가∙선별회의 현황

AI 본문요약
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문제 정의

이러한 관점과 입장에서 일본의 공문서관리법 제정과 실행 과정에서 레코드 센터로의 발전 가능성을 염두에 두고 서구 연방 국가들의 관련 제도와 함께 검토된 가나가와현 아카이브의 주요 특성을 한국의 기록관리 체계와 관련지어서 몇 가지 제안하는 것으로 맺음말을 대신하고자 한다.

제안 방법

공문서관리법 제정으로 ‘레코드 스케쥴’에 의한 기록처리 일정이 도입되어 ‘보존기간 만료전의 가능한 빠른 시기에 보존기간이 만료된 때의 조치로써 국립공문서관으로 이관할 것인지 폐기할 것인지를 결정’하도록 되었다.
과 같이 시대적 특성을 보여주는 기록과 현민 생활에 많은 영향을 끼친 사회적·행정적·문화적·자연적 현상 및 환경의 변화와 관련된 2가지 범주를 설정하고, 그 하위에 역사적 공문서로 선별해야 할 15개 기록 유형의 대체적 기준을 제시하였다.
우선, 26개의 주요 업무 또는 특정 사업 수행 과정에서 생산되는 기록 유형으로 구분하고, 구분된 업무나 사업의 복합성 정도에 따라서 항목을 세분해서 평가·선별의 대상과 방식, 주의(고려) 사항 등을 자세하게 명시하였다.
이 글에서는 기록 전문직 제도가 정비되지 않은 상황에서, 설립 당초부터 아카이브에 의한 적극적 평가·선별 업무를 도입·정착시킨 가나가와현 아카이브의 중간보존시설 운영과 평가·선별 사례를 중심으로 고찰한다.
이를 토대로 조직별(국-부실-과별) 10년·30년 보존기록의 전체적인 통계, 곧 아카이브로 이관한 통계와 아카이브에서 역사적 공문서로 평가·선별한 통계, 폐기 통계를 일목요연하게 정리한 ｢부(실)과별 선별결과 일람표｣를 작성한다.
일본의 가나가와현 아카이브에 대해서 중간보존 시설과 보존기간의 문제, 기록의 평가·선별 기준과 실제 적용 사례를 중심으로 살펴보았다.

성능/효과

4) 1990년대 중반에 가나가와현 등 극히 일부를 제외하고는 대부분의 지자체에 ‘영구’ 또는 ‘영년’의 보존기간이 존재했던 상황을 고려할 때, 가나가와현의 ‘단기-장기’로 대별되는 보존기간 책정 제도는 매우 차별화된 것이었다.
가나가와현 아카이브에서 운영하는 ‘중간보관고’ 사례 등을 활용해서 일본 기록공동체가 제안한 레코드센터와 기록전문가 제도 도입은 결과적으로 실현되지 않았다.
둘째, ‘조기 이관’ 제도의 본래 취지를 더욱 발전시켜가야 한다.
생산완결 후 5년 경과할 때 이관해서 중요 기록의 산일을 예방하는 동시에 평가·선별 대상 기록을 안정적으로 확보할 수 있다.
첫째, 현재의 ‘영구’ 보존기간 제도를 전면 개정해야 한다.

후속연구

현행의 보존기간 제도는 ‘보존기간 인플레이션 현상’ 등 기본적으로 단위과제별 보존기간 책정 방식에서 오는 심각한 문제점을 가지고 있다(설문원 2013, 239). 뿐만 아니라 단위과제 자체도 철저한 업무 분석이나 업무 수행 과정에서 생산된 기록 조사 등에 기초하고 있지 않다는 점에서도 그 한계가 분명하다.
오히려 가나가와현 아카이브와 같이 ‘생산완결 후 5년 경과 시점’에서 ‘조기 이관’ 하는 방식에 대해서도 적극 검토해 볼만 하다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	가나가와현 아카이브의 정체성은 무엇인가?	가나가와현 아카이브의 ‘정체성’은 개인정보가 포함된 기록의 경우에도 해당 정보를 ‘합리적으로 분리’해서 적극적으로 공개하려는 지향에서도 확인된다.2) 그런데, 2018년 5월에 소장 기록의 열람 제공 과정에서 ｢(旧)優生保護法｣으로 강제불임 수술을 받은 피해자들의 개인정보가 누출되는 ‘사고’가 발생하였다.
	‘중간보관고’ 운영은 아카이브에서 어떻게 하고 있는가?	가나가와현 아카이브의 주요 기능 중 하나가 ‘중간보관고’ 운영이다. 가나가와현 아카이브는 현 행정기관들이 생산한 보존기간 10년 이상의 기록을 완결 처리 5년 후에 모두 이관 받아 보존기간이 만료될 때까지 아카이브 내의 중간보존 시설에서 보존한다.
	가나가와현 공문서관은 무엇인가?	1993년 설립된 가나가와현 공문서관(이하 아카이브)은 일본의 도도부현 중에서도 소장 기록을 적극적으로 공개하고 공안위원회를 제외한 대다수 행정기관의 기록을 이관, 선별·평가, 보존·관리하는 아카이브이다. 수도 도쿄와 인접해 있는 가나가와현은 1970년대 후반부터 정보공개제도 시행을 검토하기 시작해서 1982년 광역 단위에서는 가장 먼저 정보공개 조례를 제정하였는데(이경용 1999, 125), 이 과정에서 ‘보다 충실한 정보공개제도’ 실현을 위해 아카이브 설치 논의를 본격화하였다.

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