과학기술분야 연구기관의 공통기능 보존기간기준표 설계 사례 A Case Study on Redesigning the Retention Schedule of Common Functions in National Research Institutes of Science and Technology원문보기
본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 '참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정'의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.
본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 '참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정'의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common f...
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.
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문제 정의
두 번째는 보존기간기준표가 다양한 시스템에서 생산되는 전자기록과 데이터를 포괄할 수 있는지에 대한 재검토이다. 대개 전자기록 생산시스템을 통해 생산, 관리되는 전자기록과 현재의 업무기능(단위업무)만을 토대로 보존기간기준표를 설계하기 쉬운데 각종 증빙서류, 첨부서류, 지원 서류, 필기시험서류 등과 같은 비전자기록물 뿐만 아니라, 행정정보데이터세트와 같은 다양한 생산시스템의 전자기록유형도 고려해야 한다.
서울시는 BRM시스템과 기록관리시스템의 도입에 시간차가 발생하여 최초에 기록관리부서의 개입없이 작성된 BRM시스템의 단위과제 분류 적용에 어려움이 있었다. 또한 기록물 분류에 대한 업무담당자들의 이해도가 적었기 때문에 BRM 정비와 함께 기록분류와 보존기간 책정구조를 업무담당자들이 이해할 수 있도록 하는데 주력하였다. 이 연구에서는 체계적인 기록분류체계 마련에 있어 기록관리담당자와 생산부서간 또다른 협업의 일면을 보여주었다.
보존기간 책정단계는 물론 연구과정 전반에 걸쳐 지속적인 규정 검토와 각 기관 업무담당자의 의견청취 등은 필수적인 과정이었다. 또한 실제 기록관리담당자가 평가․폐기를 진행하면서 직면했던 실무적인 이슈, 보존기간 책정 및 적용 시 경험했던 각 기관의 문제점 등을 자유롭게 논의하고 해결책을 모색하고자 하였다.
본 연구는 “성격이 매우 유사한 기관에서 유사한 업무를 수행하는데 서로 상이한 보존기간을 적용하는 것을 간과해도 되는가?
보존기간기준표는 적절한 분류체계는 물론 적절한 보존기간으로 구성되어야 한다. 본 연구는 출연기관에서 자관의 기록물분류체계를 설계할 때 참고할 수 있는 가이드(안)를 만들고 무엇보다 각 기관 공통 업무에 대해 보편적으로 수용할 수 있는 수준으로 보존기간 책정 기준을 만들고자 하는 목표가 있었다. 따라서 국가기록원이 발간한 ｢정부산하공공기관 기록물관리지침｣의 ‘단위과제별 공통 업무 보존기간표’를 참고하되, 각 기관 실무자 의견을 반영하고 연구팀의 토론과정을 거쳤다.
먼저 본 연구의 참여기관들은 신전자문서시스템을 사용하고 온나라시스템 도입계획도 없었기 때문에 정부기능분류체계(BRM)의 계층구조는 배제하였다. 실제로 중기능-대기능 레벨의 부(본부)나 기관 단위에서보다 소기능 레벨의 실/팀 단위에서 업무가 진행되고 기록물도 생산되므로 이를 고려한 실질적인 분류계층을 만들고자 하였다. 따라서 실/팀 단위의 업무를 최상위로 두는 <기능(소기능에 해당)-단위업무-기록물철>의 3개 계층으로 구성하였다.
이러한 상황에서 본 연구는 학술적 이론을 바탕으로 하기보다는 하나의 특수한 사례를 토대로 유사기관 간 협업의 가능성을 보여주고, 기록관리담당자의 필수적 개입이 필요한 기록물 평가ㆍ폐기단계의 기본도구인 ‘보존기간 책정기준’을 설계하는 방법과 과정을 소개하고자 한다.
제안 방법
16개 공통기능 도출 후 하위의 단위업무 구성은 기관별로 기존의 단위업무를 나열하고 이를 조정하는 방식으로 진행되었다. 기존의 단위 업무란 기록관리 관련 규정상의 분류체계나 현재의 생산시스템에서 추출한 단위업무를 의미한다.
이러한 상황에서 본 연구는 학술적 이론을 바탕으로 하기보다는 하나의 특수한 사례를 토대로 유사기관 간 협업의 가능성을 보여주고, 기록관리담당자의 필수적 개입이 필요한 기록물 평가ㆍ폐기단계의 기본도구인 ‘보존기간 책정기준’을 설계하는 방법과 과정을 소개하고자 한다. 각 기관에서 일부 커스터마이징할 수 있다는 가능성을 열어두고 유사기관 공통 업무 보존기간기준표의 특징과 설계전략을 정리하였으며, 설계전략에는 각 기관의 현황과 규정을 검토하는 것에서부터 최종 결과도출까지의 프로세스와 주요 단계별 이슈상황을 제시하였다. 또한 보존기간기준표의 토대를 이루는 분류체계에서 16개 공통기능을 구성한 배경과 각 보존기간을 책정한 방법 및 과정도 소개하였다.
결과적으로 공통의 단위업무를 찾고 기록물철 레벨에서 자세하게 분류하자는 의견에 따라 ‘지출․수입․대체’로 단위업무를 정했다.
동일한 단위업무임에도 연구기관의 업무 특성을 반영할 필요가 있는 경우 기록물철별로 보존기간을 구분하여 책정하였다. 예를 들어 외부인력 관리에 해당되는 ‘인사(기능)-비정규직 관리(단위업무)’에는 단순 사무업무 수행을 위한 파견근로자와 과학기술분야 인재양성 및 연구업무 수행을 위해 채용되는 연구학생이 포함되어 있다.
인사채용과 관련한 지원 서류는 영구 혹은 준 영구보존이 원칙이나, 불합격자는 결국 기관 구성원이 아닌 사람이기 때문에 합격자 인사서류와 동일한 보존기간을 책정하는 것은 문제가 있을 수 있다. 따라서 과학기술정보통신부에서 각 기관에 배부한 인사서류 보관 권고방안8)에 따라 5년의 보존기간을 적용하고 불합격자와 합격자, 두 집단을 구분하였다.
각 기관에서 일부 커스터마이징할 수 있다는 가능성을 열어두고 유사기관 공통 업무 보존기간기준표의 특징과 설계전략을 정리하였으며, 설계전략에는 각 기관의 현황과 규정을 검토하는 것에서부터 최종 결과도출까지의 프로세스와 주요 단계별 이슈상황을 제시하였다. 또한 보존기간기준표의 토대를 이루는 분류체계에서 16개 공통기능을 구성한 배경과 각 보존기간을 책정한 방법 및 과정도 소개하였다.
한편 이영숙(2005)은 환경운동연합을 사례로 시민단체 기록의 분류방안을 마련하였다. 시민단체 기록의 특성 및 구조를 반영하여 기능분류와 주제분류를 혼합한 분류체계를 설계하였다. 정부기능분류체계와 연계한 기능분류체계가 모든 기록물을 포괄할 수 있는가에 대한 공공영역에서의 자조적인 의문이 일고 있는 현 시점에서 기능분류와 함께 또 다른 분류체계를 혼합하여 적용시킨 사례는 분명 공공영역에도 시사하는 바가 크다.
위임전결규정, 업무분장표, 기록관리 관련규정, 전년도 기록물철 등의 자료를 토대로 업무를 분석하였고 와 같은 16개 공통기능을 도출하였다.
이를 반영하여 각각 ‘안전(기능)-보건(단위업무)-작업환경측정 (기록물철)’, ‘안전(기능)-안전관리(단위업무)-안전점검(기록물철)’으로 구분하였다.
16개 공통기능 하위의 단위업무 선정 시 가장 중점을 둔 사항은 참여한 모든 기관이 수행하고 있는 업무인지 여부, 즉 기관 기능의 교집합을 찾는 것이었다. 이를 위해 각 기관에서 사용하고 있는 분류체계를 조사하고, 가장 작은 단위까지 해체와 재구성을 거듭하면서 공통기능마다 적절한 단위업무를 포함시켜 나갔다. 이 과정에서 특정 업무가 기관에서 차지하는 비중, 단위업무의 사용 범위, 단위업무의 명칭 등이 고려되었다.
성능/효과
그 결과 과학기술분야 출연기관의 보존기간기준표는 66개 단위업무와 381개 기록물철로 구성되고 과 같은 비중으로 기록물철별 보존기간이 책정되었다.
46). 따라서 적정한 수준으로 단위업무를 편성하고, 상위레벨인 기능과 계층구조를 이루면서 하위의 기록물철을 포괄할 수 있는 단위업무명 부여에 예상보다 많은 시간이 소요되었다. 예를 들어 ‘인사(기능)’에 포함된 기록 물철에는 ‘UST(과학기술연합대학원대학교) 운영, UST 학사관리, UST 교원임용, 학연교류’ 등이 있는데 이들을 모두 포괄하는 단위업무의 명칭을 ‘UST’로 할 것인가, ‘학사관리’로 할 것인가에 대한 논의가 있었고 최종적으로 ‘학연 협동과정’으로 명명했다.
물론 국가기록원에서도 이러한 특수성에 대한 이슈는 인지하고 있는 것으로 보이지만, 검토 의견은 지침을 기준으로 작성될 수밖에 없다. 실제 본 연구에 참여한 두 개 기관이 국가기록원에 검토의견을 요청했지만, 국가기록원 지침에 제시된 내용 외에 세부분류나 보존기간 책정에 대한 수정의견을 거의 회신 받지 못했고, 단위업무 설명을 세분화하거나 용어를 수정하는 등의 형식적인 부분과 전반적인 통일성을 검토하는 정도에 그쳤다. 이처럼 국가기록원에 의존하기에는 한계가 있으며, 동일한 업무도 기관특성에 따라 실무환경과 가치가 다르기 때문에 기관 스스로 면밀한 업무 분석을 거쳐야 한다.
약 4개월의 시간이 소요된 협력과정의 결과로서 방법론이나 프로세스를 제안하는 수준이 아니라 실제 ‘보존기간기준표’라는 결과를 얻었고, 그 내용에 개인정보보호, 전자기록 생산환 경과 같은 현업의 이슈를 일부 담고자 했기에 나름 진일보한 단계로의 의미 있는 노력이라 할 수 있다.
연구에 참여한 8개 기관은 성격이 유사하긴 하지만 기록물관리전문요원의 채용 시기 및 소속 조직의 지원정도에 따라 기관에서의 기록관리 업무진행정도에 차이가 있었다. 기록물관리 규정과 기록물분류기준표를 운영하며 이미 기록물 평가․폐기를 진행한 기관이 있는 반면 아직 해당 기관의 소장기록물도 파악하지 못하고 관련 규정 제정에 난항을 겪고있는 기관도 있었다.
마원준은 호주의 DIRKS 매뉴얼과 ICA/IRMT (International Records Management Trust) 등 국제적 기준을 적용하여 한국 개(個)교회 기록물의 기능기반 분류표와 처분일정표를 개발하였고, 최관식은 업무관리와 기록관리의 유기적 연계를 위하여 호주의 DIRKS와 AS 5090을 비교분석하여 친일반민족행위진상규명위원회에 기능분류체계를 적용, 검증한 바 있다. 이 연구에서는 기능분류체계 설계 방식을 소개하는데 그치지 않고 업무 기능에 기반한 기록분류체계 설계방법을 구체화하였다는데 의의가 있다.
또한 기록물 분류에 대한 업무담당자들의 이해도가 적었기 때문에 BRM 정비와 함께 기록분류와 보존기간 책정구조를 업무담당자들이 이해할 수 있도록 하는데 주력하였다. 이 연구에서는 체계적인 기록분류체계 마련에 있어 기록관리담당자와 생산부서간 또다른 협업의 일면을 보여주었다.
후속연구
국가기록 관리 혁신 추진단에서도 기관유형별로 동일업무에 대한 중요성이 다르며, 획일적이고 통일된 기준표는 불가능하므로 기관별 자율적 판단이 선행되어야 하고 기관 자율성에 맡길 부분과 국가기록원이 표준화해서 제공하는 부분을 구분해야 한다는 논의들이 있었다.3) 따라서 해당 기관에서의 근무경력이 짧은 상황임에도 기록물 평가ㆍ폐기의 업무를 진행해야 하는 경우 생산 부서 및 내외부 평가위원들에게 제시할 만한 적절하고 권위 있는 보존기간 책정기준의 개발은 더욱 필요하다.
정부산하공공기관에서는 기관의 특성에 따라 다양한 생산시스템으로부터 하루에도 많은 양의 기록과 데이터들이 생산되기 때문에 분류체계관리시스템의 마련은 시급하다고 볼 수 있다. 그러나 이 연구에서 제시된 분류체계관리시스템이 과연 다양한 공공기관의 요구를 모두 충족시킬 수 있을지에 대한 여부는 실질적인 도입 사례 분석을 통해 검토해 볼 필요가 있다.
직접관리기관의 경우 관련법에 의거, 기록물분류기준표나 기록관리기준표와 같은 기관의 업무 분류체계 설계 후 국가기록원의 검토를 거쳐야만 하나, 직접관리기관이 아니더라도 희망하는 경우 검토의견을 요청할 수 있다. 물론 검토의견을 요청하더라도 본 연구에서 확인된 바와 같이 기관의 기록생산 환경과 생산되는 기록물의 유형과 특성, 과거 이슈는 해당 기관 담당자가 가장 잘 알고 있다는 점은 고려해야 한다. 일례로 연구기관에서는 학-연 협동의 일환으로 기관 연구자들이 과학기술연합대학원대학교(이하 UST)의 교수로 활동하면서 학생교육을 담당하는 경우가 빈번하다.
국가기록원 주최로 공공기관 기록관리협의회 등이 운영되고는 있지만 연구기관만을 위한 국가단위의 기록관리 전략이 선제적으로 나오긴 쉽지 않은 상황에서 과학기술분야 연구기관 근무자들간의 이러한 노력은 향후 새로운 혁신 플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 유리한 조건이 될 수 있다. 앞으로 보다 전략적이고 효율적이면서도 의미 있는 행보를 해나가야 할 책임을 스스로 가지는 것이 바람직할 것이다.
앞으로 출연기관도 기록 관리혁신의 바람을 맞아 끊임없는 업무개발과 투자로 경쟁력을 유지해야할 것이다. 기록관리 시스템 도입 및 보존서고 설치 등과 같은 굵직한 기반마련이 끝나면 팬시한 서비스를 지속적으로 개발하지 않는 이상 조직에 각인시킬 만한 업무를 추가적으로 수행하는 것이 쉽지 않다.
최근 국가기록관리 혁신 추진단에서는 그 어떤 세부과제보다 기록평가정책과 분류체계에 대한 논의가 한창이다. 이런 상황에서 본 연구는 그 혁신의 방향에 한참 못 미치거나 배치되는 부분도 있을 수 있으나 기관 간의 협업과정, 분류체계를 구성하는 방식, 보존기간 책정방식 등에 있어 유사한 고민을 하고 있는 기록관리 담당자들에게 작은 도움이 되길 기대한다.
이처럼 조직내부 구성원들로부터 기록 관리를 인식하게 하고 작은 변화요구라도 만들었다면 이미 협업은 단순히 기록관리 담당자들만의 협력활동을 넘어 그 이상의 가치를 가질 수 있다. 이를 기회로 기관 구성원들이 업무과정에서 실제로 체계화된 기록 관리의 영향을 긍정적으로 체감할 수 있도록 지속적인 노력을 기울여야 할 것이다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
출연기관의 특징은 무엇인가?
출연기관은 중앙부처나 지자체, 교육청 등의 공공기관보다는 기록관리의 자율성이 인정되는 조직이다. 생산현황통보나 기록물 이관을 국가 기록원에 하지 않아도 되고, 일부 직접관리기관 만이 기록관리 기관평가 대상이며5) 온 나라 시스템을 사용하지 않기에 아직 기록관리기준표가 아닌 기록물분류기준표 형태의 레코드스케쥴을 사용하고 있다.
출연기관의 기록관리 방식이 공공기관과 다른 점은 무엇인가?
출연기관은 중앙부처나 지자체, 교육청 등의 공공기관보다는 기록관리의 자율성이 인정되는 조직이다. 생산현황통보나 기록물 이관을 국가 기록원에 하지 않아도 되고, 일부 직접관리기관 만이 기록관리 기관평가 대상이며5) 온 나라 시스템을 사용하지 않기에 아직 기록관리기준표가 아닌 기록물분류기준표 형태의 레코드스케쥴을 사용하고 있다.
과기출연 기관법에 따라 설립된 기관은 몇 개인가?
과학기술분야 정부출연연구기관 등의 설립ㆍ운영 및 육성에 관한 법률(이하, 과기출연 기관법) 에 따라 설립되는 기관은 총 19개 기관으로4) 이 가운데 기록물관리전문요원이 부재하거나 기관 자체적으로 연구프로젝트 등을 통해 보존기간 책정기준을 정비한 기관을 제외 하고 <표 1>과 같이 8개 기관이 보존기간기준표 설계과정에 자발적으로 참여하였다. 2017년 5월부터 8월까지 약 4개월간 총 7차례의 오프라인 회의가 이뤄졌고, 이러한 공동 세미나를 업무로 이해하는 기관의 눈에 보이지 않는 지원이 있었다.
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