이 연구는 대학기록의 효율적 관리와 편리한 이용을 위해 구축되어 있는 기록관리체계를 조사하여 분석하였다. 전남대학교의 기록물 현황, 단위업무, 기능과 조직에 대해 분석하였다. 그 결과 전남대학교 단위업무는 127개 처리과에 1,625개의 단위업무로 이루어진다. 교육과 관련된 단위업무가 85.91%를 차지하고 있다. 문제점으로는 단위업무 불균형적으로 편성되어 있다. 특정 분야에 단위업무가 너무 많거나 적은 것은 업무 분석 및 분류에 있어서 문제점을 내포하고 있다고 할 수 있다. 그리고 대학기능 분류가 불균형적으로 편성되어 있다. 대학에서 연구 분야에 대한 기능 분류는 적은 반면, 행정 분야에 대한 기능 분류가 세분화 되어 있다. 조직에 대한 기능과 업무가 적절하게 편성되어야 효율적인 기록물관리가 될 것이다.
이 연구는 대학기록의 효율적 관리와 편리한 이용을 위해 구축되어 있는 기록관리체계를 조사하여 분석하였다. 전남대학교의 기록물 현황, 단위업무, 기능과 조직에 대해 분석하였다. 그 결과 전남대학교 단위업무는 127개 처리과에 1,625개의 단위업무로 이루어진다. 교육과 관련된 단위업무가 85.91%를 차지하고 있다. 문제점으로는 단위업무 불균형적으로 편성되어 있다. 특정 분야에 단위업무가 너무 많거나 적은 것은 업무 분석 및 분류에 있어서 문제점을 내포하고 있다고 할 수 있다. 그리고 대학기능 분류가 불균형적으로 편성되어 있다. 대학에서 연구 분야에 대한 기능 분류는 적은 반면, 행정 분야에 대한 기능 분류가 세분화 되어 있다. 조직에 대한 기능과 업무가 적절하게 편성되어야 효율적인 기록물관리가 될 것이다.
This study is analyzed by examining the records management systems that are built to use comfortably and manage the records of universities efficiently. This paper analyzed the current status of the records in Chonnam National University (CNU), unit task, function, and organization. As a result, CNU...
This study is analyzed by examining the records management systems that are built to use comfortably and manage the records of universities efficiently. This paper analyzed the current status of the records in Chonnam National University (CNU), unit task, function, and organization. As a result, CNU has 127 sections that treat 1,625 unit tasks. The unit task involved in education accounts for 85.91%. The problem is that unit tasks are not organized unequally. It can seem to include some problems in classification and analysis of work when unit tasks are even, more or less, in a particular area. Functional classification in universities are also unequally organized. In universities, functional classification in the field of administration is detailed, while functional classification in the field of research is small in quantity. A more efficient records management will be done if work and function about organization are formed appropriately.
This study is analyzed by examining the records management systems that are built to use comfortably and manage the records of universities efficiently. This paper analyzed the current status of the records in Chonnam National University (CNU), unit task, function, and organization. As a result, CNU has 127 sections that treat 1,625 unit tasks. The unit task involved in education accounts for 85.91%. The problem is that unit tasks are not organized unequally. It can seem to include some problems in classification and analysis of work when unit tasks are even, more or less, in a particular area. Functional classification in universities are also unequally organized. In universities, functional classification in the field of administration is detailed, while functional classification in the field of research is small in quantity. A more efficient records management will be done if work and function about organization are formed appropriately.
* AI 자동 식별 결과로 적합하지 않은 문장이 있을 수 있으니, 이용에 유의하시기 바랍니다.
문제 정의
따라서 이 연구는 전남대학교를 대상으로 대학기록관에서 기록관리 체계를 만드는데 필요한 단위업무 편성, 대학기능과 조직 분류 등에서 나타나는 문제점을 제시해 보고자 한다.
연구 방법은 이론적 배경으로 기록물 기술서를 작성하고자 할 때 활용되는 영구기록물 기술규칙의 기술사항 및 기록물 군/계열 기술항목과내용을 살펴보고, 대학기록관리 매뉴얼에 명시된 대학기능과 조직을 분석하고 기록물의 범위 등을 살펴보았다. 그리고 우리나라의 국․공립 대학의 기록관 현황을 살펴보고, 전남대학교를 중심으로 대학기록관리 단위업무, 기록관리 대상의 조직과 기능을 분석하여 나타나는 문제점을 제시한다. 그래서 대학기록관이 기록물을 관리할 때 단위업무수 파악과 조정, 대학기능과 조직의 특성을 이해하고 대학기록 관리에 도움이 될 수 있다고 본다.
이 연구는 대학기록관리의 실상을 분석하고 그 문제점을 파악하였다. 대학 실정에 맞는 기록관리체계를 구축하는 데 도움이 되기 바라며 동시에 이러한 문제점에 대한 대안도 간단히 제안한다.
이 연구는 대학기록관리의 실상을 분석하고 그 문제점을 파악하였다. 대학 실정에 맞는 기록관리체계를 구축하는 데 도움이 되기 바라며 동시에 이러한 문제점에 대한 대안도 간단히 제안한다.
가설 설정
둘째, 처리과명은 대학 조직 구조를 반영하고 있다. 처리과명을 구분하면 최상위 기관인 전남대학교와 본부, 대학(원), 부속시설, 부설학교, 심의기관, 연구시설 등으로 분류할 수 있다.
제안 방법
연구 방법은 이론적 배경으로 기록물 기술서를 작성하고자 할 때 활용되는 영구기록물 기술규칙의 기술사항 및 기록물 군/계열 기술항목과내용을 살펴보고, 대학기록관리 매뉴얼에 명시된 대학기능과 조직을 분석하고 기록물의 범위 등을 살펴보았다. 그리고 우리나라의 국․공립 대학의 기록관 현황을 살펴보고, 전남대학교를 중심으로 대학기록관리 단위업무, 기록관리 대상의 조직과 기능을 분석하여 나타나는 문제점을 제시한다.
기록물 기술 표준의 작성 목적은 일관되고 적절하며 자명한 기술을 작성할 수 있도록 보장하고, 기록 자료에 대한 정보의 검색과 교환을 촉진시키며, 전거데이터를 공유하고, 타 기록관들이 작성한 기술을 수렵하여 통합정보시스템을 만드는 것을 가능하게 하는 것에 있다. 그리고 국제 표준 기록물 기술 규칙인 ISAD(G)의 구성과 기본원칙 및 국제 표준 기록물 전거레코드인 ISAAR(CPF)의 작성과정, 구성, 기본원칙을 소개했다. 그러나 현대 조직의 불안정성과기록보존의 자동화로 인하여 기록물 표준 적용의 어려움을 지적했다.
그러나 현대 조직의 불안정성과기록보존의 자동화로 인하여 기록물 표준 적용의 어려움을 지적했다. 이를 해결하기 위해서는 도서관계에서 사용하고 있는 접근점의 개념을 수용․발전시키며, 메타데이터 표준의 확립등을 대안으로 제시했다.
공문서는 행정정보의 근원이면서 생산기관의 의사 결정을 표현하고 실현하는 핵심으로, 체계적으로 관리하고 효율적으로 활용할 수 있는 시스템 구축을 주장했다. 이를 위해 주요 양식의 구조 분석을 통해 항목별로 관련 데이터 요소를 추출했으며, 국제 표준 기록물 기술 데이터 요소와 상호 비교․분석하여 공문서의 생산배경, 의도, 특징 등이 반영된 메타데이터 요소를 영역별로 구분하여 선정했다. 현문수(2002)는 음성기록물의 기술요소와 기술규칙을 제안하였고, 이영배(2004)는 사진기록물의 물리적이고 기술(記述)적인 특성을 반영한 기술요소와 하위요소를 제안하였다.
1). 그리고 이 규칙은 2011년 9월에 영구기록물 관리 기관뿐만 아니라 각 기관의 기록물의 특성을 반영하여 기술서를 작성할 수 있도록 세부적인 사항을 추가하여 개정했다.
ADR은 7개 영역과 27개의 기술항목으로 구성되어 있다. 27개의 모든 기술항목들을 사용할 수 있으나, 다른 기록물관리기관과의 기술정보의 교환을 위해 6개의 필수 기술항목을 지정했다. 필수항목은 참조코드, 제목, 일자, 기술계층, 생산자명, 범위와 내용 등이다.
먼저, 특정항목에 대한 편중현상을 해소하기 위하여 기록관리기준표의 조정이 필요하다. 대기능에서 교육항목을 교육, 학사, 연구 등으로 구분하며, 총무행정항목과 법제항목을 인사, 사무, 법제 등으로 세분하여 구분한다. 반면에 대기능의 항목 중에 감사항목, 기획항목, 비상대비항목 등은 기획감사항목으로 통합하며, 국방항목과 국정홍보항목을 통합한다.
대학은 대학기록의 효율적 관리와 이용의 편의성을 위해 기록관리체계를 구축하고 있다. 전남대학교를 대상으로 기록물현황, 단위업무, 기능과 조직 등에 대해 기록관리체계를 분석해 보았다. 그 결과를 요약하면 다음과 같다.
셋째, 대학기록관리 매뉴얼에는 대학 기능을 교육, 연구, 행정, 공공서비스 등으로 분류했다. 교육의 세부기능으로는 지식전수와 사회화 촉진으로 분류하고, 연구는 연구수행으로 분류하고, 행정은 학사, 증서부여, 기관존속으로 분류했으며, 공공서비스는 문화 진흥과, 사회봉사로분류했다. 이 기능에 따라 전남대학교 조직을 분류해보면, 지식전수 기능은 단과대학과 대학원, 부설학교와 교육연수원 등이 있고, 사회화 촉진 기능은 동아리나 학생회, 총동창회, 학교방송국, 신문방송사 등이 있다.
성능/효과
둘째, 전남대학교의 기관 분류별 하위 소속기관수 비율과 단위업무 개수에 대한 비율을 비교한 결과, 부설학교는 기관수에 비해 단위업무가 많고, 연구시설은 단위업무가 적음을 알 수 있다. 기관이 수행하는 업무의 특성에 따라 단위업무 개수의 차이가 있을 수 있으나, 특정 분야에 단위업무가 너무 많거나 적은 것은 업무분석 및 분류에 있어서 문제점을 내포하고 있다고 할 수 있다.
셋째, 대학기능 분류 내역의 불균형을 들 수 있다. 대학에서 연구 분야에 대한 기능 분류는 적은 반면, 행정 분야에 대한 기능 분류는 세분화 되어 있다.
첫째, 전남대학교 기록관리기준표에 따른 단위업무는 127개 처리과에 1,625개의 단위업무로 이루어진다. 대기능 분류로는 감사, 교육, 국방, 국정홍보, 기획, 법제, 비상대비, 재정, 총무행정 등 9개로 나뉘며, 21개의 중분류로 구분된다.
셋째, 대학기록관리 매뉴얼에는 대학 기능을 교육, 연구, 행정, 공공서비스 등으로 분류했다. 교육의 세부기능으로는 지식전수와 사회화 촉진으로 분류하고, 연구는 연구수행으로 분류하고, 행정은 학사, 증서부여, 기관존속으로 분류했으며, 공공서비스는 문화 진흥과, 사회봉사로분류했다.
첫째, 단위업무 편성의 불균형을 들 수 있다. 전남대학교의 기관 분류별 하위 소속 기관수 비율과 단위업무 개수에 대한 비율을 비교한 결과, 부설학교는 기관수에 비해 단위업무가 많고, 연구시설은 단위업무가 적음을 알 수 있다.
둘째, 대학기능 분류 내역의 불균형을 들 수 있다. 대학에서 연구 분야에 대한 기능 분류는 적은 반면, 행정 분야에 대한 기능 분류는 세분화 되어 있다.
후속연구
단, 이 연구는 대학의 행정기록물을 대상으로 분석하는 것으로 제한하고자 한다. 대학기록의 범위에는 행정기록 이외에도 동문기증기록, 교수개인의 연구기록, 다양한 출판물 등의 다양한 형식과 내용의 대학관련 기록이 있다.
질의응답
핵심어
질문
논문에서 추출한 답변
기록물을 기술하는 목적은?
기록물 기술은 기록물의 출처, 생산맥락별로 어떤 기록물이 소장되어 있는지를 알기 쉽게 설명해주는 도구를 만드는 과정이다. 기록물을 기술하는 목적은 기록물을 전체적으로 정리하고 그 내역을 파악하며, 기록물에 담겨진 내용뿐만 아니라, 기록물이 관리되어온 이력과 기록물을 활용하는데 필요한 정보, 관련 자료 등을 총체적으로 제공하여 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성을 유지하고 이용가능성을 높이는 것이라고 할 수 있다.
우리나라 국가기록원 어떠한 규칙을 근거로 중앙행정기관의 기록물 기술서를 작성하고 있는가?
기록물 기술에 대한 국제 표준은 ICA(International Council Archives)에서 1993년에 제정한 ISAD(G)(General International Standard Archival Description)이며, 우리나라에서는 ISAD(G)를 참조로 하여 2008년에 영구기록물 기술규칙(Archival Description Rules)을 제정하였다. 우리나라 국가기록원에서는 이 규칙을 근거로 중앙행정기관의 기록물 기술서를 작성했으며, 영구기록물 관리기관의 기술업무를 지원하고자 「영구기록물 기술」 을 발행하였다.
기록물 기술이란?
기록관은 기록관리의 효율성과 이용의 편의성을 위해 기록물을 기술하여 정리하고 있다. 기록물 기술은 기록물의 출처, 생산맥락별로 어떤 기록물이 소장되어 있는지를 알기 쉽게 설명해주는 도구를 만드는 과정이다. 기록물을 기술하는 목적은 기록물을 전체적으로 정리하고 그 내역을 파악하며, 기록물에 담겨진 내용뿐만 아니라, 기록물이 관리되어온 이력과 기록물을 활용하는데 필요한 정보, 관련 자료 등을 총체적으로 제공하여 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성을 유지하고 이용가능성을 높이는 것이라고 할 수 있다.
참고문헌 (18)
국가기록원. 2010. 영구기록물 기술(記述): 지침과 실제, 대전: 국가기록원.(National Archives of Korea. 2010. Archival Description: a guideline and practice, Daejeon: National Archives of Korea.)
국가기록원. 2011. 대학기록관리 매뉴얼, 성남: 국가기록원.(National Archives of Korea. 2011. Records Management of University: Manual, Seongnam: National Archives of Korea.)
김영지. 2002. 기록물 기술규칙에 관한 연구: ISAD(G)2 데이터 요소로 분석한 APPM2, RAD 1998-2000 통합개정판, MAD2의 기술규칙 비교. 한남대학교 대학원 석사학위논문.(Kim, Young Jee. 2002. A Study on the Archival Description Rule: A Comparison of APPM2, RAD 1998-2000 Revisions with MAD2 on the Basis of ISAD(G)2 Data Elements. Master's Thesis, Hannam University.)
남궁황. 2004. ISAD에 기반한 공문서 메타데이터 요소 설정에 관한 연구. 정보관리학회지 21(1), 231-251.(Namgoong, Hwang. 2004. "A Study on Extraction of Metadata Elements Based on ISAD Rules for Official Document." Journal of Korean Society for Information Management 21(1), 231-251.)
노수정. 2009. 행정박물 기술요소에 관한 연구. 중앙대학교 대학원 석사학위논문.(Noh, Su Jeong. 2009. A Study on the Description Elements for Administrative Artifacts. Master's Thesis, Chung-Ang University.)
문정현. 2009. 시청각기록물의 기술요소에 관한 연구: 기록관, 도서관, 박물관을 대상으로. 중앙대학교 대학원 석사학위논문.(Moon, Jung Hyun. 2009. A Study on the Description Elements for Audio-visual Archives. Master's Thesis, Chung-Ang University.)
서혜란. 2000. 기록물 기술의 표준화. 기록학연구 1, 7-22.(Suh, Hye-ran. 2000. "Standardization of the Archival Description." The Korean Journal of Archival Studies 1, 7-22.)
윤주범. 2004. 국가기록원의 기록물 정리.기술의 현황과 개선방안. 한국기록관리학회지 4(2), 118-162.(Yoon, Ju-Bom. 2004. "The Present State and Solutions for Archival Arrangement and Description of National Archives & Records Service of Korea." Journal of Korean Society of Archives and Records Management 4(2), 118-162.)
이영배. 2004. 사진기록물의 기술요소에 관한 연구. 명지대학교 기록과학대학원 석사학위논문.(Lee, Youngbae. 2004. A Study on the Description Elements for Photographs. Master's Thesis, Myoungji University.)
전상숙. 2000. 대학아카이브즈 설립 활성화를 위한 방향 모색. 기록학연구 2, 77-101.(Jeon, Sang-Sook. 2000. "A Study on the Way Activate the Establishment of Academic Archives." The Korean Journal of Archival Studies 2, 77-101.)
최정태 외. 2006. 기록학 개론, 서울: 아세아문화사.(Choe, Jung-Tai. 2006. An Introduction to Archival Studies, Seoul: The Asian Culture Press.)
한경신. 2004. 미국의 기록물 기술 규칙에 관한 연구. 한국문헌정보학회지 38(4), 125-147.(Hahn, Kyung-Shin. 2004. "A Study on the Archival Description Rules in the United States." Journal of the Korean Society for Library and Information Science 38(4), 125-147.)
한국기록학회. 2008. 기록학 용어 사전, 서울: 역사비평사.(Korean Society of Archival Studies. 2008. Dictionary of Records and Archival Terminology, Seoul: Yuksabipyungsa.)
현문수. 2002. 음성기록물 기술 규칙에 관한 연구. 이화여자대학교 대학원 석사학위논문.(Hyun, Moonsoo. 2002. A Study on the Aural Archival Description. Master's Thesis, Ewha Womans University.)
Chonnam National University. [cited 2012.5.30]. .
Cook, Michael. 1999. The Management of Information from Archives. 2nd ed. England: Gower.
Miller, Fredric M. 저, 조경구 역. 2002. 아카이브와 매뉴스크립트의 정리와 기술, 고양: 진리탐구.
Stibbe, Hugo L. P. 1998. Standardising Description: The Experience of Using ISAD(G). Janus 1, 132-152.
이 논문을 인용한 문헌
저자의 다른 논문 :
활용도 분석정보
상세보기
다운로드
내보내기
활용도 Top5 논문
해당 논문의 주제분야에서 활용도가 높은 상위 5개 콘텐츠를 보여줍니다. 더보기 버튼을 클릭하시면 더 많은 관련자료를 살펴볼 수 있습니다.
※ AI-Helper는 부적절한 답변을 할 수 있습니다.