[논문]기록물 매체수록 해외 동향 및 향후 과제

박지혜

doi:10.20923/kjas.2020.63.227

기록물 매체수록 해외 동향 및 향후 과제
The Recent Trend and Task on the Storage Media for Preservation 원문보기

기록학연구 = The Korean Journal of Archival Studies, no.63, 2020년, pp.227 - 268

박지혜 (국가기록원 공업연구관)

초록
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기록물의 장기보존과 접근성 개선을 목적으로 아카이브에서 중요한 보존매체로 사용해온 마이크로필름을 기술 환경 변화 등에 따라 계속 사용할 것인지에 대한 내·외부 논의가 그간 있어 왔다. 본 논문은 마이크로필름화와 디지털화 등 기록물 보존방법을 재검토하기 위하여 추진한 설문의 결과로, 독일, 프랑스, 영국, 일본 등 설문을 회신한 6개 국가기록원(National Archives)과 국립도서관(National Library)의 사례를 중심으로 정리하였고, 디지털화 기록물의 원본 인정 여부 등 추가 검토가 필요한 부분은 미국, 일본 등에서 발간한 자료의 검토를 병행하였다. 결과는 보존매체로 마이크로필름의 계속 활용 여부, 디지털화 기록물의 진본성, 그간 수록된 마이크로필름 관리방안, 전자매체 보존방안의 4가지 논점 위주로 정리하였다. 마지막으로 이와 관련한 제도 개선, 디지털화 확대 등 향후 과제를 제언하고자 한다.

Abstract ▼ AI-Helper

Microfilm has been used as an important media for enhancing the long term preservation and improving access to records. However, because of technological changes, there have been discussion about whether we should keep using microfilm. This paper presents survey results to review the preservation methods such as microfilming and digitization. The content is organized according to the trends found in the survey from six archives and libraries, including Germany, France, the United Kingdom, and Japan. Moreover, we refer to other papers from the USA and Japan to require further review if we can accept digitized records as the original records, etc. The rest consists of four parts: the use of microfilm as a storage media for preservation, the authenticity of digitized records, the management of records on microfilm, and the preservation of electronic media. Finally, we would like to suggest the way to improve preservation systems and digitize records more widely.

주제어

표/그림 (15)

표 <표 1> 기록물 유형별 보존방법 판단 기준
그림 <그림 1> 기록물 매체수록 설문 회신 사례
그림 <그림 2> 기록물 매체수록 설문 항목 재구성
표 <표 2> 마이크로필름 수록 여부 관련 회신 및 주요내용
그림 <그림 3> NARA 홈페이지의 마이크로필름 업무 현황
표 <표 3> 기록물 마이크로필름 수록 여부 및 기준
표 <표 4> 디지털화 기록물 원본 인정 관련 사례
그림 <그림 4> 마이크로필름 구조 및 훼손 사례
표 <표 5> 마이크로필름 관련 현황 및 관리방식
표 <표 6> 전자매체 관련 현황 및 관리방식
표 <표 7> 보존매체 수록 기록물의 원본 추정 관련 규정
표 <표 8> 미국 기록물처분법 내 원본 인정 관련 규정
그림 <그림 5> OCR 기술 관련 상용 솔루션 및 연구 사례
그림 <그림 6> 마이크로필름 촬영 및 관리정보 입력 화면
그림 <그림 7> 전자매체 상태검사 오류 유형 및 훼손 전자매체 복구∙복제본 제작

AI 본문요약
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* AI 자동 식별 결과로 적합하지 않은 문장이 있을 수 있으니, 이용에 유의하시기 바랍니다.

문제 정의

이렇듯 마이크로필름은 수명이 길고 신뢰 가능한 매체라는 이유로 기록 물관리기관에서 오랜 기간 보존매체로 사용되어 왔으나 디지털화 파일에 비해 온라인으로의 활용이 어려운 점과 필름 산업의 사양화 등의 사유로 매체수록 예산 확보 및 장비 구축 과정 등에서 지속적인 이용이 가능한지 국가기록원 내부의 논의가 있어 왔다. 따라서 기록관리 관련 정책 및 기술 동향 변화를 고려한 매체수록 방식의 재검토를 위해 해외 동향을 조사하고 향후 과제를 검토하게 되었다. 본 연구에서는 그간 추진해온 매체수록 업무 범위 등을 고려하여 주로 비전자기록물 위주의 동향이 검토되었으나, 일부 전자기록물의 매체수록 및 관리에 관련한 내용이 포함되어 있다.
국가기록원은 앞으로 기록물 매체수록 전략과 중장기 계획을 수립하고 세부과제의 이행을 차질 없이 진행할 예정이다. 본 논문은 기록물 매체수록과 관련한 해외 동향을 살펴보기 위하여 수행된 연구의 내용으로, 디지털화 기록물에 대한 원본 인정 여부 등 기록관리 현장의 주요 이슈와 관련한 타 법령과 해외 기준 검토, 기술개발 필요사항 등의 면밀한 검토가 앞으로의 연구 과제로 남아 있다.
지금까지 많은 나라의 국가기록원과 국립도서관의 매체수록과 관련한 해외 동향과 이를 고려한 향후 과제를 살펴보았다. 기록물 보존 분야에 있어서 마이크로필름 수록은 국가기록원에서도 가장 오래된 업무 중의 하나로 현재까지 유지되어오고 있으나, 전자기록관리 체계로의 개편과 마이크로필름 기술 동향의 변화, 디지털화 기술의 성숙 등으로 재검토가 필요한 시점이며, 시기적으로 다소 늦은 감이 있는 것도 사실이다.

제안 방법

세부적으로 NAJ는 주기적인 상태검사를 시행하고 마이크로필름이 가수분해가 되지 않도록 습기를 조절한다고 하였다. BL 은 모든 마이크로필름에 대해 2010년에서 2012년까지 상태와 저장환경을 조사한 결과 더 나은 저장과 관리환경에 투자하기로 결정하고 결론적으로 새로운 마이크로필름을 생산하지 않고 디지털화로 대신하기로 결정하였다.
NAJ는 원본의 열화, 손상, 손실 등에 대비하기 위해서 보존매체에도 일정한 원본성의 확보가 요구된다는 이해를 기반으로 메타데이터에 의한 원본과 대체사본의 통합관리, 원질서의 유지 등 세부항목을 검토하였다. 원본 기록물의 보존매체는 원본 기록물의 정보를 재현할 수 있어야 하기 때문에 원본과 보존 매체를 연관 짓는 메타데이터를 체계적으로 정비하고 운영함으로써 원본 기록물과 보존매체를 통합적으로 관리할 필요가 있다.
결과를 정리하면서 보존매체 일반현황, 비전자기록물 보존매체, 전자기록물 보존매체, 보존매체 관리의 4개 유형, 33개 설문 항목을 와 같이 보존매체로 마이크로필름의 계속 활용 여부, 보존매체에 수록된 기록물의 원본 인정, 그간 수록된 마이크로필름 관리방안, 이관된 전자매체의 보존 및 관리방안의 4개 논점 위주로 재구성하였다.
기록물 매체수록 동향의 검토를 위해 설문조사와 문헌조사를 병행하였다. 우선 미국, 영국, 독일, 일본 등 8개국 15개 기관의 국가기록원과 국립 도서관에 설문지를 이메일로 보내 설문조사를 추진하였다.
두 번째로 마이크로필름 수록을 계속하고 있는지에 대한 회신 내용을 통해 마이크로필름을 계속 촬영하고 있는지 확인하였다. <표 2>와 같이 설문을 회신한 대부분의 기관에서 마이크로필름 수록 업무를 중단하고 디지털화로 전환하는 추세임을 확인할 수 있었다.
마지막으로 매체수록 방법의 선정시 고려사항에 대해 일본에서 이번 설문의 참고자료로 보내온 ｢역사 공문서 등의 보존방법 검토 보고서(2011)｣ 내용을 검토하였다(일본공문서관 2011). 이는 NAJ가 매체수록 방향을 재검 토하는 과정을 자세히 보여주는 자료로, 마이크로필름화와 디지털화의장·단점 등을 대체사본의 원본성, 장기보존, 지속적 유지관리, 이용 관련 사항을 중심으로 비교하여 설명하고 있어 매체수록 방법 검토에 참고가 되는 것으로 판단하고 일부 내용을 발췌하여 재정리하였다.
설문의 신뢰도를 높이고 대상 국가의 참여율을 높이기 위하여 국가기록원의 공식 서한을 발송하여 조사하였고, 설문에 대한 이해를 높이고 기관별 특징을 용이하게 비교하기 위하여 설문의 항목을 객관식 위주로 구성하였다. 설문은 영구보존 기록물의 매체수록을 중심으로 내용을 구성하였고, 매체수록 전략의 검토를 위해 필요한 논점과 관련되도록 조사항목을 설정하였다.
우선 미국, 영국, 독일, 일본 등 8개국 15개 기관의 국가기록원과 국립 도서관에 설문지를 이메일로 보내 설문조사를 추진하였다. 설문의 신뢰도를 높이고 대상 국가의 참여율을 높이기 위하여 국가기록원의 공식 서한을 발송하여 조사하였고, 설문에 대한 이해를 높이고 기관별 특징을 용이하게 비교하기 위하여 설문의 항목을 객관식 위주로 구성하였다. 설문은 영구보존 기록물의 매체수록을 중심으로 내용을 구성하였고, 매체수록 전략의 검토를 위해 필요한 논점과 관련되도록 조사항목을 설정하였다.
앞에서 살펴본 매체수록의 목적, 해외 사례, 매체수록 방법의 선택시 고려사항 등을 종합하여 매체수록 체계 개편 방향을 설정하였다. 우리나라에서의 매체수록은 이중보존과 열람 편의성 향상의 두 가지 목적으로 추진되어 왔으며, 마이크로필름은 장기보존성과 원본성 등의 장점이 있기 때문에 주로 보존을 목적으로 수록되어 왔다.
앞에서도 언급한 바와 같이 우리나라는 보존기간 30년 이상인 기록물을 원본 폐기할 경우 마이크로필름에 수록한 경우에만 원본과 같은 것으로 인정하고 있기 때문에 마이크로필름 수록 업무를 중단할 경우 대안이 필요한 상황으로 디지털화 기록물의 원본 인정 여부에 대한 질문을 추가하였다. 설문 결과, 각국의 국가기록원을 대상으로 하고 있는 이번 설문의 특성상 대부분의 기관에서 영구기록물을 보존하고 있기 때문에, 원본을 폐기하지 않으며 대체사본의 종류에 상관없이 원본의 폐기를 전제로 한 원본 인정 성격을 부여하지 않는다는 답변이 대부분이였다.
이렇듯 설문조사로는 영구 보존 기록물의 원본을 폐기한 후 보존매체로만 보존하는 방법의 허용은 확인하지 못하였으나, 미국, 영국 등에서 발간한 자료를 통해 원본을 대체가능한 디지털화 대체사본 정책의 변화를 확인하였다. 따라서 이와 관련한 정책 동향 모니터링을 하면서 제도 개선 등의 준비를 계속해 나가야 할 것으로 판단된다.
첫 번째로 매체수록의 목적을 각 기관에서 회신한 매체수록 대상 선정 기준을 통해 간접적으로 살펴보았다. 독일, 영국, 프랑스 등은 주로 학술· 연구 자료 등으로 매우 가치가 높은 기록물과 이용 빈도가 높은 기록물을 중심으로, 일본은 이용 편의성의 목적도 있지만 주로 급격한 훼손이나 향후 훼손 위험이 있는 기록물을 주로 마이크로필름 촬영 대상으로 선정했다는 회신이 있었다.

대상 데이터

이는 보존매체에 수록된 영구보존기록물의 원본 인정 범위가 마이크로필름에 한정되어 있는지, 디지털화 기록물까지 포함하는지 여부와 마이크로필름 업무의 방향이 달라질 경우 후속조치가 필요한 업무는 무엇인지 등을 명확하게 살펴보기 위함이다. 논점 중 보존매체 선택시 고려사항과 디지털화 기록물의 원본 인정 여부 등 추가 검토가 필요한 부분에 대해서는 NARA, TNA, NAJ 등의 발간 자료 및 홈페이지 자료 등의 내용을 포함하였다.
기록물 매체수록 동향의 검토를 위해 설문조사와 문헌조사를 병행하였다. 우선 미국, 영국, 독일, 일본 등 8개국 15개 기관의 국가기록원과 국립 도서관에 설문지를 이메일로 보내 설문조사를 추진하였다. 설문의 신뢰도를 높이고 대상 국가의 참여율을 높이기 위하여 국가기록원의 공식 서한을 발송하여 조사하였고, 설문에 대한 이해를 높이고 기관별 특징을 용이하게 비교하기 위하여 설문의 항목을 객관식 위주로 구성하였다.

성능/효과

해외 설문조사 시 전자기록물을 오프라인으로 이관할 경우 모든 유형의 매체를 이관받는지, 포렌식 등 특수한 기능을 가진 매체로 이관을 받는지, 특정한 매체만 이관 받을 수 있는지와 이관된 전자매체의 관리방식, 주기적 상태검사의 수행 여부 등을 물었다. BArch는 정해진 전자매체만 사용이 가능한 것으로 AN과 NAJ는 모든 전자매체를 사용 가능한 것으로 회신 하는 등 기관에 따라 다른 전략을 취하고 있음을 확인할 수 있었다. 또한 대부분의 기관에서 전자매체의 기록물을 입수하면서 추출하여 기록관리시스템 또는 저장소에 저장하고 인수한 전자매체는 일반적으로 유지한다고 답하였다.
관련한 질문에서 BArch와 ANF는 주기적인 상태검사를 하지 않는다고 하였고, NAJ와 BL은 상태검사를 한다는 회신이 있었다. 그러나 상태검사 결과가 좋지 않은 경우 마이크로필름을 재수록 하는지에 대한 부분은 모든 기관이 그렇지 않다고 답하였다.
NAJ는 전자기록물이나 매체에 대한 마이그레이션 정책이 없으며, 본 디지털 기록물을 특정한 매체로 마이그레이션해야 한다는 법률이나 규정이 없다는 회신을 하였다. 기록물 매체수록의 주요 목적 중 하나인 이중보존과 관련하여 대부분의 기관에서 전자기록물의 이중 보존을 위해 지리적으로 분산된 다중 스토 리지체계를 구축하여 기록물의 보존 안전성을 높이고 있음을 확인할 수 있었다. 전자기록물의 이중 보존을 위해 COM(Computer Output Microfilm) 장비를 활용하여 마이크로필름화한다는 회신을 보낸 기관은 없었으며, BL은현재 IPS(Integrated Preservation Suite) 프로젝트의 일환으로 장기보존계획을 지원하는 도구와 프로세스를 개발하고 있다고 별도 의견을 보내왔다.
앞에서도 언급한 바와 같이 우리나라는 보존기간 30년 이상인 기록물을 원본 폐기할 경우 마이크로필름에 수록한 경우에만 원본과 같은 것으로 인정하고 있기 때문에 마이크로필름 수록 업무를 중단할 경우 대안이 필요한 상황으로 디지털화 기록물의 원본 인정 여부에 대한 질문을 추가하였다. 설문 결과, 각국의 국가기록원을 대상으로 하고 있는 이번 설문의 특성상 대부분의 기관에서 영구기록물을 보존하고 있기 때문에, 원본을 폐기하지 않으며 대체사본의 종류에 상관없이 원본의 폐기를 전제로 한 원본 인정 성격을 부여하지 않는다는 답변이 대부분이였다. NAJ는 이와 관련한 좀 더 자세한 답변으로 공공기록물법 제25조(Public Records and Archives Management act, PRAMA) 및 역사적 공공기록물의 보존, 이용 및 폐기에 관한 지침 제29조(Guideline for Preservation, Usage and Disposal of Specified Historical Public Records and Archives, SHPRA) 등의 규정에 따라, 열화가 굉장히 진행되고, 읽을 수 없고 복구할 수 없으며, 역사적 기록물로서 가치를 잃는 경우 협의 후 총리의 동의하에 SHPRA를 폐기할 수 있으나, 대체사본이 SHPRA 폐기의 결정적인 요구사항이 아니라고 하였다.
TNA의 경우 정부 부처에서 마이크로필름을 이관하려고 할 때, 마이크로필름으로 생산된 디지털 이미지만 공식기록 물로 이관을 받는데, 그 이유는 대부분의 마이크로필름 리더를 폐기했기 때문이며, 열람실에서 마이크로필름에 대한 열람을 제공할 수 없기 때문이라는 내용으로 회신하였다. 이를 통하여 살펴볼 때 대부분의 국가기록원과 국립도서 관은 마이크로필름 업무를 중단하고 있는 추세였음을 확인할 수 있었다.

후속연구

국가기록원은 2020년부터 인쇄체 기록물에 대한 상용 솔루션의 시범적용과 함께, 타자·필기체 기록물 등 상용 솔루션 적용시 전혀 인식되지 않거나 인식률이 떨어지는 경우에 대한 인식성능 개선 연구를 병행할 예정이다.
국가기록원은 앞으로 R&D 연구를 통해서 OCR 파일의 활용·관리방안, 타자 등 인식 기술 검증, 학습데이터 추출 및 적용방안 등에 대한 검토를 추진할 예정이다.
그러나 마이크로필름을 유지할 경우에 가능한 방안으로 단기 방안일 뿐이며, 장기적으로 마이크로필름 업무를 중단하기 위해서는 시행령 제29조 제2항을 TNA의 사례와 같이 보존을 목적으로 하는 디지털화와 열람·활용을 목적으로 하는 디지털 화로 구분하는 방안 등을 검토할 필요가 있다. 다만, 이 논문에서 다루고 있는 범위는 영구보존 기록물과 관련하여 공공기록물법령에서 정하는 기준을 개선하기 위함으로, 앞으로 전자문서 및 전자거래 관련 법령 등 타 법령에서 정하는 기준의 검토를 통해 논지를 명확히 하고 범위를 확장할 필요가 있다.
두 번째, 마이크로필름 업무를 중단할 경우 공공기록물법 시행령 제29조 (보존방법)의 개정이 필요하다. 현행 규정상 우리의 경우 보존기간 30년 이상인 기록물의 원본을 폐기할 경우 마이크로필름에만 수록하도록 하고 있고, 결과적으로 법률 제48조(보존매체에 수록된 기록물의 원본 추정)에 따라 마이크로필름만 원본과 같은 것으로 인정하고 있기 때문이다.
마이크로필름 업무가 점차 중단되고 있는 추세와 해상도, 저장 및 이중화 기술 등 디지털화 기술의 성숙 등을 고려하여 우리의 경우에도 마이크로필름 업무의 현상유지 또는 축소와 병행하여 관련 제도의 개선, 그간 수록된 마이크로필름 관리방안 마련, 디지털화 확대 등의 후속조치를 추진하는 것이 바람직할 것으로 보인다.
이와 관련한 시사점으로 전자매체의 유형과 상관없이 전자매체로 기록물을 이관하는 경우 인수 과정에서 전자기록물을 바로 추출하여 기록관리 시스템에 등록할 필요가 있으며 이를 통해 해당 기록물을 전자기록물의 보존체계 안에서 관리해야 한다는 점을 살펴볼 수 있었다. 이와 병행하여 그간 이관 받은 전자매체에 대한 상태검사의 마무리와 훼손이 확인된 전자매체의 복구 등 관리방안 마련 및 관련 제도 개선 등도 향후 과제라 할 수 있다.
첫 번째, 매체수록이라는 용어 자체가 마이크로필름과 전자매체, 특히 광매체에 수록함을 전제로 하고 있으나, 기술의 발전에 따른 광매체의 구형화로 더 이상 사용하지 않고 스토리지에 저장하고 있는 상황임을 고려할 때 공공기록물법령 곳곳에 매체수록이라는 용어 자체를 재검토할 필요가 있다.

질의응답

핵심어	질문	논문에서 추출한 답변
	마이크로필름의 특징은 ?	이렇듯 마이크로필름은 수명이 길고 신뢰 가능한 매체라는 이유로 기록 물관리기관에서 오랜 기간 보존매체로 사용되어 왔으나 디지털화 파일에 비해 온라인으로의 활용이 어려운 점과 필름 산업의 사양화 등의 사유로 매체수록 예산 확보 및 장비 구축 과정 등에서 지속적인 이용이 가능한지 국가기록원 내부의 논의가 있어 왔다. 따라서 기록관리 관련 정책 및 기술 동향 변화를 고려한 매체수록 방식의 재검토를 위해 해외 동향을 조사하고 향후 과제를 검토하게 되었다.
	기록물 매체수록은 무엇인가?	기록물 매체수록은 기록관리 기본 기능 중의 하나로 훼손 기록물의 보존과 이용 편의 등을 목적으로 마이크로필름이나 광매체 등 전자매체에 수록하는 것을 의미한다. 공공기록물법 제48조(보존매체에 수록된 기록물의 원본 추정)에서는 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물은 복제본을 제작하거나 보존매체에 수록하는 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 하고, 동법 시행령 제29조(보존방법)에서 기록물의 보존방법을 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법(이중보존), 원본을 그대로 보존하는 방법(원본보존), 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법(매체보존)의 어느 하나로 하도록 규정하고 있다.
	국가 기록원의 마이크로필름을 이용한 기록물 매체수록은 언제 처음 시작했는가 ?	국가기록원의 마이크로필름 촬영은 1962년 5월 내각사무처 총무과에 촬영실을 개설하여 조선총독부 기록물을 촬영하면서 시작되었고 1969년 정부기록보존소가 설립되면서 중앙청 별관에 촬영실을 설치하고 영구보존 문서, 도면, 카드 등을 대상으로 본격적인 마이크로필름 촬영을 시작하였다. 1997년에는 기록물의 전자적 관리체계를 도입하면서, 일시적으로 마이크로필름 촬영을 중단하고 기록물의 스캐닝 업무를 하였으나, 현재는 성남 나라 기록관에서 마이크로필름 촬영과 스캐닝을 병행하고 있다(국가기록원 2009a).

참고문헌 (14)

국가기록원 2009a. 국가기록원 40년사.
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국가기록원 2018. 2018 국가기록백서.
국가기록원 2018. 해외 내셔널 아카이브즈 전자기록관리 전략 자료집.
국립중앙도서관 2011. 국립중앙도서관 소장자료 디지털화 중장기 전략 연구.
이귀복 2012. 신문자료 디지털화와 보존, IFLA PAC 자료 보존.복원 기술 6권.
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？立公文書館 2011. ？史公文書等保存方法？討報告書.
NARA 2018. National Archives and Records Administration 2018-2022 Strategic Plan.
LAC 2016. Library and Archives Canada 2016-2019 Three-Year Plan.
TNA 2017. Digital Cataloguing Practices at TNA.
합중국법전(U.S. Code) 제44편 제33장 기록물처분법. [Online] http://www.archives.gov/about/laws/disposal-of-records.html
NARA. [Online] http://www.archives.gov/preservation/formats/microfilming.html

표제어: PCR

동의어: Packet Collision Rate

용어 설명 출처 목록 (6)

용어 설명: PCR은 세균 특이성이 있는 primer를 이용하여 적은 수의 세균이 있을지라도 쉽게 검출할 수 있는 유용한 방법이며, 이를 이용하여 구강 내 치면세균막이나 타액에서 직접 세균을 검출할 수 있게 되었다[8].

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